قرار رقم 44 لسنة 1993 م 1423 م بشأن اللائحة المالية

قرار رقم 44 لسنة 1993م 1423 م بشأن اللائحة المالية

أمين لجنة الإدارة، 

• بعد الاطلاع على لائحة الميزانية والحسابات والمخازن.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 103 لسنة 1992م بإنشاء الهيئة العامة وإدارة مشروعات السكك الحديدية.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 47 لسنة 1993م بشأن تسمية أمين لجنة إدارة الهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 826 لسنة 1993م بتفويض أمين لجنة إدارة الهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية بممارسة اختصاصات لجنة الإدارة.

قرر

مادة 1 

في تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالعبارات الآتية المعاني المبينة قرين كل منها:

1.  الهيئة: الهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية.
2.  لجنة الإدارة: لجنة إدارة الهيئة.
3.  أمين لجنة الإدارة: أمين لجنة الإدارة للهيئة.

مادة 2 

تسرى النصوص والأحكام الواردة فى المواد التالية على الإجراءات والتصرفات المالية بالهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية فيما يتعلق بشؤون الميزانية والحسابات والمخازن.

الفصل الأول الميزانية

مادة 3 

تكون السنة المالية للهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية اثنى عشر شهرا تبدأ مع بداية السنة المالية للدولة، وتنتهي مع نهاية السنة المالية للدولة. 

وتبدأ السنة المالية الأولى للهيئة من تاريخ العمل بقرار إنشائها رقم 103 لسنة 1992م.

مادة 4 

تكون للهيئة ميزانية تقديرية سنوية، تستخدم بمجرد اعتمادها كأداة للرقابة وتقييم الأداء.

مادة 5 

يتم إعداد الميزانية التقديرية للهيئة وفقاً للأسس التي تضعها لجنة إدارة الهيئة وبما يكفل تحقيق الأهداف التي أنشئت الهيئة من أجلها.

مادة 6 

يصدر أمين لجنة إدارة الهيئة التعليمات الخاصة بالقواعد والإجراءات المنظمة لإعداد مشروع الميزانية التقديرية.

مادة 7 

تتولى الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية بالهيئة إعداد مشروع الميزانية التقديرية بعد مناقشة تقديرات الإدارات المختصة.

مادة 8 

تتكون أموال الهيئة من الآتى:-

1. الأموال التي تخصص لها بالميزانية العامة. 
2. القروض التي تعقدها الهيئة مع أية جهة فى الداخل أو الخارج لتمويل مشروعاتها.
3. ما قد تحققه الهيئة من إيرادات مقابل الانتفاع بما تنفذه من مشروعات أو مرافق.
4. سائر أملاك الهيئة العقارية أو المنقولة.
5. الهبات والتبرعات التي تقبلها الهيئة والتي لا تتعارض مع أهدافها.

مادة 9 

تنقسم الميزانية التقديرية إلى البنود الرئيسية التالية:

وينقسم كل بند رئيسى من بنود الميزانية إلى بنود فرعية ويصدر بها قرار من أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 10 

تدرج في البند الرئيسي الأول من بنود الميزانية جميع الاعتمادات الخاصة بمرتبات العاملين بالهيئة بكافة فئاتهم شاملة العلاوات وغير ذلك من الحقوق المالية، وما يؤدى عنهم من مبالغ طبقاً لقانون الضمان الاجتماعي كما تدرج في هذا البند المكافآت الشهرية والمقطوعة، التي يتم تقريرها وفق لائحة شئون العاملين بالهيئة.

مادة 11 

تدرج في البند الرئيسى الثانى من بنود الميزانية التقديرية، المصروفات العمومية المتكررة كل سنة واللازمة لتحقيق أغراض الهيئة وممارسة نشاطها.

مادة 12 

تدرج في البند الرئيسي الثالث من بنود الميزانية التقديرية التقديرات المتعلقة بالمصروفات غير المتكررة وتشمل المصروفات الاستثمارية ومصروفات المشروعات سواء تلك المقرر إنجازها في ذات السنة المالية، أو التي يمتد تنفيذها لأكثر من سنة.

مادة 13 

يعرض أمين لجنة إدارة الهيئة مشروع الميزانية التقديرية على لجنة إدارة الهيئة التي تتولى مناقشته وإقراره، ثم يحال إلى اللجنة الشعبية العامة للاعتماد قبل بداية السنة المالية بشهرين على الأقل.

مادة 14 

يجوز للجنة إدارة الهيئة بعد موافقة اللجنة الشعبية العامة أن تحصل على موارد إضافية

لتمويل نشاط الهيئة، وذلك عن طريق الآتى:

1. التسهيلات الائتمانية 
2. القروض.

مادة 15 

يجوز للجنة إدارة الهيئة استثمار أموالها الفائضة عن احتياجاتها وفقاً لما تراه مناسباً وفيما يخدم أهداف الهيئة.

مادة 16 

إذا تأخر اعتماد الميزانية التقديرية قبل بداية السنة المالية يستمر العمل بميزانية السنة السابقة على أساس 11 12 من اعتماداتها وذلك لحين اعتماد الميزانية الجديدة للهيئة.

مادة 17 

يجوز للجنة إدارة الهيئة أن ترتبط بالتزامات مالية على ميزانيات سنوات قادمة، وذلك بالنسبة للأعمال والخدمات والمشروعات الجديدة التي يمتد تنفيذها لأكثر من سنة مالية بشرط ألا تزيد قيمة الالتزامات أو العقود المرتبطة بها على إجمالي التكاليف المقررة لها

في الخطة.

مادة 18 

تقوم الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بإعداد تقارير متابعة تفصيلية – توضح تطور تنفيذ الميزانية التقديرية للهيئة وتعد هذه التقارير على فترات بحيث تغطى كل واحدة منها فترة من السنة المالية لاتقل عن ثلاثة أشهر ومن ثم تقدم إلى أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 19 

ذلك يجوز عند تلتزم الهيئة في تنفيذ الميزانية التقديرية بكافة التقسيمات الواردة بها وتتقيد في الصرف بحدود الاعتمادات المدرجة فى كل بند من بنود الميزانية، ومع الضرورة أن يأذن أمين لجنة إدارة الهيئة بالتجاوز فى اعتمادات أحد البنود مقابل وفر مساو في بند أو أكثر داخل البند الرئيسى ذاته ووفقاً لدليل الصلاحيات الخاصة بالهيئة.

مادة 20 

تختص لجنة إدارة الهيئة بالإذن فى نقل أى مبلغ من بند رئيسي إلى آخر من البنود الرئيسية للميزانية التقديرية وذلك بناء على طلب أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 21 

إذا طرأت أثناء السنة المالية ظروف تقتضى إنفاق مصروف غير وارد بالميزانية أو زائد على التقديرات الواردة بها، يجوز لأمين لجنة إدارة الهيئة أن يطلب من لجنة إدارة الهيئة فتح اعتماد إضافي لمواجهتها بشرط توفر الموارد المالية اللازمة.

مادة 22 

تتخذ لجنة إدارة الهيئة كافة التدابير اللازمة والمناسبة لضمان استيفاء حقوقها وانتظام مواردها على ضوء الضوابط التي أقرها مؤتمر الشعب العام.

مادة 23 

تتولى الإدارة المالية مسئولية استلام الصكوك أو الحوالات وإجراء توريدها لحسابات الهيئة بالمصارف.

مادة 24 

تعد الهيئة الحساب الختامى خلال مدة أقصاها ثلاثة أشهر بعد انتهاء السنة المالية للهيئة.

مادة 25 

يشتمل الحساب الختامي للهيئة على الأبواب التالية:

1.  حساب الإيرادات.
2. حساب المصروفات.
3. المركز المالي للهيئة.

مادة 26 

يعرض أمين لجنة إدارة الهيئة مشروع الحساب الختامي على لجنة إدارة الهيئة التي تقوم لمناقشته وإقراره ولا يكون قرارها نافذا إلا بعد اعتماده من اللجنة الشعبية العامة.

الفصل الثاني المصروفات

مادة 27 

يتم الصرف على كافة أنشطة الهيئة خلال السنة المالية في الحدود المقررة بالميزانية التقديرية لتلك السنة.

مادة 28 

تقوم لجنة إدارة الهيئة بوضع النظام المالى الذى يكفل وفاء الهيئة بالتزاماتها المالية في المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود وارتباطات، كما تضع دليلا للصلاحيات المالية ينظم عملية الصرف وحدوده والجهات التي تخول بالصرف بالنسبة لكافة أنواع

المصروفات.

مادة 29 

يتم الصرف من حسابات الهيئة بالمصارف المودعة بها أموالها وذلك بموجب صكوك أو ما فى حكمها بعد إعداد أذونات الصرف الخاصة بذلك، على أن تكون أذونات الصرف معتمدة من الشخص أو الأشخاص المخولين بذلك، وفى حدود صلاحياتهم.

مادة 30 

يتعين أن يتم الصرف بناء على المستندات الأصلية بعد مراجعتها مع العقود القائمة للتأكد من سلامة وصحة القيمة المالية المطلوب سدادها، مع القيام بالتدقيق قبل الصرف للتأكد من عدم تكراره، ويجوز الصرف بموجب مستندات بدل فاقد بعد التحقيق في واقعة فقدان المستندات الأصلية

مادة 31 

في حالة فقدان أحد الصكوك المسحوبة من الهيئة يخطر المصرف فوراً بالواقعة لغرض وقف الصرف، ويراعى عدم إصدار صك جديد بدلا من المفقود إلا بموجب طلب يقدمه المستفيد وبعد وصول تأكيد كتابى من المصرف يفيد عدم صرف الصك المفقود وتعهده بعدم صرفه في المستقبل إذا عثر عليه.

الفصل الثالث حسابات الهيئة في المصارف

مادة 32 

تودع الهيئة أموالها داخل الجماهيرية العظمى في مصرف أو أكثر من المصارف العاملة بالجماهيرية وفقاً لنشاط الهيئة، وبناء على ما يقرره أمين لجنة إدارة الهيئة، ويجوز للهيئة فتح حسابات مصرفية خارج الجماهيرية، وذلك بعد موافقة اللجنة الشعبية العامة.

مادة 33 

تودع في حسابات الهيئة بالمصارف المتحصلات بجميع أنواعها، وتقوم المصارف التجارية المختصة العاملة فى الجماهيرية بإجراء إيداع ما يتم تحصيله من إيرادات لصالح الهيئة طبقاً لأحكام القوانين والقرارات النافذة.

مادة 34 

يتم الصرف من حسابات الهيئة فى المصارف بموجب صكوك تحمل توقيع من العاملين تكون أسماؤهم مدرجة ضمن الأسماء الواردة في قائمة التوقيعات المعتمدة لدى المصارف والتي يصدر بها قرار من أمين لجنة إدارة الهيئة بشرط ألا تقل درجة كل منهم عن الحادية عشرة ويحدد القرار المبالغ المسموح بالتوقيع فى حدودها، ويتم إخطار المصارف العاملة بقائمة التوقيعات المعتمدة وأية تعديلات قد تطرأ عليها في حينها.

مادة 35 

لا يجوز أن تعطى الصكوك الصادرة عن الهيئة تاريخاً سابقاً لتاريخ إصدارها الفعلى أو أن تترك بدون تاريخ.

مادة 36 

يتعين عند إصدار الصكوك مراعاة الآتى: –

1. كتابة اسم المستفيد على الصك صحيحاً وكاملاً وطبقاً لما يرد بالمستندات أو العقود المبرمة، وكذلك عنوان المستفيد إذا كان الصك مرسلا إليه.
2. إثبات تاريخ الصك. ويتحدد هذا التاريخ بيوم إصدار الصك.
3.  كتابة المبلغ بالأرقام والحروف مع التأكد من مطابقته مع العقود المبرمة والفواتير المقدمة للدفع، ويجب مراعاة عدم ترك مسافات في الكتابة قد تسمح بأية إضافات عليها.

مادة 37 

لا يجوز التوقيع على صك ما لم يكن مصحوباً بالمستندات المؤيدة للصرف، كما يجب التأكد من استيفاء إجراءات المراجعة الداخلية بما فيها ادراج رقم الصك على المستندات المرافقة له ومطابقة القيمة على العقود المبرمة أو المستندات ذات العلاقة.

مادة 38 

يتم قيد قيمة الصكوك المدفوعة بالسجل المعد لهذا الغرض فور تحريرها.

مادة 39 

تطلب كشوف حسابات الهيئة لدى المصارف بصورة دورية وتجرى المطابقة اللازمة بين البيانات المالية الواردة فى هذه الكشوف، والبيانات المقيدة في سجلات الهيئة، وتعد قائمة تسوية تتضمن الفروق الموجودة الواجب تسويتها.

مادة 40 

اذا استدعى الأمر وقف صرف صك بعد إصداره، فيجب على الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية إبلاغ المصرف هاتفياً ببيانات الصك المطلوب وقف صرفه، مع تأييد هذا البلاغ بأمر كتابي يوجه إلى المصرف فى ذات اليوم، ويتم تأكيد الإجراء من المصرف كتابياً.

مادة 41 

تتولى الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية التحفظ على الصكوك المعدة للاستعمال، ويراعى عند صرفها توفر التسلسل الرقمى وإرجاع كعب الدفتر المنتهى إلى القسم المختص لمراجعته وحفظه وتحفظ الصكوك المعدة للاستعمال داخل الخزنة الموجودة بالهيئة باعتبارها مستندات ذات قيمة.

مادة 42 

في حالة فقدان صك أو دفتر صكوك غير مستعمل، يقوم مسئول الخزينة بمجرد اكتشاف الواقعة بإخطار الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية التي بدورها تقوم فوراً بإخطار المصرف بأرقام الصكوك المفقودة واتخاذ إجراءات إلغائها، كما تقوم الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية بإجراء تحقيق عاجل فى الواقعة وتخطر بنتيجته أمين لجنة الإدارة.

مادة 43 

يمسك مدير الإدارة المالية أو من ينوب عنه سجلا يوضح حركة استلام وإرجاع دفاتر الصكوك، وتتم مراجعة هذا السجل دورياً.

الفصل الرابع الخزينة

مادة 44 

لايجوز أن يحتفظ فى الخزينة إلا بالمبالغ النقدية الضرورية اللازمة لأعمال الهيئة والتي يحددها أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 45 

يعتبر أمين الخزينة مسئولا عن محتويات الخزينة من نقود وطوابع ومستندات ذات قيمة، وعليه أن يفحص بدقة ما يسلّم إليه من نقود، ويكون مسئولا عما يقبله من نقد مزيف أو مشوه، ولا يجوز له الاحتفاظ داخل الخزينة إلا بالنقود أو الصكوك الخاصة بالهيئة، كما لا يجوز له التصرف في الأموال الموجودة بعهدته إلا بعد استيفاء إجراءات الصرف، كما يجب عليه التأكد من سلامة وصحة رصيد الخزينة في نهاية كل يوم عمل.

مادة 46 

يتم جرد محتويات خزائن الهيئة بصورة دورية ومفاجئة على النحو الذي يقرره مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية

مادة 47 

في حالة اكتشاف عجز فى الخزينة، يتعين على مدير الإدارة المالية اتخاذ كافة الإجراءات التحفظية اللازمة تمهيداً للتحقيق فى العجز النقدى وقيده ديناً على أمين الخزينة انتظاراً لما يسفر عنه التحقيق.

مادة 48 

إذا تبين عند القيام بجرد الخزينة وجود زيادة فى رصيد النقدية يتعين على مدير الإدارة المالية قيد قيمة الزيادة فى حساب معلق لحين التحقق من صحة الرصيد وفى الأحوال لا يجوز الاحتفاظ بهذا الحساب المعلق لأكثر من ثلاثة أشهر يتم بعدها جميع ترحيل قيمة الزيادة إلى إيرادات الهيئة.

الفصل الخامس النظام المحاسبي والمجموعة الدفترية

مادة 49 

يقوم النظام المحاسبي للهيئة على الأسس التالية: –

1. تنظيم المعاملات المالية وتحديد الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال الهيئة.
2.  توضيح المركز المالى الحقيقى للهيئة طبقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها.
3. تنظيم قواعد الصرف والتحصيل وتحديد الصلاحيات المالية وذلك بمراعاة نصوص وأحكام هذه اللائحة.
4. تحديد الدورة المستندية والربط بينها بما يسهل أعمال الهيئة ويحقق رقابة داخلية فعالة.
5.  وضع دليل للحسابات.
6. وجود نظام للتقارير الدورية المالية عن كافة نواحى نشاط الهيئة.
7. مسك المجموعة اللازمة من الدفاتر والسجلات المحاسبية مع مراعاة الأحكام والتشريعات سارية المفعول.

مادة 50 

يقترح مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية السجلات والنماذج والبطاقات والدفاتر المحاسبية التي يتعين العمل بموجبها، المتضمنة للنظام المحاسبي وكل ما ينص عليه قانون إنشاء الهيئة والتشريعات الأخرى ذات العلاقة والمعايير المحاسبية المتعارف عليها في شأن ما يجب إثباته بالدفاتر مراعياً في ذلك البساطة والقدرة على توفير كافة البيانات التفصيلية وكيفية الربط بينها ويتم اعتمادها بقرار من أمين لجنة الإدارة.

مادة 51 

يحدد أمين لجنة إدارة الهيئة القواعد والضوابط التي تنظم وتكفل سرية العقود والوثائق والمستندات التي تتسم بأهمية خاصة، وذلك بناء على اقتراح مدير الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.

مادة 52 

يتعين ترقيم الدفاتر والسجلات ترقيماً مسلسلا، كما يجب تختم جميع صفحاته بختم الهيئة، قبل الشروع في استعمالها ويجوز استعمال الحاسب الآلي في الأعمال المحاسبية، تعتبر نتائجه بديلا عن السجلات العادية.

مادة 53 

يجب أن يكون كل قيد مسجل بالدفاتر مؤيدا بمستندات صحيحة ومعتمدة من جهة مختصة، ولا يجوز المحو أو الكشط في هذه الدفاتر، كما لا يجوز التحشير بين السطور أو الكتابة على الهوامش على أن يراعى فى التصحيح الذي يجرى على هذه الدفاتر أن يكون بقيود عكسية وموقع عليها من المختصين.

الفصل السادس السلف المستديمة والمؤقتة

مادة 54 

السلفة المستديمة هي عبارة عن عهدة نقدية للعامل تمكنه من إجراء بعض المصروفات النثرية العارضة والتي تقتضى طبيعتها ضرورة سدادها فوراً.

ويكون الصرف من السلفة المستديمة مقابل مستندات تغطيها ويمكن بواسطتها تعويض ما صرف من السلفة وإعادتها إلى قيمتها الأصلية في فترات متقاربة.

 مادة 55 

تحدد قيمة السلفة تبعاً لحركة المصروفات النثرية فى فترة أقصاها « شهر واحد وبحيث يجرى تعويضها مرة واحدة على الأقل كل شهر ويكون الإذن بصرف سلفة مستديمة أو زيادتها بامر من مدير الإدارة المالية وبناء على توجيه من مدير الإدارة المختصة طالبة السلفة ولا تصرف السلفة المالية إلا بعد تسديد السلفة السابقة إن وجدت.

مادة 56 

يعهد بحساب السلفة المستديمة إلى العاملين المشهود لهم بالأمانة والكفاءة بناء على توجيه من مديري الإدارات المعنية كل حسب اختصاصه وموافقة مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.

مادة 57 

لا يجوز إجراء مدفوعات من السلفة المستديمة تزيد قيمتها في المرة الواحدة على مائتي دينار 200 د. ل ويحظر تجزئة العمليات بقصد إجازة ما يجاوز الحد المذكور، كما لا يجوز استخدام مبلغ السلفة فى غير الأغراض المخصصة لها.

مادة 58 

يمسك للسلفة المستديمة سجل خاص يقيد فيه أصل السلفة وما ينفق منها والرصيد المتبقى ويكلف مدير الإدارة المالية مرة كل. ثلاثة أشهر. 

على الأقل أحد العاملين من قسم التدقيق جرد ومراجعة حساب السلفة بصورة مفاجئة ومطابقتها بما هو مقيد بسجل السلفة.

مادة 59 

إذا تبين وجود زيادة في مبلغ السلفة، يجب تكليف المستخدم المعهود إليه بها بتوريد قيمة الزيادة إلى خزينة الهيئة، أما إذا ظهر عجز فيجب تكليف المستخدم المختص بتغطية العجز فورا، مع عدم الإخلال بالمساءلة التأديبية.

مادة 60 

يجوز كلما دعت الحاجة أن تصرف سلفة مؤقتة لمواجهة مصروفات معينة لا تكون لها صفة الدورية، ويكون صرف السلفة المؤقتة بناء على اقتراح من مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية وموافقة أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 61 

تقدم مستندات تسوية السلفة المؤقتة إلى الإدارة المالية خلال شهر من تاريخ إنفاقها، وتتم التسوية إما بخصمها من بنود المصروفات المتعلقة بالنشاط، وإما باسترداد قيمتها بالكامل لغرض صرفها مرة أخرى، وفى جميع الأحوال يترتب على عدم تسوية السلفة خلال « ثلاثة أشهر من تاريخ صرفها اعتبارها دينا في ذمة العامل المختص، وتستوفى بخصم قيمتها من مرتبه فى الحدود المقررة قانونا وذلك مع عدم الإخلال بالمساءلة التأديبية.

مادة 62 

يتعين تسوية السلفة في الأحوال الآتية:-

1. في نهاية السنة المالية للهيئة.
2. عند مرض المستخدم مرضا يتطلب غيابه عن العمل. لمدة تزيد على الأسبوعين. 
3. عند سفر المستخدم للخارج في مهمة عمل أو دورة تدريبية أو حج، أو ما في حكمه عند حصول المستخدم على إجازة سنوية.
4. عند نقل المستخدم إلى وظيفة أخرى داخل الهيئة إلا إذا كان النقل داخل الإدارة التي يعمل بها، ولا يمنع من استمراره فى مباشرة هذا الاختصاص.
5. عند الاستقالة أو الإعارة أو النقل خارج الهيئة.

مادة 63 

لا يجوز بأية حال تداول السلفة بين العاملين بالهيئة، كما لا يجوز الصرف منها إلا في الحالات التي يتعذر فيها الصرف من خزينة الهيئة بالسرعة اللازمة.

الفصل السابع المخازن

مادة 64 

تحفظ بمخازن الهيئة المواد اللازمة لنشاطها وتحقيق أغراضها ويجب أن تتم عمليات الحفظ بطريقة تلائم مواصفات وطبيعة المخزون وبحيث تكفل وقايته وحمايته من التلف والضياع والسرقة.

مادة 65 

لا يجوز الاحتفاظ في مخازن الهيئة بأصناف غير مملوكة لها إلا بإذن من أمين لجنة الإدارة وفى حالة أصناف بالمخازن غير مملوكة للهيئة يجب إثبات نوعها وعددها و أسباب وجودها في سجل معد لهذا الغرض.

مادة 66 

يحدد بقرار من أمين لجنة إدارة الهيئة، الحد الأدنى والأقصى للمخزون، وحد الطلب الذي يلزم عنده الشراء لكافة أنواع المخزون، وتقسم أصناف المواد إلى الآتي:-

1. المواد المستديمة أو المعمرة.
2.  المواد الاستهلاكية.
3.  المواد الخردة.

مادة 67 

على أمناء المخازن بذل العناية الخاصة للأصناف القابلة للتلف المحدد لها أجل معين للاستعمال، وذلك ضماناً لعدم تلفها ومراعاة نصوص لائحة الميزانية والحسابات والمخازن فى هذا الشأن.

مادة 68 

تحدد الدورة المستندية للمخازن ونماذج استلام وصرف الأصناف من المخازن ومحاضر الاستلام وكل ما يتعلق بها بقرار من أمين لجنة إدارة الهيئة.

مادة 69 

يراعى عند استلام المواد بالمخازن أن تكون مطابقة الكميات والمواصفات المحددة بأوامر الشراء أو العقود الميرمة، وأنها بحالة جيدة ويعد أمين المخازن المستندات اللازمة وفقاً للإجراءات الموضحة في دليل إجراءات المخازن. وإذا ما اتضح أمين المخازن وجود عجز في المواد المستلمة، فعليه إعداد تقرير بذلك على النماذج الخاصة بالإبلاغ عن عجز في المواد المستلمة ورفع الأمر إلى مدير إدارة المواد ومدير الإدارة المالية لمراجعة الموضوع مع الموردين.

مادة 70 

يراعى عند صرف المواد من المخازن اتباع طريقة الوارد أولاً يصرف أولاً عن طريق نموذج طلب صرف مواد، ويشمل البيانات اللازمة مع اعتماده من الجهات المخولة بالتوقيع.

مادة 71 

لا يجوز صرف معدات أو آلات أو مواد من المخازن إلى جهات خارجية إلا بعد موافقة أمين لجنة إدارة الهيئة أو من ينوب عنه.

مادة 72 

يتم إجراء جرد شامل لمحتويات المخازن في نهاية كل سنة مالية كما يتم إجراء الجرد المفاجئ خلال السنة حسب مقتضى الحال ووفقاً للقواعد والإجراءات المتبعة بالهيئة.

مادة 73 

على أمناء المخازن المختصين حصر الفروق الناجمة عن مقارنة رصيد الجرد الفعلى الرصيد الدفترى، وتوضيح أسباب الزيادة أو العجز في المخزون، وإجراء التسوية الدفترية اللازمة، مع تقديم تقرير لكل من مدير إدارة المواد ومدير الإدارة المالية بالخصوص.

مادة 74 

في حالة ضياع أو تلف أو كسر أية مواد فى المخازن، وجب على أمين المخزن أو من بعهدته هذه المواد إبلاغ الأمر فوراً إلى كل من مدير إدارة المواد ومدير الإدارة المالية بقصد تحديد أسباب الضياع أو التلف أو الكسر وتحديد المسئول عن ذلك، مع رفع تقرير مفصل إلى أمين لجنة إدارة الهيئة، أو من ينوب عنه في هذا الخصوص.

مادة 75 

يحدد أمين لجنة إدارة الهيئة، بناء على اقتراح من مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية، أسلوب التصرف في الأصول الخردة عن طريق بيعها أو إعدامها وفقاً لدليل الصلاحيات ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن.

الفصل الثامن الجرد السنوى

مادة 76 

يجرى جرد كامل لكافة موجودات الهيئة فى نهاية كل سنة مالية بحيث يشمل الآتي:- 

1. الأصول الثابتة مثل الأراضي والمباني.
2. السلف المستديمة والمؤقتة.
3. المخازن.
4. الخزائن.
5. الأجهزة والمعدات والآلات والسيارات بجميع أنواعها.
6. الأثاث.

مادة 77 

يشكل أمين لجنة إدارة الهيئة قبل شهر من نهاية كل سنة مالية لجنة أو أكثر للقيام بعمليات الجرد السنوى لموجودات الهيئة.

مادة 78 

يتم تسجيل نتائج الجرد السنوى في الكشوفات والنماذج المعدة لهذا الغرض من قبل الإدارة المالية.

مادة 79 

تقدم لجنة الجرد السنوى فى نهاية الجرد تقريراً إلى أمين لجنة إدارة الهيئة متضمناً الملاحظات والتوصيات الخاصة بأصول الهيئة الثابتة والمتداولة.

مادة 80 

تتولى لجنة الجرد إجراء المطابقة اللازمة بين الأرصدة الدفترية لكافة الاصول والمواد من واقع البطاقات الخاصة بها وأرصدة الجرد الفعلى وإعداد كشوفات التسوية اللازمة.

مادة 81 

تقوم الإدارة المالية بتقييم الجرد السنوى بعد إجراء كافة التسويات في نهاية السنة المالية تمهيداً لإعداد الحسابات الختامية.

الفصل التاسع أحكام عامة

مادة 82 

تصدر لجنة إدارة الهيئة القرارات والتعليمات التكميلية لهذه اللائحة.

مادة 83 

يجوز لأمين لجنة إدارة الهيئة تحويل الصلاحيات المحددة له بموجب أحكام هذه اللائحة لأحد أعضاء لجنة الإدارة أو مديرى الإدارات العامة بالهيئة وبما لا يتعارض مع القرار رقم 103 لسنة 1992 م أو دليل الصلاحيات.

مادة 84 

يعمل بأحكام لائحة الميزانية والحسابات والمخازن والتشريعات المالية الأخرى النافذة فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه اللائحة.

مادة 85 

يعمل بهذه اللائحة اعتباراً من تاريخ اعتمادها من اللجنة الشعبية العامة.

• أمين لجنة الإدارة للهيئة العامة لتنفيذ وإدارة مشروعات السكك الحديدية.
• صدر في: شعبان 1403 و. ر
• الموافق: النوار 1994