سياسة استعمال البريد الإلكتروني

الغرض من السياسة

تحديد سياسات وإجراءات التعامل بالبريد الإلكتروني من خلال البنية الأساسية لشبكة (جهة العمل)، والتي يستهدف من خلالها حصول المستخدمين على أعلى درجات الحماية والتقليل من أضرار الاختراق وضمان استخدام مهني.

النطاق

تسري هذه السياسة على جميع الموظفين الذين يمكنهم استخدام البريد الإلكتروني في (جهة العمل) وجميع المصنعين والعملاء الذين يعملون باسم (جهة العمل)، وعلى نظام البريد الإلكتروني المستخدم داخل (جهة العمل).

السياسة

1. حساب البريد الإلكتروني

• يمنح كل موظف حساب بريد إلكتروني، ويجب أن يكون محدد بشكل فريد لكل مستخدم.
• عند إنشاء بريد إلكتروني جديد للمستخدم، يجب على المستخدم تغيير كلمة المرور الأولية الخاصة به في تسجيل الدخول التالي، حيث يجب تكوين النظام يفرض على المستخدمين تغيير كلمات المرور الأولية الخاصة بهم.
• يجب أن تكون كلمة مرور البريد الإلكتروني الخاصة بالمستخدم تتوافق مع سياسة كلمة المرور الصادرة عن (جهة العمل).
• يجب التحكم في حجم صندوق البريد من خلال تحديد سعة الحصة المخصصة، وكل مستخدم مسؤول إذا تجاوز السعة المحدودة، لذا يجب على المستخدم أرشفة الرسائل المهمة بشكل دوري وحذفها من البريد الوارد.

2. استخدام البريد الإلكتروني

يجب على جميع المستخدمين التقيد بما يلي عند استخدام البريد الإلكتروني الخاص بـ (جهة العمل):

• يجب أن يكون استخدام البريد الإلكتروني متوافقاً مع سياسات (جهة العمل) وإجراءاتها ومع القوانين المعمول بها والممارسات السليمة والامتثال للقوانين المعمول بها.
• يجب استخدام حسابات البريد الإلكتروني لـ(جهة العمل) لأعمال تتعلق بـ(جهة العمل)، حيث يستخدم لمساعدة الموظفين في تأدية وظائفهم.
• لا ينبغي استخدام البريد الإلكتروني المخصص للموظف لأغراض شخصية.
• يجب تأمين جميع بيانات (جهة العمل) الواردة في رسالة بريد إلكتروني أو مرفق طبقًا لسياسة حماية البيانات.
• يجب توخي الحذر عند إرفاق المستندات أو الملفات بالبريد الإلكتروني، فقد تكون هذه المرفقات تابعة للآخرين، وإعادة توجيه هذه البيانات إلى مستلم آخر دون الحصول على إذن من المرسل قد يعتبر انتهاكاً لحقوق الطبع والنشر. 
• يجب على جميع المستخدمين توخي الحذر عند فتح رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات من مصادر غير معروفة.
• يجب على جميع المستخدمين ضمان أن يكون محتوى البريد الإلكتروني دقيقًا وواقعيًا وموضوعيًا، حيث يجب تجنب الآراء الشخصية حول الأفراد أو المؤسسات الأخرى.
• يجب أن يدرك المستخدمون أن رسائل البريد الإلكتروني قد تخضع للتدقيق للتأكد من أنها تلبي متطلبات هذه السياسة. ينطبق هذا على محتوى الرسائل والمرفقات والعناوين ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية.
• تعتبر جميع الرسائل المرسلة عبر نظام البريد الإلكتروني الخاص لـ(جهة العمل) ملكية خاصة بـ(جهة العمل) وتشمل رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أيضاً. يجب ألا يكون لدى المستخدم أي توقع للخصوصية في أي شيء يقوم بإنشائه أو تخزينه أو إرساله أو استلامه على نظام البريد الإلكتروني الخاص بــ(جهة العمل).
• يمكن مراقبة الرسائل الإلكترونية دون إخطار مسبق إذا رأت (جهة العمل) ذلك ضروريًا. إذا وجد دليل على أن الموظف لا يلتزم بالتوجيهات المنصوص عليها في هذه السياسة، تحتفظ (جهة العمل) بالحق في اتخاذ إجراءات تأديبييه وفق اللوائح المعمول بها.
• يجب انتقاء الألفاظ اللائقة وعدم كتابة أي لفظ مسيء أو مهين للآخر.
• يجب على المستخدمين عدم الإفصاح عن كلمات المرور الخاصة بحساباتهم أو السماح لأي شخص آخر باستخدام حساباتهم، كما يجب عدم استخدام حساب مستخدم آخر.
• في الحالات التالية (الاستقالة، الفصل/الطرد، الإيقاف) سوف يتم أعلام الموظف بأنه سيتم قفل حساب بريده الإلكتروني ومنحه فرصة محددة لنسخ وأرشفة محتويات بريده.
• يجب على من يتعرف على أو يلاحظ وجود مشكلة أمنية فعلية أو مشتبه بها، الاتصال على الفور بقسم أمن المعلومات في (جهة العمل) والإبلاغ بشكل فوري.
• إرفاق كل رسالة بتوقيع نصي في النهاية يحمل الاسم والوظيفة ورقم الهاتف والقسم التابع له واسم (جهة العمل).
• على المستخدم أخذ العلم والدراية أنه المسؤول الوحيد عما تحتويه الرسائل المرسلة من خلال حساب بريده الإلكتروني.
• يجب على المستخدمين ضمان إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى المستخدمين الذين يحتاجون إلى معرفة الأمر فقط. 

3. الاستخدام الغير مقبول للبريد الإلكتروني

تعد الممارسات التالية غير مقبولة عند استخدام البريد الإلكتروني الخاص بـ(جهة العمل):

• استخدام نظام البريد الإلكتروني لـ(جهة العمل) لإنشاء أو توزيع أي رسائل مدمرة أو هجومية. يجب على الموظفين الذين يتلقون أي رسائل بريد إلكتروني بهذا المحتوى من أي موظف بـ(جهة العمل) إبلاغ الأمر إلى المسؤول على الفور.
• استخدام حساب البريد الإلكتروني لـ(جهة العمل) لتسجيل الدخول في أي من مواقع الشبكات الاجتماعية ما لم يكن ذلك لأغراض العمل، كما يجب الحصول على موافقة من الإدارة العليا لذلك.
• استخدام هوية مزيفة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ(جهة العمل).
• العبث بمحتوي وعناوين الرسائل المعاد توجيهها أو مرفقاتها بدون توضيح ذلك بشكل صريح.
• إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها بما في ذلك إرسال “بريد غير هام” JUNK MAIL ، أو مواد إعلانية إلى أفراد لم يطلبوها تحديداً كــ (رسائل البريد الإلكتروني المزعج SPAM).
• استخدام غير مصرح به لمعلومات البريد الإلكتروني أو تزوريها.
• إنشاء أو إجراء تحويل لـــ “سلسلة رسائل chain letters “، “بونزي Ponzi ” ، أو أي أشكال هرمية من أي نوع .
• استخدام رسائل بريد غير مرغوب بها داخل شبكات (جهة العمل) لمزودي خدمات آخرين نيابة عن أو للدعاية لأي خدمة مستخدمة من قبل (جهة العمل) أو متصلة عبر شبكتها.
• نشر الرسائل غير ذات العلاقة بالعمل أو ما شابه ذلك لعدد كبير من مجموعات الأخبار newsgroups  أو ما يسمى بـ (newsgroup spam).
• تغيير محتوى و/أو عناوين البريد الإلكتروني للرسائل المعاد توجيهها أو مرفقاتها دون الحصول على موافقة.