قرار رقم 40 لسنة 1998 م بشأن الهيكل التنظيمي لمصلحة الأحوال المدنية

قرار رقم 40 لسنة 1998 م بشأن الهيكل التنظيمي لمصلحة الأحوال المدنية

اللجنة الشعبية العامة للأمن العام:

• بعد الاطلاع على قانون النظام المالي للدولة وتعديلاته.
• وعلى القانون رقم 36 لسنة 1968 إفرنجي بشأن الأحوال المدنية وتعديلاته.
• وعلى القانون رقم 44 لسنة 1971 إفرنجي بشأن نظام كتيب العائلة وتعديلاته.
• وعلى القانون رقم 55 لسنة 1976 إفرنجي بإصدار قانون الخدمة المدنية.
• وعلى القانون رقم 13 لسنة 1980 إفرنجي بشأن الضمان الاجتماعي.
• وعلى القانون رقم 15 لسنة 1981 إفرنجي بشأن نظام المرتبات للعاملين الوطنيين بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية.
• وعلى القانون رقم 10 لسنة 1992 إفرنجي بشأن إصدار قانون الأمن والشرطة.
• وعلى القانون رقم 1 لسنة 1425 ميلادية بشأن نظام عمل المؤتمرات الشعبية واللجان الشعبية. 
• وعلى القانون رقم 11 لسنة 1425 بإعادة تنظيم الرقابة الشعبية.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 115 لسنة 1428 ميلادية بإنشاء مصلحة الأحوال المدنية.
• وعلى محضر الاجتماع الأول للجنة الشعبية العامة للأمن العام رقم 1 لسنة 1427 ميلادية.
• وعلى ما عرضه رئيس مصلحة الأحوال المدنية.

قررت

مادة 1 

يكون البناء التنظيمى لمصلحة الأحوال المدنية على النحو التالي: 

مادة 2 

إدارة الشئون الإدارية والمالية وتختص بما يلى: 

1. إعداد تقديرات الميزانيات الخاصة بالمصلحة ومسك السجلات اللازمة لذلك.
2. الأعمال المتعلقة بفحص ومراجعة كافة الشئون المالية والحسابية المتعلقة بالمصلحة وإيراداتها ومصروفاتها والتأكد من سلامة التطبيق وفقاً للقانون.
3. استلام وتخزين وصرف التجهيزات، والمعدات، والأجهزة والمهمات، والملابس، والقرطاسية، والأثاث، واللوازم الأخرى.
4. حصر وتوثيق مقر ومرافق المصلحة وصيانتها وتوثيقها 
5. تنظيم ومراقبة حضور وانصراف العاملين بالمصلحة وإعداد جداول المناوبة اليومية والإشراف على العمل بها، ومتابعتها والتبليغ عن أي تقصير في هذا الشأن.
6. إعداد قسائم المرتبات والمستحقات الأخرى وإتمام إجراءات صرفها.
7. تلقى مقترحات الفروع أو المكاتب والإدارات بشأن متطلبات العمل من مهمات ولوازم أخرى و تجميعها وعرضها في مقترح والعمل على توفير التغطية المالية اللازمة.
8. أعمال شئون المحفوظات بالمصلحة بما في ذلك تلقى الرسائل والمذكرات الواردة وتصدير المكاتبات والرسائل الصادرة وقيدها في السجل الخاص بذلك
9. القيام بأعمال العقود والمشتريات لتأمين احتياجات المصلحة وفقاً للتشريعات النافذة
10. دراسة وتحديد احتياجات المصلحة من المركبات والآليات ووضع الخطط اللازمة لتوفيرها واقتراح الإجراءات والضوابط اللازمة لتوزيعها بما يغطي احتياجات العمل ومتطلباته
11. تحديد الاحتياجات من الوقود و المحروقات وقطع الغيار والعمل على فرزها وتوزيعها وفقاً للنظم المعتمدة 
12. أعمال شئون الخدمة للضباط وضباط الصف والأفراد والعاملين المدنيين واتخاذ إجراءات التعيين والنقل والندب والإعارة وغيرها من المسائل الوظيفية المتعلقة بهم وفقاً للتشريعات المنظمة لذلك.
13. حفظ الملفات الشخصية لكافة العاملين وكذلك السجلات الخاصة بالملاك والأقدمية.
14. اقتراح خطط التدريب والتأهيل لمنسوبي المصلحة والعمل على تنفيذها بالتنسيق مع الجهات الأخرى ذات العلاقة
15. التخطيط لاحتياجات المصلحة من العاملين وحفظ تقارير الكفاية عنهم.
16. التحضير لاجتماعات لجنة شئون الموظفين ومجلس التأديب وتولى أمانة سرهما واتخاذ الاجراءات اللازمة لتنفيذ ما يصدر عنها من قرارات
17. تلقى مقترحات الفروع والمكاتب والإدارات بشأن متطلبات العمل من القوة البشرية والعمل على استكمال إجراءاتها
18. إعداد حركة الترقيات السنوية والتنقلات
19. إنشاء وترتيب البيانات والمعلومات والإحصائيات الوظيفية وتوثيقها ودراستها واستخلاص النتائج منها
20. متابعة نتائج التحقيقات والشكاوى والجزاءات وإجراءات الوقف عن العمل وشئون المحاكم التأديبية وتنفيذ ما يلزم من إجراءات 
21. مسك عهدة كتيبات العائلة وكذلك السجلات والنماذج وطباعتها وتوزيعها وفق متطلبات العمل
22. أية مهام أخرى تسند إليها وفقاً للتشريعات النافذة.

مادة 3 

إدارة التوثيق والمعلومات وتختص بما يلى: –

1. وضع معدلات الأداء وقياس حجم العمل وما يتطلبه من إمكانيات بشرية ومادية وفنية لضمان إنجاز المهام والخدمات المطلوبة 
2. تجميع البيانات والمعلومات والإحصائيات وإعداد البحوث والدراسات التنظيمية والإدارية والإجراءات والنماذج والسجلات المستخدمة بما يتلاءم مع متطلبات عمل المصلحة وبما يسهل تقديم الخدمات للمواطنين
3. إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط المصلحة
4. اقتراح الأساليب الملائمة لحفظ الملفات والوثائق بشكل يسهل الرجوع إليها.
5. وضع الخطط والبرامج الفنية والعملية اللازمة لميكنة الأداء الإدارى والفنى باستخدام التقنيات والأساليب الحديثة بما يحقق تطوير أداء الخدمات التي تقدمها المصلحة
6. دراسة وتخطيط تدفق المعلومات والوثائق وإنشاء وإدارة منظومات الحواسيب
7. وضع الضوابط وتحديد المواصفات والمعايير القياسية لأدوات وأجهزة ومنظومات معالجة البيانات لضمان توافق وانسجام تبادل المعلومات مع الجهات ذات العلاقة.
8. أية مهام أخرى تسند إليها وفقاً للتشريعات النافذة.

مادة 4 

إدارة التفتيش والمتابعة وتختص بما يلى: – 

1. إعداد التقارير اللازمة حول تنفيذ قرارات المؤتمرات الشعبية الأساسية المتعلقة بعمل المصلحة وإعداد الردود حول المساءلات التي توجه للمصلحة
2. متابعة تنفيذ التشريعات ذات العلاقة بعمل المصلحة وكذلك القرارات الصادرة عن اللجنة الشعبية العامة للأمن العام أو أمينها المتعلقة بالمصلحة وعععع ما تنفيذها وإعداد التقارير اللازمة بشأنها
3. التفتيش الإدارى والفنى والمالى الدورى والمفاجئ على التقسيمات الإدارية للمصلحة للتأكد من حسن سير العمل على الوجه المطلوب.
4. ضبط المخالفات الإداري والفنية والمالية وكشف أوجه القصور وتقديم تقارير بشأنها لرئيس المصلحة، ومتابعة تنفيذ ما يصدر بشأنها.
5. تقييم مستوى الأداء واقتراح الحلول المناسبة لتطوير ورفع كفاءة العاملين بالمصلحة
6. أية مهام أخرى تسند لها وفقاً للتشريعات النافذة.

مادة 5 

قسم الشئون القانونية ويختص بما يلى:

1. إبداء الرأي القانوني فيما يحال إليه من رئيس المصلحة ومديرى الإدارات
2. مراجعة وصياغة مشروعات القوانين واللوائح والقرارات والعقود المتعلقة بعمل المصلحة من الناحية القانونية
3. الاتصال بادارة القانون وإدارة القضايا والمستشارين القانونيين بالجهات المختلفة لبحث المسائل القانونية المتعلقة باختصاصات المصلحة
4. متابعة الدعاوى التى ترفع من المصلحة أو عليها بالتنسيق مع ادارة القضايا
5. حضور الاجتماعات التي يكلف بها من قبل رئيس المصلحة.
6. إعداد الفتاوى والآراء القانونية التي لها علاقة باختصاصات المصلحة 
7. تجميع القوانين واللوائح ذات العلاقة باختصاصات المصلحة 

مادة 6 

قسم العلاقات والتعاون ويختص بما يلى:

1.  تنظيم وترتيب الإجراءات الخاصة باللجان التي يرأسها رئيس المصلحة أو يكون عضوا فيها وكذلك اللجان المشكلة بموجب التشريعات النافذة
2. تنظيم وتنسيق اجتماعات ومقابلات رئيس المصلحة
3. اتخاذ الترتيبات اللازمة للاجتماعات واللقاءات والندوات ذات العلاقة بعمل المصلحة
4. حفظ وتنظيم ملفات الاتفاقيات والمؤتمرات والندوات ذات الصلة بعمل المصلحة وتقارير الوفود المشاركة.
5. القيام بكافة الأعمال اللازمة لاستقبال وتوديع الوفود والزوار الذين تتصف زياراتهم بنشاط المصلحة بالتنسيق مع الإدارات والفروع.
6. تنظيم أعمال الاستعلامات الخاصة بالمصلحة وإرشاد الجمهور والرد على استفساراتهم
7. تلقى التظلمات والشكاوى التي يقدمها المواطنون أو غيرهم وفحصها وعرضها على رئيس المصلحة أو مديرى الإدارات كل فيما يخصه مشفوعة بالملاحظات اللازمة فى الخصوص ومتابعة تنفيذ ما يصدر بشأنها من تعليمات.
8. القيام بأعمال إجراءات سفر واستقبال الموفدين من المصلحة في مهام رسمية بالداخل أو الخارج.
9. تنفيذ الخطط الإعلامية لتوعية جماهير المؤتمرات الشعبية الأساسية بمهام المصلحة وما تحققه من إنجازات بالتعاون مع الجهات المختصة.
10.  متابعة ما يطرح أو ينشر عبر وسائل الإعلام المختلفة من أمور تتعلق بأعمال المصلحة وتلخيصها وعرضها بمذكرة على رئيس المصلحة وتنفيذ ما يصدر بشأنها من تعليمات.
11. تنظيم الأنشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية للعاملين وإعداد البرامج التي تساعد على المشاركة في هذه الأنشطة بالتنسيق مع الجهات المختصة.
12. القيام بأعمال العلاقات العامة للعاملين بالمصلحة.
13. الإشراف على المكتبة.

مادة 7 

يكون للمصلحة فروع أو مكاتب يصدر بإنشائها وتحديد دوائر اختصاصها قرار من أمين اللجنة الشعبية العامة للأمن العام بناء على اقتراح رئيس المصلحة وتمارس الاختصاصات الموكولة للمصلحة والإشراف على مكاتب الأحوال المدنية الواقعة في نطاقها الجغرافي

مادة 8 

بصدر بالتنظيم الداخلي للمصلحة وفروعها ومكاتبها قرار من رئيس المصلحة بناء على اقتراح مدراء الفروع والمكاتب أو مدير الإدارة المختص.

مادة 9 

يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية.

• اللجنة الشعبية العامة للأمن العام
• صدر في: 24/ محرم/ 1408 و.ر
• الموافق: 20/ الماء/ 1428 ميلادية