قرار الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية رقم 3 لسنة 2002م بإصدار اللائحة المالية لأمانة مؤتمر الشعب العام

قرار الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية رقم 3 لسنة 2002م بإصدار اللائحة المالية لأمانة مؤتمر الشعب العام

الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية

• بعد الاطلاع على القانون رقم 1 لسنة 1369 و.ر بشأن المؤتمرات الشعبية واللجان الشعبية ولائحته التنفيذية.
• وعلى القانون رقم 7 لسنة 1370 و. ر بشأن اللائحة المالية لأمانة مؤتمر الشعب العام.
• وعلى قرار الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية رقم 2 لسنة 1370 و.ر بشأن إعادة التنظيم الداخلي لأمانة مؤتمر الشعب العام.
• وعلى لائحة الميزانية والحسابات والمخازن.
• وعلى لائحة العقود الإدارية.
• وعلى محضر اجتماع الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية العامة رقم 1 لسنة 1370 و.ر.

قررت

مادة 1 

إصدار اللائحة المالية لأمانة مؤتمر الشعب العام المرفقة بهذا القرار، ويلغى قرار الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية رقم 7 لسنة 1369 و.ر. المشار إليه.

مادة 2 

يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره، وينشر في مدونة التشريعات.

• الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية
• صدر في:
• الموافق 3/ الصيف/ 1370 و.ر

اللائحة المالية لأمانة مؤتمر الشعب العام

تعريفات

مادة 1 

تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالمصطلحات الآتية المعاني الواردة قرين كل منها:

1. المؤتمر : مؤتمر الشعب العام.
2. الأمانة : أمانة مؤتمر الشعب العام.
3. الأمين : أمين مؤتمر الشعب العام.

مادة 2

تكون لأمانة مؤتمر الشعب العام ميزانية مستقلة تعد قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر، تشمل جميع الموارد المتوقع تحصيلها والمصروفات الجائز إنفاقها خلال السنة المالية.

وتبدأ السنة المالية للأمانة مع بداية السنة المالية للدولة وتنتهي بنهايتها.

مادة 3

تتولى الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية إعداد التقديرات ومراجعتها ووضعها في ميزانية تقديرية واحدة بالتنسيق مع الأمين تمهيداً لمناقشتها مع الامانة.

مادة 4

إذا تأخر إقرار مشروع الميزانية حتى بداية السنة المالية الجديدة يستمر العمل بنفس معدلات الإنفاق المعتمدة للسنة المالية السابقة، ووفقاً لاعتمادات شهرية مؤقتة على أساس جزء من اثني عشر جزءا من اعتمادات السنة السابقة.

مادة 5

بعد إقرار الميزانية من المؤتمرات الشعبية الأساسية تتولى الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية إعداد مقترح بتوزيعها على ضوء مصروفات السنة السابقة وإحالتها للأمانة لاعتماده.

مادة 6

يقدم مكتب المراجعة الداخلية تقريراً دورياً مفصلاً كل ثلاثة أشهر عن المصروفات وبيان أوجه صرفها وأرصدة الأمانة في حساباتها لدى المصارف ويعرض على الأمانة للاعتماد.

مادة 7

تحتفظ الأمانة بأموالها في مصرف أو أكثر من المصارف العاملة بالجماهيرية العظمى.

وتحتفظ الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بنماذج توقيعات المخولين بالتوقيع على أذونات الصرف وذلك لمقارنتها بالتوقيعات التي تحملها هذه الأذونات.

وتحدد الأمانة وظائف المخولين بالصرف ومن لهم حق توقيع الصكوك وإلغائها وإيقافها، مع تبليغ المصارف التي بها حسابات الأمانة بأسماء ووظائف ونماذج توقيعات المخولين.

مادة 8 

يكون الصرف بصكوك، ويجوز صرف عهد نقدية مؤقتة لبعض الموظفين الذين يحددهم مدير عام الشؤون الإدارية والمالية للصرف منها على الأغراض العاجلة المتعلقة بمصلحة العمل والتي تحددها الجهة الطالبة وذلك بموافقة الأمانة.

مادة 9 

تخضع المستندات قبل الصرف لفحص ومراجعة مكتب المراجعة الداخلية بعد تحديد قيمة المدفوعات ومراجعتها من قبل الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.

مادة 10

على الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية أن تمسك دفاتر الحسابات التي تمكنها من متابعة تحصيل ما يخصص لها من الميزانية العامة للدولة ومتابعة الصرف في الأوجه المقررة قانوناً.

مادة 11

تتولى الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية تنسيب الموظفين بطريقة تكفل تحقيق الرقابة المالية وفقاً للأصول المالية المتعارف عليها بمراعاة ضرورة الفصل بين الاختصاصات وتوزيع العمل بين الموظفين بحيث لا يستقل أي منهم بأكثر من عمل واحد، ويكون عمل كل منهم محل مراجعة ومراقبة من موظف آخر.

مادة 12 

على الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية مسك سجل تبين فيه حركة الصكوك ويراجع من قبل مكتب المراجعة الداخلية دورياً كل ثلاثة أشهر على الأكثر.

وتحفظ دفاتر الصكوك غير المستعملة، وتسلم إلى الموظف المختص بتحريرها، ويراعى عند تحريرها أن تكون متسلسلة الأرقام، ويتعين إرجاع كعب الدفتر المنتهي، وفي حالة إلغاء أحد الصكوك يجب إعلام مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بتقرير بالخصوص يبين فيه سبب طلب الإلغاء ليقوم بشطبه وحفظ مع الكعب الخاص و التأشير بما يفيد الإلغاء على مستند الصرف.

مادة 13 

على أمناء الخزائن والصرافين والمسئولين عن العهد الاحتفاظ بالنقدية ودفاتر الصكوك وإيصالات استلام النقدية وخطابات الضمان وغيرها من المستندات ذات القيمة في الحوافظ والخزائن الحديدية المعدة لهذا الغرض.

مادة 14 

يتم جرد العهد والسلف ومحتويات الخزائن من نقود أو صكوك أو أوراق ذات قيمة على فترات عند نهاية كل ثلاثة أشهر على الأكثر بمعرفة مكتب المراجعة الداخلية و مستلم العهدة، وتثبت نتيجة الجرد في محضر يوقع عليه أمين الخزينة أو مستلم العهدة والقائمون بعملية الجرد.

فإذا ظهر عجز في إحدى الخزائن أو في العهدة النقدية وجب على مكتب المراجعة الداخلية أن يتخذ على وجه السرعة الإجراءات التحفظية اللازمة تمهيداً للتحقيق في الواقعة واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقاً لنتيجة التحقيق، وأن يبلغ مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية لعرض ما يستوجب عرضه على الأمانة.

مادة 15 

يتولي مكتب المراجعة الداخلية مباشرة اختصاصاته المنصوص عليها في هذه اللائحة وفي التنظيم الداخلي للأمانة وفقاً لبرنامج يتم التنسيق فيه مع الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.

مادة 16 

تقوم الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بإعداد الميزانية العمومية والحسابات الختامية لأمانة مؤتمر الشعب العام خلال ثلاثة أشهر من انتهاء السنة المالية وإحالتها على الأمانة لمناقشتها تمهيداً لعرضها على الأمانة العامة للمؤتمرات الشعبية الأساسية.

مادة 17 

تشكل بقرار من الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية لجان تختص بالجرد السنوي لموجودات الأمانة كافة ولها على الأخص مايلي:

• أ. وضع بيان بحالة الأصناف وإجراءات حفظها.
• ب. تحديد الأخطاء التي يتم اكتشافها في قيد البطاقات أو طريقة التخزين في وصف أو تصنيف الأصناف.
• ج. إبداء الملاحظات والتوصيات لتلافي الأخطاء وتذليل الصعوبات. ويراعي أن يكون من بين أعضاء لجان الجرد أحد الفنيين عند جرد الآلات وقطع الغيار وغيرها من المخزونات التي تتطلب خبرة فنية لتحديد أنواعها وصلاحيتها.

مادة 18 

تدون نتائج الجرد في الكشوفات والنماذج المعدة لهذا الغرض مع مراعاة الدقة في عمليات الجرد، وتدون البيانات فيها وتذيل الكشوفات بعد قفلها بتوقيع رئيس وأعضاء اللجنة، مع بيان تاريخ الجرد وإقفال بطاقات الصنف أو سجلات المخازن وحصر الأصناف الزائدة والتالفة والصالحة للاستعمال وغيرها.

وعلى أمين المخزن المختص حضور عملية الجرد، ويعتبر توقيعه على الكشوفات بمثابة إقرار منه باستلام عهدة المخزن وصحة ما جاء بالكشوفات، وعلى لجان الجرد إجراء المطابقات اللازمة بين الأرصدة الفعلية لكافة الأصناف مع الأرصدة الدفترية من واقع السجلات.

وتعد كشوفات بالعجز أو الزيادة مع بيان بيان الأرصدة.

مادة 19 

يقدم أمين المخزن تقريراً عن أسباب الزيادة أو العجز بعد إجراء الجرد وعرضه على الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية لتحديد المسؤولية واقتراح المعالجة القانونية لذلك.

ويتعين على لجان الجرد إعداد تقارير عن المخازن التي قاموا بجردها تبين ما تكشف لهم من ملاحظات أثناء عملية الجرد.

وإذا اكتشف فقد أية أصناف مملوكة للأمانة أو تلفها، وجب أن يبلغ مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية والذي عليه أن يجري تحرياً بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسؤولية وتقديم تقرير بذلك للأمانة.

مادة 20 

تقوم الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بتقييم الجرد الفعلي وإجراء ما يلزم من تسويات في الحسابات لإظهار القيمة الحقيقية ضمن بنود الميزانية العمومية وعرض النتائج على الأمانة.

مادة 21 

تحدد الأمانة الوظائف التي يجوز لشاغليها صلاحية اعتماد الصرف من مخصصات كل شؤون على الأنشطة الخاصة بالعمل وفقاً للأغراض والبنود المحددة، ويتولي الأمين وأمين الشؤون الإذن بالصرف منها وفقاً لما تقره الأمانة وتتولي الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية إجراء التنفيذ تحت الإشراف المباشر للأمين وأمين الشؤون مع تقيدهم بما تقره الأمانة لكل نشاط من نشاطاته. مؤتمرات – دورات تثقيفية – زيارات – ندوات اجتماعات – ملتقيات… الخ للصرف عليها وفقاً للبرنامج المعد بالخصوص والوارد في الميزانية التقديرية

مادة 22 

يجب أن تكون مستندات الصرف المتعلقة بالمعاملة المالية موقعة من الموظفين المخولين بذلك ومعتمدة من الجهة المختصة.

ويراعي عند اعتماد الصرف أن يكون الصرف في حدود ما هو مخصص صرفه، وان يكون في حدود المبلغ المعادل له بالعملة الصعبة إذا كان الصرف والتحويل خارج الجماهيرية العظمى، وألا يكون الموظف الذي يعتمد المعاملة طرفاً فيها هو أو أحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة، ويسند الاعتماد في هذه الحالة لرئيسه المباشر.

وفي حالة زيادة المطلوب صرفه أو زيادة الالتزام عن الحد المقرر تعتمد الزيادة من الأمانة، وذلك فى الحدود المقررة قانوناً بعد مراجعتها وقيدها من قبل مكتب المراجعة الداخلية.

مادة 23 

يكون إبرام العقود التي تعقدها الأمانة بإحدى الطرق التالية:

• أ. المناقصة العامة وهي التي يعلن عنها لجميع الجهات المختصة بموضوع العطاء بقصد الوصول إلى أفضل العروض.
• ب. المناقصة المحدودة وهي التي يقتصر الاشتراك فيها على بعض الجهات من بين المختصين بموضوع العطاء.
• ج. الممارسة وهي إجراء المناقصة بين الجهات المتخصصة في موضوع العطاء وذلك بالاتصال المباشر بتلك الجهات وممارستها للوصول إلى أفضل الشروط والأسعار للتعاقد.
• د. التكليف المباشر وهو أمر الشراء أو التكليف بالعمل مباشرة مع الجهة المختصة بموضوع العطاء. 
• ه. المزايدة العامة وهي بيع الأشياء عن طريق المناداة للوصول إلى أعلى الأسعار.

كل ذلك بمراعاة المواد 10 و 11 و 12 و 13 من لائحة العقود الإدارية.

مادة 24 

مع مراعاة الضوابط المنصوص عليها في التنظيم الداخلي للأمانة تسري الأمانة أن يتعاقد بالذات أو أحكام هذه اللائحة، ولا يجوز لأحد موظفي الأمانة أن يتعاقد بالذات أو بالواسطة أو أن يشتري  حقاً متنازعاً عليه مع الأمانة ويقع باطلا كل عمل يتم بخلاف ذلك على مشتريات الأمانة والأعمال والخدمات التي تقدم لها.

مادة 25 

يكون التعاقد على شراء احتياجات الأمانة والأعمال والخدمات الأخرى في حدود المبالغ المعتمدة لها في الميزانية وبما يكفل توفيرها في الوقت المناسب لضمان حسن سير العمل وانتظامه.

مادة 26 

تحرر مشروعات العقود التي تبرمها الأمانة باللغة العربية من قبل المكتب المختص بالشؤون القانونية وحقوق الإنسان وتعتمد من أمين الشؤون، ومن عدة نسخ، ويوقع الطرفان على كل نسخة، وتحفظ النسخة الأصلية منه لدى الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية، وتحال نسخة منه للمراجعة الداخلية.

مادة 27 

يجب أن تكون مخازن الأمانة صالحة للتخزين. وتحفظ بها الأصناف بطريقة يجب تلائم مواصفاتها وطبيعتها وتكفل وقايتها من التلف والضياع والسرقة والفقد، كما يجب تزويد المخازن بأدوات الوقاية، واتخاذ الاحتياطات الأمنية الواجب اتباعها.

ولا يجوز أن تحفظ بمخازن الأمانة أصناف غير مملوكة لها، كما لا يجوز أن تستلم أصناف إلا عن طريق المخازن.

مادة 28 

لا يجوز فتح مخازن الأمانة أو الصرف منها إلا بحضور أمين المخزن المسئول، ويجوز عند الضرر فتح مخازن الأمانة أو الصرف منها بدون حضور أمين المخزن، على أن يكون ذلك من قبل لجنة تشكل بقرار من مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية، ويدون محضر بأسباب الفتح والإجراءات التي اتخذت في ذات اليوم أو في صباح اليوم التالي إذا تعذر ذلك لأسباب قهرية، ويقدم تقرير

بالخصوص للأمانة.

مادة 29 

يتم استلام الأصناف طبقاً للشروط والأوامر بعد فحصها بمعرفة لجان متخصصة للتحقق من مطابقتها للمواصفات الفنية المتعاقد عليها والمستندات المصحوبة بها.

ويكون أمناء المخازن مسؤولين مسؤولية شخصية عن المخازن والأصناف التي في عهدتهم وعليهم أن يتحققوا من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو وزنها ومواصفاتها وأن يحافظوا على نظافتها وحماية الأصناف من كل ما من شأنه أن يعرضها للفقد أو التلف أو الفساد.

مادة 30 

يكون تمويل المخازن على أساس توفير احتياجات الأمانة من كافة الأصناف اللازمة مع مراعاة برنامج الخدمات والتشغيل والصيانة والأعمال الجديدة وتكاليف عمليات الشراء والتخزين والمدة اللازمة للتوريد طبقاً لما هو محدد بميزانية الأمانة.

مادة 31 

يكون لكل مخزن سجل يتولى مسكه وحفظه أمين المخزن وتقيد فيه جميع البيانات المتعلقة بحركة المخزن بما في ذلك حركة الأصناف وفقاً لبطاقات تبين الوارد والمنصرف والرصيد من كل صنف والكميات المطلوبة منه، وعلي أمين المخزن إجراء القيود اللازمة من واقع قوائم حساب التوريد أو قوائم الاستلام أو أذونات الصرف من المخزن يوماً بيوم.

مادة 32 

يعد نظام لتصريف المواد بالمخازن ودليل لجميع الأصناف المستعملة مع بيان أرقام التصنيف للقيد بالدفاتر والبطاقات من الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.

مادة 33 

الوارد أولاً يصرف أولاً عند صرف أي صنف من المخازن وذلك حتي يكون المخزون من أحدث تاريخ دائما. ويتم الصرف من المخازن بموجب نماذج طلب صرف تشتمل علي البيانات اللازمة وتعتمد من الجهة المخولة بالصرف.

مادة 34 

لا يجوز إجراء أعمال الصيانة للمباني والسيارات والآلات والمعدات والموجودات التابعة للأمانة إلا بموجب طلبات أو أوامر معتمدة من جهة مختصة يصدر بتحديدها قرار من المدير العام للإدارة العامة للشؤون العامة الإدارية والمالية.

ويتم تقييم الخدمات التي تؤديها الورش التابعة للأمانة للمفاضلة بين استخدام الورش أو شراء الخدمات من الغي الغير.

مادة 35 

تمسك الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية حسابات تكاليف الورش الحصر مصروفاتها المباشرة وغير المباشرة الخاصة بها، على أن تحمل هذه التكاليف على أوجه النشاطات المختلفة للأمانة.

مادة 36 

علي الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية التأمين لدى إحدى شركات التأمين الوطنية على ممتلكات الأمانة وموجوداتها الثابتة والمنقولة وعلى خزائنها وأماكن حفظ النقود والأشياء الثمينة والمستندات الهامة، وذلك عن أخطار الحريق والاختلاس والمسئولية المدنية وخيانة الأمانة والسطو، وأن تتخذ الإجراءات اللازمة بالعناية والحراسة والأمن والسلامة.

مادة 37 

تقوم الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بإخطار شركة التأمين عند وقوع أي من المخاطر المؤمن ضدها على أن يتم الإخطار خلال الموعد المحدد في وثائق التأمين.

مادة 38 

تطبق أحكام قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن ولائحة العقود الإدارية والتشريعات المالية الأخرى وما ورد في التنظيم الداخلي للأمانة كافة فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه اللائحة.