قرار رقم 2560 لسنة 1999 م باعتماد اللائحة المالية للهيئة العامة للمعارض
- تاريخ: 4 ديسمبر 1999
- رقم التشريع: 2560
- جهة الإصدار: اللجنة الشعبية العامة
- الحالة: ساري
- القطاع: الاقتصاد
- ذات الصلة: النشاط التجاري
- رقم المُعَرِّف: 2560-1999-GPC
قرار رقم 2560 لسنة 1999 م باعتماد اللائحة المالية للهيئة العامة للمعارض
أمين اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة،،
- بعد الاطلاع على قانون النظام المالي للدولة، وتعديلاته.
- وعلى القانون رقم 1 لسنة 1425 ميلادية، بشأن نظام عمل المؤتمرات الشعبية واللجان الشعبية وتعديلاته.
- وعلى القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية، بإعادة تنظيم الرقابة الشعبية وتعديلاته.
- وعلى لائحة الميزانية والحسابات والمخازن وتعديلاتها.
- وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 813 لسنة 1423 ميلادية، بإصدار لائحة العقود الادارية.
- وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 116 لسنة 1429 ميلادية، بإنشاء الهيئة العامة للمعارض.
- وبناء على كتاب أمين لجنة إدارة الهيئة العامة للمعارض رقم 721 المؤرخ في 14/1429/10 ميلادية.
قرر
مادة 1
تعتمد اللائحة المالية للهيئة العامة للمعارض المرفقة بهذا القرار.
مادة 2
يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره، وينشر في الجريدة الرسمية.
- صدر في: الموافق: 4/ 12/ 1429 ميلادية.
- د/ عبد الحفيظ محمود الزليطني
- أمين اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة
المحتويات
اللائحة المالية للهيئة العامة للمعارض
الباب الأول تعريفات
مادة 1
في تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالمصطلحات الآتية المعاني الواردة قرين كل منها.
- الهيئة: الهيئة العامة للمعارض.
- اللجنة الشعبية: اللجنة الشعبية لهيئة المعارض.
- أمين اللجنة: أمين اللجنة الشعبية لهيئة المعارض.
الباب الثاني الميزانية
الفصل الأول إعداد الميزانية
مادة 2
تكون للهيئة ميزانية مستقلة تعد قبل بداية السنة المالية وفي موعد أقصاه الحادي والثلاثون من شهر هانيبال من كل سنة طبقاً للقواعد والنظم المعمول بها في الهيئات والمؤسسات العامة.
تشمل جميع الموارد المتوقع تحصيلها والمصروفات الجائز إنفاقها خلال السنة المالية.
وتبدأ السنة المالية للهيئة مع بداية السنة المالية للدولة وتنتهي بانتهائها.
مادة 3
تتكون الموارد المالية للهيئة من: –
- حصيلة الإيرادات الناتجة عن نشاطها أو الخدمات التي تؤديها للغير.
- الإعانات والهبات غير المشروطة التي تقرر اللجنة الشعبية للهيئة قبولها على ألا تتعارض مع نشاط الهيئة.
- أية موارد أخرى، مسموح بها قانوناً ويرخص لها في الحصول عليها.
- ما يخصص لها من دعم في الميزانية العامة.
مادة 4
يصدر أمين اللجنة تعليماته بإعداد الميزانية التقديرية وفقاً للمنشور السنوي الصادر عن أمين اللجنة الشعبية العامة للمالية بتحضير وإعداد الميزانية وعلى كل فرع وإدارة ومكتب أن يعد تقديرات مصروفاته وإيراداته خلال شهر من تاريخ استلامه تلك التعليمات.
مادة 5
مع مراعاة أحكام المادة السابقة يقوم كل فرع أو إدارة أو مكتب بتجميع تقديرات إيرادات ومصروفات ما يتبعه من أقسام ووحدات وعرضها في شكل تقديرات إجمالية للفرع أو الإدارة أو المكتب مع بيان الأسس التي بنيت عليها تلك التقديرات.
مادة 6
تحال التقديرات المذكورة فى المادة السابقة إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية بالهيئة لدراستها ومراجعتها واضعة في اعتبارها التوفيق بين الاحتياجات والموارد المالية – ومن ثم – يتم وضع البيانات والتقديرات في ميزانية تقديرية واحدة تحال إلى أمين اللجنة قبل بداية السنة المالية ليقوم بعرضها على اللجنة الشعبية لدراستها ومناقشتها توطئة لاعتمادها.
مادة 7
توضع الميزانية التقديرية فى أبواب وبنود يمكن معها إجراء مقارنة بين الأرقام المبينة فيها والأرقام الفعلية للمصروفات والإيرادات للسنة المالية الجارية و للسنتين السابقتين من واقع دليل الحسابات المعمول به في الهيئة.
مادة 8
تحال الميزانية التقديرية بعد إقرارها من اللجنة الشعبية في موعد أقصاه الحادى والثلاثين من شهر هانيبال إلى اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة للاعتماد.
الفصل الثاني تنفيذ الميزانية
مادة 9
إذا تأخر اعتماد مشروع الميزانية حتى بداية السنة المالية الجديدة يستمر العمل بنفس معدلات الإنفاق المعتمدة للسنة المالية السابقة ولايخل ذلك بأحكام المادة 11 من هذه اللائحة.
مادة 10
عند اعتماد الميزانية ويتم إدخالها بمنظومة الميزانية يحيل أمين اللجنة إلى كل فرع أو إدارة أو مكتب بياناً بالمبالغ المعتمدة له في الميزانية و يرفق بالبيان مجموعة التعليمات والواجبات المتعلقة بالتنفيذ.
مادة 11
الاعتمادات المدرجة فى الميزانية تخص السنة المالية الجارية، وتتقيد الهيئة بالصرف في حدود الاعتمادات المدرجة بكل بند من بنود الميزانية ومع ذلك يجوز عند الاقتضاء في حدود الباب الواحد أن يؤذن بالتجاوز في اعتماد أحد البنود مقابل وفر مساو في بند أو أكثر داخل اعتمادات الباب ذاته، ويختص بالإذن بالتجاوز كل من:
- اللجنة الشعبية في حدود خمسين ألف دينار في المرة الواحدة وبما لا يزيد عن مئة ألف دينار خلال السنة المالية.
- أمين اللجنة في حدود عشرة آلاف دينار للمرة الواحدة وبما لايزيد عن خمسين ألف دينار خلال السنة المالية.
مادة 12
إذا طرأت أثناء السنة المالية ظروف تقتضي إنفاق مصروفات غير واردة بالميزانية جاز للجنة الشعبية أن تطلب من اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة اتخاذ الإجراءات اللازمة بفتح اعتماد إضافي لها من الجهة المختصة.
ويجب أن يتضمن الطلب الأسباب المبررة له والمورد المالي اللازم لتغطيته، ويجوز أن يكون هذا المورد وفراً محققاً في اعتمادات الهيئة أو وفراً في بعض أبواب المصروفات الأخرى بالميزانية أو زيادة في بعض أبواب الإيرادات بها.
مادة 13
للهيئة أن ترتبط بالتزامات مالية على ميزانيات سنوات مقبلة، وذلك بالنسبة للأعمال والمشروعات التى يمتد تنفيذها إلى أكثر من سنة مالية بشرط ألا تزيد قيمة الالتزامات أو العقود المرتبط بها عن جملة التكاليف المقررة لها في البرنامج الذي أقرته اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة.
مادة 14
تصدر اللجنة الشعبية عند الاقتضاء تفويضات متضمنة كل أو بعض الاعتمادات التي تخصص للفروع والإدارات والمكاتب من الميزانية ويجوز للجنة الشعبية نقل بعض الاعتمادات الخاصة بفرع أو إدارة أو مكتب إلى فرع أو إدارة أو مكتب آخر حسب الحاجة، وذلك بناء على اقتراح من إدارة الشئون الإدارية والمالية ويتعين إبلاغ الفروع والإدارات والمكاتب المعنية بهذا النقل.
مادة 15
على الفروع والإدارات والمكاتب أن تقدم كل ثلاثة أشهر إلى أمين اللجنة تقارير متابعة تفصيلية مبيناً بها مدى تنفيذ الميزانية في ضوء المستهدف والمنصرف والمتبقي منها مع بيان أسباب التغييرات بين ما تحقق فعلا وبين المعتمد في الميزانية ليتولى عرضها على اللجنة.
مادة 16
لا يجوز إبرام عقد أو اتخاذ إجراء يترتب عليه ارتباط مالي إلا بعد الحصول على إقرار كتابي من إدارة الشئون الإدارية والمالية واعتماد المراقب المالي لبيان الاعتماد الجائز الخصم منه وأن الاعتماد يكفي لمواجهة الالتزام.
ويجب الامتناع عن تقديم الاعتماد إذا كان الارتباط من شأنه الإخلال بميزانية الهيئة على أي وجه كان·
الباب الثالث إجراءات الصرف
الفصل الأول أحكام عامة
مادة 17
تقوم الهيئة بالصرف على نشاطها في حدود المبالغ المقررة للإنفاق كما هو وارد بالميزانية المعتمدة.
مادة 18
تحدد اللجنة الشعبية أسماء ووظائف المخولين بحق الصرف وحق توقيع الصكوك والغائها وإيقافها مع المراقب المالي وذلك في الحدود المنصوص عليها قانوناً.
مادة 19
يكون توقيع الصكوك من موظفين يتم تخويلهم مع المراقب المالي على أن تبلغ المصارف المودع بها حسابات الهيئة بأسماء ووظائف ونماذج توقيعات المخولين.
مادة 20
تخضع المستندات قبل صرفها لمراجعة إدارة الشئون الإدارية والمالية وتحدد قيمة المدفوعات التي يتعين مراجعتها قبل الصرف من المختص بالمراجعة والمراقب المالي.
مادة 21
تحتفظ الهيئة بأموالها فى مصرف أو أكثر من المصارف العاملة بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمى، ويجوز فتح حساب للهيئة تودع فيه إيراداتها من العملة القابلة للتحويل فى المصرف العربي الليبي الخارجى، وذلك طبقاً للقواعد المقررة في هذا الشأن.
مادة 22
يجب الصرف من واقع المستندات الأصلية بعد استيفائها والتأكد من صحتها ومن عدم سابقة الصرف.
ويجوز الصرف بموجب صور المستندات الأصلية أو بدل فاقدها بشرط التحقق من فقد المستندات الأصلية والتحقيق في أسباب الفقد وترفق نتيجة التحقيق أو البحث مع محضر الشرطة بضياع مستندات الصرف ويكون الصرف في هذه الحالة باعتماد من مدير الشئون الإدارية والمالية أو من جهة أعلى بالهيئة ومن المراقب المالي.
مادة 23
الأصل في الصرف أن يكون بصكوك ويجوز تبعاً لظروف العمل الصرف نقدا في الحدود والأحوال التى يصدر بها قرار من اللجنة الشعبية.
مادة 24
يبلغ مدير الشئون الإدارية والمالية الفروع والإدارات والمكاتب بالتفويضات المالية التي تخصص لها لتتولى كل منها التنفيذ واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقاً للصلاحيات المالية المقررة.
مادة 25
يجوز صرف عهد نقدية مؤقتة لبعض الموظفين للأغراض العاجلة المتعلقة بمصلحة العمل وذلك بقرار من أمين اللجنة على أن تسوى هذه العهد بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله وفى فترة لا تتجاوز ثلاثة أشهر.
مادة 26
يجوز صرف عهد نقدية مستديمة بقرار من اللجنة الشعبية على أن يتضمن القرار تحديد قيمة العهدة وأوجه استعمالها وحدود وسلطات الصرف منها.
ويستعاض ما يصرف من هذه العهد كلما قاربت على النفاذ بموجب صكوك على أن يتم تسوية المنصرف منها في نهاية كل سنة مالية.
ولا يجوز إجراء مدفوعات من العهد النقدية المستديمة تزيد قيمتها في المرة الواحدة على ألف دينار، ويحظر تجزئة العمليات بقصد إجازة صرف يجاوز الحد المذكور كما لا يجوز استخدام المبلغ فى غير الأغراض المخصصة له.
مادة 27
يجب جرد جميع العهد والسلف الممنوحة عند نهاية كل سنة مالية من قبل لجان الجرد المشكلة وذلك لأغراض إعداد الميزانية والحسابات الختامية كما يجوز لأمين اللجنة أو من يفوضه أن يأمر بإجراء الجرد الدورى أو المفاجئ خلال السنة المالية.
مادة 28
على موظف الخزينة المختص أن يسلم الصكوك المسحوبة والمبالغ النقدية إلى المستفيد شخصياً المدرج اسمه باذن الصرف بعد التحقق من شخصيته ويتم التحقق من ذلك بأية أداة قانونية للتعريف أو بتعرف الصراف على المستفيد شخصياً وتسجل بيانات شخصية المتقدم للصرف على الإذن ذاته.
وإذا كان المستفيد شخصاً اعتبارياً وجب تحديد مندوب عنه لاستلام المستحقات بموجب توكيل رسمي.
الحالات التي يتم فيها الصرف بموجب توكيل أن ترفق ويجب في جميع صورة من التوكيل الرسمي بإذن الصرف بعد استيفاء ضريبة الدمغة.
مادة 29
يجوز أن يرسل الصك إلى المستفيد بطريق البريد كما يجوز تحويله لحسابه في المصرف وذلك بناء على طلبه.
ويرسل بعد إصداره طبقا للإجراءات المعتادة بالبريد رفق حافظة تحرر من نسختين على النموذج المعد لهذا الغرض ويطلب من المستفيد إعادة إحداهما بعد توقيعها منه بما يفيد استلامه الصك وفي حالة تحويل الصك لحساب المستفيد فى مصرف يطلب من المصرف الإشعار باستلام الصك وقيده لحساب المستفيد.
وترفق نسخة الحافظة الموقعة من المستفيد أو إشعار المصرف باستلام الصك بمستندات المصرف إثباتاً لإتمامه.
مادة 30
على مدير الشئون الإدارية والمالية إخطار المستفيدين الذين لم يتقدموا للهيئة لاستلام الصكوك الخاصة بهم وذلك خلال شهرين من تاريخ إصدار هذه الصكوك وتعليق قيمته في حساب الأمانات وإذا لم يستلم الصك خلال ثلاثة أشهر من تاريخ الإصدار يتم إلغاؤه.
مادة 31
لا يجوز صرف مارجع من مبالغ سبق الإذن بصرفها ولم يستلمها مستحقوها في الموعد المحدد بهذه اللائحة إلا بناء على طلب من صاحب الشأن على أن يوضح بإذن الصرف بأن المبالغ مقيدة بالحساب الدائن مع ذكر رقم وتاريخ مستند قيد وضعها في الحساب الدائن وتوقيع المختص بذلك.
مادة 32
يجب تقديم الصكوك إلى المصرف لصرفها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ إصدارها وعلى المستفيد أن يعيد الصك بعد فوات هذه المدة للهيئة لتجديده لمدة شهر آخر وعلى مدير الشئون الإدارية والمالية التحقق قبل تجديد الصك من أنه ليس هناك ما يحول دون صرفه وأنه لم يسبق إلغاؤه لا لأى سبب من الأسباب ويجب أن يرفق الصك المراد تجديده ضمن مستندات إصدار الصك الجديد.
مادة 33
تضع اللجنة الشعبية بناء على اقتراح إدارة الشئون الإدارية والمالية نظاماً يكفل وفاء الهيئة بالتزاماتها في المواعيد المحددة
الفصل الثاني أذونات الصرف.
مادة 34
يحتفظ مدير الشئون الإدارية والمالية والصرافون بنماذج توقيع المراقب المالي ومساعديه المخولين بالتوقيع على أذونات الصرف وذلك لمضاهاتها بالتوقيعات التي تحملها هذه الأذونات.
مادة 35
يجب ألا يسند إلى الموظف المختص بإعداد أذونات الصرف أمر مراجعتها أو قيدها بالسجلات المساعدة ولايجوز أن يختص موظف واحد بأكثر من عمل من هذه الأعمال واستثناء من أحكام الفقرة السابقة.
يجوز الجمع بين هذه الأعمال كلها أو بعضها إذا لم يكن هناك عدد كاف من الموظفين.
مادة 36
يصدر الإذن بالصرف باتاً غير معلق على شرط على أن تستوفى مقدماً الشروط اللازم توافرها لإمكان الصرف قبل إحالة الإذن للخزينة.
مادة 37
يجب قبل إحالة إذن الصرف للدفع من الخزينة اتخاذ الإجراءات التالية: –
- أ- أن يحرر الإذن من أربع نسخ على الأقل على النموذج المعد لذلك على أن ترفق به أصول المستندات المثبتة للمبلغ مرقمة بأرقام مسلسلة فإن كان بينها إيصالات فيجب أن يكون قد ثبت صحتها ومطابقتها للقانون بعد مراجعتها والتوقيع عليها بما يفيد ذلك من المختص بالمراجعة.
- ب- يتضمن الإذن جميع البيانات اللازمة لإتمام الصرف وأن يحمل توقيعات الموظفين المختصين بما يفيد أن المبلغ المطلوب صرفه في حدود الإعتمادات الصادر بها التفويض المالي مع بيان رقم وتاريخ التفويض وأن ما اقتطع من المبلغ وفاء لضريبة الدمغة وأية اقتطاعات أخرى مقررة أن يكون المبلغ المدرج بالإذن مطابقاً لما قد تم صحيحاً ورد بالمستندات وأن يكتب بالأرقام والحروف.
- ج- ويجب أن يذكر رقم باب وبند المصروفات بوضوح وأن يحمل الإذن مايفيد صحة الخصم على الباب والبند المشار إليها فضلاً عن وجود الاعتماد اللازم.
- د- أن يوقع إذن الصرف الموظف المختص بذلك على أن يجرى التحقق مطابقة التوقيع مع نموذجه المحفوظ لدى إدارة الشئون الإدارية والمالية وإثبات ذلك على الإذن.
- ه- أن ترفق بالإذن شهادة في أحوال عقود التوريد والأشغال تفيد أن المواد والمهمات قد سلمت ووردت وسجلت بالمخازن حسبما تقتضي التعليمات أو أن العمل قد أنجز طبق المواصفات المقررة.
- و- إذا كان الصرف يمثل دفعة على حساب أحد العقود ترفق شهادة تبين بوضوح القيمة الكلية للعقد والدفعات السابقة وتواريخها وأن الدفعة المطلوب صرفها فى حدود قيمة العقد فإن كانت تزيد عليها فيجب بيان تلك الزيادة مع توضيح أنها في الحدود المسموح بها وطبقاً للقانون وفى الأحوال التى يجرى فيها الدفع من أى عقد تزيد قيمته على 000.500 خمسمائة ألف دينار ليبي يجب إحالة الإذن إلى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية وفقاً لأحكام القانون رقم 11 لسنة 1425 ميلادية بإنشاء جهاز الرقابة الشعبية المشار إليه.
- ز- يراعى في جميع الأحوال أن تخصم من الدفعات المصروفة كل ما يستحق على المقاول أو المتعهد من غرامات أو مبالغ منصوص على احتجازها بصفة تأمين أو ضمان وفى هذه الحالة يستخرج إذن صرف بقيمة المستحق كاملاً وتقيد القيمة خصماً على بند المصروفات المتعلق بها دون استنزال الاقتطاعات التي تقيد في حسابات التسوية ويصرف للمتعهد أو المقاول حسب الأحوال صافي المبلغ بعد خصم الإقتطاعات.
مادة 38
ترقم أذونات الصرف لدى الهيئة ترقيما شهرياً مسلسلاً قبل إرسالها للصرف.
مادة 39
لا يجوز صرف أى إذن إلا من الخزينة المسحوب عليها، وعلى كل صراف أن يتحقق قبل الصرف من أن الإذن مسحوب على خزانته.
مادة 40
يتولى الصراف دفع قيمة إذن الصرف بعد التحقق من، ومن أنه ليس فيه أى تصحيح أو تغيير أو إضافة فى بيانات بغير توقيع من الموظف المختص بإجرائها، وعليه في حالة اشتباهه في أى إذن صرف أن يعيده إلى الجهة التي أصدرته مشفوعاً بملاحظاته أو يحيله إلى مدير الشئون الإدارية والمالية لاتخاذ ما يراه مناسباً في شأنه.
مادة 41
بعد دفع القيمة تختم أذونات الصرف وجميع المستندات المرفقة بختم يفيد الصرف مع بيان تاريخه وعلى الصراف أن يوقع بجانب الختم.
مادة 42
ترقم أذونات الصرف بعد دفع قيمتها بأرقام مسلسلة كل شهر وتسجل في دفتر يومية الصندوق بحسب ترتيب صرفها بقيمتها الإجمالية في الجانب الخاص بالمدفوعات، بينما تسجل الاقتطاعات منها كالضرائب ورسوم التسجيل في الجانب الخاص بالمقبوضات.
مادة 43
أذونات الصرف التى لا يتقدم أصحابها لصرفها خلال شهر من تاريخ إحالتها إلى الخزينة، تخطر الجهة التي أصدرتها لاستعجال أصحابها فإذا لم يتقدم أى منهم خلال شهرين من تاريخ الإخطار أعيدت الأذونات إلى الجهة التي أصدرتها.
الفصل الثالث مهايا ومرتبات العاملين بالهيئة
مادة 44
تصرف المهايا والمرتبات وما في حكمها للموظفين مرة واحدة في نهاية كل شهر ويتم إعدادها من واقع بطاقات العمل أو كشوف الحضور والانصراف.ولا يجوز أن تصرف قبل اليوم الخامس والعشرين من الشهر إلا في بعض الأحوال ووفقاً للتعليمات التي تقررها اللجنة الشعبية.
مادة 45
يجوز صرف المهايا والمرتبات مقدماً إذا حل ميعاد استحقاقها أثناء إجازة مرخص بها للموظف أو أثناء قيامه بمهمة يستحق عنها بدل سفر أو مبيت.
مادة 46
يجوز صرف سلف مؤقتة للموظفين وذلك في الحدود والأغراض والقواعد التي تقررها اللجنة الشعبية بالهيئة وبما لا يجاوز مرتب ستة أشهر على أن ينص في قرار منحها على كيفية استرداد قيمتها من مستحقات الموظف.
مادة 47
في حالة صرف سلف أو مستحقات للموظفين بصفة جماعية يسلم الصك الصافي القيمة إلى الصراف أو من ينتدب للصرف من الموظفين ويشترط فى هؤلاء أن يكونوا من المشهود لهم بالأمانة وممن تتوافر فيهم شروط الضمان المقررة في هذا الشأن ولا يجوز لأحدهم توكيل غيره في الصرف إلا بموافقة مدير الشئون الإدارية والمالية، ويجب توريد ما لم يتم صرفه في مدة أقصاها عشرة أيام من تاريخ صرف الصك وعلى المختص إرفاق إيصال التوريد بالكشوف أو الاستمارات التي تحال إلى المختص بالمراجعة الداخلية في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً من تاريخ الصرف بعد الإقرار عليها بما يفيد استلام كل موظف حقه وبأن التوقيعات صحيحة وتمت أمام مندوب الصرف وعلى المختص بالمراجعة التحقق من صحة كافة الإجراءات.
مادة 48
يجوز صرف سلفة على حساب علاوة الإيفاد والمبيت لا تتجاوز قيمة العلاوة التي تستحق على مدة المهمة المصرح بها على أن تسوى هذه السلفة خلال فترة لا تتجاوز شهراً من تاريخ عودة الموظف وفقاً للقواعد التي يصدر بها قرار من اللجنة الشعبية.
الباب الرابع الإيرادات
الفصل الأول أحكام عامة للإيرادات ومستندات التحصيل.
مادة 49
يقصد بالإيرادات جميع الإيرادات الناتجة عن مزاولة الهيئة لنشاطها وتلك التي تنتج عن أية مصادر إيراد أخرى لها.
مادة 50
تعتمد اللجنة الشعبية الدورة المستندية الخاصة بكافة المتحصلات النقدية بناء على اقتراح إدارة الشئون الإدارية والمالية وذلك مع مراعاة مايلي: –
- وجوب استعمال إيصالات رسمية لإثبات استلام النقود أو الصكوك بخزائن الهيئة وكذلك تداولها بين خزائن الهيئة والصرافين.
- توريد كافة المتحصلات النقدية إلى خزائن الهيئة والمصارف التي تحددها ولا يجوز الاحتفاظ بتلك المتحصلات في خزائن الهيئة إلا في الحدود المصرح بها من قبل اللجنة الشعبية.
مادة 51
تستعمل لإثبات استلام النقود بخزائن الهيئة الإيصالات المنصوص عليها في التشريعات المالية النافذة، ولا يجوز إصدار إيصالات أخرى دون الحصول على موافقة اللجنة الشعبية العامة للمالية.
مادة 52
تشكل بقرار من اللجنة الشعبية لجنة تتولى استلام دفاتر الإيصالات المالية من اللجنة الشعبية العامة للمالية والتحقق من صحة تسلسلها وتواجد كافة النسخ بها وتسليمها إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية وترسل اللجنة صورة من محضر إستلام تلك الإتصالات إلى المختص بالمراجعة الداخلية ولايتم استلام دفاتر الإيصالات إلا بعد مراجعتها للتحقق من انها كاملة غير منقوصة وأن تسلسل أرقام الإيصالات بها صحيح، اتضح وجود نقص بها حرر محضر بذلك تمهيدا لإجراء تحقيق فيه بواسطة اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.
مادة 53
تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية سجلا لدفاتر إيصالات النقود بعد مطابقتها بما هو وارد بشهادة الطبع وتحفظ هذه الدفاتر في خزينة خاصة تحت إشراف هذه الإدارة.
ويتم توزيع دفاتر الإيصالات على الفروع والإدارات والمكاتب بناء على طلب منها وتدون بالسجل المشار إليه فى الفقرة السابقة كل كمية توزع وأرقامها المسلسة والفرع والإدارة والمكتب الذى سلمت له وتاريخ التسليم وتظل الإيصالات المسلمة عهدة لدى الجهة التي استلمتها.
مادة 54
يمسك كل فرع وإدارة ومكتب سجلاً دفاتر الإيصالات المسلمة بجميع إليه من إدارة الشئون الإدارية والمالية وتتبع فى شأن توزيع هذه الدفاتر وتسجيل حركتها بالسجل المذكور الإجراءات المقررة في المادتين السابقتين.
وعلى المختصين بالفروع والإدارات والمكاتب التحقق دائماً من المحافظة على دفاتر الإيصالات الموجودة في عهدة الصرافين وأنها قد أستعملت على وجه صحيح.
مادة 55
يجب أن يراعى عدم طلب دفاتر الإيصالات تزيد على ما تتطلبه حركة العمل كما يجب أن يكون دائماً لدى كل صراف العدد الكافي من الدفاتر اللازمة لمواجهة طلبات توريد الأموال إلى الخزينة.
ولا يجوز أن تزيد مدة استعمال دفتر إيصالات الواحد المصروف عن شهرين فإذا انقضت هذه المدة ولم يستنفذ الدفتر المصروف جاز بعد المراجعة تمديد مدة استعماله بالتأشير عليه من إدارة الشئون الإدارية والمالية أو المراقب المالي·
مادة 56
يصدر المحصل إيصالا بكل مبلغ يدفع إليه ويكون الإيصال من ثلاث نسخ تسلم النسخة الأولى إلى دافع المبلغ، وترفق النسخة الثانية بدفتر اليومية الخاص به وتبقى النسخة الثالثة بدفتر الإيصالات.
أن يتضمن الإيصال الصادر أسم الدافع وبيان المبلغ المدفوع وباب ويجب وبند الإيرادات اللذين يدرج تحتهما المبلغ.
مادة 57
على كل محصل أن يدون في سجل خاص به ما يستلمه من دفاتر إيصالات إستلام النقود على أن يكون هذا الدفتر خاضعاً لمراجعة كل من الفرع أو الإدارة أو المكتب التابع له وإدارة الشئون الإدارية والمالية والمختص بالمراجعة الداخلية.
مادة 58
إذا اقتضى الأمر إلغاء أحد الإيصالات لأى سبب من الأسباب وجب تسطير نسخه الثلاث وكتابة سبب الإلغاء عليها.وختمها بخاتم الإلغاء ولا يعتمد إلغاء الإيصال الإ بالتوقيع من المحصل ورئيسه المباشر بعد التحقق من سبب الإلغاء.
وترفق النسختان الأولى والثانية من الإيصال الملغى بدفتر اليومية الخاص بالعمل ولا يجوز إلغاء أى إيصال سبق توريد قيمته للخزينة.ويجب أن يكون إلغاء الإيصالات في أضيق نطاق ويسأل المحصل عن كل إلغاء يجريه بدون مبرر جدي.
مادة 59
يكون المحصل الذي يستلم دفاتر إيصالات إستلام النقود مسئولاً عن استلامها كاملة التسلسل والنسخ وعليه المحافظة عليها وإبلاغ مدير الشئون الإدارية والمالية بأى فقد أو تلف فيها سواء أستخدمت هذه الدفاتر أو لم تستخدم.
الفصل الثاني التصرف في الأموال الثابتة والأصناف الراكدة والخردة
مادة 60
يجوز بقرار من اللجنة الشعبية – طبقاً للقانون – بيع الأصناف غير الصالحة للاستعمال وكذلك الأصناف التالفة والمعيبة أو الزائدة أو الراكدة التي يبطل إستعمالها في الأماكن التي توجد فيها على أن يعتمد قرار البيع من اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة.
مادة 61
تشكل اللجنة الشعبية لجنة فنية تتولى فحص ومعاينة الأصناف غير الصالحة للاستعمال والأشياء الأخرى الخردة للتأكد من عدم صلاحيتها من الناحية الفنية والاقتصادية واقتراح طريقة التصرف فيها وتقدم اللجنة تقريرها إلى اللجنة الشعبية لتقرير ما تراه مناسب مع إبلاغ اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية اللجنة الشعبية العامة للمالية بما تقرره في هذا الشأن.
مادة 62
يكون التصرف في الأصناف غير الصالحة للإستعمال والأشياء الخردة بإعدامها أو بيعها بالمزايدة العامة فيما تزيد قيمته عن 000.10 عشرة الآف دينار ويشترط عدم التجزئة، وتستنزل الأصناف المذكورة بعد التصرف فيها من عهدة المخزن ويحرر محضر بالإجراءات التي يتقرر اتخاذها وتحال نسخ منه إلى اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.
مادة 63
يكون ثمن البيع الأساسي للأصناف الجديدة هو سعر شرائها، فإذا لم تكن قد دخلت المخازن بطريق الشراء فيكون ثمنها الأساسي هو قيمتها المقدرة بالسجلات أما الأصناف المستعملة فيحدد ثمن بيعها الأساسي بسعر الشراء أو الثمن المقدر بالسجلات حسب الأحوال بعد إستنزال نسبة معينة تعتمدها اللجنة الشعبية مقابل الاستهلاك ويكون الثمن الأساسي لبيع الأصناف الخردة هو القيمة التي تحددها لجنة
الفحص بعد اعتمادها من اللجنة الشعبية ويراعى في جميع الأحوال إضافة المصروفات الإدارية بما لا يجاوز عشرة بالمائة 10 % من قيمة الأصناف المراد بيعها وفي جميع الأحوال يضاف ثمن البيع إلى الإيرادات.
الفصل الثالث ديون الهيئة لدى الغير وإجراءات تحصليها
مادة 64
يجوز للهيئة أن تقدم خدماتها للغير بمقابل وتضع اللجنة الشعبية قواعد أداء خدماتها ومدد وحدود الائتمان المسموح به وكذلك تحديد الجهة المسئولة عن تنفيذ تلك القواعد بما يكفل تحصيل هذا المقابل، على أن تعتمد هذه القواعد بقرار من اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة.
مادة 65
على إدارة الشئون الإدارية والمالية إرسال قائمة الحساب الإيصالات و المطالبة بالدفع إلى الجهات المعنية فور حلول ميعاد استحقاقها.
مادة 66
تكون إدارة الشئون الإدارية والمالية مسئولة عن متابعة تحصيل ديون الهيئة لدى الغير، ويحدد أمين اللجنة الأشخاص المخولين بالاستلام وتحصيل مستحقات الهيئة لدى الغير.
الفصل الرابع تأجير الأماكن والآلات والمعدات وأداء الخدمات للغير
مادة 67
تصدر اللجنة الشعبية القرارات المتعلقة بتأجير الأماكن والآلات والمعدات وتقديم خدمات الهيئة للغير على أن تشمل هذه القرارات أسس وقواعد تحديد الأسعار والدورة المستندية الخاصة بإعداد المطالبات وكيفية التحصيل، وذلك مع مراعاة أحكام المادة 65 من هذه اللائحة.
مادة 68
يجب على إدارة الشئون الإدارية والمالية أن تحتفظ بصورة من العقود المبرمة مع الغير كما يجب عليها محاسبتها وفقاً للقواعد الخاصة بإجراء المحاسبة المتبعة.
مادة 69
يجب على إدارة الشئون الإدارية والمالية إرسال وتلقى المطالبات الخاصة بإجراءات المحاسبة مع الغير في المواعيد وعلى النماذج المعتمدة ووفق الترتيبات المتفق عليها.
الباب الخامس النظام المحاسبي
الفصل الأول أحكام عامة
مادة 70
تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية باقتراح وضع أو تعديل الدورات المستندية والإجراءات اللازمة لتطبيق النظام المحاسبي بما يكفل أحكام الرقابة الداخلية وخلق الترابط بين الإدارات والمكاتب المختلفة.
مادة 71
يتم إدخال كافة المعاملات المالية والقيودات اليومية بمنظومة الحاسوب بالأخص الإيرادات والمصروفات والمشتريات والمخازن وكافة الحسابات العامة وموازين المراجعة الشهرية و تسوية حساب المصرف والخزينة والميزانية التقديرية والختامية مع عدم الإخلال بأمساك السجلات والدفاتر الواجب إمساكها قانونا وبما يتفق والدورة المستندية المعتمدة للهيئة.
مادة 72
تعتمد اللجنة الشعبية نظام الدورة المستندية وطريقة تداول مستنداتها وقيدها بالدفاتر كما تعتمد نظام حفظ الوثائق والعقود ذات الأهمية بما يكفل حفظها وسريتها.
ويصدر أمين اللجنة الشعبية للهيئة القرارات التنفيذية الخاصة بذلك.
مادة 73
يهدف النظام المحاسبى للهيئة إلى تنظيم المعاملات المالية ووضع الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال الهيئة وإظهار ناتج الأعمال والمركز المالي الحقيقي لها ويقوم على الأسس الآتية: –
- تنظيم قواعد الصرف والتحصيل وتحديد جهات الاعتماد.
- تحديد الدورة المستندية التى يمكن بها مراقبة النشاط في كل الإدارات والمكاتب التى يتكون منها الهيكل التنظيمي للهيئة.
- وضع دليل الحسابات.
- وجود المجموعة الكافية للدفاتر والسجلات لإثبات المعاملات المالية بمراعاة الأسس المحاسبية المتعارف عليها.
- وجود نظام المتابعة الدورية بما يسمح بالرؤية الشاملة لمسيرة الهيئة نحو تحقيق الأهداف المقررة.
مادة 74
يجب أن يتضمن النظام المحاسبي كل ما يقضي به قرار إنشاء الهيئة والتشريعات ذات العلاقة بنشاطها.
ويجب أن يراعى فى التسجيل المحاسبي بالدفاتر الأسس المحاسبية المتعارف عليها.
كما يجب أن يتوفر بالنظام المحاسبي البساطة والوضوح والقدرة على توفير البيانات اللازمة لمراقبة أموال الهيئة
مادة 75
تعتمد اللجنة الشعبية الدورة المستندية للإيرادات والمصروفات الخاصة بالهيئة.
الفصل الثاني المجموعة الدفترية
مادة 76
تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية باقتراح المجموعة الدفترية المحاسبية لتسجيل جميع المعاملات المالية المتعلقة بنشاط الهيئة بما يسمح بإظهار المركز المالي لها وذلك دون الإخلال بمسك الدفاتر الملزمة قانونا بامساكها على أن يعرض النظام المقترح لهذه المجموعة على اللجنة الشعبية للاعتماد.
مادة 77
يجب أن يكون كل قيد مسجل مؤيداً بالمستندات المستوفاة لشروط الصحة القانونية ومعتمداً من الجهات المختصة ولا يجوز المحو أو الكشط فيما يدون بالدفاتر، كما لا يجوز الحشر بين السطور أو الكتابة على الهوامش ويراعى في التصحيحات التي تجرى فى الدفاتر أن تكون بقيود عكسية.
مادة 78
يجب ترقيم الدفاتر والسجلات ترقيماً مسلسلاً كما تختم جميع صفحات الدفاتر والسجلات بختم الهيئة قبل استعمالها وعلى إدارة الشئون الإدارية والمالية إتخاذ الإجراءات اللازمة لحفظ تلك الدفاتر فى مكان أمين وتكون في في عهدة موظفين مسئولين عنها.
الفصل الثالث حسابات الدعم
مادة 79
على إدارة الشئون الإدارية والمالية أن تمسك الحسابات والدفاتر التي تمكنها من متابعة تحصيل ما يخصص لها من الميزانية العامة للدولة ومتابعة الصرف في الأوجه المقررة قانوناً.
مادة 80
على الفروع والإدارات والمكاتب كل فى نطاق اختصاصه الإحتفاظ بالدفاتر الخاصة بخطة تنفيذ مشروعات الهيئة والبرامج الزمنية المحددة لتنفيذها·
كما يجب عليها بحسب الأحوال أن تقدم تقارير دورية كل ثلاثة أشهر إلى إدارة المشروعات بالهيئة التي عليها أن تحيلها مشفوعة برأيها إلى اللجنة الشعبية.
الفصل الرابع حسابات التكاليف
مادة 81
تدرج ضمن التزامات الهيئة الأموال المقدمة لها والتي يستوجب ردها سواء كانت عينية أو نقدية وفى حالة عدم إشتراط ردها تدرج ضمن إيرادات الهيئة.
مادة 82
تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية باقتراح نظام التكاليف بما يحقق الرقابة على عناصر التكاليف المختلفة ويوفر البيانات التحليلية التي تساعد في تحقيق أهداف الهيئة.
ويصدر بنظام التكاليف قرار من اللجنة الشعبية يبين مكوناته وكافة الجوانب الأخرى ذات العلاقة.
مادة 83
تختص إدارة الشؤون الإدارية والمالية بإجراء الدراسات عن تكلفة أي نشاط تقوم به الهيئة فى الحال أو فى المستقبل وذلك خلال المدة المحددة لها في قرار اللجنة الشعبية.
مادة 84
تشكل بقرار من اللجنة الشعبية لجان فنية تتولى وضع معايير لعناصر التكاليف اللازمة للنشاط الذى يمكن الأخذ به عند إعداد الموازنة التقديرية لتقييم النشاطات المختلفة على أن تقدم تلك اللجان تقاريرها خلال المدة المحددة في قرار تشكيلها إلى أمين اللجنة.
ولا تطبق المعايير المشار إليها إلا بعد اعتمادها من اللجنة الشعبية.
الباب السادس المراقبة والمراجعة الداخلية والتقارير الدورية والسنوية
الفصل الأول المراقبة الداخلية
مادة 85
مع عدم الإخلال بأحكام قانون النظام المالي للدولة يتم توزيع العمل بين الموظفين فى إدارة الشئون الإدارية والمالية بطريقة تكفل تحقيق الرقابة المالية وفقاً للأصول المتعارف عليها بمراعاة ضرورة الفصل بين الاختصاصات وتوزيع العمل بين الموظفين بحيث لا يستقل أى منهم بأكثر من عمل واحد بحيث يكون عمل كل منهم محل مراجعة ومراقبة من موظف آخر.
مادة 86
يتولى مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية حفظ دفاتر الصكوك غير المستعملة وتسليمها إلى المختص بتحرير الصكوك، ويراعى عند تحريرها أن تكون مسلسلة الأرقام ويتعين إرجاع كعب الدفاتر المنتهى إلى رئيس الحسابات لمراجعته وحفظه.
مادة 87
في حالة إلغاء أحد الصكوك يجب اعلام مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية ليقوم بشطب الصك وحفظه مع الكعب الخاص به و التأشير بما يفيد الإلغاء على مستند الصرف.
مادة 88
يمسك مدير الشئون الإدارية والمالية سجلاً يبين فيه حركة إستلام وصرف وإرجاع دفاتر الصكوك، ويراجع هذا السجل دورياً في نهاية السنة المالية عند إجراء الجرد الشامل لدفاتر الصكوك غير المستعملة.
مادة 89
حالة فقدان أحد الصكوك يجب إخطار المصرف فوراً لإيقاف صرف الصك إذا لم يكن قد صرف بعد ويراعى عدم سحب الصك المفقود إلا بموجب طلب يقدم من المستفيد وبعد وصول إخطار المصرف بما يفيد عدم سابقة الصرف وعدم صرف الصك مستقبلاً
ويسري حكم الفقرة السابقة في حالة فقد المستندات التي تستخدم لصرف مبالغ من المصرف، كطلب العملة الأجنبية أو طلب الصكوك السياحية أو طلب تحويل العملة إلى الخارج عن طريق الحوالات والصكوك المصرفية.
مادة 90
في حالة فقد صك أو دفتر صكوك غير مستعمل فعلى الموظف المختص بمجرد إكتشاف ذلك أن يخطر مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والمراقب المالي ورئيس القسم المالي باعتباره ملغياً، إلى جانب اتخاذ إجراءات التحقيق في واقعة الفقد لتحديد المسئولية.
مادة 91
على أمناء الخزائن والصرافين والمسؤولين عن العهد المستديمة الاحتفاظ بالنقدية ودفاتر الصكوك وإيصالات استلام النقدية وخطابات الضمان وغيرها من الأوراق ذات القيمة فى الخزائن الحديدية المعدة لهذا الغرض كما يجب عليهم مسك سجلات تبين مالديهم من مبالغ وماتم صرفه منها.
مادة 92
لا يجوز أن يحتفظ بداخل خزائن الهيئة ولو بصفة مؤقتة إلا بالنقود والصكوك والطوابع وغيرها من المستندات ذات القيمة التي تكون في عهدة الصراف ولا يقبل فى الخزائن أى ممتلكات أو مستندات شخصية أو غير متعلقة بالعمل.
مادة 93
يجب أن تورد جميع إيرادات الهيئة إلى المصارف يومياً وتحدد اللجنة الشعبية الحالات التى يجوز فيها الاستثناء من قاعدة التوريد اليومي كما تحدد الحد الأقصى للنقدية التي يجوز إبقاؤها بكل خزينة.
مادة 94
يجب تنظيم الإجازات التي تمنح أمناء الخزائن والصرافين بالهيئة بما يكفل استمرار العمل والرقابة على الخزائن، كما يجب ألا يسمح لأحد بالتغيب عن العمل إلا بعد تكليف من يقوم بعمله و تسليم ما بعهدته بموجب محضر للصراف أو أمين الخزينة ومن يستلم منه العمل ومندوب عن الذي يتبعه، وفى حالة الإنقطاع المفاجئ للصراف أو أمين الخزينة عن العمل أو وفاته تفتح الخزينة بمعرفة لجنة لاتقل عن ثلاثة أشخاص تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية برئاسة أحد موظفي الإدارة.
مادة 95
يتم جرد محتويات الخزائن من نقود أو صكوك وأوراق ذات قيمة على فترات منتظمة وبصفة مفاجئة بمعرفة المختص بالمراجعة الداخلية والجهة التابع لها أمين الخزينة أو صاحب العهدة وتثبت نتيجة الجرد في محضر يوقع عليه أمين الخزينة أو صاحب العهدة والموظفون القائمون بعمليات الجرد.
مادة 96
إذا ظهر عجز في إحدى الخزائن أو فى العهدة النقدية وجب تكليف المسئول عن العجز بتغطيته فوراً وإبلاغ مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والمراقب المالي وأمين اللجنة الشعبية وعلى الأخير أن يتخذ على وجه السرعة الإجراءات اللازمة وفقاً للتشريعات النافذة.
مادة 97
إذا لم يجاوز مبلغ العجز خمسمائة دينار تولت التحقيق في الواقعة لجنة تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية تضم موظفين ليس لهم علاقة بمراجعة أعمال الموظف الذى ظهر العجز لديه وتقدم اللجنة تقريراً بنتيجة عملها إلى مدير إدارة الشئون الإدارية المالية الذى يحيله بدوره إلى أمين اللجنة ليقوم الأخير بعرضه على اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.أما إذا كان مبلغ العجز يزيد على خمسمائة دينار فتتولى التحقيق لجنة تشكل بقرار من أمين اللجنة تضم ممثلين عن الهيئة واللجنة الشعبية العامة للمالية بالتنسيق بينها في هذا الشأن
وعلى اللجنة أن تقدم تقريراً بنتيجة عملها في أقرب وقت ممكن وفي جميع الأحوال يجب أن يشمل التقرير مايلي:
- أ- أسباب العجز وطريقة وقوعه.
- ب- تحديد مبلغ العجز.
- ج- تحديد المسئول عن العجز مع بيان ما إذا كان وقوعه نتيجة إهمال أو تقصير أو عمد.
- د- بيان ما إذا كان هناك قصور في الأنظمة المتبعة أو تراخ في الرقابة على أعمال الموظف المسئول عن العجز
- ه- اقتراح الوسائل التي من شأنها أن تحول دون تكرار حدوث العجز أو تمكن من اكتشافه فور وقوعه.
مادة 98
يقيد مبلغ العجز سلفة على حساب الموظف المسئول عن فقده ويستوفي بطريق الخصم من مرتبه ومستحقاته الأخرى فى الحدود الجائز الخصم منها قانوناً ما لم ير الموظف توريدها دفعة واحدة إلى خزينة الهيئة.
مادة 99
مع عدم الإخلال بالجزاءات المقررة، يجب أن ينقل الموظف المسئول عن العجز من عمله ولا يجوز أن تسند إليه أعمال لها علاقة بالمال العام بالهيئة.
مادة 100
على أمين اللجنة الشعبية أن يشكل لجنة أو أكثر لفحص أعمال الموظف المسئول عن العجز خلال المدة السابقة على وقوع الحادث لكشف ما قد يكون سبق ارتكابه من مخالفات أخرى لم تكتشف في حينها ولا يجوز نقل الموظف المسئول عن العجز خارج الهيئة قبل إقفال كافة التحقيقات الخاصة بالعجز.
مادة 101
تحال نتيجة التحقيق إلى أمين اللجنة الشعبية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية مشفوعة برأي مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية فإذا كانت النتيجة قد كشفت عن وقوع مخالفة مالية طبقت في شأنها أحكام الباب السابع من قانون النظام المالي للدولة، والتشريعات الأخرى ذات العلاقة.
مادة 102
يقدم أمين اللجنة عقب التصرف نهائياً فى واقعة العجز تقريراً إلى كل من اللجنة الشعبية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية متضمناً مايلي: –
- أ- نتائج التحقيقات الإدارية والجنائية وما انتهت إليه محاكمة المسئول عن العجز تأديبيا وجنائيا.
- ب- قيمة المبالغ التي ثبت فقدها نهائياً ومقدار ما استرد منها والإجراءات التي اتخذت لتحصيل الباقي.
- ج- ما يقترح من تعديل لمواجهة قصور الأنظمة السارية في الهيئة إن كان له محل.
مادة 103
في حالة وجود فائض فى الخزينة أو العهدة يشكل مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية فور تبليغه بذلك لجنة تتولى البحث في أسباب الزيادة ويتم إعادة الزيادة لأصحابها في حالة معرفتهم وإذا تعذر ذلك تضاف تلك الزيادة للإيرادات.
مادة 104
يجب على كل موظف تنتهي علاقته بالهيئة أو ينقل إلى موقع عمل آخر أن يسلم ما في عهدته من أموال ومستندات وسجلات ومهمات وغير ذلك مما كان مسئولا عنه للموظف الذي يعينه له رئيسه المباشر وبحضور موظف ثالث من داخل الهيئة
ويثبت التسليم والاستلام في محضر يوقع من الأطراف الثلاثة المسلم – والمستلم – والشاهد ويحتفظ الأول والثاني بنسخة من هذا المحضر وتحال نسخة أخرى لإدارة الشئون الإدارية والمالية ولا يجوز إخلاء طرف الموظف إلا بعد التثبت من تسليمه الجميع ما في عهدته وفقاً للإجراءات المنصوص عليها في هذه المادة.
مادة 105
يتم التأمين على أمناء الخزائن لدى أحد شركات التأمين ضد السرقة والاختلاس وخيانة الأمانة وتأمين الخزينة ضد السرقة و السطو والحريق·
الفصل الثاني المراجعة الداخلية
مادة 106
تهدف المراجعة الداخلية إلى تحقيق الرقابة والتقليل من الأخطاء والغش وكشف ما يقع من ذلك فور حدوثه مع دراسة الأسباب التي أدت إليه وإقتراح الوسائل الكفيلة بعدم تکراره.
مادة 107
تحدد اللجنة الشعبية نطاق وخطوات المراجعة الداخلية ومسئولية القائمين بها خصوصاً فيما يتعلق بالنقدية الواردة والصادرة والمدينين والمخازن ومستحقات الموظفين و المشتريات والمصروفات والعهد وخطابات الضمان.
مادة 108
يتولى المختص بالمراجعة الداخلية مباشرة أعماله وواجباته في الحدود التي ترسمها له اللجنة الشعبية بما في ذلك:
- أ- التأكد من صحة القيود المحاسبية الإحصائية وتقييم الأداء المحاسبي.
- ب- التأكد من أن جميع أنواع الأصول التي تملكها الهيئة وتحفظها بنفسها أو بواسطة غيرها هى أصول موجودة فعلاً وأن قيمتها الفعلية هي القيمة الصحيحة محاسبياً وأن الحسابات تغطى البيانات الكاملة عن أى نقص أو ضياع فيها عند مقارنة الرصيد الفعلي مع الدفتري.
- ج- إجراء الدراسات التي تطلب منه لتطوير النواحي الإدارية والمحاسبية لإحكام الرقابة.
مادة 109
المختص بالمراجعة الداخلية مراجعة ومراقبة الأعمال والحسابات الموكل إليه مراجعتها وفقاً لبرنامج شهري بحيث يتمكن معه من إجراء المراجعة الاختيارية لمختلف أوجه النشاط الذي تقوم به الهيئة على أن يعتمد برنامج المراجعة والمراقبة الداخلية من اللجنة الشعبية.
مادة 110
تخضع جميع المستندات المالية والدفاتر والسجلات المتعلقة بها كذلك جميع الكشوف والقوائم المالية للمراجعة ويكون للمختص بأعمال المراجعة الداخلية حق الاطلاع عليها وأخذ معلومات أو بيانات أو صور منها.
الفصل الثالث المتابعة والتقارير الدورية والسنوية
مادة 111
يجب على المختص بالمراجعة الداخلية تقديم تقارير دورية بنتائج أعماله على أن تتضمن الملاحظات التى ظهرت له من خلال المراجعة مع عرض توصياته بشأنها وما يجب إتباعه لتلافي النتائج السلبية التي ظهرت له عند المراجعة.
مادة 112
على إدارة الشئون الإدارية والمالية أن تعد فى نهاية كل شهر ميزان مراجعة بالمجاميع والأرصدة للحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية كما يجب عليها أن تعد شهرياً كشوف مطابقة لأرصدة حسابات المصارف وفقاً لدفاتر الهيئة مع الأرصدة المبينة فى الكشوف الواردة من المصارف.
مادة 113
تسلم خطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الهيئة لإدارة الشئون الإدارية والمالية لقيدها وحفظها فى الخزينة وعليها تجديدها أو تحصيل قيمتها، وذلك قبل إنتهاء مدتها بإسبوعين على الأقل ويعد بيان في اليوم الأول من كل شهر بخطابات الضمان التي تنتهي مدتها خلال شهر لمتابعة إتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن تجديدها أو تحصيل قيمتها وعلى إدارة الشئون الإدارية والمالية.
الحصول على صور من خطابات الضمان الصادرة من الهيئة لصالح الغير وتقوم بقيدها أو المطالبة بردها
مادة 114
اللجنة الشعبية تقريراً سنوياً للجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة تقدم تبين فيه المركز المالي للهيئة، الذي يتضمن على الأخص:
- أ- المشاكل التى تواجه الهيئة والإجراءات التي اتخذتها بشأنها.
- ب- الرد على تقرير مراجع الحسابات واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.
- ج- إعداد مقارنة بين نشاط الهيئة في السنة الجارية ونشاطها في السنة أو السنوات السابقة لها.
الباب السابع الميزانية العمومية والحسابات الختامية والجرد السنوي
الفصل الأول الميزانية العمومية والحسابات الختامية
مادة 115
تعد إدارة الشئون الإدارية والمالية خلال ثلاثة أشهر من إنتهاء السنة المالية، الميزانية العمومية والحسابات الختامية للهيئة على نحو يظهر المركز المالي للهيئة ويبين مالها من حقوق وما عليها من التزامات مع بيان الإيرادات والمصروفات خلال السنة.
مادة 116
مع عدم الإخلال بالمادة السابقة يتم إعداد ميزانية الهيئة والحسابات الختامية لها بمراعاة الآتي
- إعداد الحسابات الختامية على أساس مبدأ الاستحقاق فيما يتعلق بتحميل السنة المالية بما يخصها من إيرادات ومصروفات.
- التأكد من سلامة إجراءات الجرد السنوي وصحته بالنسبة لكافة الموجودات الثابتة والمنقولة بالهيئة في نهاية السنة المالية
- التحقق من سلامة وتقييم كل عناصر الأصول الثابتة والمتداولة وخاصة بالنسبة إلى:
- أ نسب استهلاك الأصول الثابتة.
- ب أسس تقييم المخزون من المواد وقطع غيار.
- ج أسس فحص حسابات المدينين وتحديد الديون الجيدة والرديئة.
- د طريقة حصر عناصر المصروفات المدفوعة والمستحقة.
- تكوين مخصصات مالية لمقابلة الخسائر أو الإلتزامات التي لم تتحدد قيمتها بدقة والتي قد تتعرض لها الهيئة في المستقبل وذلك عن عمليات تخص السنة المالية المعد عنها الحسابات الختامية.
- مطابقة الأرصدة الواردة بكشوفات المصاريف على أرصدة حساباتها بالدفاتر وإعداد التسويات اللازمة.
- حصول الهيئة على مصادقات من مدينيها ودائنيها على أرصدة حساباتهم في نهاية السنة المالية.
مادة 117
يبلغ المختص بمراجعة الحسابات الختامية وقوائم الجرد وغيرها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ إنتهاء السنة المالية وذلك لإتمام عملية المراجعة ويقدم مراجع الحسابات إلى اللجنة الشعبية تقريرا عن مراجعة حسابات الهيئة وميزانيتها العمومية وذلك خلال شهرين من تاريخ إحالة المستندات المذكورة إليه.
مادة 118
يتولى أمين اللجنة عرض الميزانية والحسابات الختامية وتقريري اللجنة الشعبية ومراجع الحسابات عن السنة المالية على اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة خلال ستة أشهر على الأكثر من انتهاء السنة المالية لاعتمادها وإقرارها، كما يتولى إرسال صورة من الميزانية والحسابات الختامية المعتمدة إلى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية مرفقاً بها صورة محضر الجلسة التي صادقت فيها اللجنة الشعبية على الميزانية والحساب الختامي.
مادة 119
لا يترتب على المصادقة على الميزانية والحسابات الختامية إعفاء اللجنة الشعبية بالهيئة والمسئولين بها من المسؤولية.
الفصل الثاني الجرد السنوى
مادة 120
يتم الجرد السنوي في نهاية السنة المالية كما يتم الجرد المفاجئ والمستمر على مدار السنة وفقا لبرامج يضعها المختص بالمراجعة الداخلية بالتعاون مع إدارة الشئون الإدارية والمالية على أن تعتمد تلك البرامج من اللجنة الشعبية.ويخطر مراجع الحسابات والمراقب المالي وأمانة اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية بمواعيد ومواقع الجرد السنوي للمشاركة في الإشراف على أعمال الجرد.
مادة 121
يشمل الجرد السنوي كافة موجودات الهيئة الثابتة والمنقولة على الأخص:
- أ- الأصول الثابتة.
- ب- المواد وقطع الغيار.
- ج- العهد والسلف المستديمة.
- د- الخزائن.
مادة 122
تشكل بقرار من اللجنة الشعبية لجنة أو لجان تتكون من المراقب المالي ومديرى الإدارات والمكاتب أو رؤساء الأقسام ذات العلاقة تتولى الإشراف على عمليات الجرد واللجان الفرعية ولها الحق في إصدار التوجيهات ووضع القواعد المنظمة لعملية الجرد الفعلي، كما تقوم بتدليل أية صعوبات تصادف لجان الجرد.
مادة 123
تشكل بقرار من اللجنة الشعبية لجان فرعية تختص بالجرد السنوي تحت إشراف اللجنة أو اللجان المشكلة بموجب المادة السابقة وتقدم كل لجنة فرعية تقريراً بنتائج أعمالها تبين فيه أي مخالفات أو فروق إكتشفتها خلال الجرد وعلى الأخص:
- أ- الأخطاء فى وصف أو تصنيف وحدة صرف الأصناف.
- ب- سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
- ج- الأخطاء أخرى في القيد بالبطاقات أو طريقة التخزين، أو أى مخالفات.
- د- أية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
مادة 124
يراعى عند تشكيل لجان الجرد الفرعية أن يكون من بين أعضائها أحد الفنيين وذلك بالنسبة للجان جرد الآلات وقطع الغيار وأنواع المخزونات الأخرى التي تتطلب خبرة فنية معينة لتحديد أنواعها وصلاحيتها والتالف أو المستعمل منها ومدى صلاحيتها للإستعمال مرة أخرى.
مادة 125
تدون نتائج الجرد في الكشوف والنماذج التي تعد لهذا الغرض على أن تراعى الدقة التامة فى عمليات الجرد وتدوينها وعلى الأخص:
- أ- ضرورة توقيع أعضاء اللجنة على الكشوف بعد إقفالها.
- ب- ذكر تاريخ الجرد على كل كشف من كشوف الجرد.
- ج- استيفاء كافة البيانات التي تساعد على تسوية الفروق الجردية.
- د- إقفال بطاقات الصنف أو سجلات المخازن المضبوطة بواسطة أمين المخزن ويتم ذلك بمعرفة رئيس لجنة الجرد.
- هـ- حصر الأصناف الراكدة و التالفة والمستعملة وبطيئة الحركة والتي يبطل مفعولها في كشوف.
مادة 126
على لجان الجرد إجراء المطابقات اللازمة بين الأرصدة الفعلية لكافة الأصناف مع الأرصدة الدفترية من واقع السجلات وتعد كشوف بالعجز أو الزيادة بين الأرصدة.
مادة 127
في حالة وجود أية أصناف تخص الهيئة فى مكان غير تابع لها أو يصعب إجراء جرد فعلي لها لأي سبب كان، يطلب بيان برصيدها الفعلي من الجهة أو الشخص المسئول بالمحافظة عليها وإنها مملوكة للهيئة ملكية مطلقة بدون أية قيود.
مادة 128
تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية بتقييم الجرد الفعلي وإجراء ما يلزم من تسويات فى الحسابات لإظهار القيمة الحقيقية للموجودات ضمن بنود الميزانية العمومية.
الباب الثامن الصرف والاعتماد
الفصل الأول الصرف من أموال الهيئة
مادة 129
لايجوز صرف مستخلصات أو مستحقات إلا بعد مراجعة حسابية و مستندية واعتمادها من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والمراقب المالي بما يفيد صحتها وخصم ما يتعين خصمه منها.
مادة 130
مع عدم الإخلال بالأحكام المقررة بقانون المصارف والنقد والائتمان والتشريعات النافذة الأخرى، تحال إلى المصرف المستندات المتعلقة بالمدفوعات إلى الخارج مستوفية الإجراءات المقررة فى شأن أذونات الصرف المحلية مع بيان المبلغ المطلوب صرفه بالعملة الأجنبية وما يعادله بالدينار الليبي وتطلب الهيئة من المصرف تحويل القيمة إلى الخارج لصالح المستفيد خصماً من حساب الهيئة وتقيد القيمة عند ورود إشعار المصرف بما يفيد التحويل بدفاتر الهيئة.
الفصل الثاني اعتماد مستندات الصرف
مادة 131
يقصد باعتماد الصرف فى تطبيق أحكام هذه اللائحة التوقيع على مستندات القيد المتعلقة بالمعاملة من الموظف المختص مع كتابة الاسم بخط واضح·
مادة 132
يكون لمن له حق إصدار أمر الشراء أو أداء الخدمات صلاحية اعتماد الصرف في حدود قيمة هذا الأمر أو الإرتباط بعد التأكد من إستلام الأصناف أو إنجاز الأعمال أو الخدمات بالشكل المطلوب واستيفاء الشروط اللازم توافرها لإمكان الصرف.
مادة 133
تحدد اللجنة الشعبية الوظائف التي يجوز لشاغلها توقيع الصكوك بالفروع والإدارات والمكاتب على أن يكون المراقب المالي من بينهم وبصفة دائمة.
مادة 134
يكون لشاغلي الوظائف المذكورة فى هذه المادة صلاحية اعتماد الصرف في الحدود التالية: –
- أ- رؤساء الأقسام بما لا يجاوز مبلغ 1000 الف دينار ليبى.
- ب- مديروا الفروع والإدارات والمكاتب بما لا يجاوز مبلغ 4000 أربعة آلاف دينار ليبى.
- ج- أمين اللجنة بما لا يجاوز مبلغ 100000 مائة ألف دينار ليبي.
- د- اللجنة الشعبية من مبلغ 100000 مائة ألف دينار ليبي فأكثر.
مادة 135
يكون إعتماد الصرف نقداً لقيمة المشتريات أو الأعمال أو الخدمات التي تقدم للهيئة بدون أمر شراء في الحدود الآتية: –
- أ مائة دينار فأقل لرئيس القسم.
- ب خمسمائة دينار فأقل لمديرى الفروع والإدارات والمكاتب.
- ج ألف دينار فأقل لأمين اللجنة.
مادة 136
يجب أن تكون مستندات الصرف المتعلقة بالمعاملة المالية موقعة من الموظفين المخولين بذلك ومعتمدة من الجهة المختصة.
مادة 137
يراعى عند إعتماد الصرف مايلي: –
- أ- لايجوز لأي موظف أن يعتمد معاملة يكون هو أو أحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة طرفاً فيها، ويسند الاعتماد في هذه الحالة لرئيسه المباشر.
- ب- في حالة الصرف والتحويل خارج الجماهيرية يكون إعتماد الصرف في حدود المبلغ المعادل بالعملة الأجنبية بموافقة من اللجنة الشعبية.
- ج- يكون إعتماد الصرف في حدود ما هو مخصص صرفه لكل فرع أو إدارة أو مكتب.
- د- أن تستخدم الصلاحيات التي تمنح لشاغلي الوظائف في حدود الميزانية التقديرية والضرورات العملية التي تقتضيها مصلحة العمل والمسئولية التي يبينها الهيكل التنظيمي لكل من مديري الفروع والإدارات والمكاتب.
مادة 138
في حالة زيادة المطلوب صرفه أو زيادة الالتزام عن الحد المقرر تعتمد الزيادة من قبل اللجنة الشعبية وذلك فى الحدود المقررة لها قانوناً بعد مراجعتها وقيدها من قبل المراجعة الداخلية.
مادة 139
يحتفظ كل من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية والمختص بالمراجعة والمراقب المالي بنسخة أو أكثر من قرارات اللجنة الشعبية المتعلقة بتحديد الموظفين المخولين بالتوقيع على الصكوك وكذلك الموظفين المفوضين باعتماد الصرف.
الباب التاسع طرق وإجراءات التعاقد
مادة 140
يكون إبرام العقود التي تعقدها الهيئة بإحدى الطرق التالية: –
- أ- المناقصة العامة.
- ب- المناقصة المحدودة.
- ج- الممارسة.
- هـ- المزايدة العامة.
- د- التكليف المباشر.
مادة 141
تتبع في شأن العقود التي تبرمها الهيئة ذات الأحكام الواردة بلائحة العقود الإدارية.
مادة 142
تسري القواعد الواردة فى هذا الباب على كافة مشتريات الهيئة في الداخل والخارج والمقاولات والأعمال والخدمات التي تحصل عليها الهيئة من الغير أياً كان نوعها.
الفصل الأول أحكام عامة
مادة 143
يكون شراء الأصناف والمهمات في حدود المبالغ المعتمدة لها في الميزانية واحتياجات الهيئة بما يكفل توفيرها في الوقت والمكان المناسبين لضمان حسن سير العمل وانتظامه ويتم الشراء أو التكاليف بأداء الأعمال والخدمات بإحدى الطرق الآتية بحسب الأحوال: –
- أ- المناقصة العامة
- ب- المناقصة المحدودة
- ج- الممارسة
- د- التكليف المباشر.
مادة 144
لا يجوز لأمين وأعضاء اللجنة أو أحد العاملين بالهيئة أن يتعاقد بالذات أو بالواسطة أو أن يشتري حقاً متنازعاً عليه مع الهيئة كما لا يجوز لأمين وأعضاء اللجنة حضور اجتماعاتها إذا كان له أو لأحد أقاربه أو أصهاره حتى الدرجة الرابعة مصلحة في الموضوع المعروض على اللجنة ويعتبر باطلاً كل عمل يتم بخلاف ذلك.
مادة 145
يختص قسم المشتريات والمخازن بمايلي: –
- أ- دراسة الأسواق المحلية والخارجية للحصول منها على الاحتياجات المطلوبة بأقل الأسعار وأجود الأصناف وأفضل الشروط بالكميات التي تكفل حسن سير العمل وتأمين الإحتياجات اللازمة في الوقت المناسب.
- ب- القيام بإجراءات الإعلان بالشراء والتعاقد وفقاً للأحكام الواردة بهذه اللائحة من السوقين المحلي والخارجي بما يضمن توفير إحتياجات الهيئة من المواد والآلات وقطع الغيار والمهمات المختلفة وغير ذلك.
- ج- إعداد البيانات والإحصائيات الدورية عن الكميات المشتراة الإحتياجات والأصناف وكشوف الأسعار والبيانات اللازمة لإتخاذ القرارات المتعلقة بالشراء طبقاً للخطة والميزانية التقديرية الموضوعة لهذا الغرض وفي حدود الاعتمادات المالية المتاحة.
مادة 146
يجوز بقرار من اللجنة الشعبية تشكيل لجنة تتولى القيام بعمليات الشراء ذات الطبيعة الخاصة أو الفنية على أن يكون من بين أعضاء اللجنة أحد العاملين في قسم المشتريات والمخازن وآخر من الفرع أو الإدارة أو المكتب المعني بالشراء.
مادة 147
يضع قسم المشتريات والمخازن تحت إشراف إدارة الشئون الإدارية والمالية النماذج اللازمة لتسيير أعمال الشراء والإجراءات المتعلقة بها كما يحدد الدورة المستندية الواجبة التطبيق فى الخصوص على أن تعتمد من اللجنة الشعبية.
مادة 148
يجب على أمناء المخازن تزويد الجهة المختصة بمراقبة حركة المخازن وقسم المشتريات والمخازن بكشوفات ربع سنوية عن أرصدة الأصناف الموجودة بالمخازن في مجموعات متجانسة مبيناً بها:
- الرصيد السابق و حركة الوارد والمنصرف.
- الحد الأعلى للمخزون.
- الحد الأدنى للمخزون.
- حد الطلب
- كميات الأصناف المطلوبة ومواعيد توريدها.
وفى ضوء ذلك يحدد قسم المشتريات والمخازن الاحتياجات المطلوب شراؤها وتعرض هذه الإحتياجات على الجهة المختصة بالهيئة للإذن باتخاذ إجراءات الشراء في حدود الاعتمادات المالية المتاحة والمركز المالي للهيئة.
مادة 149
في حالة شراء الآلات أو الأجهزة الدقيقة أو التكليف بالأعمال يجب على الجهة طالبة الشراء إعداد المواصفات الفنية التفصيلية والرسومات اللازمة واعتمادها وبيان الغرض المطلوب من أجله والتاريخ المحدد للتوريد أو التنفيذ على أن تعرض تلك المواصفات والرسومات وغيرها من المستندات على الجهة المختصة بالإذن باتخاذ إجراءات الشراء في حدود الاعتمادات المالية والمركز المالي للهيئة وتكون الجهة التي أعدت المواصفات أو اعتمدتها مسئولة عن صحتها وسلامتها واشتمالها على كافة البيانات والمعلومات اللازمة.
مادة 150
يجب أن ينص في العقود على التزامات الهيئة والطرف المتعاقد معه بطريقة واضحة مع بيان الحالات التي يجوز فيها توقيع الغرامات أو فسخ العقد.
مادة 151
يراعى في المشتريات الخارجية – في الحالات التي يؤذن فيها بذلك وفقاً لمواصفات معينة – أن التفتيش عليها قبل الشحن إما بمعرفة مندوب أو يتم.أكثر من الهيئة أو بمعرفة وكلاء أو مكاتب التفتيش المحلية أو الدولية المتخصصة في هذا المجال بالإضافة إلى فحصها داخلياً عند الإستلام للرجوع على المورد أو مكاتب التفتيش أو شركات التأمين إذا اقتضى الأمر ذلك، كما يجب أن ينص في عقود الشراء أو الإعتماد المستندي على ضرورة توافر المستندات الدالة على ضمان المواصفات، مع وجوب إحضار شهادات التفتيش اللازمة ضمن المستندات المطلوبة لإتمام الصرف.
مادة 152
يمسك قسم المشتريات والمخازن سجلاً بأسماء الموردين ومقاولي الأعمال يتضمن كافة البيانات التي تساعد الهيئة على الوقوف على مدى كفاءتهم المالية والفنية وسمعتهم فى التوريد أو التنفيذ على نحو يمكن معه إختيار أفضلهم في التعاقد.ويجب مراجعة هذه البيانات دورياً حتى يمكن استبعاد من يثبت عدم كفاءته المالية أو الفنية أو تشوب سمعته أية شوائب.
مادة 153
لا يجوز تجزئة المشتريات لتبرير الشراء عن غير طريق المناقصة أو الممارسة إلا في الحالات العاجلة والاستثنائية وبناء على مذكرة مسببة من الفرع أو الإدارة أو المكتب المختص معتمدة من اللجنة الشعبية.
مادة 154
يقدم الموردون ومقاولوا الأعمال عند الاشتراك في المناقصة تأميناً ابتدائياً وتأميناً نهائياً تحدد نسبته بقرار من اللجنة الشعبية، وذلك بما لا يقل عن الحدود المقررة بالتشريعات النافذة.
وتعفى من التأمين النهائي الجهات المستثناة بموجب التشريعات النافذة.ويكون التأمين نقداً أو بخطاب ضمان أو بصك مصدق عليه أحد من المصارف العاملة بالجماهيرية العربية الليبية الشعبية الإشتراكية العظمى.
مادة 155
يجوز لقسم المشتريات والمخازن التأمين على المشتريات كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
مادة 156
لا يجوز للهيئة إبرام عقد أداء أعمال إلا بعد مراجعة من الناحيتين القانونية والفنية من الجهة المختصة والتأكد من مطابقة ملحقاته لنصوص يحرر العقد وشروطه ولأحكام هذه اللائحة.
مادة 157
تحرر عقود التوريد أو تنفيذ الأعمال أو التأجير باللغة العربية، ويجوز أن يحرر العقد في حالات التعاقد مع أجنبي بلغة أجنبية إلى جانب اللغة العربية.
على أن يكون النص العربي فى هذه الحالة هو الأصل والمعول عليه في التفسير والمرجع عند الخلاف.
مادة 158
لا يجوز إعفاء المتعاقد مع الهيئة من التزماته التعاقدية كما لا يجوز إعفاؤه من غرامة التأخير واستثناء من أحكام الفقرة السابقة يجوز بقرار من اللجنة الشعبية الإعفاء من كل أو بعض غرامة التأخير إذا كان التأخير قد نشأ عن أسباب خارجة عن إرادة المتعاقد أخذ وبعد موافقة الجهة المختصة بالاعتماد.
مادة 159
يجوز للجنة الشعبية بعد تسجيل العقد لدى الإدارة العامة للضرائب أن تصرف للمقاول أو المورد دفعة مقدمة تحت الحساب يحدد مقدارها في العقد وفقاً للتشريعات النافذة وذلك مقابل تقديم خطاب ضمان صادر عن أحد المصارف التجارية العاملة فى الجماهيرية العظمى أو مصدقاً عليه منها غيرمقترن بأي قيد أو شرط وغير قابل للإلغاء وأن يقر فيه المصرف أنه يضع تحت تصرف الهيئة مبلغاً يساوي قيمة خطاب الضمان ويلتزم بأدائه بالكامل عند أول طلب دون حاجة إلى إنذار أو مطالبة قضائية أو إتخاذ أية إجراءات أخرى ودون النظر إلى أى أعتراض يتقدم به المقاول أو المورد أو غيره إلى المصرف أو الهيئة.
مادة 160
يجوز للجنة الشعبية أن تصرف للمتعاقد معها مستحقاته في شكل دفعات تحت الحساب عن التوريدات والأعمال المنجزة تبعاً لتقديم العمل وعلى النحو المبين في العقد.
مادة 161
يحرر العقد من عدة نسخ ويوقع الأطراف على كل نسخة منها وتحفظ العقد عدة النسخة الأصلية للعقد بمكتب الشئون القانونية للهيئة وتحال نسخ منه إلى إدارة الشئون الإدارية والمالية والمختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية و الفروع والإدارات والمكاتب ذات العلاقة بموضوع العقد وترسل إدارة الشئون الإدارية والمالية نسخاً موقعة من العقد إلى كل من اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية والإدارة العامة للضرائب كما يجب إبلاغ الجهات المذكورة جميعاً بأية تعديلات تطرأ على شروط العقد أو مدة تنفيذه قيمته الإجمالية ويقيد العقد فى السجل المعد لذلك بالإدارة العامة للضرائب ويؤشر عليه بما يفيد أداء ضريبة الدمغة المستحقة عليه وفقاً للقانون.
مادة 162
تعتمد اللجنة الشعبية النماذج اللازمة لمتابعة تنفيذ الأعمال وفقاً للشروط والمواصفات المتعاقد عليها.
كما تعتمد اللجنة الشعبية نظام حفظ الوثائق والعقود والمستندات ذات الأهمية بما يكفل صيانتها وسريتها ويصدر مديرو الفروع والإدارات والمكاتب، كل في حدود اختصاصه، التعليمات التنفيذية فى الخصوص بما في ذلك تحديد أماكن الحفظ والموظفين المسئولين عنها.
الفصل الثاني المناقصة العامة والمناقصة المحدودة
مادة 163
المناقصة العامة هي التي يطلب بمقتضاها توريد أو أداء أعمال أو خدمات بموجب مواصفات معينة بواسطة الإعلان العام فى الصحف بما يتيح للموردين والمقاولين المختصين في الداخل والخارج الإشتراك بعطاءاتهم بغية الوصول إلى المناقص الذي يتقدم بأصلح عطاء وتعتبر المناقصة العامة هي الأصل في إجراءات الشراء وتنفيذ الأعمال
مادة 164
يجب أن تشمل الشروط العامة للمناقصة كافة البيانات الخاصة بما يلي:
- أ- تحديد المكان الذى يتم فيه شراء أو إستلام شروط العطاء وثمن النسخة.
- ب- مكان تقديم العطاء.
- ج- تحديد مدة تقديم العطاء.
- د- مكان وتاريخ فتح المظاريف باليوم والساعة.
- هـ- تحديد قيمة التأمين الإبتدائي الذي يرفق بالعطاء وبيان التأمين النهائي.
- و- أية بيانات أخرى مناسبة وذات أهمية لمقدم العطاء.
مادة 165
تصدر اللجنة الشعبية الإذن بطرح المناقصات العامة والمحدودة كما يجوز لها الإذن بتوزيع نسخ من شروط المناقصة مجاناً إذا اقتضت مصلحة الهيئة ذلك.
مادة 166
تعد الهيئة شروط العطاءات وقوائم الأصناف والأعمال التي ترغب في تنفيذها وكافة الرسوم والملاحق الخاصة بها قبل الإعلان عنها وعليها أن تتجنب الإشارة إلى علامات تجارية معينة أو وضع مواصفات تنطبق على نماذج خاصة متوفرة لدى جهة معينة بالذات وفى حالة صعوبة وضع مواصفات معينة كاملة وواضحة ودقيقة للأصناف المطلوبة يرفق بطلب الشراء عينة أو رسم توضيحي على أن تكون العينة سليمة وجيدة.
مادة 167
المناقصة المحدودة صورة من صور المناقصة العامة وتسري عليها بصفة عامة القواعد المقررة بشأن المناقصة العامة فيما عدا إجراءات الإعلان التي جميع يستغنى عنها بتوجيه رسائل إلى الجهات التي تجرى تسجيلها بسجل الموردين أو المقاولين بالهيئة محلياً أو خارجياً على أن يراعى إختيار الكفاءة المالية والفنية وحسن السمعة وألا تقل من توجه إليهم عن أثنين.
مادة 168
يجوز الشراء عن طريق المناقصة المحدودة إذا كانت طبيعة الشراء أو الظروف الخاصة التي تحيط به لا تسمح بإتباع إجراءات المناقصة العامة وفقاً لما تحدده اللجنة الشعبية.
مادة 169
اللجنة الشعبية الشروط العامة للمناقصات على أن تتضمن الشروط تضع التي يجب على المتناقصين مراعاتها عند كتابتهم العطاءات وعند تقديمها للهيئة مع بيان الحالات التي يكون للهيئة الحق في إستبعاد كل أو بعض العروض ويجب كتابة هذه الشروط فى كراسة المواصفات الخاصة ببنود الأعمال أو الأصناف.
مادة 170
يجب على قسم المشتريات والمخازن فتح ملف لكل مناقصة تحفظ فيه جميع الأوراق الخاصة بها دون فض مظاريفها مع التأكد من سلامة أختامها وتسجيل أرقامها وتواريخ استلامها.
مادة 171
تنشأ لجنة تسمى لجنة العطاءات بالهيئة تختص بإجراء المناقصات العامة والمحدودة والممارسات والمزايدات العامة، وتلقى وفحص عطاءات المتقدمين منها واتخاذ الإجراءات اللازمة للبث فيها.
مادة 172
يصدر قرار من أمين اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة بتشكيل لجنة العطاءات يبين فيه اختصاصاتها وأسلوب مهامها وكيفية عقد إجتماعاتها واتخاذ قراراتها وإعتماد هذه القرارات وتوثيقها وتنفيذها وغير ذلك من الأحكام المنظمة لها بما لا يتعارض مع أحكام لائحة العقود.
مادة 173
تسند رئاسة لجنة العطاءات لأحد الموظفين تتناسب وظيفته وخبرته مع أهمية المناقصة وعلى اللجنة أن تحرر محضراً بإجتماعاتها تثبت فيه أسماء من حضر الجلسة من مقدمي العطاءات والخطوات التي اتبعتها والإجراءات التي اتخذتها في كل إجتماع.
مادة 174
تراجع اللجنة العطاءات المقدمة مراجعة حسابية تفصيلية وتصحح أية أخطاء مادية تكتشف فى العطاءات مع توقيع من تولى المراجعة بما يفيد ذلك، وإذا وجد اختلاف بين سعر الوحدة وإجمالي الثمن يعول على سعر الوحدة منها ويؤخذ السعر المبين بالحروف فى حالة اختلافه مع السعر المبين بالأرقام.
مادة 175
على رئيس لجنة العطاءات أن يؤشر بدائرة حمراء حول كل كشط أو تصحيح في العطاءات المقدمة، وعليه أن يضع خطاً افقياً باللون الأحمر أمام كل صنف لم يوضع له سعر، ويكتب بالحروف القيمة المكتوبة بالأرقام فقط.
مادة 176
تقوم لجنة العطاءات بتحديد القيمة النهائية للعطاءات ثم ترتيبها تصاعدياً بناء على ما تسفر عنه المراجعة الحسابية لها مع الإشارة إلى أية إختلافات في العروض المقدمة من ناحية عدم توريد بعض الكميات المطلوبة أو إختلاف مكان التسليم أو تاريخه.
مادة 177
إذا أغفل مقدم عطاء تحديد سعر صنف من الأصناف المطلوب توريدها في المناقصة فيعتبر ذلك أمتناعاً منه عن دخول المناقصة في هذا الصنف، أما في مناقصات الأعمال فيمكن المقارنة بين العروض بوضع أعلى سعر لهذا البند وفقاً للعروض المقدمة للهيئة، فإذا أرست المناقصة على هذا العرض.
أعتبر المقاول قد ارتضى تنفيذ البند بأقل الأسعار المعروضة على الهيئة وذلك دون الإخلال بحق الهيئة فى إستبعاد هذا العطاء.
مادة 178
لا يعتد بأى عطاء يقدم بعد إنتهاء الموعد المحدد لقبول العطاءات أو يكون غير مصحوب بالتأمين المؤقت كاملاً كاملاً، ومع ذلك يجوز للجنة أن تصدر قراراً مسبباً بمد ميعاد قبول العطاءات بعد إنتهائه لأسباب جدية تقرها اللجنة وبشرط أن يكون ذلك قبل البدء فى فتح المظاريف ولا يعتد بأي تعديل في العطاء ما لم يقدم التعديل داخل مظروف مغلق قبل انتهاء الميعاد المحدد لقبول العطاءات، ومع ذلك يقبل أى خفض في الأسعار يقدم إلى اللجنة قبل البدء فى فتح مظاريف المناقصة.
مادة 179
تقوم لجنة العطاءات بدراسة العطاءات ومراجعة المواصفات والشروط المقدمة من الموردين أو المقاولين عن الأصناف أو الأعمال المقدمة عنها العطاءات وتستبعد اللجنة العطاءات غير المستوفية للشروط بتقرير مسبب عن كل حالة، وتضع اللجنة تقرير بتوصياتها النهائية بإختيار أصلح العطاءات المقبولة من الناحيتين المالية والفنية كما تبدي ملاحظاتها وملخصاً للمناقشة التي دارت والآراء التي أبداها الأعضاء ويعتبر التقرير سرياً ويرفع إلى الجهة المختصة للاعتماد.
مادة 180
لا يكون إنعقاد لجنة العطاءات صحيحاً إلا بحضور أغلبية أعضائها وتصدر قراراتها بأغلبية أصوات الحاضرين، فإذا تساوت رجح الجانب الذى منه الرئيس.
مادة 181
على لجنة العطاءات إرساء المناقصة على صاحب أقل العطاءات سعراً مادام مطابقاً للشروط والمواصفات المطلوبة وإلا وجب عليها أن توضح في المحضر الأسباب والظروف التي دعت للأخذ بغير العطاء الأقل سعراً على أن تتمثل هذه الأسباب فى عوامل جدية ذات أثر بالنسبة إلى طبيعة الأعمال موضوع المناقصة وجدواها وقيمتها.
مادة 182
تراعى عند مقارنة الأسعار شروط التسليم من حيث المكان وأسعار النقل والتاريخ الذي يمكن فيه توريد الأصناف.
مادة 183
على لجنة العطاءات أن تسترشد قبل إتخاذ قرارها بالأسعار المحلية والدولية وبآخر أسعار تم التعاقد بها، وإذا زادت قيمة أقل عطاء كثيراً عن هذه الأسعار يجوز للجنة إقتراح إلغاء المناقصة وتحويلها إلى ممارسة، وفي هذه الحالة لا يجوز البدء في إجراءات الممارسة إلا بعد اعتمادها من اللجنة الشعبية.
مادة 184
يجوز تجزئة إسناد الأعمال أو توريد الأصناف المعلن عنها بين عطائين أو أكثر بشرط أن يكون ذلك في مصلحة الهيئة وعلى الأخص الحالات التالية:
- أ- إذا تساوت الأسعار بين عطائين أو أكثر.
- ب- إذا لم يشتمل العطاء الأقل سعراً على توريد كل الأصناف.
- ج- إذا اشترطت بعض العطاءات المناسبة أجلاً بعيداً للتوريد أو تنفيذ الأعمال.
مادة 185
يجب البث في المناقصة وإختيار مقدم العطاء قبل إنتهاء مدة سريان العطاء فإذا لم يتم البت خلالها وجب على الهيئة إخطار مقدمي العطاءات قبل ذلك لمدة سريان العطاءات لمدة إضافية مناسبة.
مادة 186
يجوز للجنة البت بقرار مسبب استبعاد أى عطاء ولو كان أقل سعراً متى ثبت أن مقدم العطاء المستبعد ليست له خبرة سابقة بالأعمال موضوع المناقصة أو كان غير قادر مالياً أو فنياً أو ذا سمعة سيئة.
مادة 187
إذا كان العطاء الأقل سعراً مشتملاً على تحفظات جاز للجنة العطاءات مفاوضة صاحبة للنزول عن كل أو بعض تحفظاته بما يجعل عطاءه متفقاً شروط المناقصة، فإذا رفض جاز التفاوض مع من يليه بحيث لا تجري مفاوضة في التعديل مع صاحب عطاء إلا إذا رفض هذا التعديل جميع مقدمي العطاءات الأقل منه.
ففي حالة تساوى عطائين أو أكثر جاز ممارستها على أن تعطى الأفضلية للشركات والمنشآت العامة الوطنية مع مراعاة المقدرة الفنية.
مادة 188
مع عدم الإخلال بأحكام المادة 141 من هذه اللائحة يكون الشراء ومقاولات الأعمال وأداء الخدمات الفنية بالهيئة في الحدود المالية التي يصدر بها قرار من اللجنة الشعبية ووفقا للمعايير التي تحددها اللجنة الشعبية العامة للاقتصاد والتجارة.
مادة 189
يجب إخطار الموردين والمقاولين ممن رست عليهم المناقصة بالنتيجة خلال أسبوع من تاريخ الاعتماد مع طلب إيداع التأمين المطلوب أو استكمال ما منه يكون قد دفع.
مادة 190
يكون للجنة العطاءات حق التوصية بإلغاء المناقصة وذلك في الحالات التالية:
- أ- إذا قدم عطاء وحيد أو لم يبق من العطاءات إلا عطاء وحيد، ويعتبر العطاء وحيداً حتى ولو صاحبته عطاءات مرافقة طالما أنها مقدمة من مناقص واحد
- ب- إذا اقترنت العطاءات كلها أو أغلبها بتحفظات تجعلها غير صالحة.
- ج- إذا كانت قيمة العطاء الأقل تزيد عن القيمة السوقية.
- د- الاستغناء عن العمل الذي دعا إلى طرح المناقصة.
- هـ- إذا حصل تعديل جوهرى فى المواصفات والرسوم الفنية.
ويتم إلغاء المناقصة فى الأحوال السابقة بقرار مسبب من لجنة العطاءات ولا يكون هذا القرار نهائيا إلا بعد إقراره من جهة الاعتماد المحددة وفقاً لأحكام هذه اللائحة ولا يترتب على الإلغاء أى حق لأصحاب العطاءات في المطالبة بالتعويض.
ويعاد الإعلان عن مناقصة جديدة أو يجرى تحويلها إلى شكل آخر من أشكال التعاقد متى توافرت الشروط التي تجيز ذلك بمقتضى التشريعات النافذة.
ويجوز قبول العطاء الوحيد بعد ممارسة المتقدم به وذلك في الحالات إلى لاترجى فيها فائدة من إعادة طرحها للمناقصة وبعد موافقة جهة الأعتماد المختصة ويكون إلغاء المناقصة بقرار من اللجنة الشعبية.
مادة 191
إذا ألغيت المناقصة قبل الميعاد المحدد لفتح المظاريف رد ثمن الشروط والمواصفات وملحقاتها بناء على طلب من اشتراها بشرط إعادته لجميع المستندات التي بيعت له وإذا تم الإلغاء بعد فتح المظاريف يكون رد ثمن الشروط لمن دخل فى المناقصة فقط بناء على طلبه.
الفصل الثالث الممارسة
مادة 192
يكون الشراء أو تنفيذ الأعمال بطريق الممارسة وذلك بأن يتم التفاوض مع عدد مناسب من الموردين أو المقاولين أو المتعهدين لا يقل عددهم عن ثلاث وذلك في الحالات التي تدعو فيها الحاجة إلى توريد الأصناف أو المهمات أو تنفيذ الأعمال أو العمليات ذات الطابع الخاص أو تلك التي تحتاج إلى كفاءات مالية أو فنية متخصصة وبصفة عامة في الحالات التي لا تتلاءم مع إجراءات المناقصة وأهم هذه الحالات ما يلي:
- أ- الأعمال أو المهمات التي لا يمكن تحديدها بمواصفات دقيقة.
- ب- شراء المواد والأصناف المحتكرة من قبل جهة واحدة.
- ج- التعاقد على الأصناف الصادر بها تسعيرة رسمية.
- د- التعاقد على الآلات والمهمات والمواد التي تقتضى طبيعتها أو الغرض منها أن يكون إختيارها أو شراؤها من أماكن تصنيعها أو انتاجها.
- هـ- الأعمال التي تتسم بطابع الاستعجال.
مادة 193
تقوم لجنة العطاءات بمفاوضة الموردين أو المقاولين والحصول على إقرارات منا موقعة منهم بها الأسعار والشروط التي يقبلون التوريد أو التنفيذ لها وتعد اللجنة محضرا موضحا فيه ما قامت به من إجراءات وما اتخذته توصيات وترفق به إقرارات الموردين والمقاولين ويقدم مشفوعا بتقرير إلى اللجنة الشعبية لتقرر ما تراه بالخصوص.
مادة 194
إذا كانت المواد المشتراة بالممارسة تحتاج إلى فحص فني دقيق ولم يتيسر الوقت لإجرائه واضطرت الهيئة إلى التعاقد أو الإستلام ودفع الثمن وجب الحصول على إقرار من البائع بمطابقة الأصناف للمواصفات التي على أساسها تم الشراء وبتحمله المسؤولية في حالة
عدم المطابقة.
مادة 195
تسرى على الممارسة أحكام المناقصة العامة إجراءاتها فيما لا يتعارض مع طبيعة الممارسة وإجراءاتها المنصوص عليها في هذا الفصل.
الفصل الرابع التكليف المباشر
مادة 196
يجوز الشراء وتنفيذ الأعمال والخدمات بطريق التكليف المباشر بشرط ألا يكون ذلك قائما على تجزئة العملية تهربا من الالتزام بإجراءات المناقصة وبعد صدور إذن بذلك من الجهة المختصة بالاعتماد ويتم ذلك بالتفاوض مع أحد الموردين والمقاولين، وحالات الشراء بالتكليف المباشر هي: –
- أ- الأصناف والمواد التي تنتجها أو توردها هيئة أو مؤسسة أو منشأة أو شركة معينة مما لا يتسنى معه إجراء المناقصة العامة أو المحدودة أو الممارسة.
- ب- التوريدات أو مقاولات الأعمال التي يترتب على عدم الحصول عليها خسارة للهيئة بحيث يقتصر الشراء على أقل قدر ممكن تتطلبه حاجة العمل العاجلة.
- ج- التعاقد مع إحدى الشركات أو المنشآت أو الهيئات التي يملك المجتمع رأسمالها أو جزءا منه.
- د- التعاقد على شراء قطع الغيار أو المواد المحتكرة.
ولا يجوز إبرام أي عقد بطريق التكليف المباشر إلا بعد اعتماد إجراءاته وموافقة الجهة المختصة بالإعتماد على إبرام العقد بهذه الطريقة
الباب العاشر المحلات والمخازن والورش
الفصل الأول أحكام عامة
مادة 197
تسرى الأحكام المبينة فى المواد التالية بشأن استلام الأصناف وتخزينها وحفظها وصرفها وتسجيل حركتها أولا بأول وإمساك الدفاتر أو البطاقات المخزنية أيا كان نوع المخازن وحركتها.
مادة 198
تختص اللجنة الشعبية بإصدار القرارات المتعلقة بإنشاء واستئجار محلات تجارية وتنظيمها وتحديد تبعيتها بناء على عرض من أمين اللجنة.
مادة 199
مع عدم الإخلال بنواحي الأمن وسلامة المخازن والمحلات، يجوز بموافقة اللجنة الشعبية تأجير أجزاء مستقلة من مخازنها ومحلاتها إلى الشركات عنها وعن جنيد الوطنية والأجنبية وغيرها لإستخداماتها الخاصة وتكون هذه الشركات مسئولة عنها وعن موجوداتها
مادة 200
يجب أن تكون مخازن الهيئة صالحة لذلك وتحفظ بها الأصناف بطريقة تلائم مواصفاتها وطبيعتها وتكفل وقايتها من التلف والضياع والسرقة والفقد كما يجب تزويد المخازن بأدوات الوقاية اللازمة واتخاذ كافة الإحتياجات الأمنية الواجبة.
مادة 201
لا يجوز أن يحتفظ فى مخازن الهيئة بأصناف غير مملوكة لها إلا بإذن خاص من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية وفى هذه الحالة يجب إثبات أنواعها وأسباب وجودها بمحضر خاص كما لا يجوز أن تستلم أصناف أو تصرف إلا عن طريق مخازن الهيئة.
مادة 202
لا يجوز فتح المخازن أو الصرف منها بدون حضور أمين المخزن المسئول إلا عند الضرورة على أن يكون ذلك من قبل لجنة تشكل بقرار من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية أو من جهة أعلى بالهيئة ويدون محضر بأسباب الفتح والإجراءات التي اتخذت فى ذات اليوم أو فى صباح اليوم التالي إذا تعذر ذلك لأسباب قهرية.
مادة 203
يحدد بقرار من اللجنة الشعبية الحدان الأقصى والأدنى للمخزون والحد الذي يلزم عنده اتخاذ إجراءات الشراء لكافة أنواع المخزونات وتقسمم الأصناف إلى:
- أ- أدوات ومهمات مستديمة ويجب قيدها عند صرفها كعهدة طرف مستلمها ثم تعاد إلى المخزن عند إنتهاء صاحب العهدة من استعمالها وفقاً لما هو محدد له.
- ب- مهمات ومواد معدة للاستهلاك بحيث تستهلك دون تخلف بقايا منها.
- ج- أدوات ومهمات ومواد غير صالحة للإستعمال وتقرر حالتها لجنة تشكل بقرار من اللجنة الشعبية.
- د- مخزونات قطع الغيار.
المادة 204
تكون وحدة المخازن مسئولة عن إدارة المخازن من خلال أمنائها والإشراف عليها وتنفيذ الأحكام والقرارات والتعليمات التي تصدر بشأن تنظيم المعاملات المخزنية كما تكون مسئولة عن التنبيه إلى احتياجات المخازن وضرورة الشراء فى الأوقات المناسبة طبقاً للبرامج التي تقررها الهيئة.
مادة 205
يكون أمناء المخازن مسئولين شخصيا عن المخازن والأصناف التي في عهدتهم وعليهم أن يتحققوا من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو أوزانها ومواصفاتها، وأن يحافظوا على نظافة المخازن وصيانة شأنه أن يعرضها للفقد أو التلف أو الفساد، ولا الأصناف من كل ما من يعفون من المسئولية إلا إذا ثبت أن الفقد أو التلف أو الفساد كان بسبب خارج عن إرادتهم ولم يكن فى الوسع توقيع وتحدد اختصاصات ومسئوليات كل أمين مخزن بقرار من اللجنة الشعبية بناء على عرض أمينها.
مادة 206
ترسم سياسة تموين المخازن على أساس توفير احتياجات الهيئة من كافة الأصناف اللازمة مع مراعاة برامج الخدمات والتشغيل التي
الإنشاءات والأعمال الجديدة وتكاليف عمليات الشراء والتخزين والمدة والصيانة وبرامج اللازمة للتوريد طبقا لما هو محدد لميزانية الهيئة.
مادة 207
لا يجوز إعطاء الغير من خارج الهيئة أية بيانات مخزنية إلا بإذن خاص من اللجنة الشعبية.
الفصل الثاني سجلات المخازن
مادة 208
يكون لكل مخزن مركزى للهيئة نموذج رقم يتولى مسكه وحفظه أمين المخزن وتقيد بهذا الدفتر جميع البيانات المتصلة بالمخزن المركزى والمخازن الفرعية التابعة له.
مادة 209
يحتفظ أمين المخزن الفرعى أو المحلى بدفتر أستاذ نموذج رقم بطاقات الأصناف الحركة المخزن تبين مقدار الوارد والمنصرف والرصيد المتبقى من كل صنف والكميات المطلوبة منه وعليه أن يجرى القيود اللازمة من واقع فواتير التوريد أو قوائم الاستلام أو أذونات الصرف من المخازن يوما بيوم، وبمجرد إتمام العملية، بحيث يستدل من الدفتر أو البطاقات في أي وقت على حركة كل صنف ورصيده، كما عليه أن يحتفظ بحسابات المخزن وفقا للتعليمات الصادرة إليه فى هذا الشأن وطبقا لحركة ونوع الأصناف في المخزن ويستخدم بطاقة الصنف نموذج رقم.
الفصل الثالث الدفاتر والبطاقات المخزنية
مادة 210
تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية مجموعة الدفاتر التي يمكن عن طريقها إظهار الرصيد الدفتري لقيمة الأصناف التي تملكها الهيئة في المواقع المختلفة على نحو يمكن إظهار أى عجز أو زيادة فيها عن الموجود فعلا معه.
مادة 211
يعد نظام لتصنيف المواد بالمخازن ودليل لجميع الأصناف المستعملة أرقام مع بیان التصنيف للقيد بالدفاتر والبطاقات.
مادة 212
يمسك أمين المخزن دفاتر وبطاقات لتسجيل حركة الأصناف التي في عهدته أولا بأول ومن واقع مستندات التوريد والصرف، كما يمسك بطاقات لمراقبة الأصناف بحسابات المخازن بإدارة الشئون الإدارية والمالية مستقلة عن دفتر أمناء المخازن على أن تتم المطابقة الشهرية بينها تحقيقا للرقابة.
مادة 213
يقوم أمين المخزن بإمساك سجلات وبطاقات لبيان الأصناف المستديمة المسلمة كعهدة يقوم بمتابعة الأصناف بعد شخصية للعاملين بالهيئة كما خروجها من المخزن.
مادة 214
تختم جميع صفحات الدفاتر والبطاقات بختم الهيئة قبل استعمالها مع ترقيم الصفحات وتحفظ في أماكن آمنة وفي عهده المسؤلين عنها.
مادة 215
يسرى على الأصناف التي ترد إلى المخازن بدون مقابل أو العينات المجانية ما يسرى من قواعد وإجراءات على الأصناف الواردة إلى المخازن بالقيمة – تدرج ببطاقات الصنف أو صفحة الدفتر ملاحظة تفيد أنها بدون ويراعى أن قيمة – وفى حالة استخدامها يتم تقدير قيمتها على أساس سعر بيعها وتحمل على تكلفة المشروعات وتعتبر كايرادات متنوعة.
الفصل الرابع الفحص والاستلام والصرف من المخازن
مادة 216
يتم إستلام الأصناف من الموردين طبقاً لشروط وأوامر التوريد بعد فحصها بمعرفة لجان متخصصة للتحقق من مطابقتها للمواصفات الفنية المتعاقد عليها المستندات المصحوبة معها.
مادة 217
تصدر اللجنة الشعبية قرارا بتشكيل لجنة فحص واستلام الأصناف الواردة على أن يكون من بين أعضائها فنى له الخبرة اللازمة لتحقيق الأصناف والمختص بالمراجعة الداخلية، وتحدد اختصاصات اللجنة وكيفية أدائها لأعمالها في ذات القرار.
مادة 218
تحدد الدورة المستندية المخزنية ونماذج استلام وصرف الأصناف من المخازن ومحاضر الإستلام وكل ما يتعلق بها بقرار من اللجنة الشعبية بناء على اقتراح مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية على أن يراعى عند إعداد النماذج المطلوبة أحكام الرقابة الداخلية وسد الثغرات فى تداول الأصناف والمواد المختلفة.
مادة 219
يجوز قبول الأعمال و الأصناف بالمخازن رغم مخالفتها للمواصفات بما لا يتعارض مع صالح العمل، وبناء على اقتراح لجنة الفحص والاستلام وموافقة جهة الاعتماد وذلك بالشروط التالية: –
- أ- أن تكون الحاجة ماسة لهذه الأعمال والأصناف رغم ما بها من نقص لهال أو مخالفة لها.
- ب- أن تقرر لجنة الفحص والاستلام صلاحيتها للأغراض المطلوبة من أجلها وعلى ألا يترتب على قبولها ضرر.
- ج- أن يتم تخفيض السعر بما يلائم مخالفتها للمواصفات المحددة.
- د- أن تقرر لجنة الفحص والاستلام مناسبة السعر بعد الفحص بالقياس السعر السوق.
مادة 220
تطبق قاعدة الوارد أولا يصرف أولا عند صرف أى صنف من المخازن وذلك حتى يكون المخزون من أحدث تاريخ دائما، ويتم الصرف من المخازن بموجب نموذج طلب صرف مشتمل على البيانات اللازمة ومعتمد من جهة الترخيص بالصرف.
مادة 221
تحدد اللجنة الشعبية الجهات المخولة باعتماد طلبات الصرف كما تحدد مواعيد العمل بالمخازن طبقاً لظروف العمل.
مادة 222
تخطر إدارة الشئون الإدارية والمالية والمختص بالمراجعة والمراقبة الداخلية بأسماء وتوقيعات الأشخاص المخولين باعتماد طلبات الصرف من المخازن تحقيقا للرقابة على المخازن وموجوداتها.
مادة 223
يصدر بقرار من أمين اللجنة نظام تسليم بضاعة الأمانة والمعدات المعارة أو المؤجرة على أن يكون الإذن بالإعارة أو التأجير من أمين اللجنة، وفي الحدود المقررة بالتشريعات النافذة.
مادة 224
تحدد بقرار من اللجنة الشعبية الحالات التي يسمح فيها بإرجاع الأصناف إلى المخازن مع مراعاة النص على الإجراءات الواجب اتباعها في كل حالة.
الفصل الخامس جرد المخازن
مادة 225
تجرد المخازن جرداً كلياً وجزئياً وفقاً للأحكام المبينة في المواد التالية: –
مادة 226
يجب أن تجرد جميعا الأصناف بمخازن الهيئة جرداً كلياً في نهاية كل سنة مالية ويبدأ الجرد في منتصف آخر شهر من السنة المالية على أن ينتهي بنهايتها.
مادة 227
يتم الجرد الجزئي بمخازن الهيئة على مدار السنة وذلك بإختيار صنف من الأصناف الموجودة بالمخازن، وحصرها ومقارنتها بالارقام المدونة بدفتر الاستاذ أو بطاقات حركة المخزن وضبط الفروق سواء بالزيادة أو النقصان ويشمل الجرد الجزئى جميع الأصناف الموجودة بالمخازن سواء كانت مستديمة أو استهلاكية أو خردة ويكون الجرد الجزئى وفقاً لبرنامج تضعه اللجنة الشعبية.
مادة 228
يجوز إجراء جرد مفاجئ لبعض الأصناف فى مخازن الهيئة بتعليمات من مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية على أن يوقع من قام بالجرد بالسجلات أمام باقي الأصناف التي تم جردها مع ذكر تاريخ الجرد.
مادة 229
تتولى إجراءات الجرد السنوى لجان تشكل بقرار من اللجنة الشعبية وتتكون كل لجنة من ثلاثة أعضاء على الأقل من بينهم موظف له دراية بالأصناف المراد جردها.
مادة 230
تصدر اللجنة الشعبية التعليمات المتعلقة بالجرد وعلى الأخص ما يلى: –
- تاريخ وساعة الجرد والمدة التي يجب الإنتهاء فيها منه وتقديم تقرير سالفة بنتيجة الجرد والتوصيات اللازمة بشأنه.
- التقيد بالنماذج الخاصة بالجرد.
- التوقيع على آخر أذون اضافية أو أذون صرف تم إستخراجها مع حصر الأذون الموجودة بدون إستعمال.
- التأكد من فصل الأصناف الزائدة والتالفة عن الأصناف الزائدة والتالفة عن الأصناف الجيدة في النماذج الخاصة بالجرد.
- التوقيع على قوائم الجرد بعد الإنتهاء منه.
- تحديد العجز أو الزيادة فى الموجود فعلا عما هو ثابت في السجلات وبيان أسباب ذلك.
- إخطار ذوى الشأن بمواعيد الجرد ومكانه.
مادة 231
يعد أمين المخزن قبل موعد الجرد السنوى بوقت كاف بطاقات ذات أرقام مسلسلة طبقا للنموذج المقرر يدون بها رقم كل صنف وأسمه وثمنه ومقدار الموجود الفعلى منه بالمخزن والمقدار المقيد بالسجلات والفرق بينها سواء بالزيادة أو النقص على أن يفرغ من ذلك قبل التاريخ المحدد للجرد، وتوزع البطاقات على الأرفف والخانات التي توجد بها الأصناف.
مادة 232
يجب أن تكون جميع المستندات الخاصة بإستلام أو صرف أو طلب أو بيع الأصناف مقيدة بالدفاتر والبطاقات، وذلك قبل الموعد المحدد للجرد.
ولا يجوز أثناء أعمال الجرد استلام أو صرف أية أصناف الاصناف الواردة خلال تلك الفترة فى مكان مستقل داخل طرودها ودون أن تفتح/ فإذا كانت هذه الأصناف مستوردة من الخارج وسجلت في الحسابات أدخلت في الجرد من واقع مستنداتها دون حصرها فعليا وتدرج في كشف الجرد تحت قسم أصناف واردة أثناء الجرد.ويجوز بالنسبة إلى طلبات صرف الأصناف العاجلة التي يرى أمين المخزن المختص إنها لا تحتمل الإرجاء، أن يأمر كتابيا بالصرف مع تعديل سجلات ذلك المخزن وبطاقات الجرد بما يتفق مع ذلك.
مادة 233
تبداً لجنة الجرد عملها بحيث يتولى أحد أعضائها إحصاء المقادير الموجودة من كل صنف وإثباته فى البطاقة الخاصة به والتوقيع عليها بما يفيد ذلك ثم يتبعه عضو آخر بمراجعة الأحصاء والتوقيع على البطاقة بما يفيد المراجعة فإذا وجد فرقا طلب من العضو الذى أجرى الإحصاء تعديل الارقام بعد إجراء الإحصاء مجددا بمعرفتها.
مادة 234
يوقع رئيس لجنة الجرد بعد الجرد مباشرة – على دفتر وبطاقات الأصناف الممسوكة بالمخزن كما يدرج بها العجز والزيادة إن وجدت مع بیان تاريخ الجرد.
مادة 235
تعد الكشوفات اللازمة لتدوين نتائج الجرد وعلى أمين المخزن المختص حضور عملية الجرد ويعتبر توقيعه على كشوفات الجرد بمثابة إقرار منه بإستلام العهدة وصحة ما جاء في الكشوفات.
مادة 236
تجمع بطاقات الجرد بعد الانتهاء منه وترتب حسب أرقامها المسلسلة للتحقق من وجودها كاملة ثم تحال إلى أمين المخزن لتدوين الموجود من كل صنف من واقع سجلاته على البطاقة الخاصة به.
وتحصر الفروق بالزيادة أو النقص من واقع بطاقات الجرد، ويوافي مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية بنتيجة الجرد ويعد كشفا عاما من أربع نسخ بالأصناف الموجودة بالمخازن حسبما هو ثابت في نتائج الجرد تبين قيمة الكشف مرفقا التي يثبت أنها نتيجة عجز أو زيادة فعلية في الأصناف، ويقدم بملاحظات المدير إلى أمين اللجنة لعرضه على اللجنة الشعبية للإعتماد وتوافى اللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية بنسخة من كشف الجرد المعتمد.
مادة 237
يتم حصر العجز من واقع كشف الجرد السنوى وتسوى قيمته على حساب الموظف المسئول بعد استبعاد ما يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد إلا إذا كانت هناك زيادة مساوية للعجز في صنف آخر بديل بحيث يحتمل وقوع خلط بينها في الصرف فيحمل الفرق بين قيمتى الصنفين ولا يعتد في تسوية العجز بأية زيادة تكون في بعض الأصناف الأخرى وذلك باستثناء الحالة المشار إليها في الفقرة السابقة.
مادة 238
التسوية بإصدار إذن صرف باسم الموظف المسئول وتقيد القيمة سلفة عليه تحت التحصيل، أو تورد نقدا إذا رغب الموظف في ذلك وتخطر بالتسويات التي تتم لسداد لأى عجز، اللجنة الشعبية العامة للمالية واللجنة الشعبية العامة لجهاز الرقابة الشعبية.
مادة 239
يقوم أمين المخزن ببيان أسباب الزيادة أو العجز الواقع عند إجراء الجرد وتعرض النتيجة على اللجنة الشعبية لتحديد المسئولية وكيفية التصرف في الخصوص.
مادة 240
يتعين على كافة لجان الجرد وضع تقارير عن المخازن التي قاموا بجردها تتضمن كافة ما ظهر لها من مخالفات وعلى الأخص:
- الأخطاء في وصف أو تصنيف صرف الأصناف.
- سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
- الأخطاء في القيد فى السجلات أو طريقة التخزين أو أية مخالفات أخرى.
- الأصناف التي تحتاج إلى رقابة خاصة.
- الفروق التي اكتشفت أثناء الجرد.
- أية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
- عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين واقتراح أفضل الوسائل التي تضمن سلامة المخزونات وعدم تعرضها للحريق أو التلف.
مادة 241
على لجان الجرد أن تدون الوسيلة التي اتبعتها للتحقق من المواد والكميات الموجودة بالمخازن عدا ووزنا وقياسا كما يجب عليها أن تعد بيانا بالأصناف التي تعذر عليها جردها وأسباب ذلك.
مادة 242
يجب أن يقيد جرد الأصناف المستديمة الموجودة لدى الموظفين كعهدة بإقرارات تؤخذ عليهم يبين بها حالة الأصناف التي في عهدتهم.
مادة 243
على لجان الجرد أن تتحقق من وجود شهادات معتمدة بالمواد المملوكة للهيئة والموجودة خارج مخازنها من الجهات المسئولة عن حفظ هذه المواد.
مادة 244
على أمين المخزن أن يفتح سجلاته فى أول السنة المالية التالية للجرد بالأرصدة الفعلية التي أظهرتها عملية الجرد وطبقاً لما ورد بكشوفات الجرد.
مادة 245
تجمع قوائم الجرد فى ملف خاص باسم موجودات المخازن وتحفظ بمعرفة مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية وتعتبر إحدى وثائق الميزانية العمومية حيث يتم قيدها بعد إعتماد الميزانية بدفتر الجرد إجمالا، أخطار الفرع أو الإدارة أو المكتب الذى تتبعه تلك المخازن وأمناء المخازن بصورة من محاضر الجرد الخاصة بهم.
مادة 246
يتم تقييم الأصناف التي تم جردها لأغراض الميزانية والحسابات الختامية في نهاية السنة المالية بسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل.
الفصل السادس الأصناف المفقودة والتالفة
مادة 247
إذا اكتشف فقد أية أصناف مملوكة للهيئة أو تلفها، وجب أن يبلغ الأمر فورا إلى المراقب المالي ومدير إدارة الشئون الإدارية والمالية الذي عليه أن يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسئولية وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى أمين اللجنة.
مادة 248
إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة دينارات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير إدارة الشئون الإدارية والمالية أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها أمين اللجنة من ثلاثة موظفين، تعد اللجنة تقريرا بما تنتهي إليه تحرياتها ورايها، وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحادث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد، ويقدم التقرير إلى أمين اللجنة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة الجريمة أو أشتبه أن يكون كذلك.
وجب ابلاغ الجهات المختصة لاتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن ويجب في جميع الأحوال إخطار اللجنة الشعبية واللجنة الشعبية العامة الجهاز الرقابة الشعبية واللجنة الشعبية العامة للمالية بصورة من تقرير التحريات بيان مفصل بمقدار الاصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات بشأن التحقيق وتسوية الخسارة.
مادة 249
تسوى قيمة الأصناف المفقودة والتالفة التى يثبت أن فقدها أو تلفها يرجع إلى سوء الاستعمال أو الحفظ بخصمها على حساب المتسبب بسعر الشراء أو بسعر السوق أيهما أكبر ويخصم مبلغ مناسب من الثمن مقابل استهلاك الصنف من مدة استعماله قبل الفقد إذا كان من الأصناف المقرر لها مدة للإستعمال وإذا أمكن إصلاح التلف فيكتفي بتحصيل قيمة الإصلاح من المتسبب.
مادة 250
يتم شطب الأصناف المفقودة أو التالفة وفقاً لحكم المادة 25 من قانون النظام المالي للدولة وتسوى قيمة الأصناف التي يتقرر شطبها خصما على البند المخصص لذلك في الميزانية.
الفصل السابع الورش
مادة 251
يقصد بالورش في تطبيق أحكام هذا الفصل جميع الورش التي تباشر أعمال الصيانة أو تقوم بإنتاج او تصنيع قطع غيار أو أداء العمرة الدورية للآلات والمعدات والسيارات وقطع غيارها التبادلية سواء كانت هذه الورش ثابتة أو منقولة.
مادة 252
في حالة طلب تصنيع مهمات بورش الهيئة يتم سحب الخامات طبقا المقايسات تعد من طرف الورشة المختصة على أن تعاد المهمات المصنعة للمخازن مقيمة على أساس تكاليف الخامات المستخدمة مضافا إليها تكاليف التشغيل بالورشة على أن تحدد هذه التكاليف بقرار من اللجنة الشعبية.
مادة 253
تقسم الورش داخل الهيئة إلى أقسام نوعية متخصصة.
مادة 254
يجوز التشغيل بالورش إلا بموجب طلبات أو أوامر معتمدة من جهة متخصصة يصدر بتحديدها قرار من اللجنة الشعبية.
مادة 255
تصدر اللجنة الشعبية القرارات بكيفية تقييم الخدمات التي تؤديها الورش للمفاضلة بين استخدام هذه الورش أو شراء الخدمات من الغير وتحدد بقرار من اللجنة الشعبية الدورة المستندية الواجب اتباعها في هذه الورش للوصول إلى المستهدفات المطلوبة.
مادة 256
تمسك إدارة الشئون الإدارية والمالية حسابات تكاليف الورش لحصر المصروفات المباشرة وغير المباشرة الخاصة بها على أن تحمل هذه التكاليف على أوجه النشاطات المختلفة بالهيئة.
الباب الحادى عشرين أحكام عامة وختامية
الفصل الأول التأمين
مادة 257
على الهيئة التأمين لدى إحدى الشركات الوطنية على ممتلكاتها موجوداتها الثابتة والمنقولة وعلى خزائن الهيئة وأماكن تداول وحفظ النقد والأشياء الثمينة والمستندات الهامة ضد أخطار السرقة والاختلاس والمسئولية المدنية وخيانة الأمانة والسطو والحريق وأن تتخذ الإجراءات اللازمة للإنذار المبكر والحماية والحراسة والأمن والسلامة.
مادة 258
تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية بإخطار شركة ليبيا للتأمين عند وقوع أى من المخاطر المؤمن ضدها على أن يتم الإخطار خلال الموعد المحدد في وثائق التأمين.
الفصل الثاني أحكام ختامية
المادة 259
تطبق أحكام قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن ولائحة العقود الإدارية الصادرة بقرار اللجنة الشعبية العامة رقم 813 لسنة 1423 و كافة التشريعات المالية الاخرى فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه اللائحة.
مادة 260
يلغى قرار مجلس الوزراء باعتماد اللائحة المالية للهيئة العامة للسياحة والمعارض المؤرخ في 22 – يوليو – 1979 افرنجي.