سياسة الاحتفاظ بالسجلات وإتلافها

سياسة الاحتفاظ بالسجلات وإتلافها

مقدمة

تشمل السجلات جميع الوثائق والملفات التي ينتجها الموظفون في “جهة العمل”، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. وطرق الاحتفاظ بها وأتلافها يعتبر أمراً ثابتاً وهاماً في العديد من القوانين التي يجب على معظم المؤسسات الامتثال لها.

الغرض

الغرض من هذه السياسة هو التأكد من حماية السجلات والوثائق الضرورية لـ “جهة العمل” والحفاظ عليها وضمان التخلص من السجلات التي لم تعد مطلوبة أو التي لا قيمة لها في الوقت المناسب.

النطاق

تسري هذه السياسة على جميع السجلات التي يتم إنشاؤها في سياق عمل “جهة العمل”، بما في ذلك الوثائق الأصلية ونُسخها، ويجب أن يمتثل جميع الموظفين لسياسات الاحتفاظ بالسجلات وإتلافها.

السياسة

• سجلات المحاسبة والمالية، وتشمل على:
  • الوثائق المتعلقة بكشوف المرتبات وإجراءات المحاسبة ودفاتر الحسابات الدائنة والجداول الزمنية، ودفاتر الحسابات والفواتير وتقارير نفقات الموظفين. ويجب الاحتفاظ بها خمس سنوات على الأقل.
  • ينبغي الاحتفاظ بصفة دائمة بتقارير المراجعة السنوية والبيانات المالية، والاحتفاظ بالخطط السنوية والميزانيات للمدة اللازمة لتنفيذها والرجوع إليها عند الحاجة.
• يجب الاحتفاظ بالعقود والمراسلات ذات الصلة بالعقود (بما في ذلك أي تعديلات على بنود العقد وجميع الوثائق الداعمة الأخرى).
• سجلات “جهة العمل” (محاضر الاجتماعات، التكاليف الموقعة من الإدارة، أختام “جهة العمل”، أحكام التأسيس واللوائح، سجلات المساهمة والتقارير السنوية) والتراخيص والتصاريح ووثائق التأمين يجب أن تحتفظ بشكل دائم.
• يجوز إتلاف المستندات المعتبرة في حكم المستندات ذات القيمة بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة لتسجيل بياناتها أو ملخصها إذا مضى على استعمالها أو على إجراء آخر قيد فيها خمس سنوات إلا إذا كانت هذه المستندات محل فحص أو مراجعة أو كانت مطلوبة في دعوة قائمة أو كانت القوانين واللوائح أو تعليمات وزارة المالية تقرر الاحتفاظ بها لمدة أطول.
• الوثائق الإلكترونية:
  • المستندات الإلكترونية: وتشمل مكتبة برامج مايكروسوفت (Microsoft Office Suite)، ملفات (PDF). والاحتفاظ يعتمد أيضا على موضوع السجلات وتصنيف بياناتها.
  • البريد الإلكتروني: يعتمد الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني على محتواها فلا ينبغي الاحتفاظ بجميعها، والبريد الإلكتروني الذي يتم حفظه يجب أن يكون مطبوعاً في نسخة ورقية وأن يُحتفظ به في الملف المناسب أو يتم تنزيله إلى ملف كمبيوتر ويتم الاحتفاظ به إلكترونيا أو على القرص كملف منفصل.
  • ملفات صفحة ويب: في جميع الأجهزة في محيط العمل، يجب أن يتم جدولة متصفحات الإنترنت لحذف ملفات جمع البيانات مرة واحدة في الشهر.
• الملفات والمستندات القانونية:
  يتم الاحتفاظ بالأرشيف القانوني الخاص “بجهة العمل” بدون تحديد مدة على النحو التالي:
  • ملفات الدعاوي القضائية وما يصدر فيها من أحكام ابتدائية ونهائية، وقرارات وأوامر المحاكم وكافة الملفات ذات الصلة.
  • المذكرات والآراء القانونية الصادرة عن المكاتب القانونية. 
• السجلات الشخصية:
  • ملفات الموظفين وما يتضمنه من مستندات تخص حياتهم والوظيفية تحفظ بشكل دائم حتى بعد إنهاء علاقة الموظف “بجهة العمل”
  • سجلات الإدارية الوظيفية (وتشمل سجلات الحضور والانصراف، استمارة الطلبات، سجل تغيرات العمل، أوراق إنهاء الخدمة، نتائج الاختبارات، سجلات التدريب) يتم الاحتفاظ بها وفق الحاجة إليها وللمدة اللازمة وفق تقديرات “جهة العمل”سجلات وأوراق امتحانات شغل الوظائف: تحتفظ “جهة العمل” بأوراق إجابة الامتحانات التحريرية والسجلات والقوائم وسائر الوثائق المتعلقة بالامتحانات التي تجريها لمدة سنتين تبدأ من تاريخ اعتماد نتيجة الامتحان.
• سجلات ومستندات تتمتع “جهة العمل” بسلطة تقديرية في تحديد المدة اللازمة للاحتفاظ بها وترتبط السلطة التقديرية باستمرار حاجة “جهة العمل” لها أو استخدامها والرجوع إليها ومنها:
  • التقارير الاستشارية.
  • دليل السياسات والإجراءات (الأصلي / النسخ)
  • التقارير السنوية.
• إجراءات إتلاف الوثائق:
  • يجب عدم إزالة أو إتلاف السجلات ألا أن كانت مصنفة بذلك أو عند انتهاء مدة الاحتفاظ بها.
  • عند الاحتفاظ بالسجلات خلال الفترة المحددة لها في جداول الاحتفاظ، يتم إعدادها للإتلاف.
  • الوثائق المالية يتم إتلافها والتخلص منها وفق الإجراءات المحددة بلائحة الميزانية والحسابات والمخازن.
  • الوثائق المالية والسجلات المتعلقة بالموظفين يتم إتلافها بوسيلة تضمن إتلاف المستندات إتلافا كلياً.
  • يتم التخلص من البيانات الإلكترونية المحتفظ بها في الوسائط الأخرى عن طريق الإتلاف المادي لتلك الوسائط.
  • يجب أن تتم عملية إتلاف السجلات بشكل آمن وكامل.
  • يجب تسجيل عملية الإتلاف في وثيقة رسمية لإتلاف البيانات داخل “جهة العمل”.