قرار رقم 330 لسنة 1996 م بشأن اعتماد اللائحة المالية للهيئة العامة للطيران المدني

هذا المستند هو قرار صادر عن اللجنة الشعبية العامة في ليبيا، باعتماد اللائحة المالية المنظمة لعمل الهيئة العامة للطيران المدني. تتضمن اللائحة المرفقة الأحكام التفصيلية المتعلقة بالميزانية، إجراءات الصرف، الإيرادات، والمراقبة المالية، بهدف تنظيم الجوانب المالية والإدارية للهيئة وضمان الشفافية والالتزام بالقوانين.

اللجنة الشعبية العامة،

• بعد الاطلاع على قانون النظام المالي للدولة، وتعديلاته.
• وعلى القانون رقم 1 لسنة 1425 ميلادية بشأن نظام عمل المؤتمرات الشعبية واللجان الشعبية.
• وعلى القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية بإعادة تنظيم الرقابة الشعبية.
• وعلى لائحة الميزانية والحسابات والمخازن.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 813 لسنة 1423 ميلادية بإصدار لائحة العقود الإدارية.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 421 لسنة 1987 افرنجي بإنشاء الهيئة العامة للطيران المدني والأرصاد الجوية.
• وبناء على كتاب اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل رقم 48/4001/98 المؤرخ في 21/ 11/ 1424 ميلادية.

قررت

مادة 1

تعتمد اللائحة المالية للهيئة العامة للطيران المدني المرفقة بهذا القرار.

مادة 2

يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره، وينشر في الجريدة الرسمية.

اللائحة المالية للهيئة العامة للطيران المدني

الباب الأول: تعاريف

مادة 1

في تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالمصطلحات الآتية المعاني الواردة قرين كل منها: –

• الهيئة: الهيئة العامة للطيران المدني.
• لجنة الإدارة: لجنة إدارة الهيئة العامة للطيران المدني.
• أمين اللجنة: أمين لجنة إدارة الهيئة العامة للطيران المدني.

الباب الثاني: الميزانية

الفصل الأول: إعداد الميزانية

مادة 2

تكون للهيئة ميزانية مستقلة تعد قبل بداية السنة المالية وفي موعد أقصاه الحادي والثلاثون من شهر هانيبال من كل سنة طبقاً للقواعد والنظم المعمول بها في الهيئات والمؤسسات العامة.

وتشمل جميع الموارد المتوقع تحصيلها والمصروفات الجائز إنفاقها خلال السنة المالية.

مادة 3

تبدأ السنة المالية للهيئة مع بداية السنة المالية للدولة وتنتهي بانتهائها.

تتكون الموارد المالية للهيئة من: –

1. الأموال التي تخصص لها من الميزانية العامة للدولة.
2. الإيرادات الناتجة عن الأعمال والخدمات التي تؤديها للغير.
3. أية موارد أخرى يرخص لها بها.

مادة 4

يصدر أمين اللجنة تعليماته بإعداد الميزانية التقديرية وفقاً للمنشور السنوي الصادر عن أمين اللجنة الشعبية العامة للمالية بتحضير وإعداد الميزانية.

وعلى كل فرع وإدارة ومكتب أن يعد تقديرات مصروفاته وإيراداته خلال شهر من تاريخ استلامه تلك التعليمات.

مادة 5

مع مراعاة أحكام المادة السابقة يقوم كل فرع أو إدارة أو مكتب بتجميع تقديرات إيرادات ومصروفات ما يتبعه من أقسام ووحدات وعرضها في شكل تقديرات إجمالية للفرع أو الإدارة أو المكتب مع بيان الأسس التي بنيت عليها تلك التقديرات.

مادة 6

تحال التقديرات المذكورة في المادة السابقة إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بالهيئة لدراستها ومراجعتها واضعة في اعتبارها التوفيق بين الاحتياجات والموارد المالية – ومن ثم – يتم وضع البيانات والتقديرات في ميزانية تقديرية واحدة تحال إلى أمين اللجنة قبل بداية السنة المالية ليقوم بعرضها على لجنة الإدارة لدراستها ومناقشتها توطئة لاعتمادها.

مادة 7

توضع الميزانية التقديرية في أبواب وبنود يمكن معها إجراء مقارنة بين الأرقام المبينة فيها والأرقام الفعلية للمصروفات والإيرادات للسنة المالية الجارية وللسنتين السابقتين من واقع دليل الحسابات المعمول به في الهيئة.

مادة 8

تحال الميزانية التقديرية بعد إقرارها من لجنة الإدارة في موعد أقصاه الحادي والثلاثون من شهر هانيبال إلى اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل للاعتماد.

الفصل الثاني: تنفيذ الميزانية

مادة 9

إذا تأخر اعتماد مشروع الميزانية حتى بداية السنة المالية الجديدة يستمر العمل بنفس معدلات الإنفاق المعتمدة للسنة المالية السابقة ولا يخل ذلك بأحكام المادة 11 من هذه اللائحة.

مادة 10

عند اعتماد الميزانية يحيل أمين اللجنة إلى كل فرع أو إدارة أو مكتب بياناً بالمبالغ المعتمدة له في الميزانية ويرفق بالبيان مجموعة التعليمات والتوجيهات المتعلقة بالتنفيذ.

مادة 11

الاعتمادات المدرجة في الميزانية تخص السنة المالية الجارية، وتقيد الهيئة بالصرف في حدود الاعتمادات المدرجة بكل بند من بنود الميزانية ومع ذلك يجوز عند الاقتضاء في حدود الباب الواحد أن يؤذن بالتجاوز في اعتماد أحد البنود مقابل وفر مساو في بند أو أكثر داخل اعتمادات الباب ذاته، وتختص بالإذن بالتجاوز كل من:

1. لجنة الإدارة في حدود خمسين ألف دينار في المرة الواحدة وبما لا يزيد عن مئة ألف دينار خلال السنة المالية.
2. أمين اللجنة في حدود عشرة آلاف دينار للمرة الواحدة وبما لا يزيد عن خمسين ألف دينار خلال السنة المالية.

مادة 12

إذا طرأت أثناء السنة المالية ظروف تقتضي إنفاق مصروفات غير واردة بالميزانية جاز للجنة الإدارة أن تطلب من اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل اتخاذ الإجراءات اللازمة بفتح اعتماد إضافي لها من الجهة المختصة.

ويجب أن يتضمن الطلب الأسباب المبررة له والمورد المالي اللازم لتغطيته، ويجوز أن يكون هذا المورد وفراً محققاً في اعتمادات الهيئة أو وفراً في بعض أبواب المصروفات الأخرى بالميزانية أو زيادة في بعض أبواب الإيرادات بها.

مادة 13

للهيئة أن ترتبط بالتزامات مالية على ميزانيات سنوات مقبلة، وذلك بالنسبة للأعمال والمشروعات التي يمتد تنفيذها إلى أكثر من سنة مالية بشرط ألا تزيد قيمة الالتزامات أو العقود المرتبط بها عن جملة التكاليف المقررة لها في البرنامج الذي أقرته اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل.

مادة 14

تصدر لجنة الإدارة عند الاقتضاء تفويضات متضمنة كل أو بعض الاعتمادات التي تخصص للفروع والإدارات والمكاتب من الميزانية.

ويجوز للجنة الإدارة نقل بعض الاعتمادات الخاصة بفرع أو إدارة أو مكتب إلى فرع أو إدارة أو مكتب آخر حسب الحاجة، وذلك بناء على اقتراح من إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب، ويتعين إبلاغ الفروع والإدارات والمكاتب المعنية بهذا النقل.

مادة 15

على الفروع والإدارات والمكاتب أن تقدم كل ثلاثة أشهر إلى أمين اللجنة تقارير متابعة تفصيلية مبيناً بها مدى تنفيذ الميزانية في ضوء المستهدف بالصرف والمتبقي منها مع بيان أسباب التغييرات بين ما تحقق فعلاً وبين المعتمد في الميزانية ليتولى عرضها على اللجنة.

مادة 16

لا يجوز إبرام عقد أو اتخاذ إجراء يترتب عليه ارتباط مالي إلا بعد الحصول على إقرار كتابي من إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب واعتماد المراقب المالي لبيان الاعتماد الحائز الخصم منه وأن الاعتماد يكفي لمواجهة الالتزام.

ويجب الامتناع عن تقديم الإقرار إذا كان الارتباط من شأنه الإخلال بميزانية الهيئة على أي وجه كان.

الباب الثالث: إجراءات الصرف

الفصل الأول: أحكام عامة

مادة 17

تقوم الهيئة بالصرف على نشاطها في حدود المبالغ المقررة للإنفاق كما هو وارد بالميزانية المعتمدة.

مادة 18

تحدد لجنة الإدارة أسماء ووظائف المخولين بحق الصرف وحق توقيع أذون الصرف والصكوك وإلغائها وإيقافها وذلك في الحدود المالية التي تقررها.

مادة 19

يكون توقيع الصكوك من موظفين اثنين على الأقل على أن تبلغ المصارف المودع بها حسابات الهيئة بأسماء ووظائف ونماذج توقيعات المخولين.

مادة 20

تخضع المستندات قبل صرفها لمراجعة إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وتحدد قيمة المدفوعات التي يتعين مراجعتها قبل الصرف من المختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية.

مادة 21

تحتفظ الهيئة بأموالها في مصرف أو أكثر من المصارف العاملة بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمى، وتحدد لجنة الإدارة هذه المصارف وفروعها.

مادة 22

يجب الصرف من واقع المستندات الأصلية بعد استيفائها والتأكد من صحتها ومن عدم سابقة الصرف.

مادة 23

يجوز الصرف من الشيكات ويجوز بما لا يتجاوز مائتي دينار أن يكون الصرف نقدا في الحدود والأحوال التي يصدر بها قرار من لجنة الإدارة.

مادة 24

يبلغ مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب الفروع والإدارات والمكاتب بالتفويضات المالية التي تخصص لها لتتولى كل منها التنفيذ واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقا للصلاحيات المالية المقررة.

مادة 25

يجوز صرف عهد نقدية مؤقتة لبعض الموظفين للأغراض العاجلة المتعلقة بمصلحة العمل وذلك بقرار من أمين اللجنة على أن تسوى هذه العهد بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله وفي فترة لا تتجاوز ثلاثة أشهر.

مادة 26

يجوز صرف عهد نقدية مستديمة بقرار من لجنة الإدارة على أن يتضمن القرار تحديد قيمة العهدة وأوجه استعمالها وحدود وسلطات الصرف منها.

ويستعاض ما يصرف من هذه العهد كلما قاربت على النفاذ بموجب صكوك على أن يتم تسوية المنصرف منها في نهاية كل سنة مالية.

ولا يجوز إجراء مدفوعات من العهد النقدية المستديمة تزيد قيمتها في المرة الواحدة على مائتي دينار، وتحظر تجزئة العمليات بقصد إجازة صرف تجاوز الحد المذكور كما لا يجوز استخدام المبلغ في غير الأغراض المخصصة له.

مادة 27

يجب جرد جميع العهد والسلف الممنوحة عند نهاية كل سنة مالية من قبل لجان الجرد المشكلة وذلك لأغراض إعداد الميزانية والحسابات الختامية.

كما يجوز لأمين اللجنة أو من يفوضه أن يأمر بإجراء الجرد الدوري أو المفاجئ خلال السنة المالية.

مادة 28

على موظف الخزينة المختص أن يسلم الصكوك المسحوبة والمبالغ النقدية إلى المستفيد شخصيا المدرج اسمه بإذن الصرف بعد التحقق من شخصيته ويتم التحقق من ذلك بأية أداة قانونية للتعريف أو بتعرف الصراف على المستفيد شخصياً وتسجل بيانات شخصية المتقدم للصرف على الإذن ذاته.

وإذا كان المستفيد شخصا اعتباريا وجب تحديد مندوب عنه لاستلام المستحقات بموجب توكيل رسمي.

ويجب في جميع الحالات التي يتم فيها الصرف بموجب توكيل أن ترفق صورة من التوكيل الرسمي بإذن الصرف بعد استيفاء ضريبة الدمغة.

مادة 29

يجوز أن يرسل الصك إلى المستفيد بطريق البريد كما يجوز تحويله لحسابه في المصرف وذلك بناء على طلبه.

ويرسل بعد إصداره طبقا للإجراءات المعتادة بالبريد وفق حافظة تحرر من نسختين على النموذج المعد لهذا الغرض ويطلب من المستفيد إعادة إحداها بعد توقيعها منه بما يفيد استلامه الصك وفي حالة تحويل الصك لحساب المستفيد في مصرف يطلب من المصرف الإشعار باستلام الصك وقيده لحساب المستفيد.

وترفق نسخة الحافظة الموقعة من المستفيد أو إشعار المصرف باستلام الصك بمستندات المصرف إثباتا لإتمامه.

مادة 30

على مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب إخطار المستفيدين الذين لم يتقدموا للهيئة لاستلام الصكوك الخاصة بهم وذلك خلال شهرين من تاريخ إصدار هذه الصكوك.

مادة 31

وإذا لم يستلم الصك خلال ثلاثة أشهر من تاريخ الإصدار يتم إلغاؤه وتعليق قيمته في حساب الأمانات.

لا يجوز صرف ما رجع من مبالغ سبق الإذن بصرفها ولم يستلمها مستحقوها في الموعد المحدد بهذه اللائحة إلا بناء على طلب من صاحب الشأن على أن يوضح بإذن الصرف بأن المبالغ مقيدة بالحساب الدائن مع ذكر رقم وتاريخ مستند قيد وضعها في الحساب الدائن وتوقيع المختص بذلك.

مادة 32

يجب تقديم الصكوك إلى المصرف لصرفها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ إصدارها وعلى المستفيد أن يعيد الصك بعد فوات هذه المدة للهيئة لتجديده لمدة شهر آخر وعلى مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب التحقق قبل تجديد الصك من أنه ليس هناك ما يحول دون صرفه وأنه لم يسبق إلغاؤه لأي سبب من الأسباب ويجب أن يرفق الصك المراد تجديده ضمن مستندات إصدار الصك الجديد.

مادة 33

تضع لجنة الإدارة بناء على اقتراح إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب نظاما يكفل وفاء الهيئة بالتزاماتها في المواعيد المحددة.

الفصل الثاني: أذونات الصرف

مادة 34

يحتفظ مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب والصرافون بنماذج توقيع الموظفين المخولين بالتوقيع على أذونات الصرف وذلك لمضاهاتها بالتوقيعات التي تحملها هذه الأذونات.

مادة 35

يجب ألا يسند إلى الموظف المختص بإعداد أذونات الصرف أمر مراجعتها أو قيدها بدفتر الاعتمادات أو إجازة صرفها، ولا يجوز أن يختص موظف واحد بأكثر من عمل من هذه الأعمال.

واستثناء من أحكام الفقرة السابقة يجوز الجمع بين هذه الأعمال كلها أو بعضها إذا لم يكن هناك عدد كاف من الموظفين.

مادة 36

يصدر الإذن بالصرف بأمر غير معلق على شرط على أن تستوفى مقدما الشروط اللازم توافرها لإمكان الصرف قبل إحالة الإذن للخزينة.

مادة 37

يجب قبل إحالة إذن الصرف للدفع من الخزينة اتخاذ الإجراءات التالية: –

أ. أن يحرر الإذن من أربع نسخ على الأقل على النموذج المعد لذلك على أن ترفق به أصول المستندات المثبتة للمبلغ مرفقة بأرقام مسلسلة فإن كان بينها إيصالات فيجب أن يكون قد ثبت صحتها ومطابقتها للقانون بعد مراجعتها والتوقيع عليها بما يفيد ذلك من المختص بالمراجعة.

ب. يتضمن الإذن جميع البيانات اللازمة لإتمام الصرف وأن يحمل توقيعات الموظفين المختصين بما يفيد أن المبلغ المطلوب صرفه في حدود الاعتمادات الصادر بها التفويض المالي مع بيان رقم وتاريخ التفويض وأن ما اقتطع من المبلغ وفاء لضريبة الدمغة وأية اقتطاعات أخرى مقررة قد تم صحيحا، ويجب أن يكون المبلغ المدرج بالإذن مطابقا لما ورد بالمستندات وأن يكتب بالأرقام والحروف.

ج. أن يذكر رقم باب وبند المصروفات بوضوح وأن يحمل الإذن ما يفيد صحة الخصم على الباب والبند المشار إليها فضلا عن وجود الاعتماد اللازم.

د. أن يوقع إذن الصرف الموظف المختص بذلك على أن يجرى التحقق من مطابقة التوقيع مع نموذجه المحفوظ لدى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وإثبات ذلك على الإذن.

هـ. أن ترفق بالإذن شهادة في أحوال عقود التوريد والأشغال تفيد أن المواد والمهمات قد سلمت ووردت وسجلت بالمخازن حسبما تقضي التعليمات أو أن العمل قد أنجز طبق المواصفات المقررة.

و. إذا كان الصرف يمثل دفعة على حساب أحد العقود ترفق شهادة تبين بوضوح القيمة الكلية للعقد والدفعات السابقة وتواريخها وأن الدفعة المطلوب صرفها في حدود قيمة العقد، فإن كانت تزيد عليها فيجب بيان تلك الزيادة مع توضيح أنها في الحدود المسموح بها وطبقا للقانون، وفي الأحوال التي يجرى فيها الدفع من أي عقد تزيد قيمته على 500,000 خمسمائة ألف دينار ليبي، يجب إحالة الإذن إلى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية وفقا لأحكام القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية بإنشاء جهاز الرقابة الشعبية المشار إليه.

ي. يراعى في جميع الأحوال أن يخصم من الدفعات المصروفة كل ما يستحق على المقاول أو المتعهد من غرامات أو مبالغ منصوص على احتجازها بصفة تأمين أو ضمان وفي هذه الحالة يستخرج إذن صرف بقيمة المستحق كاملا وتقيد القيمة خصما على بند المصروفات المتعلق بها دون استنزال الاقتطاعات التي تقيد في حسابات التسوية ويصرف للمتعهد أو المقاول حسب الأحوال صافي المبلغ بعد خصم الاقتطاعات.

مادة 38

ترقم أذونات الصرف لدى الهيئة ترقيما شهريا مسلسلا قبل إرسالها للصرف.

مادة 39

لا يجوز صرف أي إذن إلا من الخزينة المسحوب عليها، وعلى كل صراف أن يتحقق قبل الصرف من أن الإذن مسحوب على خزانته.

مادة 40

يتولى الصراف دفع قيمة إذن الصرف بعد التحقق من صحته ومن أنه ليس فيه أي تصحيح أو تغيير أو إضافة في بيانات بغير توقيع من الموظف المختص بإجرائها، وعليه في حالة اشتباهه في أي إذن صرف أن يعيده إلى الجهة التي أصدرته مشفوعا بملاحظاته أو يحيله إلى مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب لاتخاذ ما يراه مناسبا في شأنه.

مادة 41

بعد دفع القيمة تختم أذونات الصرف وجميع المستندات المرفقة بها بختم يفيد الصرف مع بيان تاريخه وعلى الصراف أن يوقع بجانب الختم.

مادة 42

ترقم أذونات الصرف بعد دفع قيمتها بأرقام مسلسلة كل شهر وتسجل في دفتر يومية الصندوق بحسب ترتيب صرفها بقيمتها الإجمالية في الجانب الخاص بالمدفوعات، بينما تسجل الاقتطاعات منها كالضرائب ورسوم التسجيل في الجانب الخاص بالمقبوضات.

مادة 43

أذونات الصرف التي لا يتقدم أصحابها لصرفها خلال شهر من تاريخ إحالتها إلى الخزينة، تخطر الجهة التي أصدرتها لاستعجال أصحابها فإذا لم يتقدم أي منهم خلال شهرين من تاريخ الإخطار أعيدت الأذونات إلى الجهة التي أصدرتها.

الفصل الثالث: مهاما ومرتبات العاملين بالهيئة

مادة 44

تصرف المهاما والمرتبات وما في حكمها للموظفين مرة واحدة في نهاية كل شهر ويتم إعدادها من واقع بطاقات العمل أو كشوف الحضور والانصراف.

ولا يجوز أن تصرف قبل اليوم الخامس والعشرين من الشهر إلا في بعض الأحوال ووفقاً للتعليمات التي تقررها لجنة الإدارة.

مادة 45

يجوز صرف المهاما والمرتبات مقدما إذا حل ميعاد استحقاقها أثناء إجازة مرخص بها للموظف أو أثناء قيامه بمهمة يستحق عنها بدل سفر أو مبيت.

كما يجوز صرف دفعات مقدمة تحت حساب المرتب إلى الموظفين المعينين لأول مرة لحين استكمال مسوغات تعيينهم.

مادة 46

يجوز صرف سلف مؤقته للموظفين وذلك في الحدود والأغراض والقواعد التي تقررها لجنة الإدارة وبما لا يجاوز مرتب ثلاثة أشهر على أن ينص في قرار منحها على كيفية استرداد قيمتها من مستحقات الموظف.

مادة 47

في حالة صرف سلف أو مستحقات للموظفين بصفة جماعية يسلم الصك الصافي القيمة إلى الصراف أو من ينتدب للصرف من الموظفين ويشترط في هؤلاء أن يكونوا من المشهود لهم بالأمانة ومن تتوافر فيهم شروط الضمان المقررة في هذا الشأن ولا يجوز لأحدهم توكيل غيره في الصرف إلا بموافقة مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب، ويجب توريد ما لم يتم صرفه في مدة أقصاها عشرة أيام من تاريخ صرف الصك وعلى المختص إرفاق إيصال التوريد بالكشوف أو الاستمارات التي تحال إلى المختص بالمراجعة الداخلية في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً من تاريخ الصرف بعد الإقرار عليها بما يفيد استلام كل موظف حقه وبأن التوقيعات صحيحة وتمت أمام مندوب الصرف وعلى المختص بالمراجعة التحقق من صحة كافة الإجراءات.

مادة 48

يجوز صرف سلفة على حساب علاوة الإيفاد والمبيت لا تتجاوز قيمة العلاوة التي تستحق على مدة المهمة المصرح بها على أن تسوى هذه السلفة خلال فترة لا تتجاوز شهرا من تاريخ عودة الموظف وفقا للقواعد التي يصدر بها قرار من لجنة الإدارة.

الباب الرابع: الإيرادات

الفصل الأول: أحكام عامة للإيرادات ومستندات التحصيل

مادة 49

يقصد بالإيرادات جميع الإيرادات الناتجة عن مزاولة الهيئة لنشاطها وتلك التي تنتج عن أية مصادر إيرادية أخرى لها.

مادة 50

تعتمد لجنة الإدارة الدورة المستندية الخاصة بكافة المتحصلات النقدية بناء على اقتراح إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وذلك مع مراعاة ما يلي: –

1. وجوب استعمال إيصالات رسمية لإثبات استلام النقود أو الصكوك بخزائن الهيئة وكذلك تداولها بين خزائن الهيئة والصرافين.
2. توريد كافة المتحصلات النقدية إلى خزائن الهيئة والمصارف التي تحددها ولا يجوز الاحتفاظ بتلك المتحصلات في خزائن الهيئة إلا في الحدود المصرح بها من قبل لجنة الإدارة.

مادة 51

تستعمل لإثبات استلام النقود بخزائن الهيئة الإيصالات المنصوص عليها في التشريعات المالية النافذة، ولا يجوز إصدار إيصالات أخرى دون الحصول على موافقة اللجنة الشعبية العامة للمالية.

مادة 52

تشكل بقرار من لجنة الإدارة لجنة تتولى استلام دفاتر الإيصالات المالية من اللجنة الشعبية العامة للمالية والتحقق من صحة تسلسلها وتواجد كافة النسخ بها وتسليمها إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب.

وترسل اللجنة صورة من محضر استلام تلك الإيصالات إلى المختص بالمراجعة الداخلية، ولا يتم استلام دفاتر الإيصالات إلا بعد مراجعتها للتحقق من أنها كاملة غير منقوصة وأن تسلسل أرقام الإيصالات بها صحيح، فإذا اتضح وجود نقص بها حرر محضر بذلك تمهيدا لإجراء تحقيق فيه بواسطة اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.

مادة 53

تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب سجلا لدفاتر إيصالات النقود بعد مطابقتها بما هو وارد بشهادة الطبع وتحفظ هذه الدفاتر في خزينة خاصة تحت إشراف هذه الإدارة.

ويتم توزيع دفاتر الإيصالات على الفروع والإدارات والمكاتب بناء على طلب منها وتدون بالسجل المشار إليه في الفقرة السابقة كل كمية توزع وأرقامها المسلسلة والفرع والإدارة والمكتب الذي سلمت له وتاريخ التسليم وتظل دفاتر الإيصالات المسلمة عهدة لدى الجهة التي استلمتها.

مادة 54

يمسك كل فرع وإدارة ومكتب سجلا بجميع دفاتر الإيصالات المسلمة إليه من إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وتتبع في شأن توزيع هذه الدفاتر وتسجيل حركتها بالسجل المذكور الإجراءات المقررة في المادتين السابقتين.

وعلى المختصين بالفروع والإدارات والمكاتب التحقق دائما من المحافظة على دفاتر الإيصالات الموجودة في عهدة الصرافين وأنها قد استعملت على وجه صحيح.

مادة 55

يجب أن يراعى عدم طلب دفاتر إيصالات تزيد على ما تتطلبه حركة العمل كما يجب أن يكون دائما لدى كل صراف العدد الكافي من الدفاتر اللازمة لمواجهة طلبات توريد الأموال إلى الخزينة.

ولا يجوز أن تزيد مدة استعمال دفتر الإيصالات الواحد المصروف عن شهرين فإذا انقضت هذه المدة ولم يستنفد الدفتر المصروف جاز بعد المراجعة تمديد مدة استعماله بالتأشير عليه من إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب.

مادة 56

يصدر المحصل إيصالا بكل مبلغ يدفع إليه ويكون الإيصال من ثلاث نسخ تسلم النسخة الأولى إلى دافع المبلغ، وترفق النسخة الثانية بدفتر اليومية الخاص به وتبقى النسخة الثالثة بدفتر الإيصالات.

ويجب أن يتضمن الإيصال الصادر اسم الدافع وبيان المبلغ المدفوع وباب وبند إيرادات اللذين يدرج تحتهما المبلغ.

مادة 57

على كل محصل أن يدون في سجل خاص به ما يستلمه من دفاتر إيصالات استلام النقود على أن يكون هذا الدفتر خاضعا لمراجعة كل من الفرع أو الإدارة أو المكتب التابع له وإدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب والمختص بالمراجعة الداخلية.

مادة 58

إذا اقتضى الأمر إلغاء أحد الإيصالات لأي سبب من الأسباب وجب تسطير نسخه الثلاث وكتابة سبب الإلغاء عليها وختمها بخاتم الإلغاء وألا يعتمد إلغاء الإيصال إلا بالتوقيع عليه من المحصل ورئيسه المباشر بعد التحقق من سبب الإلغاء.

وترفق النسختان الأولى والثانية من الإيصال الملغى بدفتر اليومية الخاص بالعمل ولا يجوز إلغاء أي إيصال سبق توريد قيمته للخزينة.

ويجب أن يكون إلغاء الإيصالات في أضيق نطاق ويسأل المحصل عن كل إلغاء يجريه بدون مبرر جدى.

مادة 59

يكون المحصل الذي يستلم دفاتر إيصالات استلام النقود مسئولا عن استلامها كاملة التسلسل والنسخ وعليه المحافظة عليها وإبلاغ مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب بأي فقد أو تلف فيها سواء استخدمت هذه الدفاتر أو لم تستخدم.

الفصل الثاني: التصرف في الأموال الثابتة والأصناف الراكدة والخردة

مادة 60

يجوز بقرار من لجنة الإدارة – طبقاً للقانون – بيع الأصناف غير الصالحة للاستعمال وكذلك الأصناف التالفة والمعيبة أو الراكدة أو الكاسدة وكذلك التي بطل استعمالها في الأماكن التي توجد فيها على أن يعتمد قرار البيع من اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل.

مادة 61

تشكل لجنة الإدارة لجنة فنية تتولى فحص ومعاينة الأصناف غير الصالحة للاستعمال والأشياء الأخرى الخردة للتأكد من عدم صلاحيتها من الناحية الفنية والاقتصادية واقتراح طريقة التصرف فيها وتقدم اللجنة تقريرها إلى لجنة الإدارة لتقرير ما تراه مناسبا مع إبلاغ اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية بما تقرره في هذا الشأن.

مادة 62

يكون التصرف في الأصناف غير الصالحة للاستعمال والأشياء الخردة بإعدامها أو بيعها بالمزايدة العامة فيما تزيد قيمته عن 10.000 عشرة آلاف دينار ويشترط عدم التجزئة، وتستنزل الأصناف المذكورة بعد التصرف فيها من عهدة المخزن.

ويحرر محضر بالإجراءات التي يتقرر اتخاذها وتحال نسخ منه إلى اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.

مادة 63

يكون ثمن البيع الأساسي للأصناف الجديدة هو سعر شرائها، فإذا لم تكن قد دخلت المخازن بطريق الشراء فيكون ثمنها الأساسي هو قيمتها المقدرة بالسجلات.

أما الأصناف المستعملة فيحدد ثمن بيعها الأساسي بسعر الشراء أو الثمن المقدر بالسجلات حسب الأحوال بعد استنزال نسبة معينة تعتمدها لجنة الإدارة مقابل الاستهلاك.

ويكون الثمن الأساسي لبيع الأصناف الخردة هو القيمة التي تحددها لجنة الفحص بعد اعتمادها من لجنة الإدارة.

ويراعى في جميع الأحوال إضافة المصروفات الإدارية بما لا يجاوز عشرة بالمائة 10٪ من قيمة الأصناف المراد بيعها.

وفي جميع الأحوال يضاف ثمن البيع إلى الإيرادات.

الفصل الثالث: دين الهيئة لدى الغير وإجراءات تحصيلها

مادة 64

يجوز للهيئة أن تقدم خدماتها للغير بمقابل وتضع لجنة الإدارة قواعد أداء خدماتها وعدد وحدود الاثمان المسموح به وكذلك تحديد الجهة المسئولة عن تنفيذ تلك القواعد بما يكفل تحصيل هذا المقابل، على أن تعتمد هذه القواعد بقرار من اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل.

مادة 65

على إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب إرسال قائمة الحساب الإيصالات والمطالبة بالدفع إلى الجهات المعنية فور حلول ميعاد استحقاقها.

مادة 66

تكون إدارة الشئون الإدارية المالية والتدريب مسئولة عن متابعة تحصيل ديون الهيئة لدى الغير، ويحدد أمين اللجنة الأشخاص المخولين بالاستلام وتحصيل مستحقات الهيئة لدى الغير.

الفصل الرابع: تأجير الأماكن والآلات والمعدات وأداء الخدمات للغير

مادة 67

تصدر لجنة الإدارة القرارات المتعلقة بتأجير الأماكن والآلات والمعدات وتقديم الخدمات للغير بمقابل وذلك بما لا يتعارض وأحكام التشريعات النافذة.

مادة 68

يجب على إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب أن تحتفظ بصورة من العقود المبرمة مع الشركات الأجنبية كما يجب عليها محاسبتها وفقا للقواعد الخاصة بإجراء المحاسبة مع الشركات الأجنبية.

مادة 69

يجب على إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب إرسال وثلق المطالبات الخاصة بإجراءات المحاسبة مع الشركات الأجنبية في المواعيد وعلى النماذج المعتمدة ووفق الترتيبات المتفق عليها.

الباب الخامس: النظام المحاسبي

الفصل الأول: أحكام عامة

مادة 70

تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب باقتراح وضع أو تعديل الدورات المستندية والإجراءات اللازمة لتطبيق النظام المحاسبي بما يكفل إحكام الرقابة الداخلية وخلق الترابط بين الإدارات والمكاتب المختلفة.

مادة 71

تعتمد لجنة الإدارة نظام الدورة المستندية وطريقة تداول مستنداتها وقيدها بالدفاتر كما تعتمد نظام حفظ الوثائق والعقود ذات الأهمية بما يكفل حفظها وسريتها.

ويصدر مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب القرارات التنفيذية الخاصة بذلك.

مادة 72

يهدف النظام المحاسبي للهيئة إلى تنظيم المعاملات المالية ووضع الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال الهيئة وإظهار ناتج الأعمال والمركز المالي الحقيقي لها، ويقوم على الأسس الآتية: –

1. تنظيم قواعد الصرف والتحصيل وتحديد جهات الاعتماد.
2. تحديد الدورة المستندية التي يمكن بها مراقبة النشاط في كل الإدارات والمكاتب التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للهيئة.
3. وضع دليل الحسابات.
4. وجود المجموعة الكافية للدفاتر والسجلات لإثبات المعاملات المالية بمراعاة الأسس المحاسبية المتعارف عليها.
5. وجود نظام المتابعة الدورية بما يسمح بالرؤية الشاملة لمسيرة الهيئة نحو تحقيق الأهداف المقررة.

مادة 73

يجب أن يتضمن النظام المحاسبي كل ما يقضى به قرار إنشاء الهيئة والتشريعات ذات العلاقة بنشاطها.

ويجب أن يراعى في التسجيل المحاسبي بالدفاتر الأسس المحاسبية المتعارف عليها.

كما يجب أن يتوفر بالنظام المحاسبي البساطة والوضوح والقدرة على توفير البيانات اللازمة لمراقبة أموال الهيئة.

مادة 74

تعتمد لجنة الإدارة الدورة المستندية للإيرادات والمصروفات الخاصة بالهيئة.

الفصل الثاني: المجموعة الدفترية

مادة 75

تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب باقتراح المجموعة الدفترية المحاسبية لتسجيل جميع المعاملات المالية المتعلقة بنشاط الهيئة بما يسمح بإظهار المركز المالي لها وذلك دون الإخلال بمسك الدفاتر الملزمة قانوناً يإمساكها على أن يعرض النظام المقترح لهذه المجموعة على لجنة الإدارة للاعتماد.

مادة 76

يجب أن يكون كل قيد مسجل مؤيدا بالمستندات المستوفاة لشروط الصحة القانونية ومعتمدا من الجهات المختصة ولا يجوز المحو أو الكشط فيما يدون بالدفاتر، كما لا يجوز الحشر بين السطور أو الكتابة على الهوامش ويراعى في التصحيحات التي تجرى في الدفاتر أن تكون بقيود عكسية.

مادة 77

يجب ترقيم الدفاتر والسجلات ترقيما مسلسلا كما تختم جميع صفحات الدفاتر والسجلات بختم الهيئة قبل استعمالها وعلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب اتخاذ الإجراءات اللازمة لحفظ تلك الدفاتر في مكان أمين وتكون في عهدة موظفين مسئولين عنها.

الفصل الثالث: حسابات الدعم

مادة 78

على إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب أن تمسك الحسابات والدفاتر التي تمكنها من متابعة تحصيل ما يخصص لها من الميزانية العامة للدولة ومتابعة الصرف في الأوجه المقررة قانونا.

مادة 79

على الفروع والإدارات والمكاتب كل في نطاق اختصاصه الاحتفاظ بالدفاتر الخاصة بخطة تنفيذ مشروعات الهيئة والبرامج الزمنية المحددة لتنفيذها.

كما يجب عليها بحسب الأحوال أن تقدم تقارير دورية كل ثلاثة أشهر إلى إدارة المشروعات بالهيئة المبنى عليها أن تحيلها مشفوعة برأيها إلى لجنة الإدارة.

الفصل الرابع: حسابات التكاليف

مادة 80

تدرج ضمن التزامات الهيئة الأموال المقدمة لها والتي يستوجب ردها سواء كانت عينية أو نقدية وفي حالة عدم اشتراط ردها تدرج ضمن إيرادات الهيئة.

مادة 81

تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب باقتراح نظام التكاليف بما يحقق الرقابة على عناصر التكاليف المختلفة ويوفر البيانات التحليلية التي تساعد في تحقيق أهداف الهيئة.

ويصدر بنظام التكاليف قرار من لجنة الإدارة يبين مكوناته وكافة الجوانب الأخرى ذات العلاقة.

مادة 82

تختص إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بإجراء الدراسات عن تكلفة أي نشاط تقوم به الهيئة في الحال أو في المستقبل وذلك خلال المدة المحددة لها في قرار لجنة الإدارة.

مادة 83

تشكل بقرار من لجنة الإدارة لجان فنية تتولى وضع معايير لعناصر التكاليف اللازمة للنشاط الذي يمكن الأخذ به عند إعداد الموازنة التقديرية لتقييم النشاطات المختلفة على أن تقدم تلك اللجان تقاريرها خلال المدة المحددة في قرار تشكيلها إلى أمين اللجنة.

ولا تطبق المعايير المشار إليها إلا بعد اعتمادها من لجنة الإدارة.

الباب السادس: المراقبة والمراجعة الداخلية والتقارير الدورية والسنوية

الفصل الأول: المراقبة الداخلية

مادة 84

مع عدم الاخلال بأحكام قانون النظام المالي للدولة يتم توزيع العمل بين الموظفين في إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بطريقة تكفل تحقيق الرقابة المالية وفقاً للأصول المتعارف عليها بمراعاة ضرورة الفصل بين الاختصاصات وتوزيع العمل بين الموظفين بحيث لا يستقل أي منهم بأكثر من عمل واحد ويكون عمل كل منهم محل مراجعة ومراقبة من موظف آخر.

مادة 85

يتولى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية حفظ دفاتر الصكوك غير المستعملة وتسليمها إلى المختص بتحرير الصكوك، ويراعى عند تحريرها أن تكون مسلسلة الأرقام ويتعين إرجاع كعب الدفتر المنتهي إلى رئيس الحسابات لمراجعته وحفظه.

مادة 86

في حالة إلغاء أحد الصكوك يجب إعلام مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب ليقوم بشطب الصك وحفظه مع الكعب الخاص به والتأشير بما يفيد الإلغاء على مستند الصرف.

مادة 87

يمسك مدير الشئون الإدارية والمالية والتدريب سجلا يبين فيه حركة استلام وصرف وإرجاع دفاتر الصكوك، ويراجع هذا السجل دوريا في نهاية السنة المالية عند إجراء الجرد الشامل لدفاتر الصكوك غير المستعملة.

مادة 88

في حالة فقدان أحد الصكوك يجب إخطار المصرف فورا لإيقاف صرف الصك إذا لم يكن قد صرف بعد ويراعى عدم سحب الصك المفقود إلا بموجب طلب يقدم من المستفيد وبعد وصول إخطار المصرف بما يفيد عدم سابقة الصرف وعدم صرف الصك مستقبلا.

ويسرى حكم الفقرة السابقة في حالة فقد المستندات التي تستخدم لصرف مبالغ من المصرف، كطلب العملة الأجنبية أو طلب الصكوك السياحية أو طلب تحويل العملة إلى الخارج عن طريق الحوالات والصكوك المصرفية.

مادة 89

في حالة فقد صك أو دفتر صكوك غير مستعمل فعلى الموظف المختص بمجرد اكتشاف ذلك أن يخطر مدير إدارة الشئون المالية والتدريب ورئيس القسم المالي باعتباره ملغيا، إلى جانب اتخاذ إجراءات التحقيق في واقعة الفقد لتحديد المسئولية.

مادة 90

على أمناء الخزائن والصرافين والمسئولين عن العهد المستديمة الاحتفاظ بالنقدية ودفاتر الصكوك وإيصالات استلام النقدية وخطابات الضمان وغيرها من الأوراق ذات القيمة في الخزائن الحديدية المعدة لهذا الغرض.

كما يجب عليهم مسك سجلات تبين مالديهم من مبالغ وما تم صرفه منها.

مادة 91

لا يجوز أن يحتفظ بداخل خزائن الهيئة ولو بصفة مؤقتة إلا بالنقود والصكوك والطوابع وغيرها من المستندات ذات القيمة التي تكون في عهدة الصراف ولا تقبل في الخزائن أي ممتلكات أو مستندات شخصية أو غير متعلقة بالعمل.

مادة 92

يجب أن تورد جميع إيرادات الهيئة إلى المصارف يوميا وتحدد لجنة الإدارة الحالات التي يجوز فيها الاستثناء من قاعدة التوريد اليومي كما تحدد الحد الأقصى للنقدية التي يجوز إبقاؤها بكل خزينة.

مادة 93

يجب تنظيم الإجازات التي تمنح لأمناء الخزائن والصرافين بالهيئة بما يكفل استمرار العمل والرقابة على الخزائن، كما يجب ألا يسمح لأحد بالتغيب عن العمل إلا بعد تكليف من يقوم بعمله وتسليم ما بعهدته بموجب محضر موقع من الصراف أو أمين الخزينة ومن يستلم منه العمل ومندوب عن القسم المالي الذي يتبعه، وفي حالة الانقطاع المفاجئ للصراف أو أمين الخزينة عن العمل أو وفاته تفتح الخزينة بمعرفة لجنة لا تقل عن ثلاثة أشخاص تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب برئاسة أحد موظفي الإدارة.

مادة 94

يتم جرد محتويات الخزائن من نقود أو صكوك وأوراق ذات قيمة على فترات منتظمة وبصفة مفاجئة بمعرفة المختص بالمراجعة الداخلية والجهة التابع لها أمين الخزينة أو صاحب العهدة وتثبت نتيجة الجرد في محضر يوقع عليه أمين الخزينة أو صاحب العهدة والموظفون القائمون بعمليات الجرد.

مادة 95

إذا ظهر عجز في إحدى الخزائن أو في العهدة النقدية وجب تكليف المسئول عن العجز بتغطيته فورا وإبلاغ مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وأمين لجنة الإدارة وعلى الأخير أن يتخذ على وجه السرعة الإجراءات اللازمة وفقاً للتشريعات النافذة.

مادة 96

إذا لم يجاوز مبلغ العجز خمسمائة دينار تولت التحقيق في الواقعة لجنة تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب تضم موظفين ليس لهم علاقة بمراجعة أعمال الموظف الذي ظهر العجز لديه وتقدم اللجنة تقريراً بنتيجة عملها إلى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب الذي يحيله بدوره إلى أمين اللجنة ليقوم الأخير بعرضه على اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.

أما إذا كان مبلغ العجز يزيد على خمسمائة دينار فتتولى التحقيق لجنة تشكل بقرار من أمين اللجنة تضم ممثلين عن الهيئة واللجنة الشعبية العامة للمالية بالتنسيق بينهما في هذا الشأن.

وعلى اللجنة أن تقدم تقريراً بنتيجة عملها في أقرب وقت ممكن وفي جميع الأحوال يجب أن يشمل التقرير ما يلي: –

• أ. أسباب العجز وطريقة وقوعه.
• ب. تحديد مبلغ العجز.
• ج. تحديد المسئول عن العجز مع بيان ما إذا كان وقوعه نتيجة إهمال أو تقصير أو عمد.
• د. بيان ما إذا كان هناك قصور في الأنظمة المتبعة أو تراخ في الرقابة على أعمال الموظف المسئول عن العجز.
• هـ. اقتراح الوسائل التي من شأنها أن تحول دون تكرار حدوث العجز أو تمكن من اكتشافه فور وقوعه.

مادة 97

يقيد مبلغ العجز سلفة على حساب الموظف المسئول عن فقده ويستوفى بطريق الخصم من مرتبه ومستحقاته الأخرى في الحدود الجائز الخصم منها قانوناً ما لم يقم الموظف بتوريدها دفعة واحدة إلى خزينة الهيئة.

مادة 98

مع عدم الإخلال بالجزاءات المقررة، يجب أن ينقل الموظف المسئول عن العجز من عمله ولا يجوز أن تسند إليه أعمال مالية أخرى في الهيئة.

مادة 99

على أمين لجنة الإدارة أن يشكل لجنة أو أكثر لفحص أعمال الموظف المسئول عن العجز خلال المدة السابقة على وقوع الحادث لكشف ما قد يكون سبق ارتكابه من مخالفات أخرى لم تكشف في حينها.

ولا يجوز نقل الموظف المسئول عن العجز خارج الهيئة قبل إقفال كافة التحقيقات الخاصة بالعجز.

مادة 100

تحال نتيجة التحقيق إلى أمين لجنة الإدارة واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية مشفوعة برأي مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب، فإذا كانت النتيجة قد كشفت عن وقوع مخالفة مالية طبقت في شأنها أحكام الباب السابع من قانون النظام المالي للدولة، والتشريعات الأخرى ذات العلاقة.

مادة 101

يقدم أمين اللجنة عقب التصرف نهائيا في واقعة العجز تقريراً إلى كل من لجنة الإدارة واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية متضمنا ما يلي: –

• أ. نتائج التحقيقات الإدارية والجنائية وما انتهت إليه محاكمة المسئول عن العجز تأديبيا وجنائيا.
• ب. قيمة المبالغ التي ثبت فقدها نهائيا ومقدار ما استرد منها والإجراءات التي اتخذت لتحصيل الباقي.
• ج. ما يقترح من تعديل لمواجهة قصور الأنظمة السارية في الهيئة إن كان له محل.

مادة 102

في حالة وجود فائض في الخزينة أو العهدة يشكل مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب فور تبلغه بذلك لجنة تتولى البحث في أسباب الزيادة ويتم إعادة الزيادة لأصحابها في حالة معرفتهم وإذا تعذر ذلك تضاف تلك الزيادة للإيرادات.

مادة 103

يجب على كل موظف تنتهي علاقته بالهيئة أو ينقل إلى موقع عمل آخر أن يسلم ما في عهدته من أموال ومستندات وسجلات ومهمات وغير ذلك مما كان مسئولا عنه للموظف الذي يعينه له رئيسه المباشر وبحضور موظف ثالث من داخل الهيئة.

ويثبت التسليم والاستلام في محضر يوقع من الأطراف الثلاثة المسلم – والمستلم – والشاهد وتحفظ الأولى والثانية بنسخة من هذا المحضر وتحال نسخة أخرى لإدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب.

ولا يجوز إخلاء طرف الموظف إلا بعد التثبت من تسليمه لجميع ما في عهدته وفقا للإجراءات المنصوص عليها في هذه المادة.

الفصل الثاني: المراجعة الداخلية

مادة 104

تهدف المراجعة الداخلية إلى تحقيق الرقابة والتقليل من الأخطاء والغش وكشف ما يقع من ذلك فور حدوثه مع دراسة الأسباب التي أدت إليه واقتراح الوسائل الكفيلة بعدم تكراره.

مادة 105

تحدد لجنة الإدارة نطاق وخطوات المراجعة الداخلية ومسئولية القائمين بها خصوصا فيما يتعلق بالنقدية الواردة والصادرة والمدينين والمخازن ومستحقات الموظفين والمشتريات والمصروفات والعهد وخطابات الضمان.

مادة 106

يتولى المختص بالمراجعة الداخلية مباشرة أعماله وواجباته في الحدود التي ترسمها له لجنة الإدارة بما في ذلك: –

• أ. التأكد من صحة القيود المحاسبية والإحصائية وتقييم الأداء المحاسبي.
• ب. التأكد من أن جميع أنواع الأصول التي تملكها الهيئة وتحفظها بنفسها أو بواسطة غيرها هي أصول موجودة فعلا وأن قيمتها الفعلية هي القيمة الصحيحة محاسبيا وأن الحسابات تغطي البيانات الكاملة عن أي نقص أو ضياع فيها عند مقارنة الرصيد الفعلي مع الدفتري.
• ج. إجراء الدراسات التي تطلب منه لتطوير النواحي الإدارية والمحاسبية لإحكام الرقابة.

مادة 107

على المختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية مراجعة ومراقبة الأعمال والحسابات الموكل إليه مراجعتها وفقا لبرنامج شهري بحيث يتمكن معه من إجراء المراجعة الاختبارية لمختلف أوجه النشاط الذي تقوم به الهيئة على أن يعتمد برنامج المراجعة والمراقبة الداخلية من لجنة الإدارة.

مادة 108

تخضع جميع المستندات المالية والدفاتر والسجلات المتعلقة بها وكذلك جميع الكشوف والقوائم المالية للمراجعة ويكون للمختص بأعمال المراجعة الداخلية حق الاطلاع عليها وأخذ معلومات أو بيانات أو صور منها.

الفصل الثالث: المتابعة والتقارير الدورية والسنوية

مادة 109

يجب على المختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية تقديم تقارير دورية بنتائج أعماله على أن تتضمن الملاحظات التي ظهرت له من خلال المراجعة مع عرض توصياته بشأنها وما يجب اتباعه لتلافي النتائج السلبية التي ظهرت له عند المراجعة.

مادة 110

على إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب أن تعد في نهاية كل ثلاثة أشهر ميزان مراجعة بالمجاميع والأرصدة للحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية كما يجب عليها أن تعد شهريا كشوف مطابقة لأرصدة حسابات المصارف وفقاً لدفاتر الهيئة مع الأرصدة المبينة في الكشوف الورادة من المصارف.

مادة 111

تسلم خطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الهيئة لإدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب لقيدها وحفظها في الخزينة وعليها تجديدها أو تحصيل قيمتها، وذلك قبل انتهاء مدتها بأسبوعين على الأقل وبعد بيان في اليوم الأول من كل شهر بخطابات الضمان التي تنتهي مدتها خلال شهر لمتابعة اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن تجديدها أو تحصيل قيمتها وعلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب الحصول على صور من خطابات الضمان الصادرة من الهيئة لصالح الغير وتقوم بقيدها أو المطالبة بردها.

مادة 112

تقدم لجنة الإدارة تقريرا سنويا للجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل تبين فيه المركز المالي للهيئة، الذي يتضمن على الأخص: –

• أ. المشاكل التي تواجه الهيئة والإجراءات التي اتخذتها بشأنها.
• ب. الرد على تقرير مراجع الحسابات واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.
• ج. إعداد مقارنة بين نشاط الهيئة في السنة الجارية ونشاطها في السنة أو السنوات السابقة لها.

الباب السابع: الميزانية العمومية والحسابات الختامية والجرد السنوي

الفصل الأول: الميزانية العمومية والحسابات الختامية

مادة 113

تعد إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب خلال ثلاثة أشهر من انتهاء السنة المالية، الميزانية العمومية والحسابات الختامية للهيئة على نحو يظهر المركز المالي للهيئة ويبين مالها من حقوق وما عليها من التزامات مع بيان الإيرادات والمصروفات خلال السنة.

مادة 114

مع عدم الإخلال بالمادة السابقة يتم إعداد ميزانية الهيئة والحسابات الختامية لها بمراعاة الآتي: –

1. إعداد الحسابات الختامية على أساس مبدأ الاستحقاق فيما يتعلق بتحميل السنة المالية بما يخصها من إيرادات ومصروفات.
2. التأكد من سلامة إجراءات الجرد السنوي وصحته بالنسبة لكافة الموجودات الثابتة والمنقولة بالهيئة في نهاية السنة المالية.
3. التحقق من سلامة وتقييم كل عناصر الأصول الثابتة والمتداولة وخاصة بالنسبة إلى: أ. نسب استهلاك الأصول الثابتة. ب. أسس تقييم المخزون من المواد وقطع الغيار. ج. أسس فحص حسابات المدينين وتحديد الديون الجيدة والرديئة. د. طريقة حصر عناصر المصروفات المدفوعة والمستحقة.
4. تكوين مخصصات مالية لمقابلة الخسائر أو الالتزامات التي لم تتحدد قيمتها بدقة والتي قد تتعرض لها الهيئة في المستقبل وذلك عن عمليات تخص السنة المالية المعد عنها الحسابات الختامية.
5. مطابقة الأرصدة الواردة بكشوف المصاريف على أرصدة حساباتها بالدفاتر وإعداد التسويات اللازمة.
6. حصول الهيئة على مصادقات من مدينيها ودائنيها على أرصدة حساباتهم في نهاية السنة المالية.

مادة 115

يبلغ المختص بمراجعة الحسابات الختامية وقوائم الجرد وغيرها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية وذلك لإتمام عملية المراجعة، ويقدم مراجع الحسابات إلى لجنة الإدارة تقريرا عن مراجعة حسابات الهيئة وميزانيتها العمومية وذلك خلال شهرين من تاريخ إحالة المستندات المذكورة إليه.

مادة 116

يتولى أمين اللجنة عرض الميزانية والحسابات الختامية وتقريري لجنة الإدارة ومراجع الحسابات عن السنة المالية على اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل خلال ستة أشهر على الأكثر من انتهاء السنة المالية لاعتمادها وإقرارها، كما يتولى إرسال صورة من الميزانية والحسابات الختامية المعتمدة إلى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية مرفقاً بها صورة محضر الجلسة التي صادقت فيها لجنة الإدارة على الميزانية والحساب الختامي.

مادة 117

لا يترتب على المصادقة على الميزانية والحسابات الختامية إعفاء لجنة الإدارة بالهيئة والمسئولين بها من المسئولية.

الفصل الثاني: الجرد السنوي

مادة 118

يتم الجرد السنوي في نهاية السنة المالية كما يتم الجرد المفاجئ والمستمر على مدار السنة وفقا لبرامج يضعها المختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية بالتعاون مع إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب على أن تعتمد تلك البرامج من لجنة الإدارة.

ويخطر مراجع الحسابات بمواعيد ومواقع الجرد السنوي للمشاركة في الإشراف على أعمال الجرد.

مادة 119

يشمل الجرد السنوي كافة موجودات الهيئة الثابتة والمنقولة وعلى الأخص: –

• أ. الأصول الثابتة.
• ب. المواد وقطع الغيار.
• ج. العهد والسلف المستديمة.
• د. الخزائن.

مادة 120

تشكل بقرار من لجنة الإدارة لجان أو لجان تتكون من مديري الإدارات والمكاتب أو رؤساء الأقسام ذات العلاقة تتولى الإشراف على عمليات الجرد وللجان الفرعية بطا الحق في إصدار التوجيهات ووضع القواعد المنظمة لعملية الجرد الفعلي، كما تقوم بتذليل أية صعوبات تصادف لجان الجرد.

مادة 121

تشكل بقرار من لجنة الإدارة لجان فرعية تختص بالجرد السنوي تحت إشراف اللجنة أو اللجان المشكلة بموجب المادة السابقة.

وتقدم كل لجنة فرعية تقريرا بنتائج أعمالها تبين فيه أي مخالفات أو فروق اكتشفتها خلال الجرد وعلى الأخص: –

• أ. الأخطاء في وصف أو تصنيف وحدة صرف الأصناف.
• ب. سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
• ج. الأخطاء في القيد بالبطاقات أو طريقة التخزين أو أي مخالفات أخرى.
• د. أية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.

مادة 122

يراعى عند تشكيل لجان الجرد الفرعية أن يكون من بين أعضائها أحد الفنيين وذلك بالنسبة للجان جرد الآلات وقطع الغيار وأنواع المخزونات الأخرى التي تتطلب خبرة فنية معينة لتحديد أنواعها وصلاحياتها والتالف أو المستعمل منها ومدى صلاحيتها للاستعمال مرة أخرى.

مادة 123

تدون نتائج الجرد في الكشوف والنماذج التي تعد لهذا الغرض على أن تراعى الدقة التامة في عمليات الجرد وتدوينها وعلى الأخص: –

• أ. ضرورة توقيع أعضاء اللجنة على الكشوف بعد إقفالها.
• ب. ذكر تاريخ الجرد على كل كشف من كشوف الجرد.
• ج. استيفاء كافة البيانات التي تساعد على تسوية الفروق الجردية.
• د. إقفال بطاقات الصنف أو سجلات المخازن المضبوطة بواسطة أمين المخزن ويتم ذلك بمعرفة رئيس لجنة الجرد.
• هـ. حصر الأصناف الراكدة والتالفة والمستعملة وبطيئة الحركة والتي يبطل مفعولها في كشوف.

مادة 124

على لجان الجرد إجراء المطابقات اللازمة بين الأرصدة الفعلية لكافة الأصناف والأرصدة الدفترية من واقع السجلات وتعد كشوف بالعجز أو الزيادة بين الأرصدة الفعلية والدفترية.

مادة 125

في حالة وجود أية أصناف تخص الهيئة في مكان غير تابع لها أو يصعب إجراء جرد فعلي لها لأي سبب كان، يطلب بيان برصيدها الفعلي من الجهة أو الشخص المسئول بالمحافظة عليها وأنها مملوكة للهيئة مطلقة بدون أية قيود.

مادة 126

تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بتقييم الجرد الفعلي وإجراء ما يلزم من تسويات في الحسابات لإظهار القيمة الحقيقية للموجودات ضمن بنود الميزانية العمومية.

الباب الثامن: الصرف والاعتماد

الفصل الأول: الصرف من أموال الهيئة

مادة 127

لا يجوز صرف مستخلصات أو مستحقات إلا بعد مراجعة حسابية ومستندية واعتمادها من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب مما يفيد صحتها وخصم ما يتعين خصمه منها.

مادة 128

مع عدم الإخلال بالأحكام المقررة بقانون مراقبة النقد والتشريعات النافذة الأخرى، تحال إلى المصرف المستندات المتعلقة بالمدفوعات إلى الخارج مستوفية الإجراءات المقررة في شأن أذونات الصرف المحلية مع بيان المبلغ المطلوب صرفه بالعملة الأجنبية وما يعادله بالدينار الليبي وتطلب الهيئة من المصرف تحويل القيمة إلى الخارج لصالح المستفيد خصما من حساب الهيئة وتقيد القيمة عند ورود إشعار المصرف بما يفيد التحويل بدفاتر الهيئة.

الفصل الثاني: اعتماد مستندات الصرف

مادة 129

يقصد باعتماد الصرف في تطبيق أحكام هذه اللائحة التوقيع على مستندات القيد المتعلقة بالمعاملة من الموظف المختص مع كتابة الاسم بخط واضح.

مادة 130

يكون لمن له حق اصدار أمر الشراء أو أداء الخدمات صلاحية اعتماد الصرف في حدود قيمة هذا الأمر أو الارتباط بعد التأكد من استلام الأصناف أو إنجاز الأعمال أو الخدمات بالشكل المطلوب واستيفاء الشروط اللازم توافرها لإمكان الصرف.

مادة 131

تحدد لجنة الإدارة الوظائف التي يجوز لشاغليها توقيع الصكوك بالفروع والإدارات والمكاتب على أن يكون المسئول المالي من بينهم وبصفة دائمة.

مادة 132

يكون لشاغلي الوظائف المذكورة في هذه المادة صلاحية اعتماد الصرف في الحدود التالية: –

• أ. رؤساء الأقسام بما لا يجاوز مبلغ « 1000 » ألف دينار ليبي.
• ب. مدير والفروع والإدارات والمكاتب بما لا يجاوز مبلغ « 4000 » أربعة آلاف دينار ليبي.
• ج. أمين اللجنة بما لا يجاوز مبلغ « 50000 » خمسين ألف دينار ليبي.
• د. لجنة الإدارة – من مبلغ « 50000 » خمسين ألف دينار ليبي فأكثر.

مادة 133

يكون اعتماد الصرف نقدا لقيمة المشتريات أو الأعمال أو الخدمات التي تقدم للهيئة بدون أمر شراء في الحدود الآتية: –

• أ. مائة دينار فأقل لرئيس القسم.
• ب. خمسمائة دينار فأقل لمديري الفروع والإدارات والمكاتب.
• ج. ألف دينار فأقل لأمين اللجنة.

مادة 134

يجب أن تكون مستندات الصرف المتعلقة بالمعاملة المالية موقعة من الموظفين المخولين بذلك ومعتمدة من الجهة المختصة.

مادة 135

يراعى عند اعتماد الصرف مايلي: –

• أ. لا يجوز لأي موظف أن يعتمد معاملة يكون هو أو أحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة طرفا فيها، ويسند الاعتماد في هذه الحالة لرئيسه المباشر.
• ب. في حالة الصرف والتحويل خارج الجماهيرية يكون اعتماد الصرف في حدود المبلغ المعادل بالعملة الأجنبية بموافقة من لجنة الإدارة.
• ج. يكون اعتماد الصرف في حدود ما هو مخصص صرفه لكل فرع أو إدارة أو مكتب.
• د. ان تستخدم الصلاحيات التي تمنح لشاغلي الوظائف في حدود الميزانية التقديرية والفروقات العملية التي تقتضيها مصلحة العمل والمسئولية التي يبينها الهيكل التنظيمي لكل من مديري الفروع والإدارات والمكاتب.

مادة 136

في حالة زيادة المطلوب صرفه أو زيادة الالتزام عن الحد المقرر تعتمد الزيادة من قبل لجنة الإدارة وذلك في الحدود المقررة لها قانونا بعد مراجعتها وقيدها من قبل المراجعة والمراقبة الداخلية.

مادة 137

يحتفظ كل من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب والمختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية بنسخة أو أكثر من قرارات لجنة الإدارة المتعلقة بتحديد الموظفين المخولين بالتوقيع على الصكوك وكذلك الموظفين المفوضين باعتماد الصرف.

الباب التاسع: طرق وإجراءات التعاقد

الفصل الأول: أحكام عامة

مادة 138

يكون إبرام العقود التي تعقدها الهيئة بإحدى الطرق التالية: –

• أ. المناقصة العامة.
• ب. المناقصة المحدودة.
• ج. الممارسة.
• د. التكليف المباشر.
• هـ. المزايدة العامة.

مادة 139

تتبع في شأن العقود التي تبرمها الهيئة ذات الأحكام الواردة بلائحة العقود الإدارية الصادر بها قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 813 لسنة 1423 ميلادية المشار إليها.

مادة 140

تسري القواعد الواردة في هذا الباب على كافة مشتريات الهيئة في الداخل والخارج والمقاولات والأعمال والخدمات التي تحصل عليها الهيئة من الغير أيا كان نوعها.

مادة 141

يكون شراء الأصناف والمهمات في حدود المبالغ المعتمدة لها في الميزانية واحتياجات الهيئة بما يكفل توفيرها في الوقت والمكان المناسبين لضمان حسن سير العمل وانتظامه ويتم الشراء أو التكليف بأداء الأعمال والخدمات بإحدى الطرق الآتية بحسب الأحوال: –

• أ. المناقصة العامة.
• ب. المناقصة المحدودة.
• ج. الممارسة.
• د. التكليف المباشر.

مادة 142

لا يجوز لأمين وأعضاء اللجنة أو أحد العاملين بالهيئة أن يتعاقد بالذات أو بالواسطة أو أن يشتري حقاً متنازعا عليه مع الهيئة كما لا يجوز لأمين وأعضاء اللجنة حضور اجتماعاتها إذا كان له أو لأحد أقاربه أو أصهاره حتى الدرجة الرابعة مصلحة في الموضوع المعروض على اللجنة ويعتبر باطلا كل عمل يتم بخلاف ذلك.

مادة 143

يختص قسم المشتريات والمخازن بما يلي: –

• أ. دراسة الأسواق المحلية والخارجية للحصول منها على الاحتياجات المطلوبة بأقل الأسعار وأجود الأصناف وأفضل الشروط بالكميات التي تكفل حسن سير العمل وتأمين الاحتياجات اللازمة في الوقت المناسب.
• ب. لقيام بإجراءات الإعلان بالشراء والتعاقد وفقاً للأحكام الواردة بهذه اللائحة من السوقين المحلي والخارجي بما يضمن توفير احتياجات الهيئة من المواد والآلات وقطع الغيار والمهمات المختلفة وغير ذلك من الاحتياجات.
• ج. إعداد البيانات والإحصائيات الدورية عن الكميات المشتراة والأصناف وكشوف الأسعار والبيانات اللازمة لاتخاذ القرارات المتعلقة بالشراء طبقاً للخطة والميزانية التقديرية الموضوعة لهذا الغرض وفي حدود الاعتمادات المالية المتاحة.

مادة 144

يجوز بقرار من لجنة الإدارة تشكيل لجنة تتولى القيام بعمليات الشراء ذات الطبيعة الخاصة أو الفنية على أن يكون من بين أعضاء اللجنة أحد العاملين في قسم المشتريات والمخازن وآخر من الفرع أو الإدارة أو المكتب المعنى بالشراء.

مادة 145

يضع قسم المشتريات والمخازن تحت إشراف إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب النماذج اللازمة لتسيير أعمال الشراء والإجراءات المتعلقة بها كما يحدد الدورة المستندية الواجبة التطبيق في الخصوص على أن تعتمد من لجنة الإدارة.

مادة 146

يجب على أمناء المخازن أن يوافوا الجهة المختصة بمراقبة حركة المخازن وقسم المشتريات والمخازن بكشوفات ربع سنوية عن أرصدة الأصناف الموجودة بالمخازن في مجموعات متجانسة مبينا بها: –

• الرصيد السابق وحركة الوارد والمنصرف.
• الحد الأعلى للمخزون.
• الحد الأدنى للمخزون.
• حد الطلب.
• كميات الأصناف المطلوبة ومواعيد توريدها.

وفي ضوء ذلك يحدد قسم المشتريات والمخازن الاحتياجات المطلوب شراؤها وتعرض هذه الاحتياجات على الجهة المختصة بالهيئة للإذن باتخاذ إجراءات الشراء في حدود الاعتمادات المالية المتاحة والمركز المالي للهيئة.

مادة 147

في حالة شراء الآلات أو الأجهزة الدقيقة أو التكليف بالأعمال يجب على الجهة طالبة الشراء إعداد المواصفات الفنية التفصيلية والرسومات اللازمة واعتمادها وبيان الغرض المطلوب من أجله والتاريخ المحدد للتوريد أو التنفيذ على أن تعرض تلك المواصفات والرسومات وغيرها من المستندات على الجهة المختصة بالإذن باتخاذ إجراءات الشراء في حدود الاعتمادات المالية والمركز المالي للهيئة.

وتكون الجهة التي أعدت المواصفات أو اعتمدتها مسئولة عن صحتها وسلامتها واشتمالها على كافة البيانات والمعلومات اللازمة.

مادة 148

يجب أن ينص في العقود على التزامات الهيئة والطرف المتعاقد معه بطريقة واضحة مع بيان المخالفات التي يجوز فيها توقيع الغرامات أو فسخ العقد.

مادة 149

يراعى في المشتريات الخارجية – في الحالات التي يؤذن فيها بذلك وفقا لمواصفات معينة – أن يتم التفتيش عليها قبل الشحن إما بمعرفة مندوب أو أكثر من الهيئة أو بمعرفة وكلاء أو مكاتب التفتيش المحلية أو الدولية المتخصصة في هذا المجال بالإضافة إلى فحصها داخليا عند الاستلام للرجوع على المورد أو مكاتب التفتيش أو شركات التأمين إذا اقتضى الأمر ذلك، كما يجب أن ينص في عقود الشراء أو الاعتماد المستندي على ضرورة توافر المستندات الدالة على ضمان المواصفات، مع وجوب إحضار شهادات التفتيش اللازمة ضمن المستندات المطلوبة لإتمام الصرف.

مادة 150

يمسك قسم المشتريات والمخازن سجلا بأسماء الموردين ومقاولي الأعمال يتضمن كافة البيانات التي تساعد الهيئة على الوقوف على مدى كفاءتهم المالية والفنية وسمعتهم في التوريد أو التنفيذ على نحو يمكن معه اختيار أفضلهم في التعاقد.

ويجب مراجعة هذه البيانات دوريا حتى يمكن استبعاد من يثبت عدم كفاءته المالية أو الفنية أو من تشوب سمعته أية شوائب.

مادة 151

لا تجوز تجزئة المشتريات لتبرير الشراء عن غير طريق المناقصة أو الممارسة إلا في الحالات العاجلة والاستثنائية وبناء على مذكرة مسببة من الفرع أو الإدارة أو المكتب المختص معتمدة من لجنة الإدارة.

مادة 152

يقدم الموردون ومقاولو الأعمال عند الاشتراك في المناقصة تأمينا ابتدائيا وتأمينا نهائيا تحدد نسبته بقرار من لجنة الإدارة، وذلك بما لا يقل عن الحدود المقررة بالتشريعات النافذة.

ويعفى من التأمين النهائي الجهات المستثناة بموجب التشريعات النافذة.

ويكون التأمين نقدا أو بخطاب ضمان أو بصك مصدق عليه من أحد المصارف العاملة بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمى.

مادة 153

يجوز لقسم المشتريات والمخازن تأمين المشتريات كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

مادة 154

لا يجوز للهيئة إبرام عقد توريد أو عقد أداء أعمال إلا بعد مراجعته من الناحيتين القانونية والفنية من الجهة المختصة والتأكد من مطابقة ملحقاته لنصوص العقد وشروطه ولأحكام هذه اللائحة.

مادة 155

تحرر عقود التوريد أو تنفيذ الأعمال أو التأجير باللغة العربية، ويجوز أن يحرر العقد في حالات التعاقد مع أجنبي بلغة أجنبية إلى جانب اللغة العربية على أن يكون النص العربي في هذه الحالة هو الأصل والمعول عليه في التفسير والمرجع عند الخلاف.

مادة 156

لا يجوز إعفاء المتعاقد مع الهيئة من التزاماته التعاقدية كما لا يجوز إعفاؤه من غرامة التأخير.

واستثناء من أحكام الفقرة السابقة يجوز بقرار من لجنة الإدارة الإعفاء من كل أو بعض غرامة التأخير إذا كان التأخير قد نشأ عن أسباب خارجة عن إرادة المتعاقد وبعد أخذ موافقة الجهة المختصة بالاعتماد.

مادة 157

يجوز للجنة الإدارة بعد تسجيل العقد لدى الإدارة العامة للضرائب أن تصرف للمقاول أو المورد دفعة مقدمة تحت الحساب تحدد مقدارها في العقد، وفقاً للتشريعات النافذة وذلك مقابل تقديم خطاب ضمان صادر عن أحد المصارف التجارية العاملة في الجماهيرية العظمى أو مصدقا عليه منها غير مقترن بأي قيد أو شرط وغير قابل للإلغاء وأن يقر فيه المصرف أنه يدفع تحت تصرف الهيئة مبلغا يساوي قيمة خطاب الضمان ويلتزم بأدائه بالكامل عند أول طلب دون حاجة إلى إنذار أو مطالبة قضائية أو اتخاذ أية إجراءات أخرى ودون النظر إلى أي اعتراض يتقدم به المقاول أو المورد أو غيره إلى المصرف أو الهيئة.

مادة 158

يجوز للجنة الإدارة أن تصرف للمتعاقد معها مستحقاته في شكل دفعات تحت الحساب عن التوريدات والأعمال المنجزة تبعا لتقدم العمل وعلى النحو المبين في العقد.

مادة 159

يحرر العقد من عدة نسخ ويوقع الأطراف على كل نسخة منها وتحفظ النسخة الأصلية للعقد بمكتب الشئون القانونية للهيئة وتحال نسخ منه إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب والمختص بالمراجعة الداخلية والفروع والإدارات والمكاتب ذات العلاقة بموضوع العقد وترسل إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب نسخا موقعة من العقد إلى كل من اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية والإدارة العامة للضرائب كما يجب إبلاغ الجهات المذكورة جميعاً بأية تعديلات تطرأ على شروط العقد أو مدة تنفيذه أو قيمته الإجمالية ويقيد العقد في السجل المعد لذلك.

بالإدارة العامة للضرائب ويؤشر عليه بما يفيد أداء ضريبة الدمغة المستحقة عليه وفقا للقانون.

مادة 160

تعتمد لجنة الإدارة النماذج اللازمة لمتابعة تنفيذ الأعمال وفقاً للشروط والمواصفات المتعاقد عليها.

كما تعتمد لجنة الإدارة نظام حفظ الوثائق والعقود والمستندات ذات الأهمية بما يكفل صيانتها وسريتها.

ويصدر مديرو الفروع والإدارات والمكاتب، كل في حدود اختصاصه، القرارات التنفيذية في الخصوص بما في ذلك تحديد أماكن الحفظ والموظفين المسئولين عنها.

الفصل الثاني: المناقصة العامة والمحدودة

مادة 161

المناقصة العامة هي التي يطلب بمقتضاها توريد أو أداء أعمال أو خدمات بموجب مواصفات معينة بواسطة الإعلان العام في الصحف بما يتيح للموردين والمقاولين المختصين في الداخل والخارج الاشتراك بعطاءاتهم بغية الوصول إلى المناقص الذي يتقدم بأصلح عطاء.

وتعتبر المناقصة العامة هي الأصل في إجراءات الشراء وتنفيذ الأعمال.

مادة 162

يجب أن تشمل الشروط العامة للمناقصة كافة البيانات الخاصة بما يلي: –

• أ. تحديد المكان الذي يتم فيه شراء أو استلام شروط العطاء وثمن النسخة.
• ب. مكان تقديم العطاء.
• ج. تحديد مدة تقديم العطاء.
• د. مكان وتاريخ فتح المظاريف باليوم والساعة.
• هـ. تحديد قيمة التأمين الابتدائي الذي يرفق بالعطاء وبيان التأمين النهائي.
• و. أية بيانات أخرى مناسبة وذات أهمية لمقدم العطاء.

مادة 163

تصدر لجنة الإدارة الإذن بطرح المناقصات العامة والمحدودة كما يجوز لها الإذن بتوزيع نسخ من شروط المناقصة مجانا إذا اقتضت مصلحة الهيئة ذلك.

مادة 164

تعد الهيئة شروط العطاءات وقوائم الأصناف والأعمال التي ترغب في تنفيذها وكافة الرسوم والملاحق الخاصة بها قبل الإعلان عنها وعليها أن تتجنب الإشارة إلى علامات تجارية معينة أو وضع مواصفات تنطبق على نماذج خاصة متوفرة لدى جهة معينة بالذات.

وفي حالة صعوبة وضع مواصفات معينة كاملة وواضحة ودقيقة للأصناف المطلوبة يرفق بطلب الشراء عينة أو رسم توضيحي على أن تكون العينة سليمة وجيدة.

مادة 165

المناقصة المحدودة صورة من صور المناقصة العامة وتسري عليها بصفة عامة جميع القواعد المقررة بشأن المناقصة العامة فيما عدا إجراءات الإعلان التي يستغنى عنها بتوجيه رسائل إلى الجهات التي يجرى تسجيلها بسجل الموردين أو المقاولين بالهيئة محليا أو خارجيا على أن يراعى اختيار الكفاءة المالية والفنية وحسن السمعة وألا يقل من توجه إليهم عن اثنين.

مادة 166

يجوز الشراء عن طريق المناقصة المحدودة إذا كانت طبيعة الشراء أو الظروف الخاصة التي تحيط به لا تسمح باتباع إجراءات المناقصة العامة وفقاً لما تحدده لجنة الإدارة.

مادة 167

تضع لجنة الإدارة الشروط العامة للمناقصات على أن تتضمن الشروط التي يجب على المتناقصين مراعاتها عند كتابتهم العطاءات وعند تقديمها للهيئة مع بيان الحالات التي يكون للهيئة الحق في استبعاد كل أو بعض العروض ويجب كتابة هذه الشروط في كراسة المواصفات الخاصة ببنود الأعمال أو الأصناف.

مادة 168

يجب على قسم المشتريات والمخازن فتح ملف لكل مناقصة تحفظ فيه جميع الأوراق الخاصة بها دون فض مظاريفها مع التأكد من سلامة أختامها وتسجيل أرقامها وتواريخ استلامها.

مادة 169

تشكل لجان فتح المظاريف ولجان البت في الممارسة بقرارات من لجنة الإدارة، ويراعى في تشكيل هذه اللجان أن تضم بين أعضائها ممثلين عن إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب والمختص بالمراقبة والمراجعة الداخلية وقسم المشتريات والمخازن وعضو قانوني وآخر فني.

مادة 170

تصدر لجنة الإدارة قرارا تبين فيه الإجراءات والخطوات التي يجب على لجان فتح المظاريف اتباعها وكيفية قيامها بأعمالها.

مادة 171

تسند رئاسة لجنة فتح المظاريف لأحد المسئولين تتناسب وظيفته وخبرته مع أهمية المناقصة وعلى اللجنة أن تحرر محضرا باجتماعاتها تثبت فيه أسماء من حضر الجلسة من مقدمي العطاءات والخطوات التي اتبعتها والإجراءات التي اتخذتها في كل اجتماع.

مادة 172

تراجع لجنة فتح المظاريف العطاءات المقدمة مراجعة حسابية تفصيلية وتصحح أية أخطاء مادية تكتشف في العطاءات مع توقيع من تولى المراجعة بما يفيد ذلك، وإذا وجد اختلاف بين سعر الوحدة وإجمالي الثمن يعول على سعر الوحدة كما يؤخذ السعر المبين بالحروف في حالة اختلافه مع السعر المبين بالأرقام.

مادة 173

على رئيس لجنة فتح المظاريف أن يؤشر بدائرة حمراء حول كل كشط أو تصحيح في العطاءات المقدمة، وعليه أن يضع خطا أفقيا باللون الأحمر أمام كل صنف لم يوضح له سعر، ويكتب بالحروف القيمة المكتوبة بالأرقام فقط.

مادة 174

تقوم لجنة فتح المظاريف بتحديد القيمة النهائية للعطاءات ثم ترتبها تصاعديا بناء على ما تسفر عنه المراجعة الحسابية لها مع الإشارة إلى أية اختلافات في العروض المقدمة من ناحية عدم توريد بعض الكميات المطلوبة أو اختلاف مكان التسليم أو تاريخه.

مادة 175

إذا أغفل مقدم العطاء تحديد سعر صنف من الأصناف المطلوب توريدها في المناقصة فيعتبر ذلك امتناعا منه عن دخول المناقصة في هذا الصنف، أما في مناقصات الأعمال فيمكن المقارنة بين العروض بوضع أعلى سعر.

لهذا البند وفقاً للعروض المقدمة للهيئة، فإذا أرست المناقصة على هذا العرض اعتبر المقاول قد ارتضى تنفيذ البند بأقل الأسعار المعروضة على الهيئة وذلك دون الإخلال بحق الهيئة في استبعاد هذا العطاء.

مادة 176

لا يعتد بأي عطاء يقدم بعد انتهاء الموعد المحدد لقبول العطاءات أو يكون غير مصحوب بالتأمين المؤقت كاملا، ومع ذلك يجوز للجنة أن تصدر قرارا مسببا بمد ميعاد قبول العطاءات بعد انتهائه لأسباب جدية تقرها اللجنة، ويشترط أن يكون ذلك قبل البدء في فتح المظاريف.

ولا يعتد بأي تعديل في العطاء ما لم يقدم التعديل داخل مظروف مغلق قبل انتهاء الميعاد المحدد لقبول العطاءات، ومع ذلك يقبل أي تخفيض في الأسعار يقدم إلى اللجنة قبل البدء في فتح مظاريف المناقصة.

مادة 177

تقوم لجنة البت بدراسة العطاءات ومراجعة المواصفات والشروط المقدمة من الموردين أو المقاولين عن الأصناف أو الأعمال المقدمة عنها العطاءات وتستبعد اللجنة العطاءات غير المستوفية للشروط بتقرير مسبب عن كل حالة، وتضع اللجنة تقريرا بتوصياتها النهائية باختيار أصلح العطاءات المقبولة من الناحيتين المالية والفنية كما تبدى ملاحظاتها وملخصا للمناقصة التي دارت والآراء التي أبداها الأعضاء ويعتبر التقرير سريا ويرفع إلى الجهة المختصة للاعتماد.

مادة 178

لا يكون انعقاد لجنة البت صحيحا إلا بحضور أغلبية أعضائها وتصدر قراراتها بأغلبية أصوات الحاضرين، فإذا تساوت رجح الجانب الذي منه الرئيس.

ويسرى حكم الفقرة السابقة على لجنة فتح المظاريف.

مادة 179

على لجنة البت إرساء المناقصة على صاحب أقل العطاءات سعرا مادام مطابقا للشروط والمواصفات المطلوبة وإلا وجب عليها أن توضح في المحضر الأسباب والظروف التي دعت للأخذ بغير العطاء الأقل سعرا على أن تتمثل هذه الأسباب في عوامل جدية ذات أثر بالنسبة إلى طبيعة الأعمال موضوع المناقصة وجدواها وقيمتها.

مادة 180

تراعى عند مقارنة الأسعار شروط التسليم من حيث المكان وأسعار النقل والتاريخ الذي يمكن فيه توريد الأصناف.

مادة 181

على لجنة البت أن تسترشد قبل اتخاذ قرارها بالأسعار المحلية والدولية وبآخر أسعار تم التعاقد بها، وإذا زادت قيمة أقل عطاء كثيرا عن هذه الأسعار يجوز للجنة اقتراح إلغاء المناقصة وتحويلها إلى ممارسة، وفي هذه الحالة لا يجوز البدء في إجراءات الممارسة إلا بعد اعتمادها من لجنة الإدارة.

مادة 182

يجوز تجزئة إسناد الأعمال أو توريد الأصناف المعلن عنها بين عطائين أو أكثر بشرط أن يكون ذلك في مصلحة الهيئة وعلى الأخص الحالات التالية: –

• أ. إذا تساوت الأسعار بين عطائين أو أكثر.
• ب. إذا لم يشتمل العطاء الأقل سعرا على توريد كل الأصناف.
• ج. إذا اشترطت بعض العطاءات المناسبة أجلا بعيدا للتوريد أو تنفيذ الأعمال.

مادة 183

يجب البت في المناقصة واختيار مقدم العطاء قبل انتهاء مدة سريان العطاء، فإذا لم يتم البت خلالها وجب على الهيئة إخطار مقدمي العطاءات قبل ذلك لمد سريان العطاءات لمدة إضافية مناسبة.

مادة 184

يجوز للجنة البت بقرار مسبب استبعاد أي عطاء ولو كان أقل سعرا متى ثبت أن مقدم العطاء المستبعد ليست له خبرة سابقة بالأعمال موضوع المناقصة أو كان غير قادر ماليا أو فنيا أو ذا سمعة سيئة.

مادة 185

إذا كان العطاء الأقل سعرا مشتملا على تحفظات جاز للجنة البت مفاوضة صاحبه للنزول عن كل أو بعض تحفظاته بما يجعل عطاءه متفقا مع شروط المناقصة، فإذا رفض جاز التفاوض مع من يليه بحيث لا تجرى مفاوضة في التعديل مع صاحب عطاء إلا إذا رفض هذا التعديل جميع مقدمي العطاءات الأقل منه.

وفي حالة تساوى عطائين أو أكثر جاز ممارستها على أن تعطى الأفضلية للشركات والمنشآت العامة الوطنية مع مراعاة المقدرة الفنية.

مادة 186

مع عدم الإخلال بأحكام المادة 141 من هذه اللائحة يكون الشراء ومقاولات الأعمال وأداء الخدمات الفنية بالهيئة في الحدود المالية التي يصدر بها قرار من لجنة الإدارة ووفقاً للمعايير التي تحددها اللجنة الشعبية العامة للمواصلات والنقل.

مادة 187

يجب إخطار الموردين والمقاولين بمن رست عليهم المناقصة بالنتيجة خلال أسبوع من تاريخ الاعتماد مع طلب إيداع التأمين النهائي المطلوب أو استكمال ما يكون قد دفع منه.

مادة 188

يكون للجنة البت حق التوصية بإلغاء المناقصة وذلك في الحالات التالية: –

• أ. إذا قدم عطاء وحيد أو لم يبق من العطاءات إلا عطاء وحيد، ويعتبر العطاء وحيدا حتى ولو صاحبته عطاءات مرادفة طالما أنها مقدمة من مناقص واحد.
• ب. إذا اقترنت العطاءات كلها أو أغلبها بتحفظات تجعلها غير صالحة.
• ج. إذا كانت قيمة العطاء الأقل تزيد عن القيمة السوقية.
• د. الاستغناء عن العمل الذي دعا إلى طرح المناقصة.
• هـ. إذا حصل تعديل جوهري في المواصفات والرسوم الفنية.

ويتم إلغاء المناقصة في الأحوال السابقة بقرار مسبب من لجنة العطاءات ولا يكون هذا القرار نهائيا إلا بعد إقراره من جهة الاعتماد المحددة وفقاً لأحكام هذه اللائحة.

ولا يترتب على الإلغاء أي حق لأصحاب العطاءات في المطالبة بالتعويض.

ويعاد الإعلان عن مناقصة جديدة أو تجرى تحويلها إلى شكل آخر من أشكال التعاقد متى توافرت الشروط التي تجيز ذلك بمقتضى التشريعات النافذة.

ويجوز قبول العطاء الوحيد بعد ممارسة المقدم به وذلك في الحالات التي لا ترجى فيها فائدة من إعادة طرحها للمناقصة وبعد موافقة جهة الاعتماد المختصة ويكون إلغاء المناقصة بقرار من لجنة الإدارة.

مادة 189

إذا ألغيت المناقصة قبل الميعاد المحدد لفتح المظاريف رد ثمن الشروط والمواصفات وملحقاتها بناء على طلب من اشتراها بشرط إعادة جميع المستندات التي بيعت له وإذا تم الإلغاء بعد فتح المظاريف يكون رد ثمن الشروط لمن دخل في المناقصة فقط بناء على طلبه.

الفصل الثالث: الممارسة

مادة 190

يكون الشراء أو تنفيذ الأعمال بطريق الممارسة وذلك بأن يتم التفاوض مع عدد مناسب من الموردين أو المقاولين أو المتعهدين لا يقل عددهم عن ثلاثة وذلك في الحالات التي تدعو فيها الحاجة إلى توريد الأصناف أو المهمات أو تنفيذ الأعمال أو العمليات ذات الطابع الخاص أو تلك التي تحتاج إلى كفاءات مالية أو فنية متخصصة وبصفة عامة في الحالات التي لا تتلاءم مع إجراءات المناقصة وأهم هذه الحالات ما يلي: –

• أ. الأعمال أو المهمات التي لا يمكن تحديدها بمواصفات دقيقة.
• ب. شراء المواد والأصناف المحتكرة من قبل جهة واحدة.
• ج. التعاقد على الأصناف الصادر بها تسعيرة رسمية.
• د. التعاقد على الآلات والمهمات والمواد التي تقتضي طبيعتها أو الغرض منها أن يكون اختيارها أو شراؤها من أماكن تصنيعها أو إنتاجها.
• هـ. الأعمال التي تتسم بطابع الاستعجال.

مادة 191

تقوم لجنة الممارسة بمفاوضة الموردين أو المقاولين والحصول على إقرارات موقعة منهم مبينا بها الأسعار والشروط التي يقبلون التوريد أو التنفيذ بها، وتعد اللجنة محضراً موضحا فيه ما قامت به من إجراءات وما اتخذته من توصيات وترفق به إقرارات الموردين والمقاولين ويقدم مشفوعا بتقرير إلى لجنة الإدارة لتقرر ما تراه في الخصوص.

مادة 192

إذا كانت المواد المشتراة بالممارسة تحتاج إلى فحص فني دقيق ولم يتيسر الوقت لإجرائه واضطرت الهيئة إلى التعاقد أو الاستلام ودفع الثمن وجب الحصول على إقرار من البائع بمطابقة الأصناف للمواصفات التي تم على أساسها الشراء ويتحمله المسئولية في حالة عدم المطابقة.

مادة 193

تسرى على الممارسة أحكام المناقصة العامة وإجراءاتها فيما لا يتعارض مع طبيعة الممارسة وإجراءاتها المنصوص عليها في هذا الفصل.

الفصل الرابع: التكليف المباشر

مادة 194

يجوز الشراء وتنفيذ الأعمال والخدمات بطريق التكليف المباشر بشرط ألا يكون ذلك قاطعاً على تجزئة العملية تهربا من الالتزام بإجراءات المناقصة وبعد صدور إذن بذلك من الجهة المختصة بالاعتماد ويتم ذلك بالتفاوض مع أحد الموردين والمقاولين، وحالات الشراء بالتكليف المباشر هي: –

• أ. الأصناف والمواد التي تنتجها أو توردها هيئة أو مؤسسة أو منشأة أو شركة معينة مما لا يتسنى معه إجراء المناقصة العامة أو المحدودة أو الممارسة.
• ب. التوريدات أو مقاولات الأعمال التي يترتب على عدم الحصول عليها خسارة للهيئة بحيث يقتصر الشراء على أقل قدر ممكن تتطلبه حاجة العمل العاجلة.
• ج. التعاقد مع إحدى الشركات أو المنشآت أو الهيئات التي يملك المجتمع رأسمالها أوجزءا منه.
• د. التعاقد على شراء قطع الغيار أو المواد المحتكرة.

ولا يجوز إبرام أي عقد بطريق التكليف المباشر إلا بعد اعتماد إجراءاته وموافقة الجهة المختصة بالاعتماد على إبرام العقد بهذه الطريقة.

الباب العاشر: المخازن والورش

الفصل الأول: أحكام عامة

مادة 195

تسرى الأحكام المبينة في المواد التالية بشأن استلام الأصناف وتخزينها وحفظها وصرفها وتسجيل حركتها أولا بأول وإمساك الدفاتر أو البطاقات المخزنية أيا كان نوع المخازن وحركتها.

مادة 196

تختص لجنة الإدارة بإصدار القرارات المتعلقة بإنشاء واستئجار المخازن وتنظيمها وتحديد تبعيتها بناء على عرض من أمين اللجنة.

مادة 197

مع عدم الاخلال بنواحي الأمن وسلامة المخازن، يجوز بموافقة لجنة الإدارة تأجير أجزاء مستقلة من مخازنها إلى شركات الطيران الوطنية والأجنبية لاستخداماتها الخاصة وتكون هذه الشركات مسئولة عما وعن موجوداتها.

مادة 198

يجب أن تكون مخازن الهيئة وأماكن التشوين والتخزين صالحة لذلك وتحفظ بها الأصناف بطريقة تلائم مواصفاتها وطبيعتها وتكفل وقايتها من التلف والضياع والسرقة والفقد، كما يجب تزويد المخازن بأدوات الوقاية اللازمة واتخاذ كافة الاحتياطات الأمنية الواجبة.

مادة 199

لا يجوز أن يحتفظ في مخازن الهيئة بأصناف غير مملوكة لها إلا بإذن خاص من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب، وفي هذه الحالة يجب اثبات أنواعها وأسباب وجودها بمحضر خاص كما لا يجوز أن تستلم أصناف أو تصرف إلا عن طريق مخازن الهيئة.

مادة 200

لا يجوز فتح المخازن أو الصرف منها بدون حضور أمين المخزن المسئول إلا عند الضرورة على أن يكون ذلك من قبل لجنة تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب أو من جهة أعلى بالمحبة ويدون بمحضر بأسباب الفتح والإجراءات التي اتخذت في ذات اليوم أو في صباح اليوم التالي إذا تعذر ذلك لأسباب قهرية.

مادة 201

يحدد بقرار من لجنة الإدارة الحدين الأقصى والأدنى للمخزون والحد الذي يلزم عنده اتخاذ إجراءات الشراء لكافة أنواع المخزونات وتقسم الأصناف إلى: –

• أ. أدوات ومهمات مستديمة ويجب قيدها عند صرفها كعهدة طرف مستلمها ثم تعاد إلى المخازن عند انتهاء صاحب العهدة من استعمالها وفقا لما هو محدد له.
• ب. مهمات ومواد معدة للاستهلاك بحيث تستهلك دون تخلف بقايا منها.
• ج. أدوات ومهمات ومواد غير صالحة للاستعمال وتقرر حالتها لجنة تشكل بقرار من لجنة الإدارة.
• د. مخزونات قطع الغيار.

مادة 202

تكون وحدة المخازن مسئولة عن إدارة المخازن من خلال إملالها والاشراف عليها وتنفيذ الأحكام والقرارات والتعليمات التي تصدر بشأن تنظيم المعاملات المخزنية كما تكون مسئولة عن التنبيه إلى احتياجات المخازن وضرورة الشراء في الأوقات المناسبة طبقا للبرامج التي تقررها الهيئة.

مادة 203

يكون أمناء المخازن مسئولين شخصيا عن المخازن والأصناف التي في عهدتهم وعليهم أن يتحققوا من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو أوزانها ومواصفاتها، وأن يحافظوا على نظافة المخازن وصيانة الأصناف من كل ما من شأنه أن يعرضها للفقد أو التلف أو الفساد، ولا يعفون من المسئولية إلا إذا ثبت إن الفقد أو التلف أو الفساد كان بسبب خارج عن إرادتهم لم يكن في الوسع توقيه.

مادة 204

ترسم سياسة تموين المخازن على أساس توفير احتياجات الهيئة من كافة الأصناف اللازمة مع مراعاة برامج الخدمات والتشغيل والصيانة وبرامج الإنشاءات والأعمال الجديدة وتكاليف عمليات الشراء والتخزين والمدة اللازمة للتوريد طبقاً لما هو محدد لميزانية الهيئة.

مادة 205

لا يجوز إعطاء الغير من خارج الهيئة أية بيانات مخزنية إلا بإذن خاص من لجنة الإدارة.

الفصل الثاني: سجلات المخازن

مادة 206

يكون لكل مخزن مركزي للهيئة دفتر أستاذ نموذج رقم م/ ح/ 1 يتولى مسكه وحفظه أمين المخزن وتقيد بهذا الدفتر جميع البيانات المتصلة بالمخزن المركزي والمخازن الفرعية التابعة له.

مادة 207

يحتفظ أمين المخزن الفرعي أو المحلي بدفتر أستاذ نموذج رقم م/ ح/ 2 أو بطاقات الأصناف لحركة المخزن تبين مقدار الوارد والمنصرف والرصيد المتبقي من كل صنف والكميات المطلوبة منه وعليه أن يجرى القيود اللازمة من واقع فواتير التوريد أو قوائم الاستلام أو أذونات الصرف من المخازن يوماً بيوم، وبمجرد إتمام العملية، بحيث يستدل من الدفتر أو البطاقات في أي وقت على حركة كل صنف ورصيده، كما عليه إن يحتفظ بحسابات المخزن وفقاً للتعليمات الصادرة إليه في هذا الشأن وطبقاً لحركة ونوع الأصناف في المخزن ويستخدم بطاقة الصنف نموذج رقم م/ ح/ 2.

الفصل الثالث: الدفاتر والبطاقات المخزنية

مادة 208

تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب مجموعة الدفاتر التي يمكن عن طريقها إظهار الرصيد الدفتري لقيمة الأصناف التي تملكها الهيئة في المواقع المختلفة على نحو يمكن معه إظهار أي عجز أو زيادة فيها عن الموجود فعلا.

مادة 209

يعد نظام لتصنيف المواد بالمخازن ودليل لجميع الأصناف المستعملة مع بيان أرقام التصنيف للقيد بالدفاتر والبطاقات.

مادة 210

يمسك أمين المخزن دفاتر وبطاقات لتسجيل حركة الأصناف التي في عهدته أولا بأول ومن واقع مستندات التوريد والصرف، كما يمسك بطاقات لمراقبة الأصناف بحسابات المخازن بإدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب مستقلة عن دفتر أمناء المخازن – على أن تتم المطابقة الشهرية بينهما تحقيقاً للرقابة.

مادة 211

يقوم أمين المخزن بإمساك سجلات وبطاقات لبيان الأصناف المستديمة المسلمة كعهدة شخصية للعاملين بالهيئة كما يقوم بمتابعة الأصناف بعد خروجها من المخزن.

مادة 212

تختم جميع صفحات الدفاتر والبطاقات بختم الهيئة قبل استعمالها مع ترقيم الصفحات وتحفظ في أماكن آمنة وفي عهدة المسئولين عنها.

مادة 213

يسرى على الأصناف التي ترد إلى المخازن بدون مقابل أو العينات المجانية ما يسرى من قواعد وإجراءات على الأصناف الواردة إلى المخازن بالقيمة – ويراعى أن تدرج ببطاقات الصنف أو صفحة الدفتر ملاحظة تفيد أنها بدون قيمة – وفي حالة استخدامها يتم تقدير قيمتها على أساس سعر بيعها وتحمل على تكلفة المشروعات وتعتبر كإيرادات متنوعة.

الفصل الرابع: الفحص والاستلام والصرف من المخازن

مادة 214

يتم استلام الأصناف من الموردين طبقا لشروط وأوامر التوريد بعد فحصها بمعرفة لجان متخصصة للتحقق من مطابقتها للمواصفات الفنية المتعاقد عليها والمستندات المصحوبة معها.

مادة 215

تصدر لجنة الإدارة قرارا بتشكيل لجنة فحص واستلام الأصناف الواردة على أن يكون من بين أعضائها فني له الخبرة اللازمة لتحقيق الأصناف والمختص بالمراجعة الداخلية، وتحدد اختصاصات اللجنة وكيفية أدائها لأعمالها في ذات القرار.

مادة 216

تحدد الدورة المستندية المخزنية ونماذج استلام وصرف الأصناف من المخازن ومحاضر الاستلام وكل ما يتعلق بها بقرار لجنة الإدارة بناء على اقتراح مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب على أن يراعى عند إعداد النماذج المطلوبة أحكام الرقابة الداخلية وسد الثغرات في تداول الأصناف والمواد المختلفة.

مادة 217

يجوز قبول الأعمال والأصناف بالمخازن رغم مخالفتها للمواصفات بما لا يتعارض مع صالح العمل، وبناء على اقتراح لجنة الفحص والاستلام وموافقة جهة الاعتماد وذلك بالشروط التالية: –

• أ. أن تكون الحاجة ماسة لهذه الأعمال والأصناف رغم ما بها من نقص أو مخالفة.
• ب. أن تقرر لجنة الفحص والاستلام صلاحيتها للأغراض المطلوبة من اجلها وعلى ألا يترتب على قبولها ضرر.
• ج. أن يتم تخفيض السعر بما يلائم مخالفتها للمواصفات المحددة.
• د. أن تقرر لجنة الفحص والاستلام مناسبة السعر بعد الفحص بالقياس لسعر السوق.

مادة 218

تطبق قاعدة الوارد أولا يصرف أولا عند صرف أي صنف من المخازن وذلك حتى يكون المخزون من أحدث تاريخ دائما، ويتم الصرف من المخازن بموجب نموذج طلب صرف مشتمل على البيانات اللازمة ومعتمد من جهة الترخيص بالصرف.

مادة 219

تحدد لجنة الإدارة الجهات المخولة باعتماد طلبات الصرف كما تحدد مواعيد العمل بالمخازن طبقاً لظروف العمل.

مادة 220

تخطر إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب والمختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية بأسماء وتوقيعات الأشخاص المخولين باعتماد طلبات الصرف من المخازن تحقيقا للرقابة على المخازن وموجوداتها.

مادة 221

يصدر بقرار من أمين اللجنة نظام تسليم بضاعة الأمانة والمعدات المعارة أو المؤجرة على أن يكون الإذن بالإعارة أو التأجير من أمين اللجنة، وفي الحدود المقررة بالتشريعات النافذة.

مادة 222

تحدد بقرار من لجنة الإدارة الحالات التي يسمح فيها بإرجاع الأصناف الى المخازن مع مراعاة النص على الإجراءات الواجب اتباعها في كل حالة.

الفصل الخامس: جرد المخازن

مادة 223

يجرد المخازن جردا كليا وجزئيا وفقا للأحكام المبينة في المواد التالية.

مادة 224

يجب أن تجرد جميع الأصناف بمخازن الهيئة جردا كليا في نهاية كل سنة مالية، ويبدأ الجرد في منتصف اخر شهر من السنة المالية على ان ينتهي بنهايتها.

مادة 225

يتم الجرد الجزئي بمخازن الهيئة على مدار السنة وذلك باختيار صنف من الأصناف الموجودة بالمخازن، وحصرها ومقارنتها بالأرقام المدونة بدفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن وضبط الفروق سواء بالزيادة أو النقصان ويشمل الجرد الجزئي جميع الأصناف الموجودة بالمخازن سواء كانت مستديمة أو استهلاكية أو خردة ويكون الجرد الجزئي وفقا لبرنامج تضعه لجنة الإدارة.

مادة 226

يجوز إجراء جرد مفاجئ لبعض الأصناف في مخازن الهيئة بتعليمات من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب، على ان يوقع من قام بالجرد بالسجلات امام باقي الأصناف التي تم جردها مع ذكر تاريخ الجرد.

مادة 227

تتولى إجراءات الجرد السنوي لجان تشكل بقرار من لجنة الإدارة وتتكون كل لجنة من ثلاثة اعضاء على الأقل من بينهم موظف له دراية بالاصناف المراد جردها.

مادة 228

تصدر لجنة الإدارة التعليمات المتعلقة بالجرد وعلى الأخص ما يلي: –

1. تاريخ وساعة الجرد والمدة التي يجب الانتهاء فيها منه وتقديم تقرير بنتيجة الجرد والتوصيات اللازمة بشأنه.
2. التقيد بالنماذج الخاصة بالجرد.
3. التوقيع على آخر أذون اضافة أو أذون صرف تم استخراجها مع حصر الأذون الموجودة بدون استعمال.
4. التأكد من فصل الأصناف الزائدة والتالفة عن الأصناف الجيدة في المخازن الخاصة بالجرد.
5. التوقيع على قوائم الجرد بعد الانتهاء منه.
6. تحديد العجز أو الزيادة في الموجود فعلا عما هو ثابت في السجلات وبيان أسباب ذلك.
7. إخطار ذوى الشأن بمواعيد الجرد ومكانه.

مادة 229

يعد أمين المخزن قبل موعد الجرد السنوي بوقت كاف بطاقات ذات أرقام مسلسلة طبقا للنموذج المقرر ويدون بها رقم كل صنف واسمه وثمنه ومقدار الموجود الفعلي منه بالمخزن والمقدار المقيد بالسجلات والفرق بينها سواء بالزيادة أو النقص على ان يفرغ من ذلك قبل التاريخ المحدد للجرد، وتوزع البطاقات على الأرفف والخانات التي توجد بها الأصناف.

مادة 230

يجب ان تكون جميع المستندات الخاصة باستلام أو صرف أو شطب أو بيع الأصناف مقيدة بالدفاتر والبطاقات، وذلك قبل الموعد المحدد للجرد.

ولا يجوز اثناء أعمال الجرد استلام أو صرف أية أصناف ويجب حفظ الأصناف الواردة خلال تلك الفترة في مكان مستقل داخل طرودها ودون ان تفتح، فإذا كانت هذه الأصناف مستوردة من الخارج وسجلت في الحسابات ادخلت في الجرد من واقع مستنداتها دون حصرها فعليا وتدرج في كشف الجرد تحت قسم اصناف واردة اثناء الجرد.

ويجوز بالنسبة إلى طلبات صرف الأصناف العاجلة التي يرى أمين المخزن المختص أنها لا تحتمل الإرجاء، أن يأمر كتابيا بالصرف مع تعديل سجلات المخزن وبطاقات الجرد بما يتفق مع ذلك.

مادة 231

تبدأ لجنة الجرد عملها بحيث يتولى أحد أعضائها احصاء المقادير الموجودة من كل صنف من واقع بطاقة الصنف ويدونها في الخانة المخصصة لذلك بالبطاقة ويتولى العضو الثاني مراجعة ذلك ويقوم العضو الثالث بجمع البطاقات من أماكنها.

مادة 232

يوقع رئيس لجنة الجرد – بعد الجرد مباشرة – على دفتر وبطاقات الأصناف الممسوكة بالمخزن كما يدرج بها العجز والزيادة ان وجدت مع بيان تاريخ الجرد.

مادة 233

تعد الكشوفات اللازمة لتدوين نتائج الجرد وعلى أمين المخزن المختص حضور عملية الجرد ويعتبر توقيعه على كشوفات الجرد بمثابة إقراره منه باستلام العهدة وصحة ما جاء في الكشوفات.

مادة 234

تجمع بطاقات الجرد بعد الانتهاء منه وترتب حسب أرقامها المسلسلة للتحقق من وجودها كاملة ثم تحال إلى أمين المخزن لتدوين الموجود من كل صنف من واقع سجلاته على البطاقة الخاصة به.

وتحصر الفروق بالزيادة أو النقص من واقع بطاقات الجرد، ويوافى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بنتيجة الجرد وبعد كشفاً عاماً من أربع نسخ بالأصناف الموجودة بالمخازن حسبما هو ثابت في نتائج الجرد تبين قيمة الفروق التي يثبت أنها نتيجة عجز أو زيادة فعلية في الأصناف، ويقدم الكشف مرفقاً بملاحظات المدير إلى أمين اللجنة لعرضه على لجنة الإدارة للاعتماد وتوافى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية بنسخة من كشف الجرد المعتمد.

مادة 235

يتم حصر العجز من واقع كشف الجرد السنوي وتسوى قيمته على حساب الموظف المسئول بعد استبعاد ما يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد إلا إذا كانت هناك زيادة مساوية للعجز في صنف آخر بديل بحيث يحتمل وقوع خلط بينها في الصرف فيحمل الفرق بين قيمتي الصنفين.

ولا يعتد في تسوية العجز بأية زيادة تكون في بعض الأصناف الأخرى وذلك باستثناء الحالة المشار إليها في الفقرة السابقة.

مادة 236

تتم التسوية بإصدار إذن صرف باسم الموظف المسئول وتقيد القيمة سلفة عليه تحت التحصيل، أو تورد نقداً إذا رغب الموظف في ذلك وتخطر بالتسويات التي تتم سدادا لأي عجز، اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.

مادة 237

يقوم أمين المخزن ببيان أسباب الزيادة أو العجز الواقع عند إجراء الجرد وتعرض النتيجة على لجنة الإدارة لتحديد المسئولية وكيفية التصرف في الخصوص.

مادة 238

يتعين على كافة لجان الجرد وضع تقارير عن المخازن التي قاموا بجردها تتضمن كافة ما ظهر لها من مخالفات وعلى الأخص: –

1. الأخطاء في وصف أو تصنيف صرف الأصناف.
2. سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
3. الأخطاء في القيد في السجلات أو طريقة التخزين أو أية مخالفات أخرى.
4. الأصناف التي تحتاج إلى رقابة خاصة.
5. الفروق التي اكتشفت أثناء الجرد.
6. أية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
7. عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين واقتراح أفضل الوسائل التي تضمن سلامة المخزونات وعدم تعرضها للحريق أو التلف.

مادة 239

على لجان الجرد أن تدون الوسيلة التي اتبعتها للتحقق من المواد والكميات الموجودة بالمخازن عدا ووزناً وقياساً كما يجب عليها أن تعد بياناً بالأصناف التي تعذر عليها جردها وأسباب ذلك.

مادة 240

يجب أن يؤيد جرد الأصناف المستديمة الموجودة لدى الموظفين كعهدة بإقرارات تؤخذ عليهم يبين بها حالة الأصناف التي في عهدتهم.

مادة 241

على لجان الجرد أن تتحقق من وجود شهادات معتمدة بالمواد المملوكة للهيئة والموجودة خارج مخازنها من الجهات المسئولة عن حفظ هذه المواد.

مادة 242

على أمين المخزن أن يفتح سجلاته في أول السنة المالية التالية للجرد بالأرصدة الفعلية التي أظهرتها عملية الجرد وطبقاً لما ورد بكشوفات الجرد.

مادة 243

تجمع قوائم الجرد في ملف خاص باسم موجودات المخازن وتحفظ بمعرفة مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب وتعتبر إحدى وثائق الميزانية العمومية حيث يتم قيدها بعد اعتماد الميزانية بدفتر الجرد إجمالا، ويتم إخطار الفرع أو الإدارة أو المكتب الذي تتبعه تلك المخازن وأداء المخازن بصورة من محاضر الجرد الخاصة بهم.

مادة 244

يتم تقييم الأصناف التي تم جردها لأغراض الميزانية والحسابات الختامية في نهاية السنة المالية بسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل.

الفصل السادس: الأصناف المفقودة والتالفة

مادة 245

إذا اكتشف فقد أية أصناف مملوكة للهيئة أو تلفها، وجب أن يبلغ الأمر فورا إلى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب الذي عليه أن يجرى تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسئولية وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى أمين اللجنة.

مادة 246

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة دينارات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب.

أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها أمين اللجنة من ثلاثة موظفين، وتعد اللجنة تقريرا بما تنتهى إليه تحرياتها ورأيها، وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحادث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد، ويقدم التقرير إلى أمين اللجنة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة لجريمة أو اشتبه أن يكون كذلك وجب إبلاغ الجهات المختصة لاتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن.

ويجب في جميع الأحوال إخطار لجنة الإدارة واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات بشأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 247

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التي يثبت أن فقدها أو تلفها يرجع إلى سوء الاستعمال أو الحفظ بخصمها على حساب المتسبب بسعر الشراء أو بسعر السوق أيهما أكبر.

ويخصم مبلغ مناسب من الثمن مقابل استهلاك الصنف من مدة استعماله قبل الفقد إذا كان من الأصناف المقرر لها مدة للاستعمال وإذا أمكن إصلاح التالف فيكتفى بتحصيل قيمة الإصلاح من المتسبب.

مادة 248

يتم شطب الأصناف المفقودة أو التالفة وفقا لحكم المادة 25 من قانون النظام المالي للدولة وتسوى قيمة الأصناف التي يتقرر شطبها خصما على البند المخصص لذلك في الميزانية.

الفصل السابع: الورش

مادة 249

يقصد بالورش في تطبيق أحكام هذا الفصل جميع الورش التي تباشر أعمال الصيانة أو تقوم بإنتاج أو تصنيع قطع غيار أو أداء العمرة الدورية للآلات والمعدات والسيارات والطائرات وقطع غيارها التبادلية سواء أكانت هذه الورش ثابتة أو منقولة.

مادة 250

في حالة طلب تصنيع مهمات بورش الهيئة يتم سحب الخامات طبقا لمقايسات تعد من طرف الورشة المختصة على أن تعاد المهمات المصنعة للمخازن مقيمة على أساس تكاليف الخامات المستخدمة مضافا إليها تكاليف التشغيل بالورشة على أن تحدد هذه التكاليف بقرار من لجنة الإدارة.

مادة 251

تقسم الورش داخل الهيئة إلى أقسام نوعية متخصصة.

مادة 252

لا يجوز التشغيل بالورش إلا بموجب طلبات أو أوامر معتمدة من جهة متخصصة يصدر بتحديدها قرار من لجنة الإدارة.

مادة 253

تصدر لجنة الإدارة القرارات الخاصة بكيفية تقييم الخدمات التي تؤديها الورش للمفاضلة بين استخدام هذه الورش أو شراء الخدمات من الغير.

وتحدد بقرار من لجنة الإدارة الدورة المستندية الواجب اتباعها في هذه الورش للوصول إلى المستندات المطلوبة.

مادة 254

تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب حسابات تكاليف الورش لحصر المصروفات المباشرة وغير المباشرة الخاصة بها على أن تحمل هذه التكاليف على أوجه النشاطات المختلفة بالهيئة.

الباب الحادي عشر: أحكام عامة وختامية

الفصل الأول: التأمين

مادة 255

يجوز التأمين على ممتلكات الهيئة وموجودات مخازنها.

كما يجوز التأمين على خزائن الهيئة في الحدود التي تتناولها الحركة النقدية في كل خزينة. ويراعى بالنسبة للمخازن أن تتخذ الإجراءات اللازمة لحراستها.

مادة 256

تصدر لجنة الإدارة بناء على عرض مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب القرارات المنظمة للتأمين على ممتلكات وموجودات المخازن وخزائن الهيئة، ضد الحريق والسرقة والاختلاس وخيانة الأمانة والمسئولية المدنية.

مادة 257

تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية والتدريب بإخطار شركة ليبيا للتأمين عند وقوع أي من المخاطر المؤمن ضدها على أن يتم الإخطار خلال الموعد المحدد في وثائق التأمين.

الفصل الثاني: أحكام ختامية

مادة 258

تطبق أحكام قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن ولائحة العقود الإدارية الصادرة بقرار اللجنة الشعبية العامة رقم 813 لسنة 1423 ميلادية وكافة التشريعات المالية الأخرى، فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه اللائحة.