قرار رقم 38 لسنة 2003 م بشأن إصدار اللائحة المالية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي
- تاريخ: 11 مارس 2003
- رقم التشريع: 38
- جهة الإصدار: مؤتمر الشعب العام
- الحالة: ساري
- القطاع: الضمان الاجتماعي
- ذات الصلة: التضامن الاجتماعي
-
38-2003-GPC
قرار رقم 38 لسنة 2003 م بشأن إصدار اللائحة المالية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي
أمانة مؤتمر الشعب العام
- بعد الاطلاع على القانون رقم 1 لسنة 1369 و.ر.بشأن المؤتمرات الشعبية واللجان الشعبية ولائحته التنفيذية.
- وعلى قانون النظام المالي للدولة والقرارات الصادرة بمقتضاه.
- وعلى القانون رقم 55 لسنة 1976 إفرنجي بشأن الخدمة المدنية وتعديلاته.
- وعلى القانون رقم 13 لسنة 1980 إفرنجي بشأن الضمان الاجتماعي وتعديلاته.
- وعلى القانون رقم 15 لسنة 1981 إفرنجي بشأن نظام المرتبات للعاملين الوطنيين بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية.
- وعلى القانون رقم 16 لسنة 1985 إفرنجي بشأن المعاش الأساسي.
- وعلى القانون رقم 5 لسنة 1987 إفرنجي بشأن المعاقين.
- وعلى القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية بشأن إعادة تنظيم الرقابة الشعبية، وتعديلاته.
- وعلى القانون رقم 5 لسنة 1427 ميلادية بشأن حماية الطفولة.
- وعلى القانون رقم 20 لسنة 1428 ميلادية بشأن الرعاية الاجتماعية وتعديلاته، ولائحته التنفيذية.
- وعلى القانون رقم 16 لسنة 1369 و.بشأن فرض رسوم على السلع الكمالية والمميزة والنشاطات الترفيهية.
- وعلى لائحة الميزانية والحسابات والمخازن، وتعديلاتها.
- وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 263 لسنة 1430 ميلادية بشأن لائحة العقود الإدارية.
- وعلى قرار أمانة مؤتمر الشعب العام رقم 6 لسنة 1431 ميلادية بشأن نظام عمل صندوق التضامن الاجتماعي وتعديلاته.
- وعلى محضر اجتماع أمانة مؤتمر الشعب العام رقم 20 لسنة 1370 و.ر.بتاريخ 23/ الفاتح/ 1370 و.
قررت
مادة 1
يعمل بأحكام اللائحة المالية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي المرفقة بهذا القرار.
مادة 2
يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره وينشر في مدونة الإجراءات.
- صدر في 8/ محرم
- الموافق 11/ الربيع/ 1371 و.ر.
- أمانة مؤتمر الشعب العام
المحتويات
اللائحة المالية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي
الباب الأول تعريفات
مادة 1
في تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالعبارات الآتية المعاني المبينة قرين كل منها:-
- الهيئة: الهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي.
- اللجنة الشعبية: اللجنة الشعبية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي.
- الأمين: أمين اللجنة الشعبية للهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي.
- الفروع: فروع الهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي.
- المكاتب: مكاتب الهيئة العامة لصندوق التضامن الاجتماعي.
- المنافع: ما تقدمه الهيئة للمنتفعين بنظام التضامن الاجتماعي.
الباب الثاني الميزانية
الفصل الأول أحكام عامة
مادة 2
تكون للهيئة ميزانية مستقلة تعد قبل بداية السنة المالية وفي موعد أقصاه الحادي والثلاثون من شهر هانيبال من كل سنة، طبقا لأحكام هذه اللائحة والقواعد والنظم المعمول بها في الهيئات والمؤسسات العامة، وتشمل جميع الموارد المتوقع تحصيلها والمصروفات الجائز إنفاقها خلال السنة المالية وتبدأ السنة المالية للهيئة مع بداية السنة المالية للدولة وتنتهي بانتهائها.
مادة 3
ميزانية الهيئة وحساباتها مركزية الإعداد والاعتماد والمتابعة ولا مركزية التنفيذ، وذلك وفقا لما تقرره اللجنة الشعبية للهيئة وما يصدره الأمين من قرارات في حدود الأحكام المنصوص عليها في هذه اللائحة.
مادة 4
تتكون الموارد المالية للهيئة من: –
- اشتراك 1 يستقطع من إجمالي دخول العاملين كافة حسب الآتي:
- أ- العاملون بالأجهزة الإدارية والهيئات والمؤسسات والشركات العامة.
- ب- العاملون بالشركات المساهمة.
- ج- العاملون لحساب أنفسهم.
- د- الشركاء في الإنتاج.
- ه- العاملون بالشركات الأجنبية·
- الاشتراكات و الإيرادات والعوائد الخيرية والرسوم المخصصة لتمويل المعاش الأساسي الأساسي حسب حسب الآتي: –
- أ- حصيلة جزء اشتراك المعاش الأساسي الذي يحصل بمعرفة صندوق الضمان الاجتماعي بواقع 1% من دخول العاملين كافة.
- ب- حصيلة الرسوم الإضافية بواقع 10% من قيمة الرسوم الجمركية على السلع والبضائع المستوردة من الخارج.
- ج- حصيلة الرسوم المفروضة على مبيعات السجائر المحلية والمستوردة.
- عوائد استثمار أموال الهيئة.
- %60 من جزء 1% من اشتراك الرعاية الصحية النوعية الذي يحصل بمعرفة صندوق الضمان الاجتماعي.
- ما يخصص للهيئة من عوائد الحج والعمرة.
- ما يخصص للهيئة من عند إيرادات الزكاة.
- التبرعات والهبات والوصايا غير المشروطة.
- اعتمادات ميزانية التحول
- المبالغ التي تخصصها الدولة في الميزانية العامة.
- الاحتياطيات التي تكونها الهيئة أو تؤول إليها بموجب التشريعات النافذة.
- الرسوم المخصصة لصالح الهيئة بموجب القانون رقم 16 لسنة 1369 و.ر.بشأن فرض رسوم على السلع الكمالية والمميزة والترفيهية.
- أية موارد أخرى مقررة بموجب التشريعات النافذة.
الفصل الثاني إعداد واعتماد الميزانية
مادة 5
تتولى إدارة الشئون الإدارية والمالية إعداد الميزانية الإدارية للهيئة بالتنسيق مع اللجنة الشعبية العامة للمالية وفقا لتقديرات الالتزامات الإدارية السنوية وللتعليمات والضوابط الخاصة بإعداد الميزانية الإدارية العامة ويتم عرض مشروع التقديرات بعد إعداده على اللجنة الشعبية للهيئة لإقراره وإحالته في الميعاد المحدد إلى أمانة اللجنة الشعبية العامة للمالية لإدراجه ضمن اعتمادات مشروع الميزانية الإدارية العامة، على أن تحيل نسخة منه إلى أمانة مؤتمر الشعب العام
مادة 6
تعد الميزانية التقديرية السنوية لتغطية المنافع والالتزامات والاستثمار ويجب أن تشمل جميع الإيرادات المتوقع الحصول عليها خلال المدة، والمصروفات المتوقع إنفاقها خلالها، مع مراعاة بيان المعطيات التي قام عليها تقدير كل من هذه الإيرادات والمصروفات.
مادة 7
يراعى عند إعداد الميزانية التقديرية السنوية للهيئة إدراج كل من الإيرادات والمصروفات وتوزيعها وفقا لكل بند من المنافع في حساب مستقل يكون ملحقا بالميزانية للتوصل إلى تغطية تكلفتها، وتكوين الاحتياطيات اللازمة لدعم المركز المالي للهيئة وتغطية الالتزامات طويلة الأجل، وبما يحقق تغطية الالتزامات السنوية لميزانية خطة الاستثمار المعتمدة.
مادة 8
الأخذ يراعى بقاعدة التكاليف المباشرة المتوقعة وما أنفق عليها خلال المدة المنقضية من السنة الجارية وخلال السنتين السابقتين لها، وذلك مع مراعاة الارتباطات الفعلية والتوسعات الأفقية والرأسية لتقديم المنافع في السنة المالية موضوع الميزانية.
مادة 9
يجوز بقرار من اللجنة الشعبية للهيئة بناء على عرض الأمين التصرف في حصيلة 1/5 خمس غرامات التأخير عن سداد الاشتراكات عن السنة المنقضية لتغطية نفقات وبدلات وحوافز العاملين على تحصيل الاشتراكات وذلك وفقا للقواعد والأسس التي تعتمدها اللجنة الشعبية.
مادة 10
تتكون أقسام وأبواب المصروفات بالميزانية التقديرية على النحو التالي: –
القسم الأول: –
وتدرج فيه تقديرات مصروفات الميزانية التسييرية للهيئة وفروعها وتنقسم إلى الأبواب الآتية: –
- الباب الأول: المهايا والمرتبات وما في حكمها.
- الباب الثاني: المصروفات التسييرية.
القسم الثاني: –
وتدرج فيه تقديرات المصروفات للمنافع التي تقدمها الهيئة، وتنقسم إلى الأبواب التالية.
الباب الأول: المعاشات
- بند 1 المعاشات الأساسية.
- بند 2 علاوة العائلة.
- بند 3 إعانة الدفن.
- بند 4 منحة الوفاة.
- بند 5 مصروفات مباشرة.
الباب الثاني: المعاشات الاستثنائية والمنح
- بند 1 المعاشات الاستثنائية.
- بند 2 المنح المقطوعة·
الباب الثالث: المساعدات الاجتماعية
- بند 1 المساعدات النقدية.
- بند 2 المساعدات العينية.
الباب الرابع: التعويضات عن الكوارث والنكبات
- بند 1 التعويضات النقدية.
- بند 2 التعويضات العينية.
الباب الخامس: منفعة خدمات التعليم
- بند 1 قرطاسية وأدوات مدرسية.
- بند 2 نفقات ورسوم دراسية.
الباب السادس: منفعة خدمات الإسكان
- بند 1 شراء وصيانة المباني.
- بند 2 أثاث ومفروشات.
- بند 3 دراسات وبحوث.
الباب السابع: منفعة خدمات الرعاية الصحية
- بند 1 نفقات العلاج.
- بند 2 نفقات السفر.
الباب الثامن: الرعاية الصحية والاجتماعية.
- بند 1 تجهيزات مراكز المعاقين والمؤسسات الاجتماعية.
- بند 2 وسائل إسعاف ونقل·
- بند 3 نفقات تأهيل وإعادة تأهيل·
- بند 4 الأجهزة التعويضية والمعينة للمعاقين والعجزة.
- بند 5 مدفوعات الأطباء والمساعدين لبعض الوقت.
- بند 6 النماذج والمطبوعات الطبية.
- بند 7 نفقات العلاج والأدوية والمعدات والمستلزمات الطبية والمختبرات.
- بند 8 مستلزمات نزلاء المؤسسات الاجتماعية ومراكز المعاقين·
- بند 9 أدوات حفظ نزلاء المؤسسات الاجتماعية ومراكز المعاقين ومصروفات النشاط.
الباب التاسع: السلف
- بند 1 سلف العاملين الوطنيين.
- بند 2 سلف العاملين غير الوطنيين.
الباب العاشر: مصروفات الأصول الثابتة والمنقولة
- بند 1 تجهيزات.
- بند 2 سيارات.
- بند 3 أثاث ومفروشات·
- بند 4 معدات وآلات وأجهزة.
- بند 5 أراضي وعقارات.
- بند 6 مصروفات أخرى.
القسم الثالث: –
وتدرج فيه المصروفات والنفقات على عمليات الاستثمار وعلى الالتزامات طويلة الأجل وذلك على النحو التالي
الباب الأول:-
- البند 1.الالتزامات المالية السنوية المتوقعة كما يلي: –
التمويل المتوقع للمشروعات الواردة بالخطة سواء ما كان منها تحت التنفيذ أو التي سيبدأ تنفيذها خلال السنة أو ما يتم التمويل أو المساهمة لتنفيذها، وبشرط أن يجرى ذلك خلال سنة الميزانية، وفقا للبرنامج الزمني لكل منها.
- البند 2..التمويل المتوقع للمشروعات المقرر إرساؤها أو الحصص المعتمدة المساهم بها التي تضمنتها الخطة أثناء سنة الميزانية.
- البند 3..التمويل المتوقع لعمليات التجديد أو التوسع في المشروعات القائمة.
الباب الثاني: –
مثل التأمين على الأصول ونفقات الصيانة وأتعاب التحصيل وتكاليف أتعاب الدراسات والبحوث الاقتصادية والاستثمارات والمصروفات المتنوعة الأخرى المتعلقة بذلك.
مادة 11
يصدر الأمين قرارا بتشكيل لجنة إعداد ميزانية الهيئة برئاسة مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية وعضوية ذوي الاختصاص في أنشطة الهيئة تختص بإصدار التعميمات السنوية للميزانية، وذلك بمنشور يعمم في شهر الصيف من كل عام على مدراء فروع الهيئة والجهات التابعة لها، يحتوي على الضوابط والبيانات والإحصائيات الخاصة بإعداد الميزانية مع تحديد الأوضاع الفنية والمالية.
مادة 12
تشكل لجان وضع تقدير الميزانيات لفروع الهيئة والجهات التابعة لها بقرار من الأمين تختص بوضع التقديرات الخاصة بالميزانية السنوية للفروع والجهات التابعة للهيئة وفقا للأسس والقواعد المقررة بهذه اللائحة، والتعميمات الدورية التي تصدرها لجنة إعداد الميزانية المنصوص عليها في المادة السابقة.وعلى هذه اللجان إنجاز مهامها في موعد أقصاه نهاية شهر ناصر من كل عام وإحالتها إلى اللجنة المختصة مرفقة بتقرير تفصيلي موضحا ومفسرا للتقديرات الموضوعة في نطاق الضوابط الصادرة بشأن إعداد الميزانية.
مادة 13
تقوم لجنة إعداد ميزانية الهيئة بإنجاز مهامها ومناقشة ودراسة تقديرات الإدارات والفروع والجهات التابعة للهيئة ثم تضع مشروع الميزانية في صورة متكاملة وتحيله في موعد أقصاه منتصف شهر هانيبال من كل عام إلى الأمين الذي يتولى عرضه على اللجنة الشعبية للهيئة واعتماده وإحالته إلى جهات الاختصاص، وإذا تأخرت أي لجنة عن إعداد وإحالة تقديراتها في الموعد المحدد أو لم تلتزم بالأحكام والضوابط المنصوص عليها، أدرج ما يخصها من تقديرات وفقا لما ورد بميزانية السنة السابقة على الأكثر.
مادة 14
تتولى إدارة الشئون الإدارية والمالية إعداد تقارير المتابعة التفصيلية لتنفيذ ميزانية الهيئة بحيث تغطي كل منها فترة من العام المالي لا تقل عن ثلاثة أشهر ويقوم مكتب المراجعة بالهيئة بالتصديق على هذه التقارير وعرضها على الأمين.
مادة 15
في الحالات التي تقتضي النقل بين بنود الميزانية أو أبوابها أو استحداث بنود أو أبواب جديدة أثناء التنفيذ تتدرج الصلاحيات بذلك على النحو التالي:
- يجوز لأمين اللجنة الشعبية للهيئة بناء على عرض مسبب يقدمه مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية بالهيئة أن يأذن بالتجاوز في اعتماد أحد البنود مقابل وفر مساو في بند آخر أو أكثر داخل اعتمادات الباب نفسه.
- يجوز للجنة الشعبية للهيئة بناء على عرض مسبب يقدمه الأمين أن تأذن بأي تجاوز فى اعتماد أحد أبواب الميزانية مقابل وفر مسار في باب آخر أو أكثر داخل الاعتمادات الإجمالية للميزانية.
- إذا اقتضت الأمور اعتمادات إضافية للصرف منها على نفقات إضافية غير واردة بالميزانية أصلا أو زائدة على تقديراتها الإجمالية يكون الاختصاص بالإذن لأمانة مؤتمر الشعب العام.
مادة 16
يجب إخطار مدراء الفروع والجهات التابعة للهيئة باعتمادات الميزانية المقررة لكل منها وذلك خلال شهر واحد على الأكثر من اعتمادها، ويعتبر هذا الإخطار تفويضا لها للصرف منها لمواجهة النفقات المعتمدة بالميزانية.
مادة 17
يتم التصرف في البنود المركزية الواردة بميزانية الهيئة وفقا للاحتياجات الفعلية للفروع والجهات التابعة للهيئة والاعتمادات المخصصة لها، وذلك بناء على مذكرة مسبقة يتم عرضها على الأمين.
مادة 18
تتولى الأقسام المالية بالهيئة والجهات التابعة لها مسك سجلات لمراقبة الاعتمادات بالميزانية، ويتم القيد بها أولا بأول وفقا للقواعد المحاسبية المنتظمة بما يحقق متابعة تنفيذ الميزانية بطريقة تمكن من التعرف في أي وقت على الأرصدة المتبقية لكل بند من مخصصات البنود المعتمدة.
مادة 19
تعد ميزانية خطة الاستثمار لفترة زمنية لا تقل عن ثلاث سنوات، بحيث تتضمن الالتزام المالي المقدر إنفاقه خلال هذه الفترة في حدود الاحتياطيات النقدية المتوفرة في تاريخها والمتوقع الحصول عليها خلال فترة تنفيذ الخطة، ويراعى أن تقدر الاحتياطيات بعد تغطية الالتزامات الخاصة بالمنافع.
مادة 20
يحدد الإطار العام لميزانية خطة الاستثمار وفقا لما يلي: –
- المشروعات التي تتفق ومقتضيات الجدوى الاستثمارية والأهداف المعتمدة.ويتم إقرار المشروعات بناء على دراسة جدواها الاقتصادية والالتزامات المترتبة على أموال الهيئة وتنمية احتياطيات المنافع طويلة الأمد.
- التقديرات المالية للمشروعات المعتمدة والواردة تحت إجراءات التعاقد.
- التقديرات المالية المخصصة والمعتمدة لتمويل المشروعات الاستثمارية المقررة، والتي تتولى جهات أخرى تنفيذها بالمساهمة من الهيئة بمراعاة برنامج التنفيذ·
- الاحتياطيات اللازمة لمواجهة خطط التجديد أو التوسع في المشروعات القائمة أو التي تحت التنفيذ.
مادة 21
تصدر اللجنة الشعبية قرارا بتشكيل لجنة لإعداد مشروع ميزانية خطة الاستثمار برئاسة الأمين وثلاثة أعضاء يختارون من بين موظفي الهيئة من ذوي الاختصاص، ويتم إعداد مشروع الميزانية في حدود الإطار العام المنصوص عليه في المادة السابقة.
مادة 22
تعتبر خطة الاستثمار بعد اعتماد أمانة مؤتمر الشعب العام لها إطارا للمشروعات الاستثمارية التي يتقرر تنفيذها خلال المدة المنصوص عليها، كما تعتبر المبالغ المعتمدة في الميزانية المخصصة لها حدودا للصرف والإنفاق عليها.
مادة 23
تصدر اللجنة الشعبية لائحة بشأن استثمار أموال الهيئة وإنشاء الشركات والمصارف والمساهمة فيها وأي مشاريع استثمارية أخرى وفقاً للقرارات المنظمة لذلك.
مادة 24
تمارس اللجنة الشعبية الاختصاصات المقررة للجمعية العمومية للأجهزة والشركات الاستثمارية التي تنشئها.
مادة 25
تتولى إدارة الشئون الإدارية والمالية بالهيئة تمويل حسابات الفروع لتنفيذ الالتزامات المعتمدة بالميزانية على أن يلتزم كل من فروع الهيئة بإخطار الإدارة المذكورة برصيد السيولة النقدية لحساباتها لدى المصارف في نهاية كل شهر والالتزامات المترتبة عليها.
مادة 26
يتم فتح حساب في كل فرع يخصص لحصيلة إيرادات الاشتراكات، ويتم مسك السجلات اللازمة للرقابة عليها ومتابعتها من قبل فروع الهيئة، ولا يجوز للفروع التصرف في الحصيلة المذكورة لتغطية أي التزامات خاصة بالميزانية أو غيرها.وفي جميع الأحوال يجب إحالة الإيرادات الخاصة بالهيئة و المودعة بالحسابات المصرفية المخصصة لها في نطاق كل فرع شهريا إلى الحساب المخصص للاشتراكات بمصرف ليبيا المركزي.
مادة 27
تصدر اللجنة الشعبية قرارا بتشكيل لجنة للموارد المالية تتولى متابعة تحصيل الإيرادات من الاشتراكات والمساهمات والعوائد الخيرية والتبرعات والهبات والوصايا وأية عوائد أخرى.
مادة 28
لا يجوز صرف أية مبالغ من حسابات الهيئة بالمصارف أو الخزائن إلا بموجب قسائم دفع قائمة على مستندات مؤيدة للاستحقاق ومستوفية للإجراءات والتوقيعات المخولة بذلك.
مادة 29
يجب الإلتزام بمبدأ الاستحقاق أو الاستحقاق المعدل واستقلال كل سنة مالية بإيراداتها ومصروفاتها الفعلية في إطار المراكز المالية السنوية للهيئة.
مادة 30
تخضع الإجراءات المالية المتعلقة بالهيئة وفروعها والجهات التابعة لها للمراجعة من مكتب المراجعة الداخلية ووحداته التي يكون لها مراجعة صحة البيانات والسجلات المالية وحركة تحصيل الإيرادات والتحقق من مشروعية سبب الصرف وسلامة الإجراءات قبل وبعد الصرف، وكذلك مراجعة حسابات الهيئة واستثماراتها والرقابة على المخازن والخزائن والعهد الأخرى وجردها مع التنبيه إلى ملاحظات جهاز التفتيش والرقابة الشعبية وأمانة اللجنة الشعبية العامة للمالية.
الباب الثالث الحسابات والمخازن
الفصل الأول حفظ أموال الهيئة
مادة 31
يتم الاحتفاظ بأرصدة أموال الهيئة وموجوداتها النقدية في حساب رئيسي بمصرف ليبيا المركزي يكون خاضعا للاستثمار، وتؤول إليه الاحتياطيات النقدية للمنافع وموجوداتها وإيراداتها النقدية المحققة التي تخضع لأحكام لائحة الاستثمار والقواعد التي تقررها اللجنة الشعبية.
ويتحدد الاختصاص بإدارة هذا الحساب وفقاً لتكليف تصدره اللجنة الشعبية.
مادة 32
يكون الاحتفاظ بالاعتمادات الشهرية لتغطية التزامات الهيئة أو فروعها أو الجهات التابعة لها في حسابات بمصرف ليبيا المركزي أو فروعه أو المصارف التجارية وفقا لما يحدده الأمين، وذلك للصرف منها على الأغراض المخصصة لها.
وفي جميع الأحوال يتم تحديد الحد الأقصى للأرصدة التي يجوز الاحتفاظ بها في هذه الحسابات بما يغطي الالتزامات الشهرية الضرورية للهيئة وفروعها والجهات التابعة لها.ويحدد الأمين بإخطار معتمد للمصرف اختصاص التوقيع لاثنين على الأقل.
وفي جميع الأحوال يجب أن يتم إخطار الجهة المعنية بالشئون المالية بكافة الإجراءات التي تتخذ وفقاً لأحكام هذه المادة.
مادة 33
يكون الاحتفاظ بالقدر الضروري من السيولة النقدية اللازمة لمواجهة الالتزامات النقدية اليومية للهيئة وفروعها والجهات التابعة لها في خزائن مالية يتم فحصها والتحقق من صلاحيتها وتأمين أماكن وجودها ضد السطو والسرقة والحريق، ويتم استلام مفاتيح هذه الخزائن بمعرفة لجنة يشكلها الأمين أو مدير الفرع أو مدير الجهة التابعة للهيئة بحسب الأحوال.
مادة 34
يتم الاحتفاظ بالخزائن الصغيرة على النحو التالي:-
- أ- إذا كانت خزينة ذات مفتاح واحد فيجب تثبيتها داخل جدار الغرفة الموجودة بها مع إحاطتها بحزام حديدي مثبت في الحائط وقفل طرفيه بقفل يكون مفتاحه بحوزة المشرف على عمل أمين العهدة، بينما يكون مفتاح الخزينة ذاتها في عهدة الصراف.
- ب- إذا كانت الخزينة ذات مفتاحين فيتم تسليم الصراف أحدهما ويكون الثاني في عهدة المسئول المالي للجهة الموجودة بها الخزينة.أما المفاتيح الإضافية لهذه الخزائن بكافة أنواعها فيتم وضعها في مظروف مغلق يدون عليه البيانات المتعلقة بالخزينة ومكان تواجدها ورقم كل من مفاتيحها وتودع بالمصرف مع مراعاة ضرورة تسجيل هذه البيانات في محضر التسليم.
مادة 35
مفتاح الخزينة عهدة لدى كل من يسلم إليه ويجب المحافظة عليه وعدم تركه في أماكن غير آمنة أو تعريضه للضياع وفي حالة فقد أو كسر أحد مفاتيح الخزينة يتم جرد محتوياتها بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض مع اتخاذ الإجراء الفوري لتبديل أقفالها ومساءلة المتسبب في ذلك تأديبيا، ويجب مراعاة عدم تسليم مفتاح الخزينة إلا بذات الإجراءات التي تمت لاستلامه.
مادة 36
لا يجوز فتح الخزائن في غير أوقات العمل الرسمية إلا بموجب أمر كتابي مسبب يصدره الأمين أو مدير الفرع أو مدير الجهة التابعة للهيئة كل في نطاق اختصاصه، وبحضور المسئول المشرف على أمين الخزينة.
مادة 37
على أمناء الخزائن والصرافين مراعاة الضوابط الآتية:
- أ- عدم الاحتفاظ في الخزينة إلا بالنقود والصكوك وغيرها من المستندات ذات القيمة والتي تكون في عهدة أمين الخزينة أو الصراف.
- ب- لا تقبل بالخزائن أية ممتلكات شخصية وأمانات غير متعلقة بالعمل.
- ج- يحظر على أمناء الخزائن والصرافين والمحصلين التصرف في الأموال الموجودة في عهدتهم في غير الأغراض التي خصصت لها بعد استيفاء الشروط المقررة لصرفها.
- د- يحظر الاحتفاظ بأية مبالغ من العهدة خارج الخزينة.
- ه- يجب على أمناء الخزائن إعداد كشف حصر في نهاية كل يوم عمل لموجودات الخزينة يتم حفظه بها مع إحالة صورة موقعة منه في نفس اليوم لرئيسه المباشر.
- و- أمين الخزينة أو الصراف هو المسئول شخصيا عن الخزينة وسلامتها بما تحتويه حتى ولو عهد إلى مساعدين له ببعض أعمالها، وتعتبر مستندات القبض والصرف ضمن عهدته إلى أن يتم مراجعتها والتصديق على سلامتها ومن ثم إحالتها للقيد بالحسابات.
مادة 38
تسند أعمال الخزينة إلى موظفين ذوي خبرة كافية ممن تتوفر فيهم الأمانة والثقة في تصرفاتهم.ولا يجوز إسناد هذه الأعمال إلى عاملين عرضيين أو موسميين، كما يحظر إسناد الأعمال المذكورة لمن لهم اختصاص بالتوقيع على قسائم أو مستندات الصرف.
مادة 39
مع عدم الإخلال بالاختصاصات المقررة للأجهزة الرقابية والقضائية يجب عند وقوع حادثة سرقة أو اختلاس أو إهمال بخزينة أو أكثر من الخزائن أن تشكل فورا لجنة للمراجعة والبحث والتحري عن أعمال الخزينة بقرار من الأمين أو مدير الفرع أو مدير الجهة التابعة للهيئة بحسب الأحوال، مع إخطار اللجنة الشعبية بما تم من إجراءات والنتائج التي تم التوصل إليها مع صورة من تقارير اللجنة المشار إليها، وعلى اللجنة أن تضمن تقريرها توضيحا كاملا عن أسباب العجز وقيمته والقصور القائم والمسئول عنه مؤيدة ذلك بالمستندات، كما يجب أن يشتمل بحثها على بيان بأوجه القصور المرتبطة مباشرة بالواقعة على مستوى الإجراءات والنظم المطبقة في مكان حدوث الواقعة.
مادة 40
إذا اكتشف عجز في عهدة من العهد يجب اتخاذ الإجراءات الآتية:
- إيقاف مستلم العهدة الذي وجد عجز في عهدته عن مزاولة عمله فور اكتشاف العجز وحتى إتمام المراجعة.
- يقيد العجز سلفة يتم استيفاؤها بالخصم من مرتب ومستحقات مستلم العهدة وذلك بالحدود المسموح بها قانونا، ما لم يقم بسدادها دفعة واحدة، على أنه يجوز شطب العجز بقرار مسبب من اللجنة الشعبية بناء على عرض من الأمين.
- يحظر تكليف من يثبت عجز في عهدته بسبب الإهمال أو سوء النية بأي عمل يتعلق بالشؤون المالية وذلك دون الإخلال بتطبيق الجزاءات المنصوص عليها في التشريعات النافذة.
الفصل الثاني إيرادات الهيئة
مادة 41
يتم توريد وتخصيص إيرادات الهيئة وفق الضوابط التي تحددها اللجنة الشعبية طبقا للقانون وأحكام هذه اللائحة.
مادة 42
تورد أموال الهيئة إلى حساباتها المصرفية وخزائنها بتواريخ استحقاقها وفقا للامتياز المقرر لها وطبقاً للتعليمات التنفيذية التي تحدد الحسابات الخاصة بالموارد والإجراءات الخاصة بالسداد.
ولا يجوز للجهات المكلفة بتوريد الاشتراكات أن تؤجل سدادها في المواعيد المحددة أو استخدامها أو أي جزء منها في أداء أي التزامات أخرى.
كما لا يجوز لأي جهة إجراء مقاصة للاشتراكات التي يجب توريدها في المواعيد المحددة للهيئة مع أية التزامات أخرى مستحقة.
مادة 43
يتم توريد إيرادات الهيئة بإحدى الطرق الآتية: –
- أ- الحوالات المصرفية.
يتم التوريد بموجبها الحسابات الهيئة بالمصارف وفقا لنماذج تتولى الهيئة تحديدها، تتضمن كافة البيانات اللازمة لقيد الإيراد، ويراعى إخطار الجهة المختصة بالشئون المالية في الهيئة ببيان شهري عما تم تحصيله من إيرادات في المصارف المختصة مع تحليل حصص المنافع مرفقا بحوافظ الاستلام.
- ب- الصكوك المصرفية والنقد
يتم التوريد بموجبها إلى جميع خزائن الفروع المحددة بموجب إيصالات رسمية وحوافظ استلام مستوفية للبيانات اللازمة للقيد المحاسبي مع تحليل مصادر الإيراد.
مادة 44
يتم إيداع حصيلة مقبوضات الخزائن من إيرادات الهيئة وفروعها والجهات التابعة لها في الحساب المقرر بالمصارف في نفس يوم التحصيل، ويجب توفير الحماية للموظف الحائز للمقبوضات أثناء انتقاله لإيداعها بالمصرف.
مادة 45
على الفروع والجهات التابعة للهيئة إحالة بيان شهري إلى الجهة المختصة بالشئون المالية بالهيئة خلال الأسبوع الأول من الشهر التالي على الأكثر وذلك عن المبالغ الموردة وتحليل مصادرها من مكونات الاشتراك ومرفقة بكشف حساب المصرف ونسخة من حوافظ التحصيل المؤيدة لذلك.
مادة 46
يحظر السحب من حسابات إيرادات الهيئة بالمصارف مهما كانت الأسباب، ويراعى تسوية أية أخطاء في هذا الشأن عن طريق الحساب الجاري للهيئة.
مادة 47
يتم تحويل الحصيلة الشهرية لإيرادات الهيئة بالمصارف إلى الحساب المركزي للإيرادات بمصرف ليبيا المركزي، ويصدر الأمين التعليمات التنفيذية لتحديد الضوابط التفصيلية لإجراءات تحصيل موارد الهيئة والنماذج الخاصة بحوافز وإيصالات التوريد والسجلات والقيد بها.
مادة 48
يراعى في تحصيل إيرادات الهيئة الضوابط التالية: –
- يحظر الصرف النقدي المباشر من الإيرادات المتحصلة من الاشتراكات.
- لا يقبل سداد إيرادات الهيئة بالخزائن إلا نقدا أو صكوكا مصدقا عليها من المصارف المسحوبة عليها.
- لا يجوز قبول أي إيرادات نقدية أو ما في حكمها أو أمانات نقدية خاصة بسير العمل بخزائن الهيئة وفروعها إلا مقابل إيصالات رسمية معتمدة.
مادة 49
يجب أن يحرر محضر جرد لموجودات الخزينة ورصيدها الذي لم يورد لحساب الهيئة بالمصارف، وذلك عند إجراء الجرد الدوري والمفاجئ أو عند تسليم عهدة الخزينة الموظف آخر مختص.وفي جميع الأحوال يراعى ما يلي: –
- عند وجود فائض عن الرصيد الدفتري يتم استخراج إيصال توريد بقيمة الفائض ويضاف إلى عهدة الصراف ويقيد في حساب الأمانات لمدة شهر على الأكثر حتى يتسنى معرفة مصدره، فإذا لم يتضح ذلك يضاف إلى الإيرادات المتنوعة للهيئة
- عند وجود عجز في العهدة يكلف الصراف بسداد قيمة العجز فورا وفقاً لأحكام التشريعات النافذة.
الفصل الثالث مصروفات الهيئة
مادة 50
يجب التقيد بأبواب وبنود الميزانية المعتمدة للهيئة عند ترتيب أي التزام مالي، ولا يجوز لغير ذوي الاختصاص تقرير أي التزامات مالية قبل الغير على ميزانية الهيئة إلا بعد التأكد من توفر التغطية المالية والحصول على التفويض اللازم.
مادة 51
أموال الهيئة مخصصة للصرف على تسيير أعمالها والمنافع ولتنفيذ خطط استثماراتها ولمواجهة التزاماتها قصيرة وطويلة الأجل، وذلك حسب ما تقرره القوانين واللوائح الصادرة بمقتضاها.
مادة 52
مع مراعاة الأحكام الواردة بالمادتين السابقتين تتولى الهيئة تغطية النفقات والمصروفات المعتمدة للمنافع النقدية والعينية والمنح المقطوعة، وكذلك النفقات المباشرة المتعلقة بتقديمها.
مادة 53
تتولى الهيئة الصرف على صيانة الأملاك العقارية التابعة لها والمعتمد تنفيذها من الجهة المختصة لضمان المحافظة عليها.وتعتبر نفقات صيانة العقارات الخاصة بالمرافق التي تتولى تقديم المنافع العينية ضمن تكلفة هذه المنفعة على أن يراعى ضرورة اعتماد اللجنة الشعبية لكافة المصاريف الأخرى المترتبة على إعداد المشروعات الاستثمارية لأموال الهيئة واحتياجاتها المتمثلة في الدراسات المالية والاقتصادية والفنية اللازمة ونفقات الجهود المتميزة للترسية والإشراف والرقابة
مادة 54
فى غير الحالات المنصوص عليها في التشريعات النافذة، لا يجوز صرف أي مبلغ إلا مقابل توريد سلعة أو خدمة أو تنفيذا لحكم قضائي أو لشرط تعاقدي، على أن يتم الصرف بموجب مستند مؤيد ومعتمد من قبل المخولين بذلك طبقاً لأحكام هذه اللائحة.
وفي جميع الأحوال تتولى الجهة المسئولة عن تنفيذ الالتزام أو تأييد إنجاز الخدمة أو استلام التوريدات مباشرة اتخاذ الإذن بالصرف وفقاً للمستندات المؤيدة والمعتمدة من قبل جهة الاختصاص.
مادة 55
يتم الصرف بموجب قسيمة دفع تتضمن جميع البيانات الخاصة بمسوغ الصرف موضحا فيها اسم المستفيد والمبلغ الإجمالي المستحق والخصميات المقررة مع تحرير الصافي بالأرقام والحروف، ويراعى في جميع الأحوال أن يتم تحريرها من أصل وصورتين تحمل توقيعات الموظفين المخولين بما يفيد صحة الصرف.
ويكون اعتماد قسائم الدفع وفقاً للصلاحيات المعتمدة وذلك دون الإخلال بإجراءات الصرف للمنافع النقدية والمصروفات من المبالغ المخصصة لها.
مادة 56
يتم في نهاية العام المالي إجراء التسويات اللازمة لتحميل كل سنة بما يخصها من إيرادات ومصروفات مستحقة وذلك تأكيدا لإظهار الحساب الختامي والميزانية العمومية للمركز المالي الفعلي للهيئة سنويا.
مادة 57
ترفق بقسائم الدفع أصول المستندات المؤيدة للصرف كاملة ومستوفية للشروط القانونية لسلامتها، كما يراعى عدم الكشط فيها أو في قسائم الدفع.
الصادرة بمقتضاها، وفي حالة الاضطرار إلى إجراء أي تصحيح أو تغيير أو إضافة في بياناتها يجب توقيع الموظف المختص عليها، ويجب أن ترفق شهادة معتمدة من الجهة المختصة أو اللجنة المشكلة بالاستلام في أحوال عقود التوريد والأشغال تفيد الاستلام طبقا للمطلوب بالعدد والكمية مع شهادة بمطابقة النوعية المطلوبة وأن العمل أنجز طبقا للمواصفات المقررة.
كما يراعى في عقود تنفيذ الأعمال والمشاريع إحالة مستنداتها بشهادة من الجهة الفنية المختصة بالهيئة تشمل التوقيعات من المهندس أو المهندسين أو الجهة المشرفة بالموقع وتوقيع الجهة المكلفة بالمراجعة الفنية على كميات ومواصفات وشروط العقد وتوقيع الأمين بالاعتماد.
وفي جميع الأحوال يتم خصم ديون الهيئة من الدفعات المستحقة للصرف.
مادة 58
لا يجوز الصرف إلا بعد استيفاء الإجراءات المعتمدة له ومراجعة صحته الجهات المختصة، وعلى الموظف المختص إذا رأى الامتناع عن توقيع قسائم من الدفع لعدم صحة الصرف أو اتضح له عدم وجود اعتماد مالي أو وجد أن الخصم يتم على اعتماد غير مخصص للصرف أو في حالة تجاوز الاعتماد المخصص أن يبدي أسباب امتناعه كتابة، وذلك ما لم يتم اعتماد التجاوز من الجهة المختصة.
مادة 59
تعد قسائم الدفع باسم المستفيد ما لم يتم التنازل عن قيمتها لجهة اعتبارية عامة أو كانت محجوزة وفاء لحق عام ولا تقبل التوكيلات في الصرف لما هو أكثر من مائة دينار إلا إذا كانت التوكيلات رسمية، ومع ذلك يجوز قبول التوكيلات العرفية المعتمدة من ذوي الاختصاص بالاعتماد في الهيئة وفروعها والجهات التابعة لها إذا تعلقت المصروفات بمرتبات أو مكافآت أو منافع نقدية لمرة واحدة ويراعى في جميع الأحوال إرفاق صورة من هذه التوكيلات ضمن مستندات الصرف.
مادة 60
يتم صرف قسائم الدفع إلى المستفيد أو وكيله المعتمد بإحدى وسائل التوقيع السارية مع ضرورة كتابة الاسم والبيانات الشخصية إذا تم الصرف لوكيل المستفيد مع التحقق من شخصية الموقع بالاستلام بأية أداة قانونية وفي جميع الأحوال يوقع الصراف على قسائم الدفع بإجراء الصرف وطريقة السداد وترقم القسيمة رقما متسلسلا لكل شهر لقيدها في سجل الخزينة وفق تسلسل تواريخ صرفها.
مادة 61
على مكتب المراجعة متابعة جميع الإجراءات المتعلقة بالهيئة لدى جهاز التفتيش والرقابة الشعبية، وعلى وجه الخصوص إجراءات تعاقد الهيئة عن مشاريعها الاستثمارية والصرف عليها والتقيد بما يصدره الجهاز من تعليمات.
مادة 62
تتم جميع المدفوعات بموجب صكوك على المصارف، ومع ذلك يجوز للجنة الشعبية أو أمينها تحديد المدفوعات التي يتم إجراؤها نقدا طبقاً للتشريعات النافذة.
مادة 63
تعتبر دفاتر الصكوك في استلامها و حفظها واستعمالها ضمن عهدة الصراف وتخضع للرقابة و الجرد الدوري والمفاجئ.
مادة 64
يجب تحرير الصكوك حسب تسلسل أرقامها ودفاترها بكل دقة وذلك بناء على مستندات صرف مؤيدة للاستحقاق ومستكملة الإجراءات قبل توقيعها من المخولين بذلك وفقاً للتحديد الذي يصدر في إطار الصلاحيات المعتمدة، على أن يتم مراعاة الضوابط الآتية: –
- تحرير التاريخ الفعلي لإصداره.
- تحرير الاسم بالكامل للمستفيد·
- تحرير المبلغ بالأرقام والحروف دون ترك مسافات فيما بينها، وتحرير نفس البيانات وكذلك الرقم المسلسل بقيمة الدفع الصادر بموجبها على كعب الصك الذي يظل بدفتر الصكوك.
مادة 65
لا يجوز تصحيح الصكوك بعد إصدارها إلا في حالة وجود خطأ مادي في اسم المستفيد بالمبلغ أو اختلاف بين الأرقام والحروف أو تمديدا لتاريخه بعد انقضاء ستة أشهر من إصداره مع إيضاح سبب عدم صرفه خلالها.ويراعى التحقق من صحة الإجراء قبل التوقيع بالتصحيح من المخول قانونا بذلك حيث يعتبر توقيعه إقراراً بذلك.
وفي جميع الأحوال لا يجوز تغيير اسم المستفيد على الصك بعد إصداره.
مادة 66
لا يجوز التوقيع على الصك ما لم يتم تحريره ويكون مصحوبا بمستندات الصرف المتعلقة وبعد استيفائها للإجراء المالي والمراجعة والاعتماد وبعد التحقق من إدراج رقم الصك على مستندات الصرف مع التوقيع على كعب الصك بما يفيد أن الصك قد صدر بمعرفة الموقع.
مادة 67
تحال حافظة في نهاية كل يوم عمل إلى المصرف من أحد المخولين على التوقيع بعدد الصكوك الصادرة خلال اليوم، وفقا لمبالغها وأرقامها واسم المستفيد لاستخدامها فى مراقبة الصكوك عند صرفها.
وإذا استدعى الأمر إيقاف أحد الصكوك الصادرة الذي فقده صاحبه أو لأي سبب يجب إبلاغ المصرف هاتفيا مع تعزيز ذلك برسالة في اليوم نفسه.
ويجوز إصدار صك بدلا للفاقد إذا ثبت عدم صرف قيمته حتى تاريخ إبلاغ المصرف بواقعة فقده، وبشرط أن يقدم المستفيد ضمانا شخصيا يقبله الأمين أو مدير الفرع أو الجهة من المسئول عن فقده، وذلك دون الإخلال بالجزاءات المقررة إذا تم ذلك من الموظف المسئول عن تسليمه قبل وصوله إلى المستفيد.
مادة 68
لا يتم دفع التزامات الهيئة المستحقة خارج الجماهيرية العظمى بناء على التزام مبرم أو شرط تعاقدي إلا عن طريق اللجنة الشعبية مع مراعاة اللوائح الخاصة بالتحويل عند إبرام الالتزام وإجراء التحويل.
مادة 69
يتم إعداد كشوف الصرف للمنافع النقدية والمصروفات المباشرة عن المنافع العينية والمرتبات والمكافآت وغيرها من الالتزامات الدورية المستحقة شهريا في موعد أقصاه الحادي والعشرين من كل شهر، تحال للجهات المكلفة بالصرف وفقا لطريقة الصرف التي تحددها التعليمات التفصيلية التي تصدرها الهيئة.
مادة 70
في أحوال الصرف النقدي للمنافع والالتزامات الشهرية للهيئة يقوم الصرافون بتوريد ما لم يصرف منها خلال مهلة العشرة أيام التالية أو نهاية الشهر أيهما أكثر بموجب كشوف تفصيلية يتم مراجعتها بقيمة صافي المستحق، وذلك من أصل يرفق بإيصال التوريد وصورة تحال لجهة المراجعة الداخلية وصورة للجهة القائمة بإجراءات الصرف، وتقيد المبالغ التى لم تصرف وتم توريدها في حساب تفصيلي للأمانات، كما يتم في الأحوال المعتمدة للصرف النقدي للمنافع اتباع نظام العهد المؤقتة التي تسوى في نهاية کل شهر.
ولا يجوز أن يحتفظ الصرافون بالأمانات دون توريدها في المهلة الموضحة حيث يتم صرفها من الخزينة مباشرة وفقا لقسيمة دفع عن كل حالة على حده.
مادة 71
لا تصرف المبالغ المقيدة بحساب الأمانات إلا بموجب طلب يتقدم به المستفيد أو وكيله، مستوفيا لشروط الصرف مع التأكد من توريدها لحساب الأمانات وفقا للضوابط المقررة.
مادة 72
يتم قبول التأمينات والضمانات المستحقة على الغير تنفيذاً لحكم قضائي أو بناء على التزام تعاقدي بموجب السداد النقدي أو بموجب صك يكون مصدقا عليه أو خطاب ضمان مسجل لدى مصلحة الضرائب يكون على أحد المصارف الوطنية العاملة وغير معلق على شرط، ويجوز خصم التأمين أو الضمان من مستحقات حالة السداد.
ويتم قيد التأمينات والضمانات المحصلة في حساب مستقل، كما يتم مسك سجل نظامي بخطابات الضمان بقسم الحسابات يحقق أهداف الرقابة عليها وضمان سريانها طيلة استمرار الالتزام الذي تغطيه.
مادة 73
تحفظ خطابات الضمان في خزنة حديدية تتوافر لها شروط السلامة الكافية للمحافظة على موجوداتها وتكون في عهدة الصراف
مادة 74
يحتفظ بالتأمين أو خطاب الضمان ساري المفعول، ويراعى ألا يتم سداد التأمينات أو الضمانات أو رد خطابات الضمان إلا بإخطار من ذوي الاختصاص بالإدارة المكلفة بالإشراف على تنفيذ الالتزام أو القائمة بمتابعته وعلى ألا تكون الموافقة معلقة على شرط.ويراعى عند رد التأمينات أو الضمانات النقدية أن يتقدم صاحب التأمين أو الضمان أو خطاب الضمان إلى الجهة المكلفة بالمتابعة أو الإشراف على تنفيذ الالتزام بطلب مرفقا بأصل إيصال التوريد، ويجب أن يؤيد الموظف المختص بمسك حسابات الضمانات والتأمينات ذلك كتابة على مستندات الصرف بعدم سبق السداد.
ويجوز الصرف في حالة فقد الإيصال الخاص بالتأمين أو الضمان وفقاً لتعهد من المعني بذلك وإقرار الموظف المختص بمسك الحسابات بعدم سبق السداد، وعلى أن يتم اعتماد هذا الإجراء من الأمين أو مدراء الفروع أو مدراء الجهات التابعة للهيئة كل في نطاق اختصاصه.
مادة 75
يتم بقرار من الأمين وبناء على عرض من الجهة المعنية ووفقا للضوابط التي تضعها اللجنة الشعبية تحديد مبلغ العهدة المستديمة التي تودع بخزائن الهيئة زيادتها وفقا للأعباء النقدية الشهرية المتوقعة للصرف على المنافع ومواجهة المدفوعات المقررة الأخرى.
ويجوز بموافقة الأمين أو مدراء الفروع أو مدراء الجهات التابعة للهيئة كل في نطاق اختصاصه تخصيص عهدة مستديمة للمصروفات النثرية العاجلة يتم الصرف منها في حدود المصروفات المعتمدة، على أن يراعى تحديد تعليمات الصرف وحدود المصروفات في المدة الواحدة وكيفية تسويتها.
مادة 76
يجوز كلما دعت الحاجة ووفقا لما يقرره الأمين أو مدراء الفروع أو مدراء الجهات التابعة للهيئة – تخصيص عهدة مؤقتة لمواجهة مصروف نقدي معين ليست له صفة الدورية ومقرر بالميزانية كالتزام على الهيئة وذلك وفقا الشروط الصرف المحددة، مع وضع حدود للدفعات التي يمكن صرفها.أن ويجب تتم تسوية العهدة المؤقتة – بموجب كشف أو كشوف يتم اعتمادها من الجهة التي قررت صرفها – فور انتهاء الغرض المخصصة له، أو ثلاثة أشهر، أو نهاية السنة المالية أيهما أقل.
مادة 77
يجوز تقرير نظام للسلف الشخصية والمقسطة للعاملين بالهيئة بقرار تصدره اللجنة الشعبية يتضمن الأسس والضوابط المنظمة لذلك على أن تسوى خلال سنة من تاريخ صرفها.
مادة 78
على جميع الفروع والمراكز ودور الرعاية وغيرها من الجهات التابعة للهيئة موافاة الهيئة بالبيانات والمستندات اللازمة للتحقق من الرقابة على أموالها ولأمين الهيئة إصدار التعليمات الاجرائية والتنفيذية في هذا الخصوص.
الفصل الرابع السجلات المحاسبية
مادة 79
يقوم النظام المحاسبي للهيئة، على الأسس التالية: –
- تنظيم المعاملات المالية وتحديد الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال الهيئة.
- توضيح المركز المالي الحقيقي للهيئة طبقا للمعايير المحاسبية المتعارف عليها باستخدام نظام المحاسبة المالية، وفقا لمبدأ الاستحقاق المعدل مع المحافظة على استخدام نظام المراقبة عن طريق الموازنات التقديرية.
- تنظيم قواعد الصرف والتحصيل وتحديد الصلاحيات المالية بمراعاة نصوص وأحكام هذه اللائحة
- تحديد الدورة المستندية والربط بينها بما يؤدي إلى تسيير أعمال الهيئة وتحقيق رقابة داخلية فاعلة عليها.
- وضع الدليل المحاسبي وجود نظام للتقارير المالية الدورية على كافة أنشطة الهيئة المختلفة.
على أن يراعى عند وضع النظام المحاسبي للهيئة التشريعات المتعلقة بهذا الشأن والمعايير المحاسبية المتعارف عليها، وأن يتم عند وضعه مراعاة البساطة،والشفافية والقدرة على توفير كافة البيانات التفصيلية وكيفية الربط بينها.
مادة 80
يتم مسك السجلات الآتية: –
- سجل يومية الخزينة والمصرف: –
ويتم مسكه كمقبوضات ومدفوعات مع تحليل المقبوضات إلى خانتين تحليليتين إحداهما خاصة بالإيرادات الواجب توريدها يوميا لحساب الإيرادات بالمصرف والخانة الأخرى خاصة بموارد الخزينة المعتمدة للصرف منها وفقا للبنود المقررة بالميزانية.
ويراعى كتابة البيانات الكافية بالسجل مثل التاريخ والرقم المسلسل للمستندات والبيان اللازم أمام كل رقم يدرج في السجل عن التوريد أو
الصرف وذلك وفقاً للقواعد المحاسبية.
- سجل أستاذ الاشتراكات: –
ويتم تقسيمه إلى حسابات تحليلية وفقا لفئات العاملين بالأجهزة العامة ولحساب أنفسهم والشركاء في الإنتاج والشركات المساهمة والشركات الأجنبية واشتراك تمويل المعاش الأساسي الذي يتم تحصيله والمساهمات الأخرى.
- سجل أستاذ مصروفات المنافع النقدية والعينية: –
ويتم تقسيمه على أنواع المنافع في حسابات مستقلة بما يخصها وفقا للاعتمادات والتبويب المدرج بالميزانية المعتمدة وحسب التحليل الوارد بها.وتعتبر أصول قسائم الدفع والمستندات المعتمدة للقيد وفقا لتسلسلها مصدرا للقيد بهذا السجل.
- سجل أستاذ المتنوعات:
ويتم به القيد من واقع قسائم الدفع والقيود اليومية حيث يشمل القيود الخاصة بحسابات المشاريع تحت التنفيذ و الحسابات المدينة والدائنة تحت التسوية وحسابات الودائع المستثمرة والحسابات الأخرى خارج الميزانية وأية حسابات متنوعة أخرى.
- سجل مراقبة المخازن:
ويتم به القيد من واقع البيانات المالية عن المخازن الرئيسية الممولة من الهيئة حيث تعد بيانات المنصرف بين المخازن المذكورة، أو للاستعمال بوحدات العمل شهريا ويتم إدراج الرصيد الافتتاحي وفقا لتقييم الجرد السنوي والوارد وفقا لقوائم الشراء مع إجراء التسوية مع المنصرف الشهري السابق للوصول إلى الرصيد الدفتري للمخازن.
- سجل الأستاذ العام: –
هو سجل المراقبة للمجموعة الدفترية بحسابات الهيئة حيث يقيد فيه من واقع موازين المراجعة الخاصة بكل سجل بموجب قيد يومية.
- السجلات التحليلية: –
هي سجلات تتحدد وفقا لاحتياجات الرقابة على موارد الهيئة وتحصيلها في موعدها المقرر والتزامها وضرورة وفاء المجموعة الدفترية بكافة البيانات لإدارة الهيئة ووضوح مركزها المالي.
- السجلات النظامية: –
- أ- سجل الأصول الثابتة:
وتحصر فيه ممتلكات الهيئة التي آلت إليها أو ما يستجد منها من عقارات وأراض وما في حكمها، ويراعى إثبات البيانات الكاملة عن كل أصل والخاصة بملكيته وكذلك القيمة والإضافة والاستهلاك والصيانة وما تتطلبه متابعة الأصل كأحد أملاك الهيئة.
- ب- سجل متابعة خطابات الضمان: –
يستخدم لحصر خطابات الضمان والرقابة على استمرارها والاحتفاظ بها وفقا للغرض الذي تغطيه عن حقوق الهيئة وتمديد صلاحيتها قبل انتهاء مدتها بوقت كاف.
- أية سجلات أخرى تتطلبها احتياجات إدارة أموال الهيئة وإعداد الخطط الخاصة بها ومتابعتها.
مادة 81
تصدر بقرار من الأمين القواعد الخاصة بالتزام الهيئة أو فروعها أو الجهات التابعة لها في مسك عدد السجلات التي تغطي حجم المهام المكلف بها كل منها عن إدارة أمواله وبما لا يخل بالضوابط الحسابية لأموال الهيئة واستخراج مركزها المالي في أي وقت.
مادة 82
يجوز تعديل المجموعة الدفترية أو النظام المحاسبى للهيئة وفقا لدراسة مالية يتم إقرارها من الأمين.
مادة 83
يصدر مدير الشئون الإدارية والمالية للهيئة التعليمات الخاصة بمسك السجلات والقيد فيها.
مادة 84
ترقم صفحات السجلات المالية والتحليلية النظامية بأرقام مسلسلة ومختومة بختم الهيئة فى الحدود التي تضمن عدم العبث بها.
مادة 85
يتم القيد بالسجلات بالحبر دون غيره، مع مراعاة القيد وفقا للترتيب التاريخي من واقع أصول المستندات المعتمدة للقيد وحسب الأصول المحاسبية والقانونية في مسك الدفاتر.
مادة 86
يجب العناية بالسجلات ومستندات القيد والمحافظة عليها من التلف والسرقة أو التزوير، وغير ذلك مع الالتزام بالمدد الواردة قانونا في هذا الخصوص.
مادة 87
تتبع في شأن العقود التي تبرمها الهيئة ذات الأحكام الواردة بلائحة العقود الإدارية الصادرة بقرار اللجنة الشعبية العامة رقم 263 لسنة 1430 ميلادية.
الفصل الخامس المخازن والمشتريات
مادة 88
تشكل بقرار من اللجنة الشعبية لجنة للعطاءات برئاسة موظف لا تقل درجته عن الثانية عشرة، وعضوية عدد من الأعضاء لا يقل عددهم عن أربعة ممن لا تقل درجتهم الوظيفية عن الدرجة العاشرة، على أن يكون من بينهم عضوان أحدهما قانوني والآخر مالي، ويحدد قرار التشكيل أسلوب عمل اللجنة واختصاصاتها
مادة 89
تحفظ بمخازن الهيئة المخزونات والمعدات اللازمة لتحقيق أغراضها، وتتم عمليات الحفظ وفقا للقواعد والأسس المنصوص عليها في التشريعات النافذة وبما يتلاءم وطبيعة المخزون وبما يضمن وقايته وحمايته من التلف والضياع والسرقة.
ولا يجوز حفظ أي مخزون غير مملوك للهيئة إلا بإذن من الأمين وبشرط تحديد الحد الأدنى والأقصى للمخزون وكيفية إعادة الطلب للأصناف المختلفة.
مادة 90
تحدد الدورة المستندية للمخازن ونماذج ومحاضر استلام وصرف الأصناف وكل ما يتعلق بها بقرار من الأمين بناء على عرض من الإدارة المختصة.ويراعى عند صرف المواد من المخازن اتباع طريقة الوارد أولا يصرف أولا ولا يجوز في جميع الأحوال صرف أية مواد من المخازن لأية جهة أخرى إلا بإذن مسبق من الأمين يبين فيه نوع الصنف والكمية وغيرها من البيانات الأخرى الواجب توافرها.
مادة 91
يضع الأمين القواعد المنظمة للتفتيش على المخازن بما يتلاءم مع ظروف وطبيعة عمل الهيئة، ويتعين على أمناء المخازن إخطار مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية – كتابيا – عن رصيد المخزون من كل صنف شهريا، كما يجب إخطاره عن كل صنف قرب نفاده، على أن يكون ذلك في متسع من الوقت لكي يتم توفير الكميات المطلوبة في حينها.
مادة 92
أمناء المخازن مسؤولون مسئولية شخصية عن الأصناف والمخزون الذي في عهدتهم، وعليهم التحقق من أنواع الأصناف الموردة والمنصرفة و إثباتها في الدفاتر والسجلات المقررة قانونا أولا بأول ومطابقة الوارد والصادر كما هو مدون بالأوامر الصادرة بالخصوص، والمحافظة على محتويات المخازن والمخزون بالشكل الذي يضمن سلامتها وعدم العبث بمحتوياتها.
مادة 93
يشكل الأمين قبل شهر من نهاية كل سنة مالية لجنة أو أكثر للقيام بأعمال الجرد السنوي لموجودات الهيئة، وتشمل أعمال الجرد مايلي:
- أ- الأصول من سيارات وآلات وأثاث وغيرها.
- ب- السلف المستديمة والمؤقتة التي يتم صرفها.
- ج- الخزائن.
- د- المخازن.
- ه- الورش.
- و- حسابات المصارف بجميع أنواعها.
- ز- التزامات الهيئة الدائنة والمدينة.
كما تقوم اللجنة أو اللجان بمطابقة الأرصدة الدفترية لجميع الأصول والمواد من واقع البطاقات وأرصدة الجرد الفعلي وإعداد كشوفات التسوية اللازمة.ويتم تسجيل نتائج الجرد السنوي في الكشوفات والنماذج المعدة لهذا الغرض، على أن تقدم اللجنة نتائج أعمالها إلى الأمين متضمنة الملاحظات والتوصيات الخاصة بأصول الهيئة الثابتة والمنقولة، وتحال صورة من الجرد إلى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية الذي يتولى إعداد تقرير شامل بنتائج الجرد السنوي للهيئة وفروعها ومكاتبها يقدمه إلى الأمين الذي يتولى بدوره عرضه على اللجنة الشعبية.
مادة 94
يتحمل أمين المخزن أي عجز تظهره كشوفات الجرد بالمخزن المسئول عنه، وتسوى قيمة العجز على حسابه بعد استبعاد ما يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد.ولا يعتد في تسوية العجز بأية زيادة تظهرها كشوفات الجرد في أي صنف آخر إلا إذا كانت هذه الزيادة مساوية لقيمة العجز في صنف بديل يحتمل الخلط بينه وبين الصنف الآخر الذي ظهر به العجز.ففي هذه الحالة تتم التسوية بين الزيادة والعجز.ويراعى بالنسبة للأصناف المفقودة أو التالفة إعداد محضر بذلك من قبل المسئول عن المخازن إذا كانت قيمة هذه الأصناف لا تزيد على 50 خمسين دينارا، وتتم تسوية القيمة بتحميلها على حساب أمين المخزن المختص كسلفة شخصية تخصم من مرتبه أو يتم دفعها في حينها حسب الأحوال ولا يحول ذلك دون مساءلته تأديبيا إذا كان هناك مقتضى.
مادة 95
يحفظ كل صنف من الأصناف بالمخازن بطريقة تلائم طبيعته، مع الفصل بين كل صنف وآخر على نحو مقبول، ويخصص مكان لحفظ الأصناف الخطيرة في أماكن معدة لحفظها تتفق وطبيعة المخزون، وتستخدم لحفظ الأصناف بقدر الإمكان أرفف وخانات مقسمة تقسيما تتفق وطبيعة المخزون، وتوضع على كل رف أو خانة بطاقة يبين بها اسم الصنف ورقمه والكمية الموجودة منه، على أن يسئل أمين المخزن المختص عن الفساد أو التلف الذي يصيب الأصناف الموجودة بالمخزن ما لم يخطر رئيسه المباشر كتابة في الوقت المناسب عما يخشى فساده أو تلفه في وقت كاف.
مادة 96
تقسم الأصناف وفقا لطبيعتها كما يلى: –
- الأصناف المستديمة والمعمرة التي تنفذ بالاستعمال كالأثاث والمعدات.
- الأصناف الاستهلاكية التي تنفذ بالاستعمال كالزيوت والوقود والقرطاسية.
- الأصناف الخردة وهي التي تقرر لجنة الفحص عدم صلاحيتها للاستعمال كالسيارات الخردة والملابس القديمة.
وتعد قوائم بالأصناف المستديمة والاستهلاكية على أن تكون مرتبة حسب حروفها الأبجدية، ويعطى رقم تسلسل لكل منها يعرف برقم الصنف.
مادة 97
يحظر على أمين المخزن أن يكلف غيره من الموظفين في إجراء أي عمل من الأعمال التي يختص بإجرائها قبل الحصول على موافقة كتابية من المدير المختص، ولاتعفي هذه الموافقة أمين المخزن من المسئولية عما في عهدته.
ويعتبر أمناء المخازن مسئولين مسئولية شخصية عن مفاتيح المخازن، ويجب عليهم فتحها وإغلاقها بأنفسهم ولا يجوز لهم أن يعهدوا بذلك إلى غيرهم، وتحفظ النسخة الإضافية من المفاتيح داخل خزانة ذات واجهة محكمة الإقفال ولا تستعمل هذه النسخة الإضافية إلا في حالة وقوع حادث مفاجئ يهدد سلامة المخزون في غير أوقات العمل الرسمية أو في حالة فقد أو كسر المفتاح الأصلي، وفي حالة فقد أو كسر مفتاح المخزن يحرر محضر بذلك ويتم استبدال القفل والمفاتيح القديمة بقفل ومفاتيح جديدة، ولا يسمح بأي حال من الأحوال العمل بمفتاح بدل المفقود أو المكسور، ويتحمل أمين المخزن تكاليف تغيير القفل والمفاتيح كما يكون مسؤولا عن أي فقد لما في عهدته، ما لم يثبت أن فقد المفتاح الأصلي أو كسره كان خارجا عن إرادته، وذلك كله مع عدم الإخلال بمساءلتة تأديبيا إذا كان لذلك مقتضى.
مادة 98
يتولى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية عند نقل أحد أمناء المخازن أو غيابه ندب من يحل محله ويتم تسليمه العهدة بمحضر تسليم واستلام بحضور موظف ثالث، ويوقع المحضر المستلم ومن قام بالتسليم والموظف الثالث، وفي حالة وفاة أمين المخزن أو انقطاعه عن العمل تشكل لجنة لجرد المخزن ويحتفظ أثناء الجرد بالمفاتيح لدى لجنة الجرد، ويعهد إلى أحد مساعدي أمين المخزن بالإشراف على استلام وصرف الأصناف من المخزن تحت إشراف لجنة الجرد، وذلك حتى انتهاء الجرد وتسليم المخزن إلى أمينه الجديد.
مادة 99
على أمين المخزن أن يحتفظ ببطاقات حركة المخزن يبين فيها مقدار الوارد والمنصرف والرصيد المتبقي من كل صنف، وعليه أن يجري عملية القيود اللازمة من واقع قوائم الحساب أو قوائم الاستلام أو أذونات الصرف من المخازن يوما بيوم، وبمجرد إتمام هذه الإجراءات يستدل من البطاقات في أي وقت على حركة كل صنف ورصيده وفقاً للتعليمات الصادرة على أن يراعى عند استلام المواد بالمخازن أن تكون مطابقة للكميات والمواصفات المحددة بأوامر الشراء أو العقود المبرمة وأنها بحالة جيدة، بحيث لا تقبل أية أصناف بالمخازن ما لم تكن مرفقة بالمستندات الدالة على سبب إدخالها كما هو الحال الأصناف الجديدة، فإذا وردت أصناف بدون مستندات وتبين أنه في سبق الأمر بتوريدها جاز إدخالها بصفة مؤقتة، على أن تحفظ على حده ويصدر أمين المخزن شهادة إدارية يثبت فيها البيانات المتعلقة بهذه الأصناف وتحفظ هذه الشهادة بعد ترقيمها في ملف خاص إلى حين ورود المستندات الخاصة بها، ويحرر بالأصناف الواردة إلى المخازن إذن استلام يسجل فيه بيان الأصناف الواردة وجهة التوريد وسببه وترقم أذونات الاستلام ترقيما متسلسلا يبدأ من بداية السنة المالية، ويسلم الأصل للمورد وترفق الصورة الثانية مع مستندات الأصناف الواردة وتبقى الصورة الثالثة بدفتر الأذونات.
مادة 100
يتولى أمين المخزن معاينة الأصناف الواردة مع الاستعانة بخبرة مندوب عن الإدارة المختصة إذا كانت الأصناف ذات طابع فني خاص، ويحرر محضراً يبين فيه الإجراءات التي إتخذت لمعاينة الأصناف الواردة ويحال المحضر إلى المدير المختص متضمنا التوصية بالاستلام أو الرفض، وعند استلام الأصناف تتم مراجعتها بالتفصيل على المستند المعد لذلك تذكر فيه الكمية أو الوزن أو القياس، ويوقع أمين المخزن على المستند بما يفيد أن الأصناف وردت صحيحة وسلمت بالمخازن، وتحال المستندات إلى الموظف المختص مع مسك بطاقة كة المخزن ليقيد أولا بأول الأصناف المسلمة ضمن الوارد مع إضافتها الى حر الرصيد، ويتم حفظ صورة لديه من المستند وإذن الاستلام فى ملف خاص كمستند للقيد بعد التأشير عليها ببطاقات حركة المخزن التي سجلت عليها الأصناف.
مادة 101
إذا تبين عند استلام الأصناف الموردة بصفة مؤقتة أو عند إجراء معاينتها وجود تلف أو نقص أو تفاوت بين الكميات والمقادير الثابتة في المستند وبين ما سلم منها فعلا يتم إثبات ذلك في محضر يوقعه أمين المخزن ومندوب المورد أو الناقل أو في محضر المعاينة بحسب الأحوال وفي حالة الاختلاف في الرأي بين المسلم وأمين المخزن يحال الأمر إلى المدير المختص للفصل فيه، وتوضع الأصناف التالفة على حدة تحت طلب المورد أو الناقل وتقيد في سجل خاص لذلك ويخطر المورد أو الناقل بالنقص أو التلف أو التفاوت إذا كان التوريد محليا وتستنزل قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة من المستند المصاحب ولا يصرف للمورد إلا قيمة الأصناف التي اعتمد استلامها، وأما إذا كان التوريد من خارج الجماهيرية العظمى فتخطر بذلك شركة التأمين المختصة أو الناقل حسب الأحوال، وتقيد قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة دينا على حساب الشركة أو الناقل إلى حين التصرف نهائيا في قيمة التلف أو النقص على أن تتبع فيما يتعلق بتوريد المواد الغذائية وما شابهها إجراءات الفحص المقررة في هذه اللائحة و تتولاها لجنة تشكل بقرار من الأمين من بين موظفي الهيئة.
مادة 102
الأصناف التي تقدم كهبة ولا تكون مقيدة بأي شرط يجوز قبولها بموافقة الأمين ويحرر بها كشف تبين به القيمة المقررة لها معتمدة من المدير المختص وتورد هذه الأصناف إلى المخازن، ويسري عليها ما يسري على الأصناف الجديدة من إجراءات على أن يدرج أمامها ملاحظة بأنها بدون مقابل، مع بيان الثمن المقدر لها في هذه الحالة.
مادة 103
عند طلب أصناف معتمدة بعضها أصناف معمرة والبعض الآخر استهلاكى أو بعضها جديد والبعض الآخر مستعمل، يجب أن يعد كل طلب بشكل مستقل، فإذا كان الطلب خاصا بأصناف يراد الحصول عليها بدل أصناف أخرى سبق صرفها وتبين عدم صلاحيتها، يجب أن ترفق بالطلب صورة من طلب إعادة أصناف للمخزن مدرج بها البيانات الخاصة بالأصناف المعادة.ويتم إجراء القيد في بطاقة المخزن من واقع ذلك الطلب.
مادة 104
يتولى أمين المخزن إعداد إذن الصرف بناء على طلب صرف المقدمة من الجهة الطالبة في حدود ما هو متوفر لديه من أصناف، ويجب مراعاة الدقة والوضوح في كتابة الإذن ويحتفظ بصورة منه بدفتر الأذونات الذي يستخرج منها وترسل صورة أخرى بعد التنفيذ إلى الموظف المعهود إليه ببطاقات الحركة لاستنزال المقدار المصروف من العهدة ورصد حساب الصنف.
مادة 105
تقيد الأصناف المعمرة عند صرفها من المخزن عهدة على الجهة التي تستلمها، وتسلم الأصناف المشار إليها إلى الجهة الطالبة مقابل الإقرار بالاستلام وتعهد باستعمالها فى الأغراض المخصصة لها، أما إذا كان صرف الأصناف المذكورة لموظف بقصد الاستعانة بها في أداء عمله الرسمي فيجب تحرير استمارة صرف كعهدة شخصية بذمته تتضمن ذات البيانات الواردة في طلب الصرف على أن يوقع عليها بالاستلام من الموظف المعهود إليه بتلك الأصناف.
وعلى أمين المخزن أن يبعث للجهة التي صرفت إليها الأصناف المعمرة مرة كل ستة أشهر على الأقل بطلب للحصول على تأكيد الجهة ببقاء الأصناف في عهدتها وأن الحاجة إليها مازالت قائمة، وتظل الأصناف المعمرة مقيدة عهدة على الجهة التي تسلمتها إلى أن تعاد إلى المخزن، ولا يجوز صرف معدات أو آلات أو مواد من المخزن إلى جهات أخرى، إلا بعد موافقة كتابية من الأمين أو من يكلفه بذلك.
مادة 106
تصرف الأصناف المعارة بناء على طلب صرف يحدد فيه تاريخ إعارة تلك الأصناف ويوقع عليه من الجهة المستعيرة، على أن يؤشر على الطلب بالمداد الأحمر أصناف مصروفة على سبيل الإعارة وتسجل الأصناف المعارة على بطاقة حركة المخزن تحت خانة المصروفات، وتدون ملاحظة تفيد بأنها معارة وتحفظ المستندات في ملف خاص، ويتم عند إعادة الأصناف فحصها فحصا جيدا بمعرفة أمين المخزن ومن يرى الاستعانة به في هذا الشأن للتحقق من عدم إساءة استعمالها، فإذا ثبت أن الأصناف المذكورة أصبحت غير صالحة بسبب سوء استعمالها تتحمل الجهة المستعيرة قيمة الضرر الذي لحق بها.
مادة 107
تعاد الأصناف الآتية إلى المخزن:
- العهد الشخصية بعد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
- الأصناف المعمرة التي لم تعد صالحة للاستعمال·
- الأصناف المعارة بعد انتهاء الإعارة.
- الأصناف التي صرفت بطريق الخطأ أو الزيادة أو التي لا تكون مطابقة للمطلوب، وعند إعادة الأصناف للمخزن يحرر طلب إعادة الأصناف، تبين فيه تفاصيل الأصناف وأسباب إعادتها للمخزن مع إعطاء البيانات التي تبين تاريخ صرفها ومستند الصرف أو فيما يخص إعادة الأصناف المعمرة للمخزن بسبب عدم صلاحيتها للاستعمال في الأغراض التي صرفت من أجلها، يجب معاينتها للتثبيت من أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال وأن ذلك لا يرجع للإهمال أو التلف المتعمد ولا يجوز لأمناء المخازن قبول إعادة أي صنف إلى المخازن بصفة نهائية، إلا بعد معاينته بمعرفة المختصين وإلا كانوا مسئولين عن الأضرار التي تحدث بسبب ذلك، على أنه يجوز لهم قبول الأصناف المعادة بصفة مبدئية إلى حين فحصها واستلامها نهائياً.
مادة 108
فيما عدا حالات الضرورة والاستعجال لا يجوز صرف بديل للصنف المعاد إلا بعد موافقة المدير المختص.
مادة 109
تعتبر الأصناف غير القابلة للاستعمال أو الاستفادة في أي غرض عام من الأصناف الخردة ويجوز لأمين المخزن أن يوصي بالتصرف فيها ويكون التصرف في الأصناف الخردة بالبيع أو الإعدام عن طريق لجنة يصدر بتشكيلها واعتماد توصياتها قرار من الأمين.
مادة 110
يعتبر الأثاث والتجهيزات والمعدات والمكاتب والسيارات والآليات والأجهزة وغيرها من أصول الهيئة عهدة في ذمة الموظفين المسلمة إليهم لاستخدامها في أغراض العمل اليومي بالهيئة، ويتم تسليمها وفقاً لقائمة جرد أرقام وأوصاف البنود وتواريخ تسليمها وأسماء مستلميها، وتوضع في مكان بارز وتحفظ نسخة منها لدى إدارة الشئون الإدارية والمالية.
الفصل السادس الحسابات الختامية والميزانية العمومية
مادة 111
تتم أعمال جرد وتحديد قيمة موجودات المخازن الرئيسة الممولة من الهيئة والتسويات الخاصة بها وفقاً لأرصدتها في نهاية السنة المالية حسب أسعار الشراء، وذلك فى موعد غايته نهاية شهر النوار من السنة التالية.
مادة 112
يتم إعداد موازين مراجعة فروع الهيئة أو الجهات التابعة لها وموافاة الإدارة العامة بها شهرياً، على أن يراعى إجراء قيود التسوية الخاصة ب إقفال حسابات السنة المالية، وأية بيانات تصدر بشأنها تعليمات خاصة بالميزانية العمومية في موعد غايته نهاية شهر النوار من السنة التالية.
مادة 113
تتولى إدارة الشئون الإدارية والمالية إعداد الحسابات الختامية للهيئة وفروعها أو الجهات التابعة لها في صورة حسابات للمصروفات والإيرادات مع مراعاة تكوين احتياطيات طوارئ لها وفقاً لأحكام لائحة الاستثمار للهيئة وطبقاً لما ينتج من فائض فعلي للإيرادات عن المصروفات لكل منها، حيث يتم ترحيل فائض احتياطي الطوارئ سنوياً إلى الاحتياطي العام.وإذا ظهر عجز فعلي ناتج عن نقص الإيرادات عن المصروفات ولم تتوفر له الموارد الخاصة بسد العجز يتم تغطيته خصما من الاحتياطي العام لها أو إجراء التسوية اللازمة وذلك بشأن المنافع التي لا يتوفر لها الاحتياطي المذكور.
مادة 114
يتم في نهاية العام المالي عرض أية خسائر في ممتلكات الهيئة وديونها خلال العام بموجب مذكرة من قبل الأمين يتولى عرضها على اللجنة الشعبية لاعتماد تحميلها على الحسابات الختامية التي تخصها.
مادة 115
تؤول أرصدة الاحتياطيات الخاصة بالتضامن الاجتماعي السارية قبل صدور القانون رقم 20 لسنة 1428 ميلادية وتعديلاته إلى الاحتياطي العام للمنافع التي تمولها الهيئة، وذلك بقرار من اللجنة الشعبية وتسري في شأنها القواعد والأحكام الصادرة في لائحة الاستثمار.
مادة 116
يتولى الأمين في نهاية شهر النوار عرض الحسابات الختامية والميزانية العمومية للهيئة مرفقة بتقرير كامل عن المركز المالي على اللجنة الشعبية ومتابعة إجراءات اعتمادها وفقاً للإجراءات السارية.
مادة 117
يتم إرفاق الحسابات الختامية والميزانية العمومية بجميع الكشوف التحليلية الخاصة بالأرصدة المدرجة بها اللازمة لتوضيح المركز المالي للهيئة.
مادة 118
يتم توزيع أصول الميزانية لكل نوع من أنواع المنافع وفقاً لحالتها التي تكون عليها في اليوم الأخير من مدة المحاسبة كالآتي:
- أولاً: – نقدية سائلة.
- ثانياً: – أوعية استثمارية.
- ودائع لأجل.
- قروض.
- شركات مملوكة.
- حصص مساهمة في شركات.
- مساهمات في خطط جهات أخرى.
- أملاك عقارية مستثمرة.
- ثالثاً: – المدينون
مديونية حصص تمويل المنافع.
مديونية جهات أخرى.
- رابعاً: – المخزون.
- خامساً: – الأصول الثابتة.
- سادسا: – أرصدة مدينة أخرى.
مادة 119
يتم توزيع خصوم الميزانية كل نوع من أنواع المنافع وفقاً لحالتها التي تكون عليها في اليوم الأخير من مدة المحاسبة كالآتي
- أولاً: الاحتياطيات:
- الاحتياطي العام.
- إحتياطي الطوارئ.
- احتياطيات أخرى.
- ثانيا: المخصصات: –
- عن الأصول.
- عن الالتزامات المتوقعة.
- ثالثا: الدائنون.
- رابعاً: أرصدة دائنة.
الباب الرابع المراجعة الداخلية
مادة 120
يتولى مكتب المراجعة الداخلية للهيئة مسئولياته عن مباشرة مهام الرقابة الداخلية والمراجعة المستندية على أموال الهيئة كموارد ومدفوعات وموجودات واستثمارات، وفقاً لبرنامج سنوي من خلال تقارير المراجعة الدورية وفحص وتحليل دوري للنتائج والمراكز المالية.
مادة 121
يمارس مكتب المراجعة الداخلية اختصاصه كجهاز رقابي يتولى أداء مهامه في الرقابة والمراجعة المستمرة لنشاط الهيئة، ويختص برفع التقارير الدورية والاستثنائية عن النواحي المالية بالهيئة والفروع والجهات التابعة لها للأمين.
مادة 122
يتولى مكتب المراجعة الداخلية والوحدات التابعة له إعداد برنامج مراجعة يغطي مدة لا تقل عن ثلاثة أشهر ولا تتجاوز السنة المالية، ويشمل مهام الرقابة على أموال الهيئة أينما وجدت والإجراءات والنتائج والمراكز المالية، وإعداد التقارير بشأنها ووضع التوصيات اللازمة بالخصوص وبما يحقق الآتي:
- الرقابة على تحصيل أموال الهيئة كايرادات من مصادرها المتعددة في مواعيد استحقاقها.
- الرقابة على الصرف من أموال الهيئة والإجراءات المالية الخاصة بها بمراعاة القوانين واللوائح والقرارات والتعليمات السارية وصرفها في المنافع وتنفيذ وإدارة استثماراتها وفقاً للضوابط المالية الواردة بالتشريعات النافذة.
- الرقابة على أعمال الجرد السنوي والإشراف على مهام اللجان التي تشكل بالخصوص و جرد الخزائن والمخازن والعهد المالية المملوكة للهيئة والإشراف على تسلم العهد والمخازن.
- المراجعة المالية والمستندية للحسابات الختامية والمراكز المالية وما يتعلق بها من سجلات ودفاتر، وإعداد التقارير اللازمة بخصوص سلامتها ومدى مطابقتها وتصويرها للواقع وبيان مدى تأثيرها على المركز المالي للهيئة.
- الالتزام بتعليمات وملاحظات اللجنة الشعبية العامة لجهاز التفتيش والرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية.
مادة 123
يجوز التأمين على ممتلكات الهيئة وموجودات مخازنها، كما يجوز التأمين على خزائن الهيئة في الحدود التي تتناولها الحركة النقدية في كل خزينة.
مادة 124
تصدر اللجنة الشعبية بناء على عرض مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية القرارات المنظمة للتأمين على ممتلكات وموجودات المخازن وخزائن الهيئة، ضد الحريق والسرقة والاختلاس وخيانة الأمانة والمسئولية المدنية.
مادة 125
تتولى اللجنة الشعبية العامة لجهاز التفتيش والرقابة الشعبية فحص ومراجعة حسابات الهيئة، وفقا لأحكام القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية المشار إليه ولائحته التنفيذية وتعديلاتهما.
مادة 126
تسري أحكام قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن ولائحة العقود الإدارية الصادرة بقرار اللجنة الشعبية العامة رقم 263 لسنة 1430 ميلادية، على كل ما لم يرد بشأنه نص في هذه اللائحة.