قرار بلائحة الميزانية والحسابات والمخازن

قرار بلائحة الميزانية والحسابات والمخازن

مجلس الوزراء 

• بعد الاطلاع على المادة 84 من الدستور،
• وعلى المرسوم الملكي بقانون الصادر فى 24 أكتوبر سنة 1967 بشأن النظام المالي للدولة، وعلى المرسوم الملكي بقانون الصادر فى 23 نوفمبر سنة 1966 بشأن ديوان المحاسبة،
• وبناء على ما عرضه وزير المالية،

قرر

المادة 1

يعمل باللائحة المرافقة فى شئون الميزانية والحسابات والمخازن ويلغى كل حكم مخالف لها.

المادة 2

يقصد بالمصالح فى تطبيق أحكام اللائحة المرافقة المصالح والإدارات التي لها كيان مالى متميز في الميزانية.

المادة 3

تسرى أحكام هذه اللائحة على الهيئات والمؤسسات العامة مع مراعاة الأوضاع والإجراءات الخاصة بسريان قانون النظام المالي للدولة عليها.

المادة 4

على وزير المالية تنفيذ هذا القرار ويعمل به اعتباراً من أول أبريل سنة 1969.

• صدر بمدينة: البيضاء
• بتاريخ: 13 رمضان 1388 
• الموافق: 3 ديسمبر 1968
• ونيس القذافي 
• رئيس مجلس الوزراء

لائحة الميزانية بالنظام المالي الليبي

القسم الأول في الميزانية

الباب الأول في إعداد الميزانية

مادة 1

تشمل الميزانية جميع الإيرادات المتوقع تحصيلها والمصروفات الجائز إنفاقها خلال السنة المالية ويدرج كل من الإيرادات والمصروفات في جدول مستقل يلحق بقانون الميزانية.

مادة 2

تقسم الإيرادات إلى أبواب بالنظر إلى أنواعها، وتقسم الأبواب إلى بنود تبعا لتعدد مصادر كل إيراد.

مادة 3

تقسم المصروفات إلى أقسام، ويجوز أن تقسم إلى فروع ويتكون كل قسم أو فرع من الأبواب الآتية:

1. الباب الأول: ويخصص للمرتبات والمهايا والأجور.
2. الباب الثاني: ويخصص للمصروفات العمومية.
3. الباب الثالث: ويخصص للأعمال الجديدة.ويقسم كل باب من أبواب المصروفات إلى بنود وأنواع بنود ويصدر وزير الخزانة قرارا بالتقسيمات الأخرى التي تنقسم إليها أبواب المصروفات.

مادة 4

يصدر وزير الخزانة في شهر يونيو من كل عام المنشور السنوي لتحضير مشروع الميزانية وإعداده، ويوجه هذا المنشور إلى الوزارات والمصالح والجهات ذات الميزانية المستقلة الخاضعة للقانون المالي للدولة.

ويتضمن المنشور المذكور التوجيهات والقواعد العامة التي تتبع في إعداد تقديرات إيرادات ومصروفات الميزانية للسنة المالية الجديدة.

مادة 5

على الوزارات والمصالح وغيرها من الجهات المشار إليها في المادة السابقة أن تقدم إلى وزارة الخزانة في موعد أقصاه الحادي والثلاثين من أغسطس من كل سنة تقديراتها بشأن المصروفات والإيرادات بعد اعتمادها من الوزير المختص فإذا تخلفت أية جهة من تلك عن تقديم تقديراتها في الميعاد المذكور أدرجت لها تقديرات لا تجاوز الإعتمادات المقررة لها في ميزانية السنة السابقة بعد إدخال أية تعديلات تكون قد أجريت عليها خلال السنة.

مادة 6

تقدم تقديرات الإيرادات على النموذج رقم م م /1 وتتضمن تقدير المنتظر تحصيله من إيراد خلال السنة المالية المقبلة مقارنة بتقديرات السنة الجارية والإيرادات الفعلية للسنتين السابقتين عليها، مع بيان مفصل لأسباب الزيادة أو النقص في التقديرات، ويراعى أن تكون الأرقام مستمدة من الإحصائيات والبيانات بكل إيراد وأن تقدر الإيرادات كاملة دون أن تستنزل منها مصروفات تحصيلها.

مادة 7

تقدم تقديرات المصروفات على النموذج رقم م م2 موزعة على الأبواب الثلاثة، على أن يراعى في وضعها الأحكام المبنية في المواد التالية:

مادة 8

تدرج في الباب الأول من أبواب المصروفات جميع الإعتمادات الخاصة بمرتبات الموظفين بكافة طوائفهم شاملة علاواتهم وغير ذلك من حقوقهم المالية وما يؤدي عنهم طبقا لقانون التقاعد.

عدلت بقرار مجلس الوزراء في 7 ربيع الأول 1393 ه الموافق 10 أبريل 1973 م، الجريدة الرسمية رقم 20 لسنة 1973 م.

وتحسب تقديرات الوظائف طبقا للملاك المعتمد، ولا يجوز زيادة هذا التقديرات إلا بعد أخذ رأي وزارة الخزانة وبمراعاة أحكام قانون الخدمة المدنية، ويجري حساب مرتبات الوظائف المشغولة على أساس المرتبات الفعلية لشاغليها مضافا إليها ما يستحقه كل منهم من علاوة سنوية، أما مرتبات الوظائف الشاغرة الممولة فتحسب تقديراتها على أساس بداية مربوط درجاتهم ويستخدم لهذا الغرض نموذج خاص يصدر به قرار من وزير الخزانة.

كما تدرج في الباب الأول من أبواب المصروفات أجور العمال وما يؤدي عنهم للتأمين الاجتماعي مع بيان عددهم.

مادة 9

تدرج في الباب الثاني من أبواب المصروفات، تقديرات المصروفات العمومية المتكررة كل سنة و اللازمة لتسيير العمل في الوزارات والمصالح ويبين كل بند تقدير كل مصروف من هذه المصروفات بالمقارنة باعتمادات السنة الجارية وما اتفق فعلا خلال السنتين السابقتين عليها ويجب أن يراعى عند إعداد التقديرات:

1. الاقتصاد في الإنفاق إلى الحد الضروري اللازم لتسيير شؤون الوزارة أو المصلحة.
2. عدم تجاوز اعتمادات السنة الجارية إلا لأسباب جوهرية ويجب إيضاح هذه الأسباب بالتفصيل ودعمها بما يلزم من بيانات وإحصائيات.
3. تقديم إيضاحات وافية لتقديرات المصروفات التي تدرج لأول مرة مع بيان الأسباب الداعية الإقتراحات.
4. أن تدرج في ميزانية الوزارة أو المصلحة المصروفات التي تجريها هذه الوزارة أو المصلحة ولو كانت لمواجهة طلبات جهات إدارية أخرى.
5. لا يجوز تعيين عمال أو الخصم بأجورهم على بنود الباب الثاني الخاص بالمصروفات العمومية

مادة 10

تدرج في الباب الثالث من المصروفات الأعمال الجديدة التقديرات المتعلقة بالمصروفات غير المتكررة، وتشمل المصروفات الرأسمالية ومصروفات المشروعات غير الواردة في ميزانية التنمية سواء أتم إنجازها في ذات السنة المالية أم امتد تنفيذها الأكثر من سنة.ويراعى في تقديرات الباب المذكور:

1. أن يكون المشروع معتمدا من الجهة الفنية المختصة بعد دراسته وتقدير التكاليف الكلية لإنجازه.
2. إذا كان تنفيذ المشروع يمتد أكثر من سنة مالية فيجب بيان تكاليفها الكلية موزعة على سنوات إنجازه على أن تدرج في التقديرات الحصة المتوقع صرفها خلال السنة المالية.
3. أن تشمل التكاليف المقدرة سائر المصروفات المتعلقة بالأعمال الجديدة من رسوم جمركية ونفقات النقل والتلخيص والتركيب وغيرها.
4. أن أي تغيير في التكاليف للمشروعات الممتد تنفيذها لأكثر من سنة مالية يجب الإشارة إليه مع بيان أسبابه.

مادة 11

تتولى الإدارة العامة للميزانية بوزارة الخزانة إحالة التقديرات الواردة إليها من الوزارات والمصالح وغيرها من الجهات المشار إليها في المادة 4 بعد دراستها ومراجعتها إلى اللجنة المالية مشفوعة بملاحظاتها.

وتختص اللجنة بإعداد مشروع الميزانية ومراجعة الميزانيات المستقلة التي يصدر بها قانون، على أن يشترك في إعداد ومراجعة كل جهة المراقب المالي المختص بها، وللجنة في سبيل ذلك أن تطلب من الجهات الإدارية أية إيضاحات ترى لزومها أو أن تستدعى مندوبي تلك الجهات لمناقشتهم في التقديرات المقدمة منها بقصد التوفيق بين الاحتياجات الفعلية والإمكانيات المتاحة، على أنه يجب على اللجنة قبل إجراء أي تخفيض في التقديرات المقدمة من إحدى الجهات أن تحدد موعد لحضور مندوب هذه الجهة لسماع وجهة نظرها في التخفيض، وعلى اللجنة إثبات وجهة النظر هذه لدى عرض مشروع الميزانية على وزير الخزانة.

وتقدم اللجنة مشروع الميزانية إلى وزير الخزانة مع مذكرة تتضمن تفصيل المراحل التي مر بها المشروع، وعرض الأوضاع المالية والاقتصادية التي كان تأثير على مشروع الميزانية وذلك في موعد لا يجاوز 30 سبتمبر من كل عام.مر 12 ادة يعرض وزير الخزانة مشروع الميزانية على مجلس الوزراء لإقراره واتخاذ إجراءات عرضه على مجلس قيادة الثورة في الموعد المقرر دستوريا لذلك.

الباب الثاني في تنفيذ الميزانية

مادة 13

الإعتمادات المدرجة بالميزانية تخص السنة المالية الجارية ولا يجوز بأي حال أن تجاوز الارتباطات التي تجري خلال السنة المالية الاعتمادات المقررة، كما لا يجوز و الإنفاق من إعتماد مدرج بالميزانية بقصد استنفاذه.

مادة 14

ألغيت بموجب قرار مجلس الوزراء الصادر في أول ربيع الثاني 1972 ه الموافق 15 مايو 1972 م، ” حل محلها نص قانون 12 لسنة 1986 م.

مادة 15

يصدر وكيل الوزارة المختص، أو رئيس المصلحة أو الإدارة العامة 1 بحسب الأحوال، تفويضات مصلحية على النموذج رقم م م -5 إلى رؤساء الفروع أو الأقسام التابعين له متضمنة كل أو بعض الإعتمادات التي أخطرت الوزارة أو المصلحة أو الإدارة.ويجوز أن تصدر التفويضات المصلحية من وزارة أو مصلحة أخرى تخولها بمقتضاها إجراء مصروف لحساب الجهة مصدرة التفويض من الاعتمادات المخصصة لها.

مادة 16

يجب أن تبلغ صور من التفويضات المالية و المصلحية فور صدورها إلى رئيس ديوان المحاسبة والإدارة العامة للحسابات المختصة والإدارة العامة للميزانية ومديرية الشؤون المالية بالمحافظة المختصة.

مادة 17

يجب أن يراعي في الإنفاق من اعتمادات المصروفات المتكررة التدرج في إنفاقها بقدر الإمكان مع مدار السنة المالية، ويجب أن يراعي في جميع الأحوال أن يكون الصرف المواجهة ضرورات العمل وحاجاته الفعلية، ولا يعفي إدراج مصروف معين ضمن اعتمادات أية وزارة أو مصلحة من وجوب مراعاة أحكام القوانين واللوائح والقرارات المعمول بها.

مادة 18

وكلاء الوزارات ورؤساء المصالح ومن في حكمهم ورؤساء الفروع والأقسام من الموظفين المصنفين هم المختصون بالأمر بالصرف من الاعتمادات المدرجة بالميزانية كل في حدود اختصاصه.ويحدد الوزير المختص أو من يقوم مقامه الإعتمادات التي يجوز لوكلاء الوزارات ورؤساء المصالح ومن في حكمهم الصرف منها، وتحديد التفويضات المصلحية المبالغ التي يجوز لرؤساء الفروع والأقسام الصرف في حدودها.

مادة 19

يكون حق التوقيع على أذونات الصرف للمراقب المالي ومساعديه بالوزارات والمصالح التابعة لها ووحدات الإدارة المحلية دون غيرهم.

مادة 20

يكون لكل وزارة أو مصلحة سجل للإعتمادات تدون فيه جميع المصروفات المفوض بإنفاقها موزعة على بنودها المختلفة مع بيان التفويض المالي الصادر بها ويخصص لكل بند من بنود المصروفات صحيفة أو أكثر في السجل المذكور تقيد فيها الارتباطات المالية التي يخصم بها من هذا البند أولا بأول فور إجرائها وبطريقة تمكن من التعرف في أي وقت على قيمة الالتزامات الواجب الوفاء بها وما يتبقى من جملة إعتماد النبذ.ويجب أن يجري القيد في السجل المشار إليه بطريقة واضحة، ولا يجوز إجراء أي محو أو شطب أو كشط فيه، ويستخدم لهذا الغرض النموذج رقم م م -6.

مادة 21

على كل من يصدر إليه تفويض مصلحي أن يمسك للإعتمادات يبين فيه المبلغ المفوض إليه بصرفه وما يصرف منه أولا بأول والرصيد الباقي منه، وعليه أن يقدم إلى مصدر التفويض بيانا شهريا في موعد لا يجاوز اليوم العاشر من الشهر التالي عن المبالغ التي أنفقت خلال الشهر.

مادة 22

يكون لكل وزارة مراقب مالي يتبعه مساعدون له في المصالح التابعة للوزارة تكون مهمتهم ضبط الرقابة على تنفيذ الميزانية ومراعاة عدم تجاوز الارتباطات التي تجريها الوزارة أو المصلحة حدود الإعتمادات المقررة لها والصالحة للصرف منها.

مادة 23

يمسك المراقب المالي ومساعدوه سجلات الاعتمادات كل في دائرة اختصاصه ويجب حفظها في مكان أمين ولا يسمح بتداولها إلا بموافقة المراقب المالي أو مساعدة وتحت إشرافه.

مادة 24

يختص المراقب المالي على وجه الخصوص بما يلي:

1. الاشتراك في إعداد مشروع ميزانية الوزارة وعرضه على وكيل الوزارة توطئة لإحالته إلى الوزير للموافقة عليه.
2. الاشتراك في مناقشة مشروع الميزانية مع اللجنة المالية.
3. إعداد طلبات تعديل الميزانية.
4. إعداد التقارير الشهرية المشار إليها في المادة 25.
5. الإشراف على القسم المالي للوزارة للتحقق من حسن تطبيق القواعد المالية السارية.
6. الإشراف على المخازن التابعة للوزارة مع مراعاة الأحكام الخاصة بالمخازن الحكومية.
7. تقديم تقرير إلى وكيل الوزارة عن سير الأمور المالية والحسابية في الوزارة والمصالح التابعة لها وذلك كلما طلب إليه ذلك.

مادة 25

على مساعدي المراقب المالي موافاة المراقب بتقدير دوري كل شهر بعد اعتماده من رئيس المصلحة، بما تم تحصيله من إيرادات وما جرى إنفاقه من مصروفات وذلك على النموذج رقم م م -7 للإيرادات والنموذج رقم م م -8 للمصروفات.وعلى المراقب المالي أن يعد تقريرا شهريا عن أعمال الوزارة وأن يوافي به وزارة الخزانة بعد اعتمادها من وكيل الوزارة في موعد لا يتجاوز نهاية الشهر التالي.

مادة 26

لا يجوز لأية وزارة أو مصلحة أن تبرم عقدا أو أن ترتبط بنفقة إلا بعد الحصول على إقرار كتابي من المراقب المالي أو مساعده ببيان الإعتماد الجائز الخصم منه بقيمة العقد أو الإرتباط وبأن الإعتماد المذكور كاف لمواجهة النفقة المترتبة على هذا العقد أو الإرتباط، ويجب على المراقب أو مساعده أن يمتنع عن تقديم هذا الإقرار إذا كان من شأن إبرام أو الإرتباط بالنفقة الإخلال بالقواعد المالية بأي وجه.

مادة 27

تقدم طلبات ترحيل بواقي الإعتمادات المقررة للأعمال الجديدة التي لم يكتمل تنفيذها خلال السنة المالية في موعد تقديم تقديرات مشروع الميزانية إلى وكيل وزارة الخزانة وذلك لإعادة إدراجها ضمن اعتمادات السنة المالية الجديدة.وأما إعتمادات الأعمال الجديدة التي لم يشرع في تنفيذها قبل نهاية السنة المالية فتلغي ما لم يقدم طلب بترحيلها في الميعاد المقرر.

الباب الثالث في تعديل الميزانية

مادة 28

يقدم وكيل الوزارة المختص إلى وزارة الخزانة، في الأحوال التي يوجب فيها القانون ذلك طلب الإذن بتجاوز اعتمادات أحد البنود مقابل وفر مساو في بند أو أكثر داخل اعتمادات البند ذاته على النموذج رقم م.م ب مبنيا فيه قيمة التجاوز المطلوب الإذن به وأسبابه ومقدار الوفر في البند أو البنود الأخرى الذي يغطي التجاوز.

ويعرض وزير الخزانة طلب التجاوز مشفوعا برأيه على مجلس الوزراء للموافقة عليه وذلك في الأحوال التي يوجب فيها القانون ذلك.

مادة 29

لا يجوز بأي حال أن ترتبط الوزارة أو المصلحة بنفقة خصما على إعتماد البند المطلوب الإذن بتجاوزه قبل صدور هذا الترخيص، ويسأل تأديبيا الموظف الذي يأذن بالارتباط بالنفقة في هذه الحالة.

مادة 30

يقدم طلب نقل أي مبلغ من باب إلى آخر من أبواب الميزانية من الوزير المختص إلى وزير الخزانة الذي يحيله إلى اللجنة المالية لدراسته، ثم يتولى عرضه على مجلس الوزراء وذلك توطئة لاتخاذ الإجراءات الدستورية لإقراره.

مادة 31

إذا طرأت أثناء السنة المالية ظروف تقتضي إنفاق مصروف غير وارد بالميزانية أو زائد على التقديرات الواردة بها فللوزير المختص أن يطلب فتح اعتماد إضافي لمواجهتها.ويقدم طلب فتح الاعتماد الإضافي إلى وزير الخزانة في وقت يسمح باستكمال إجراءاته الدستورية والانتفاع به ويحيله الوزير إلى اللجنة المالية لدراسته.ويجب أن يتضمن الطلب الأسباب المبررة له والمورد المالي اللازم لتغطية ولا يجوز أن يقدم مشروع بفتح اعتماد إضافي دون النص فيه على مورده المالي، ويجوز أن يكون هذا المورد وفرا محققا في إعتمادات الوزارة أو المصلحة ذات الشأن أو وفرا في بعض المصروفات الأخرى بالميزانية أو زيادة في بعض أبواب الإيرادات بها.

مادة 32

يحيل وزير الخزانة طلب فتح الإعتماد الإضافي إلى اللجنة المالية لدراسته و تسری بشأن مشروعات الاعتمادات الإضافية أحكام المادتين 11-13 من قانون النظام المالي للدولة.

الباب الرابع في تنفيذ الاعتمادات الشهرية المؤقتة

مادة 33

في الأحوال التي لا تقر فيها الميزانية في موعدها، يجري تحصيل الإيرادات وإنفاق المصروفات وفقا للقواعد النافذة في نهاية السنة المالية السابقة.

مادة 34

إلى أن يتم إقرار الميزانية، لا يجوز إجراء أية تعيينات أو ترقيات جديدة إلا في حالة الضرورة وبشرط أن تكون الوظيفة المطلوب التعيين عليها أو الترقية إليها معتمدة في ملاك وظائف الوزارة أو المصلحة في الميزانية السابقة.أما العلاوات السنوية التي تستحق بمقتضى القانون فيتم صرفها وفقا لأحكامه ولو كان ذلك قبل إقرار الميزانية.

مادة 35

يكون الإنفاق من الباب الثاني المصروفات العمومية خلال الفترة السابقة على إقرار الميزانية وفقا للقواعد الآتية:

1. لا يعمل ببنود المصروفات العمومية المقترحة في مشروع الميزانية لأول مرة،أما البنود المقترح إلغاؤها فتعتبر وكأنها ألغيت.
2. يكون الصرف من البنود المقترح زيادتها في حدود ما كان معتمدا لها في الميزانية السابقة دون زيادة، أما البنود المقترح خفضها فيكون الصرف منها في حدود الإعتماد المخفض.
3. يجوز أن يزيد ما يصرف من أي بند من بنود المصروفات العمومية على النسبة المقررة في الإعتماد الشهري المؤقت بشرط ألا يجاوز مجموع مصروفات الباب الثاني النسبة المذكرة.

مادة 36

لا يجوز الارتباط بأعمال جديدة مقترحة في مشروع الميزانية إلا بعد إقرارها، أما الأعمال التي شرع في تنفيذها في سنة من سنوات مالية وإدراج لها اعتماد في مشروع الميزانية فيجوز الإنفاق عليها في حدود الاعتماد الشهري المؤقت بشرط عدم تجاوز تقديرات الأعمال الواردة في مشروع الميزانية وأن يتم ذلك بناء على تفويض مالي يصدر في كل حالة على حدة.

لائحة الحسابات بالنظام المالي الليبي 

القسم الثاني في الحسابات

الباب الأول في حفظ النقود والخزائن الحكومية

الفصل الأول في حفظ النقود ونقلها

مادة 37

رؤساء المصالح هم المسؤولون عن إتخاذ الإجراءات اللازمة لحفظ النقود وعدم تعريضها للضياع، ولهم في سبيل ذلك أن يتخذوا جميع الإجراءات الضرورية للمحافظة على النقود والتحقق من سلامتها.ولا يجوز أن يعهد بالإشراف على استلام النقود أو صرفها أو نقلها إلا إلى موظفين مصنفین.

مادة 38

يكون الاحتفاظ بالنقود في مصرف ليبيا المركزي أو فروعه في الخزائن الحكومية وذلك حسبما تحدده وزارة الخزانة.ويحدد الحد الأقصى للأرصدة الجائز الإحتفاظ بها في الخزائن الحكومية على تعليمات تصدرها وزارة الخزانة.ولا يجوز في جميع الأحوال أن يحتفظ في الخزينة إلا بالقدر الضروري من العملات اللازم لحركة العمل اليومية.

مادة 39

رئيس الخزينة العامة في المحافظة هو المسؤول عن محتوياتها، وعليه واجب مراقبة أعمال الصرافين التابعين له و إستلام مقبوضاتهم اليومية وتصفية العهد يوما بيوم بالنسبة إلى من يعمل منهم بحاضرة المحافظة، وفي فترات دورية لا تجاوز كل منها شهرا بالنسبة إلى من يعمل منهم خارج حاضرة المحافظة.

مادة 40

تسند أعمال الخزينة إلى صرافين يتم تعيينهم بعد توفر الشروط والحصول على الضمانات التي تحددها وزارة الخزانة، ويعتبر الصراف مسؤولا بصفة شخصية عن الخزينة المسندة إليه أعمالها وعن عهدته من النقود والطوابع والمستندات ذات القيمة، ولو عهد إلى مساعديه ببعض أعمال الخزينة.

مادة 41

يحظر على الصراف التصرف في الأموال الموجودة في عهدته في غير الأغراض التي خصصت لها وبعد استيفاء الشروط المقررة لصرفها، ولا يجوز صرف مبالغ من الخزينة لأي شخص موظفا كان أو غير موظف على حساب مبالغ له لدى الحكومة لم تستوف شروط الصرف.

مادة 42

يجب على الصرافين أن يفحصوا بدقة ما يسلم إليهم من نقود، وهم مسؤولون عما قد يوجد بخزائنهم من نقد مزيف أو مشوه.وإذا اشتبه صراف في أن العملة المقدمة إليه مزيفة أحتفظ بها، و عليه في هذه الحالة تحرير مذكرة بالواقعة يبين بها وصف العملة ورقمها واسم مقدمها وعنوانه وتبلغ جهات الأمن بذلك.

مادة 43

يكون نقل النقود والأشياء النفيسة الحكومية والمستندات ذات القيمة من مكان لآخر داخل الصناديق المعدة خصيصا لذلك، وتتم تعبئة هذه الصناديق بعد اتخاذ جميع الاحتياطات التي تكفل عدم العبث بمحتوياتها أثناء تعبئتها أو نقلها.ويجب حصر النقود والأشياء المراد نقلها حصرا وافيا يتضمن بيان قيمتها ووصفها بالكامل وعلاماتها المميزة وفئاتها، ويثبت هذا الحصر في محضر يعد من ثلاث نسخ على النموذج رقم م ح – 1 يوقع عليه كل من الموظف الذي خرجت هذه الأموال من عهدته والموظف المسؤول عنها أثناء النقل، وتوضع نسختان من المحضر مع الأموال المنقولة داخل الصندوق ويغلق بإحكام ويختم بالرصاص أو بالشمع الأحمر وتوضع عليه علامة مميزة وذلك بمعرفة الموظفين المشار إليهما، ويجب أن يراعى في الأختام وضعها بطريقة تحفظها من أن تتحطم أو تفض أثناء النقل.

مادة 44

يتم نقل صناديق النقود والأشياء النفيسة بناء على إذن نقل تصدره الجهة المرسلة من أربع نسخة على النموذج رقم م م – 2 تبين فيه أوصاف الصناديق المنقولة وعلاماتها المميزة ونوع محتوياتها، وتسلم الصناديق إلى الموظف المسؤول عنها أثناء النقل ومعها ثلاث نسخ من إذن النقل بعد توقيعه عليها بما يفيد الاستلام.وعلى الجهة المرسلة أن تخطر الجهة المرسل إليها فور تصديرها الاحتياطات اللازمة للمحافظة على سلامة الصناديق التي في عهدته، ولو في سبيل الاستعانة بسلطات الأمن لحراستها.

مادة 45

على الموظف المسؤول عن الصناديق أثناء نقلها أن يسلمها إلى الجهة المرسل إليها التي تتأكد من سلامتها وسلامة محتوياتها، والتوقيع على إذن النقل بما يفيد ذلك، وتسلم نسخة من الإذن إلى المسؤول عن النقل، كما ترسل النسخة الأخرى منه إلى الجهة المرسلة بعد توقيعها من الجهة المرسل إليها بما يفيد استلامها الأموال المرسلة.وفي حالة وجود عجز في الأموال، ويجب على الجهة المرسل إليها أن تخطر فورا مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظ والجهة المرسلة، وأن تحرر محضرا بذلك.

الفصل الثاني في الخزائن الحكومية 

مادة 46

الإدارة العامة للخزانة والحسابات بوزارة الخزانة هي المسؤولية دون غيرها عن توريد الخزائن لجميع الجهات الحكومية، وذلك وفقا للأنظمة المقررة في هذا الشأن.وتقدم طلبات الحصول على الخزائن من رؤساء المصالح ويبين بها على وجه الخصوص المكان المخصص للخزينة والغرض من استعمالها وبيان كمية النقود المحتمل الإحتفاظ بها فيها.ويكون تسليم الخزينة إلى الجهة الطالبة بناء على محضر يحرر بعد فحصها وتجربة مفاتيحها والتحقق من صلاحيتها بمعرفة اللجنة يشترك فيها مدربون على الإدارة العامة للخزانة والحسابات والجهة الطالبة ومديرية الشؤون المالية بالمحافظة ويجب أن يوقع أعضاء هذه اللجنة على محضر تسليم الخزينة بما يفيد إجراءهم للفحص المذكور.

مادة 47

يجب الاحتفاظ بالخزائن الصغيرة ذات المفتاح الواحد مثبتة داخل جدار الغرفة التي توجد بها إحاطتها بحزام حديدي مثبت في الحائط ويقفل طرفاه يكون مفتاحه في حوزة موظف آخر غير الصراف، ويحفظ كل من مفتاح الخزينة والقفل الإضافيان في مظروف مختوم بخاتم المصلحة ومغلق بالشمع الأحمر يودع أحدهما لدى مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة والآخر لدى المحافظ.وتدون على المظروف البيانات المتعلقة بالخزينة ومكان وجودها ورقم مفتاحها ويمسك مدير مديرية الشؤون المالية سجلا تدون فيه البيانات المتعلقة بالمفاتيح الإضافية للخزائن الموجودة في دائرة اختصاصه وأسماء من في عهدتهم.

مادة 48

الخزينة ذات المفتاحين يكون أحد مفاتيحها في عهدة رئيس الخزينة والأخر في عهدة مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة أو رئيس القسم المالي بالمصلحة حسب الأحوال، ويكون لها مفتاحان إضافيان يوضع كل منهما في مظروف مختوم بخاتم المصلحة ومغلق بالشمع الأحمر يحفظ أحدهما لدى الإدارة العامة للخزانة والحسابات والآخر لدى المحافظ وتدون على المظروف البيانات المتعلقة بالخزينة ومكان وجودها ورقم كل من مفاتيحها وتسجل هذه البيانات في سجل يعد لهذا الغرض لدى الإدارة العامة للخزانة والحسابات.

مادة 49

على كل موظف في عهدته مفتاح خزينة أن يحافظ عليه، ولا يجوز أن يتركه في أدراج المكاتب أو في أماكن غير آمنة.

مادة 50

في حالة فقد أو كسر المفتاح الأصلي للخزينة يحرر محضر بالواقعة وتبلغ سلطات الأمن ويطلب المفتاح الإضافي للخزينة أو المفتاحان بحسب الأحوال وتفتح الخزينة وتجرد من محتوياتها في حضور مندوب عن مديرية الشؤون المالية ومندوب عن المحافظة والموظف المعهود إليه بالخزينة ويدون محضر جرد يوقع عليه الموظفون المذكورون وترسل نسخة من المحضر إلى كل من وكيل وزارة الخزانة ورئيس ديوان المحاسبة.

مادة 51

مع عدم الإخلال بالجزاءات التأديبية، يلتزم الموظف المسؤول عن فقد مفتاح الخزينة أو كسره بقيمة تبديل القفل، ويكون مسؤولا عن محتويات الخزينة إلى أن تفتح وتجرد، وذلك كله ما لم يثبت أن واقعة فقد المفتاح أو كسره كانت لسبب خارج عن إرادته.

مادة 52

يجب أن تكون أبواب الغرف التي توجد بها الخزائن محكمة الأقفال وغير قابلة للاحتراق وأن تكون على نوافذها قضبان حديدية لا تسمح بالدخول أو الخروج من خلالها.

مادة 53

تفتح الخزائن للمتعاملين معها بعد ساعة من بدء ميعاد العمل الرسمي بالحكومة وتقفل قبل ساعة من إنتهاء هذا الميعاد، وذلك تمكينا للصرافين من إعداد سجلاتهم وعهدهم وإقفال حساباتهم ومطابقتها ولا يجوز بأي حال فتح الخزائن في غير أوقات العمل الرسمي.

ويحظر على غير موظفي الخزائن الدخول إلى مقرها، وعلى الصرافين أن يتحققوا دائما من سلامة إقفال الخزائن.

مادة 54

لا يجوز أن يحتفظ داخل الخزائن الحكومية إلا بالنقود والصكوك الخاصة بالمعاملات الحكومية والطوابع وغيرها من المستندات ذات القيمة التي تكون في عهدة الصراف، ولا تقبل في الخزائن أية ممتلكات شخصية أو غير متعلقة بالعمل.

الفصل الثالث في حوادث الاختلاس والسرقة والإهمال

مادة 55

إذا ظهر عجز في العهدة النقدية لأي موظف، وجب على رئيس المصلحة أن يبلغ فورا وكيل وزارة ورئيس ديوان المحاسبة بالأمر وأن يتخذ على وجه السرعة الإجراءات التحفظية اللازمة تمهيدا للتحقيق في الواقعة، وتقيد قيمة العجز سلفة على حساب الموظف انتظارا لما يسفر عنه التحقيق.ويجب إتباع الإجراءات ذاتها في جميع الأحوال التي يظهر فيها عجز في عهدة أي موظف ولو غطى العجز بأي طريقة بعد ذلك.

مادة 56

مع عدم الإخلال بالاختصاصات المسندة لديوان المحاسبة طبقا للقانون، إذا لم يجاوز مبلغ العجز خمسمائة دينار تتولى التحري وبحث الواقعة لجنة تشكل بقرار من رئيس المصلحة من موظفين ليست لهم علاقة بمراجعة حسابات أو أعمال الموظف الذي لديه العجز، وتقدم اللجنة تقريرا بنتيجة عملها إلى رئيس المصلحة الذي يتولى إبلاغه إلى وكيل وزارة الخزانة ورئيس ديوان المحاسبة.أما إذا كان مبلغ العجز يزيد على خمسمائة دينار فيكون التحري والبحث بمعرفة لجنة يشكلها وكيل وزارة الخزانة تضم ممثلين عن المصلحة المختصة ووزارة الخزانة وعلى اللجنة أن تحيط الوكيل أولا بأول بتطورات عملها، وعليها أن تقدم إليه تقريرا بنتيجة عملها في أقرب وقت ممكن.وفي جميع الأحوال يجب أن يشتمل التقرير على وجه الخصوص ما يأتي:

• أ- أسباب العجز وطريقة وقوعه.
• ب- تحديد مبلغ العجز.
• ج- تحديد المسؤول عن الحادث مع بيان ما إذا كان وقوع الحادث نتيجة إهمال أو تقصير أو كان نتيجة فعل عمدي.
• د- بيان ما إذا كان هناك قصور في الأنظمة المتبعة أو تراخ في التفتيش أو الرقابة على أعمال الموظف المسؤول عن العجز.
• ه- اقتراح الوسائل التي من شأنها أن تحول دون تكرار الحادث أو أن تمكن من اكتشافه فور وقوعه.

مادة 57

الوكيل وزارة الخزانة بعد أخذ رأي رئيس ديوان المحاسبة أن يشكل لجنة أو أكثر الفحص أعمال الموظف المسؤول عن العجز خلال المدة السابقة على وقوع الحادث الكشف ما قد يكون ارتكبه من مخالفات أخرى لم تكتشف في حينها.

مادة 58

تحال نتيجة التحري إلى الوزير المختص أو وزير الخزانة بحسب الأحوال ورئيس ديوان المحاسبة مشفوعة برأي رئيس المصلحة أو وكيل وزارة الخزانة، فإذا كان قد کشف عن وقوع مخالفة مالية طبقت في شأنها أحكام الباب السابع من قانون النظام المالي للدولة.

مادة 59

مع عدم الإخلال بالجزاءات المقررة، ويجب أن ينقل من عمله الموظف الذي تثبت مسؤوليته عن العجز، ولا يجوز أن يستند إليه عمل مشابه لعمله السابق أو أي عمل آخر بأعمال الخزينة أو تداول الأموال.

مادة 60

يقيد مبلغ العجز سلفة على حساب الموظف المسؤول عن فقده تستوفي بطريق الخصم من مرتبه ومستحقاته الأخرى في الحدود الجائز الخصم فيها قانون، ما لم يرى الموظف توريدها دفعة واحدة إلى الخزانة العامة.

مادة 61

في الأحوال التي يجوز فيها شطب العجز، يقدم طلب الشطب من رئيس المصلحة المختص إلى وكيل وزارة الخزانة الذي يحيله إلى وزير الخزانة مشفوعا برأيه، ويتولى وزير الخزانة عرض الموضوع على مجلس الوزراء في الأحوال التي يختص فيها المجلس بالنظر في الشطب.

مادة 62

يقدم وكيل وزارة الخزانة عقب التصرف نهائيا في واقعة العجز تقريرا إلى وزير الخزانة مع نسخة لرئيس ديوان المحاسبة متضمنا ما يلي:

1. نتائج التحقيقات الإدارية والجنائية وما انتهت إليه محاكمة المسؤولين عن العجز تأديبيا وجنائيا.
2. قيمة المبالغ التي ثبت فقدها نهائيا ومقدار ما استرد منها والإجراءات التي اتخذت لتحصيل الباقي.
3. ما يقترحه من تعديل لمواجهة قصور الأنظمة السارية إن كان له محل.

مادة 63

تعد وزارة الخزانة في نهاية كل سنة مالية بيانا بالمبالغ المفقودة خلال السنة وما اتخذ في شأنها من إجراءات، ويرحل ما لم تتم الإجراءات في شأنه إلى السنة المالية التالية تمهيدا لتسويته.

الباب الثاني توريد الأموال إلى الخزائن

الفصل الأول في توريد الأموال بوجه عام

مادة 64

يجب أن تورد حصيلة الإيرادات التي تتولى الوزارات والمصالح الحكومية جبايتها إلى خزائن وزارة الخزانة أو إلى مصرف ليبيا المركزي وفروعه يوميا وفقا لما تحدده تعليمات وزارة الخزانة، ولا يجوز لهذه الوزارات والمصالح أن تستخدم إيراداتها أو رأي جزء منها في إجراء أية مدفوعات.وتحدد بتعليمات من وزارة الخزانة الحالات التي يجوز فيها الاستثناء من قاعدة التوريد اليومي.ويجب في جميع الأحوال توريد الإيرادات إذا بلغ الرصيد منها الحد الأقصى المسموح بالاحتفاظ به في الخزائن ولو كان ذلك قبل الموعد المحدد للتوريد.

مادة 65

يكون توريد النقود إلى خزائن وزارة الخزانة بموجب حافظة توريد تعد وفقا للنموذج رقم م ح -3 في أصل وصورتين مبين بها إسم مورد النقود وقيمتها بالأرقام وبالحروف والغرض من التوريد وباب وبند الإيراد اللذين يدرج فيهما المبلغ وتحرر

هذه الحافظة بواسطة المصلحة المختصة ويصدر الصراف بناء عليها الإيصال بإستلام المبلغ.

وتختم الحافظة بما يفيد التوريد ويسجل عليها رقم الإيصال، ويعاد أصل الحافظة إلى مورد النقود مع النسخة الأولى من الإيصال الدال على التوريد وترفق الصورة الأولى من الحافظة بالنسخة الثانية من الإيصال، أما الصورة الثانية للحافظة فتحتفظ بالخزينة التي وردت إليها النقود يوما بيوم، ولا يجوز أن يسند إلى الموظف المختص بإستخراج حوافظ التوريد مهمة قبض النقود أو قيدها بدفتر الصندوق، ومع ذلك يجوز استثناء الجمع بين هذه الأعمال كلها أو بعضها إذا لم يوجد عدد كاف من الموظفين بالوحدة الإدارية.

مادة 66

على وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص أو من يندبه لذلك قبل توريد أية مبالغ إلى خزائن وزارة الخزانة أو المصرف أن يراجع كشف المقبوضات من واقع الإيصالات وأن يتحقق من مطابقتها للمبلغ المزمع توريده وأن يوقع على حافظة التوريد، وآخر الإيصالات الصادرة بما يفيد ذلك.

مادة 67

على الموظف الذي يتولى توريد النقود أن يتخذ الاحتياطات اللازمة لحماية النقود التي في حوزته وذلك أثناء إنتقاله لتوريدها، وعليه أن يتجه مباشرة وبدون إبطاء من مقر عمله إلى مقر الخزينة أو المصرف.

مادة 68

يتولى الصراف لصق الإيصال الصادر من خزينة وزارة الخزانة أو من المصرف والذي يفيد توريد أية إيرادات، بظهر أخر إيصال من الإيصالات التي وردت مبالغها، وذلك بعد تحقق رئيسه من صحة التوريد وتوقيعه على الإيصال الدال عليه بما يفيد

ذلك.

مادة 69

إذا تبين عند حسابات الخزينة في نهاية اليوم وجود مبالغ زائدة، تستخرج بها حافظة توريد خاصة وتضاف إلى عهدة الصراف وتظل مسجلة بحساب الأمانات لمدة شهر على الأقل فإذا لم يتقدم أحد للمطالبة بها أضيفت لحساب الإيرادات وتقيد الحساب الباب والبند المخصص لذلك.

مادة 70

لا يقبل ضمن مقبوضات الخزائن الحكومية إلا النقود الورقية والمعدنية والحوالات البريدية، ولا تقبل الصكوك إلا إذا كانت معتمدة من المصرف المسحوبة عليه باستثناء ما يرى مدير الشؤون المالية قبوله منها، ويسري على هذه الصكوك ما يسرى على النقود من حيث توريدها بموجب حافظة توريد وإصدار إيصال مقابلها، على أن يبين في كل من حافظة التوريد والإيصال التوريد والإيصال رقم الصك واسم المصرف المسحوب عليه.ولا يجوز قبول طوابع البريد أو الدمغة ض من مقبوضات الخزائن الحكومية

مادة 71

على كل من يستلم أو يصرف أموالا عامة أن يتحقق من إستيفاء ضريبة الدمغة المقررة وإلا أعتبر مسؤولا عن أدائها مع عدم الإخلال بالتزامه بأداء أية مبالغ أخرى تستحق عليه كتعويض أو غرامة طبقا لقانون ضريبة الدمغة.

الفصل الثاني في الإيصالات 

مادة 72

تستعمل لإثبات إستلام النقود بخزائن وزارة الخزانة الإيصالات المعدة لذلك وفقا للنموذج رقم م ح – 4 أما خزائن الوزارات والمصالح الأخرى فتصدر مقابل ما تحصله من إيرادات إيصالات فرعية تعدها وزارة الخزانة وفقا للنموذج رقم م ح-5.ولا يجوز بغير موافقة وكيل وزارة الخزانة لشؤون الميزانية والحسابات أن تستعمل أية نماذج أخرى للإيصالات مقابل إستلام الأموال العائدة للخزانة العامة.

مادة 73

يجب أن تحرر جميع الإيصالات بالقلم الكوبيا أو الحبر الجاف ومع إستعمال أوراق الكربون ذات الوجهين، ويراعى دائما أن تكون الكتابة بوضوح تام يحول دون الإبهام أو اللبس في البيانات المدرجة بالإيصال وأن تكون أوراق الكربون المستعملة في حالة جيدة.وأية مخالفة للأحكام المتقدمة تعرض مرتكبها للمساءلة التأديبية وذلك مع عدم الإخلال بأية عقوبة أخرى يقدرها القانون.

مادة 74

تتم طباعة الإيصالات بأنواعها في مطبعة حكومية يختارها وزير الخزانة على أن تتوفر بها شروط الحماية الكافية.” ويجب مراجعة الإيصالات عقب طباعتها مراجعة دقيقة للتحقق من وجود نسخ كل إيصال كاملة ومن صحة تسلسل أرقامها، وتجمع الإيصالات في دفاتر يدون على غلاف كل منها رقم الإيصال الأول والإيصال الأخير فيها، وتصدر المطبعة ش هادة بكل كمية تطبعها من الإيصالات على أن يبلغ ديوان المحاسبة بصورة منها.

مادة 75

تمسك الإدارة العامة للخزانة والحسابات سجلا بجميع دفاتر الإيصالات التي ترد إليها من المطبعة بعد مطابقتها بما هو وارد بشهادة الطبع، وتحفظ هذه الدفاتر في خزينة خاصة تحت إشراف الإدارة المذكورة.ويتم توزيع دفاتر على مديريات الشؤون المالية بالمحافظات وعلى الوزارات والمصالح التي تتولى تحصيل إيرادات عامة وذلك بناء على طلب يقدم من الجهة طالبة الإيصالات وتدون بالسجل المشار إليه في الفقرة السابقة كل كمية توزع وأرقامها المسلسلة والجهة التي سلمت إليها وتاريخ التسليم، وتظل الدفاتر المسلمة عهدة لدى الجهة التي إستلمتها.

ولا يتم إستلام الدفاتر قبل استعمالها إلا بعد مراجعتها للتحقق من أنها كاملة غير منقوصة وأن تسلسل أرقام الإيصالات بها صحيح، فإذا اتضح وجود نقص بها حرر بذلك محضر تمهيدا لإجراء تحقيق فيه، بواسطة رئيس ديوان المحاسبة.

مادة 76

تمسك كل جهة سجل بجميع دفاتر الإيصالات المسلمة إليها من الإدارة العامة للخزانة والحسابات وتتبع في شأن توزيع هذه الدفاتر على الصرافين وتسجيل حركتها بالسجل المذكور الإجراءات المقررة في المادة السابقة.وعلى مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة أو رئيس المصلحة بحسب الأحوال أن يتحقق دائما من المحافظة على دفاتر الإيصالات الموجودة في عهدة صرافية واستعمالها على الوجه الصحيح وأن أرقام الإيصالات الموجودة بدون إستعمال في عهدة كل صراف تالية مباشرة الأرقام الإيصالات التي إستعملها والمدونة بدفتر يومية الصندوق، وأن أرقام الإيصالات جميعها متتابعة غير منقوصة ولم ينزع أو يستعمل إيصال قبل الآخر.

مادة 77

يجب أن يراعى عدم طلب دفاتر إيصالات تزيد على ما تتطلبه حركة العمل، كما يجب أن يكون دائما لدى كل صراف العدد الكافي من الإيصالات واللازم لمواجهة طلبات توريد الأموال إلى الخزينة.” ولا يجوز أن تزيد مدة استعمال دفتر الإيصالات الواحد على شهرين، فإذا انقضت هذه المدة ولم يستنفذ الدفتر، جاز تمديد مدة استعماله بالتأشير عليه من مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة بعد مراجعته.

مادة 78

يصدر الصراف إيصالا بكل مبلغ يدفع إليه، ويكون الإيصال من ثلاث نسخ تسلم النسخة الأولى منها إلى دافع المبلغ، وترفق النسخة الثانية بدفتر يومية الصندوق وتبقى النسخة الثالثة بدفتر الإيصالات.

ويجب أن يتضمن الإيصال الصادر بیان المبلغ المدفوع و إسم الدافع وباب وبند الإيرادات الذين يندرج تحتهما المبلغ.

مادة 79

إذا اقتضى الأمر إلغاء أحد الإيصالات لأي سبب من الأسباب وجب تسطير نسخة الثلاث وكتابة سبب الإلغاء عليها وختمها بخاتم الإلغاء، ولا يعتمد إلغاء الإيصال إلا بالتوقيع عليه من مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة أو رئيس المصلحة المختص بعد التحقيق من سبب الإلغاء.وترفق النسختان الأولى والثانية من الإيصال الملغي بدفتر الصندوق ولا يجوز إلغاء أي إيصال سبق توريد قيمته للخزينة.ويجب أن يقصر إلغاء الإيصالات على أضيق نطاق، ويسأل الصراف على كل إلغاء يجريه بدون مبرر جدي.

مادة 80

تضاف ضريبة الدمغة التي تستحق على الإيصال إلى المبلغ المدفوع و

تقيد في دفتر يومية الصندوق لحساب ضريبة الدمغة.

الفصل الثالث في دفتر يومية الصندوق

مادة 81

يمسك كل صراف دفتر يومية الصندوق، يعد وفقا للنموذج رقم م ح -6 وأية نماذج أخرى يصدر بها قرار من وزير الخزانة بعد أخذ رأي رئيس ديوان المحاسبة، يقيد فيه يوما بيوم جميع المبالغ التي يقبضها والتي يدفعها والرصيد المتبقي، بحيث يمكن التعرف في أي وقت على حركة الخزينة من واقع الدفتر.ويجب على الصراف في نهاية كل يوم، وقبل مغادرته لمقر عمله، أن يتحقق من مطابقة رصيد دفتر اليومية للرصيد الفعلي للنقود بالخزينة، فإذا تبين وجود عجز نقدي فعليه تغطيته وإذا كان هناك خطأ في القيد فيجب تصحيحه.

مادة 82

كل صراف مسؤولا شخصيا عن دفتر يومية الصندوق المعهود إليه به، ويجب عليه المحافظة على هذا الدفتر وعدم تسليمه إلى الغير أو تداوله، ويحتفظ به داخل الخزينة، ولا يجوز الخروج به من مقرها إلا بصحبة الصراف المسؤول عنه وفي الأحوال التي تدعو فيها الحاجة إلى إطلاع مدير مديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة عليه أو للتوقيع على القيود والأرصدة المدرجة به عقب مراجعتها.

مادة 83

يجب أن تكون جميع القيود في دفتر يومية الصندوق مكتوبة كتابة واضحة ونظيفة ولا يجوز إجراء أي محو أو كشط، وكل تصحيح في القيد يجب أن يتم بشطب القيد بالتسطير عليه بمداد مغاير بطريقة لا تطمس معالمه وكتابة القيد الصحيح فوقه مع التوقيع بجانبه.

مادة 84

يقيد في الجانب المخصص للمقبوضات من دفتر يومية الصندوق تاريخ استلام كل مبلغ وقيمته ومصدره والباب والبند الذين يندرج تحتهما والرقم المسلسل للإيصال الدال على استلام المبلغ على أن يراعي أن يتم قيد الإيصالات حسب أرقامها، فإذا كان من بينها إيصال ملغي أدرج رقمه وأثبت أمامه أنه ملغى، ويقيد في الجانب المخصص للمدفوعات تاريخ دفع كل مبلغ وقيمته ومن دفع إليه والباب والبند الذين يدرج تحتهما ورقم إذن الصرف أو رقم الصك في حالة الدفع بصك.

وترقم القيود في كل من جانبي الدفتر بأرقام مسلسلة تبعا لتاريخ القبض أو الدفع ويذكر رقم القيد على الإيصال أو إذن الصرف بجانبه رقمه المسلسل.

مادة 85

يجب أن يراعى عند ترصيد الحساب الختامي أن يسطر تحت لأخر قيد في الجانب الذي فيه قيود أقل وأن يسطر خط منحرف يبدأ من أخر قيد في هذا الجانب وينتهي عند مجموع الجانبين وذلك بحيث لا يتيسر إدراج أي قيد آخر بعد تحديد الرصيد اليومي.

مادة 86

على مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة أن يوافي الإدارة العامة للخزانة والحسابات شهريا بنسخة من صفحات دفتر يومية الصندوق مرفقا بها النسخة الثانية من الإيصالات المدرجة بتلك الصفحات وذلك خلال الخمسة عشر يوما التالية لنهاية الشهر.

مادة 87

على مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة أو من يندب لذلك، أن يراجع يوميا حساب الخزينة عن اليوم السابق للتحقق من الرصيد الموجود به وذلك قبل السماح بسحب مبالغ من حساب الحكومة بالمصرف.

وعلى رؤساء المصالح أو من ينوب عنهم أن يراجعوا حسابات الخزائن الموجودة بمصالحهم يوميا للتحقق من سلامتها.ويجب أن يوقع كل من يراجع حساب الخزينة على دفتر اليومية الخاص بها بما يفيد ذلك.

مادة 88

مع عدم الإخلال بأحكام المادة السابقة، يجب على مديري مديريات الشؤون المالية بالمحافظات ورؤساء المصالح التي توجد بها خزائن حكومية القيام بالتفتيش على صرافيهم في أي وقت تفتيشا مفاجئا وحصر ما في عهدتهم من أموال ومطابقته بالرصيد حسبما هو ثابت بدفتر يومية الصندوق وتحرر بأعمال التفتيش ونتائجها محاضر يوقع عليها من الصراف ومديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة وتحال صورة منها إلى الإدارة العامة للخزانة والحسابات ويجب أن يراعى دائما أن يتم التفتيش مرة على الأقل كل شهر وفي أوقات مختلفة على مدار الشهر.

مادة 89

على كل صراف أن يوافي الإدارة العامة للخزانة والحسابات عن طريق مدير مديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة المختص ببيان برصيد الخزينة أو بحسابه في المصرف أو بكليهما وذلك بمجرد إقفال دفتر يومية الصندوق في آخر يوم عمل من كل شهر، ويجب أن يظهر هذا البيان الرصيد في أول الشهر والوارد و المنصرف والرصيد في آخر الشهر.

مادة 90

إذا تبين وجود عجز في عهدة أحد الصرافين، وجب تكليفه بتغطيته فورا وذلك مع عدم الإخلال بإتخاذ الإجراءات المقررة في المواد من 55 إلى 63.

مادة 91

مع عدم الإخلال بالتفتيش على الخزائن، يجري في آخر يوم من أيام السنة المالية جرد جميع الخزائن الحكومية بواسطة لجان تشكل لهذا الغرض بقرار من وكيل وزارة الخزانة لشؤون الخزانة والحسابات وتضم كل منها مندوبا عن كل من وزارة الخزانة والجهة التابعة لها الخزينة محل الجرد، وإحدى الجهات الحكومية الأخرى.وعلى كل لجنة من لجان الجرد ان تتبع الخطوات التالية:

1. التحقق من عدم ازدواج قيود أذونات الصرف، وأن الأذونات المقيدة بدفتر اليومية قد ختمت جميعها بخاتم الصرف.
2. التحقق من إدراج جميع القيود المتعلقة بتوريد مبالغ للخزينة بدفتر اليومية وذلك من واقع دفاتر الإيصالات والتحويلات من المصرف.
3.  مراجعة كشوف المرتبات الموجودة بالخزينة تحت الصرف وحساب المبالغ التي لم يوقع أصحابها باستلامها والتي ما زالت تعتبر تحت الصرف.
4. مراجعة حساب السلفة المستديمة والتحقق من رصيدها غير المصروف مع حصر أية مستندات ذات قيمة موجودة في عهدة الخزينة بما في ذلك طوابع الدمغة وأية طوابع أخرى.
5. حصر الرصيد الواجب توافره بالخزينة من واقع رصيد اليوم السابق الذي اعتمده رئيس الحسابات أو رئيس المصلحة مضافا إليه إيرادات حصلت خلال اليوم والمرتبات التي لم تصرف بعد إستبعاد الأذونات التي صرفت بناء على القيود المدرجة بدفتر يومية الصندوق.

وعلى اللجنة أن تجري بعد ذلك حصر النقود الموجودة فعلا بالخزينة وأن تقارنها بالرصيد حسبما تظهره دفتر اليومية، وتدون نتيجة الجرد بإيجاز في الدفتر المذكور ويوقع عليها من أعضاء اللجنة والصراف.وتثبت عملية الجرد بالتفصيل ونتيجتها في محضر جرد على النموذج رقم م ح – 7 من أربع نسخ موقع عليها من أعضاء اللجنة والصراف وترسل نسخة إلى كل من وزارة الخزانة وديوان المحاسبة والجهة التابعة لها الخزينة، وتحفظ النسخة الرابعة لدى الصراف بملف الخزينة.

مادة 92

في حالة غياب الصراف غيابا مرخصا له به لمدة لا تجاوز أسبوعين يحل محله فى عمله مساعده أو من يندبه مدير مديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة لذلك عند عدم وجود مساعد للصراف يقوم المساعد أو من يندب لذلك بالعمل تحت إشراف مدير مديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة.أما إذا زادت مدة الغياب على أسبوعين في عين صراف آخر للقيام بعمل الصراف الغائب.

مادة 93

إذا توفي الصراف أو مساعده أو غياب لسبب غير معروف أو لطارئ أو أوقف عن العمل لأي سبب من الأسباب وجب على مدير مديرية الشؤون المالية أو رئيس المصلحة حسب الأحوال إتخاذ الإجراءات اللازمة لاستمرار العمل بالخزينة مع إخطار وكيل وزارة الخزانة ورئيس ديوان المحاسبة بذلك.

مادة 94

يجب جرد الخزينة كلما تغير الصراف قبل تسليمها على خلفه ويحرر محضر بمحتوياتها تفصيليا وتطابق مع دفتر يومية الصندوق، كما يدون بالمحضر تسليم مفاتيح الخزينة إلى الصراف الجديد بعد إثبات صلاحيتها للعمل.

الباب الثالث في إجراءات الصرف والرقابة عليها

الفصل الأول في أذونات الصرف

مادة 95

يحتفظ مدير مديرية الشؤون المالية والصرافون في المحافظات بنماذج توقيع الموظفين الذين لهم حق التوقيع على أذونات الصرف وذلك لمضاهاتها بالتوقيعات التي تحملها هذه الأذونات.ويجب إخطار مدير مديرية الشؤون المالية بأية تعديلات في النماذج المذكورة أيا كان سبب هذه التعديلات.

مادة 96

يجب ألا يستند إلى الموظف المختص بإعداد أذونات الصرف أمر مراجعتها أو قيدها بدفتر الإعتمادات أو إجازة صرفها، كما لا يجوز أن يختص موظف واحد بأكثر من عمل من هذه الأعمال، مع ذلك يجوز إستثناء الجمع بينها كلها أو بعضها إذا لم يكن هناك عدد كاف من الموظفين في الوحدة الإدارية.

مادة 97

يصدر الإذن بالصرف باتا غير معلق على شرط، وعلى كل جهة تصدر إذنا بالصرف أن تستوفي مقدما الشروط اللازم توافرها لإمكان الصرف قبل إحالة الإذن إلى الخزينة.

مادة 98

على كل مصلحة تصدر أذونات صرف أن تبعت بها وفق حافظة تعد وفقا للنموذج رقم م ح -8 إلى مديرية الشؤون المالية المسحوبة عليها هذه الأذونات.

مادة 99

يجب قبل إذن الصرف للدفع بالخزينة – أن تتخذ الإجراءات الآتية:

1. أن يحرر الإذن من أربع نسخ على الأقل على النموذج رقم م ح – 9، علی أن ترفق به أصول المستندات المثبتة للمبلغ مرقمة بأرقام مسلسلة، فإذا كان من بينها فواتير فيجب أن تكون ثبتت صحتها ومطابقتها للقانون بعد مراجعتها والتوقيع عليها بما يفيد ذلك من الجهة المختصة.
2. أن يتضمن الإذن جميع البيانات اللازمة لإتمام الصرف.وأن يحمل توقيعات الموظفين المختصين بما يفيد أن المبلغ المطلوب صرفه في حدود الاعتمادات الصادر بها التفويض المالي أو المصلحي مع بيان رقم وتاريخ التفويض، وأن ما اقتطع من المبلغ وفاء لضريبة الدمغة و أية استقطاعات أخرى مقررة قد تم صحيحا، ويجب أن يكون المبلغ المدرج بالإذن مطابقا لما ورد بالمستندات، وأن يكتب بالأرقام والحروف.
3. أن يذكر رقم باب و بند المصروفات بوضوح، وأن يحمل الإذن تأشيرة قسم الفحص بما يفيد صحة الخصم على الباب والبند المشار إليهما، فضلا عن وجود الاعتماد اللازم.
4. أن يوقع على إذن الصرف من الموظف المختص بذلك، على أن يجري التحقق من مطابقة التوقيع مع نموذجه المحفوظ لدى مدير الشؤون المالية وإثبات ذلك على الإذن.
5. أن ترفق بالإذن شهادة من الجهة المختصة في أحوال عقود التوريد والأشغال العامة تفيد أن المواد والمهمات قد سلمت ووردت وسجلت بالمخازن حسبما تقضي التعليمات، أو أن العمل قد أنجز طبقا للمواصفات المقررة، وأن هذه المواد والمهمات قد وردت أو أن العمل المذكور قد أنجز تنفيذا أعقد أبرم طبقا للقانون وأحيلت صورة منه إلى مديرية الشؤون المالية بالمحافظة.
6. إذا كان الصراف يمثل دفعة على حساب أحد العقود فينبغي أن ترفق شهادة تبين بوضوح القيمة الكلية للعقد والدفعات السابقة وتواريخها وأن الدفعة المطلوب صرفها في حدود قيمة العقد فإن كانت تزيد عليها فيجب بيان الزيادة مع توضيح أنها تمت في الحدود المسموح بها وطبقا للقانون، وفي الأحوال التي يجري فيها صرف دفعة من أي عقد تزيد قيمته على مائة ألف جنيه، يجب إحالة الإذن إلى ديوان المحاسبة وتتبع في هذه الحالة أحكام المادة 23-5 من قانون ديوان المحاسبة.
7. يراعي في جميع الأحوال أن يخصم مما يصرف من دفعات كل ما يستحق على المتعهد من غرامات أو مبالغ منصوص على إحتجازها بصفة تأمين أو ضمان، وفي هذه الحالة يستخرج إذن الصرف بقيمة المستحق كاملا، وتقيد القيمة خصما على بنت المصروفات المتعلق بها دون استنزال الاقتطاعات التي تقيد في حسابات التسوية، ويصرف للمتعهد صافي المبلغ بعد خصم الاستقطاعات.

مادة 100

ترقم أذونات الصرف لدى كل وزارة ومصلحة ترقيما شهريا مسلسلا قبل إرسالها لوزارة الخزانة للصرف.

عدلت بموجب قرار مجلس الوزراء الصادر في 9 جمادي الثاني 1391 ه الموافق: 1 أغسطس 1971 م – الجريدة الرسمية رقم 52 لسنة 1971 م، والنص المنشور هو المعدل.

مادة 101

لا يجوز صرف أي إذن إلا من الخزينة المسحوب عليها، وعلی کل صراف أن يتحقق قبل الصرف من أن الإذن مسحوب على خزينته.

مادة 102

يتولى الصراف دفع قيمة إذن الصرف بعد التحقق من صحته ومن أنه ليس فيه أي تصحيح أو تغيير أو إضافة في بياناته بغير توقيع من الموظف المختص بإجرائها، وعليه في حالة إشتباهه في أي إذن أن يعيده إلى الجهة التي أصدرته مشفوعا بملاحظة، أو أن يحيله إلى مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة لإتخاذ ما يراه مناسبا في شأنه.

مادة 103

أذونات الصرف غير قابلة للتحويل، ويكون صرف المبالغ إلى المستفيد شخصيا بعد التحقق من شخصيته، ويتم التحقق من ذلك بأية أداة قانونية للتعريف أو بتعرف الصراف على المستفيد شخصيا وتسجيل بيانات تحقيق شخصية المتقدم للصرف على الإذن ذاته.على أنه تعذر حضور المستفيد الإستلام مستحقاته، جاز صرف القيمة لمن يحمل توكيلا عنه ويجب أن يكون التوكيل رسميا إذا جاوز المبلغ المطلوب صرفه مائة جنيه، ومع ذلك يجوز قبول التوكيلات العرفية المعتمدة من الرؤساء المختصين إذا تعلق الصرف بالمرتبات والمعاشات التقاعدية.وإذا كان المستفيد شخصا اعتبارها وجب تحديد مندوب عنه لاستلام المستحقات بموجب توكيل رسمي.ويجب في جميع الحالات التي يتم فيها الصرف بموجب توكيل أن يرفق التوكيل العرفي أو صورة التوكيل الرسمي بإذن الصرف بعد استيفاء ضريبة الدمغة المقررة.

مادة 104

يوقع المستفيد أو وكيله على إذن الصرف أو يختم عليه بخاتمه بما يفيد إستلامه لقيمته فإذا كان لا يجيد الكتابة ولم يكن معه خاتم أو بطاقة شخصية معتمدة فلا يجوز الصرف إلا إذا تحقق الصراف من شخصية المستفيد بشاهدين يعرفها الصراف شخصيا ويوقعان على إذن الصرف بما يفيد معرفة المستفيد وإستلامه المبلغ.

مادة 105

بعد دفع القيمة تختم أذونات الصرف وجميع المستندات المرافقة لها بخاتم يفيد الصرف مع بيان تاريخه وعلى الصراف أن يوقع بجانب كل ختم.

مادة 106

ترقم أذونات الصرف بعد دفع قيمتها بأرقام مسلسلة لكل شهر، وتسجل في دفتر يومية الصندوق بحسب ترتيب صرفها بقيمتها الإجمالية في الجانب الخاص بالمدفوعات، بينما تسجل الاقتطاعات منها كالضرائب ورسوم التسجيل في الجانب الخاص بالمقبوضات.

مادة 107

يجب على الصراف أن يؤشر على حافظة الصرف بتاريخ صرف كل إذن وارد بها، على أن تعاد الحافظة للجهة التي أصدرت الأذونات بعد تمام صرفها، وعلى هذه الجهة أن تدرج بسجل اعتماداتها تاريخ صرف كل إذن تخطر بتمام صرفه.ومع عدم الإخلال بالفقرة السابقة تحال صورة من إذن صرف أية دفعة على حساب عقد تزيد قيمته على عشرة آلاف جنيه ولا تجاوز مائة ألف جنيه بمجرد صرفه إلى ديوان المحاسبة.

مادة 108

أذونات الصرف التي لا يتقدم بها أصحابها لصرفها خلال شهر من تاريخ إخطار الجهة التي أصدرت الإذن، أعيد إليها.

الفصل الثاني في الدفع بصكوك

مادة 109

تحدد وزارة الخزانة المدفوعات التي يجوز إجراؤها نقدا، وفيما عدا ذلك تكون جميع المدفوعات بصكوك على المصرف.

مادة 110

ولا يجوز بأي حال إصدار صكوك بعد إنتهاء السنة المالية على حساب السنة المنتهية، كما لا يجوز أن يعطي الصك تاريخا سابقا لتاريخ إصداره الفعلي أو أن يترك الصك بدون تاریخ.

مادة 111

يجب أن يراعي بكل دقة إصدار الصكوك، إستكمال الإجراءات الآتية:

1. كتابة إسم المستفيد بالصك على النحو الصحيح وعنوانه إذا كان الصك مرسلا إليه بالبريد.
2. إثبات تاريخ الصك، ويتحدد هذا التاريخ بيوم إصدار الصك.
3. كتابة المبلغ بالأرقام والحروف مع التأكد من تطابقهما، ويجب أن تسطر المسافات الخالية من الكتابة وأن يراعى عدم ترك مسافات في الكتابة تسمح بإدخال أية إضافة عليها.
4. في حالة وجود الآلة الخاصة بطبع الصكوك بواسطة الحروف الكبيرة يجب بالإضافة إلى استيفاء الإجراءات السابقة أن يطبع على الصك بيان بالمبلغ المطلوب صرفه.

مادة 112

يجب بقدر الإمكان تجنب إجراء تصحيحات في الصكوك، ومع ذلك يسمح بالتصحيحات البسيطة بشرط التوقيع بجانبها ممن له حق التوقيع على الصك، فإذا خشى العبث بالصك وجب إلغاؤه وإصدار بديل عنه مع تسطير الصك الملغي بما يوضح سبب الإلغاء، وبأن صكا أخر قد صدر ويحفظ الصك الملغي بدفتر الصكوك مع كعبه.

مادة 113

يجب أن يوقع على كل صك إثنان على الأقل من بين الموظفين المدرجة أسماؤهم في قائمة يصدر بها قرار من وكيل وزارة الخزانة لشؤون الميزانية والحسابات بشرط ألا تقل درجة أيهم عن الدرجة الثالثة ويحدد هذا القرار المبالغ المسموح لكل منهم بالتوقيع في حدودها.وتبلغ القائمة المذكورة وأي تعديل يطرأ عليها إلى المصرف.

مادة 114

يقيد الصراف في حافظة تعد وفقا للنموذج رقم م ح – 10 من نسختين رقم كل صك يتم تحريره وقيمته واسم المستفيد، وعليه أن يبعث في آخر كل يوم بهذه الحافظة إلى المصرف بعد توقيعها من أحد المخولين حق التوقيع على الصكوك وذلك لاستخدامها في مراقبة الصكوك عند صرفها.

مادة 115

لا يجوز التوقيع على صك ما لم يكن مصحوبا بمستندات الصرف المتعلقة به، وبعد التثبت من استيفاء إجراءات المراجعة والتحقق من إدراج رقم الصك على جميع المستندات المرافقة له ومطابقة قيمته لقيمة تلك المستندات.

ويجب التوقيع على كعب الصك الذي يبقى بالدفتر بعد إدراج بيانات الصك به.

مادة 116

يجوز أن يرسل الصك إلى المستفيد بطريق البريد، كما يجوز تحويله لحسابه في المصرف وذلك بناء على طلبه.ويرسل الصك بعد إصداره طبقا للإجراءات المعتادة بالبريد المسجل رفق حافظة تحرر طبقا للنموذج رقم م ح -11 من نسختين يطلب فيها من المستفيد إعادة إحدى النسختين بعد توقيعها منه بما يفيد استلام الصك، وفي حالة تحويل الصك لحساب المستفيد بالمصرف يطلب من المصرف الإشعار باستلام الصك وقيده لحساب المستفيد.وترفق نسخة الحافظة الموقعة من المستفيد أو إشعار المصك بمستندات الصرف إثباتا لتمامه.

مادة 117

إذا استدعى الأمر إيقاف أي صك بعد إصداره، فيجب إبلاغ المصرف هاتفيا على الفور ببيانات الصك المطلوب إيقاف صرفه على أن يؤيد هذا الإبلاغ بكتاب يوجه إلى المصرف في ذات اليوم.

مادة 118

يجب تقديم الصكوك إلى المصرف لصرفها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ إصدارها، وعلى المستفيد أن يعيد الصك بعد فوات هذه المدة إلى جهة إصداره لتجديده لمدة شهر آخر وعلى هذه الجهة أن تتحقق قبل تجديد الصك للصرف من أنه ليس هناك ما يحول دون صرفه و أنه لم يسبق إلغاؤه لأي سبب من الأسباب.

مادة 119

إذا تقدم المستفيد بطلب تجديد صك سبق قيد قيمته بالإيرادات ولم يكن هناك مانع من إجابته لطلبه، وجب إلغاء الصك وإصدار صك جديد بدلا منه بعد موافقة وكيل وزارة الخزانة.

مادة 120

تقيد القيمة الصافية للصك الذي يرد لعدم التعرف على صاحبه بحساب الأمانات، على أن تصرف له عند تقدمه بطلب صرفها من الحساب المذكور.

مادة 121

يجب على كل شخص يفقد منه صك حكومي أن يخطر فورا الجهة التي أصدرت الصك والمصرف المسحوب عليه لإيقاف الصرف.وعلى الجهة مصدرة الصك أن تبلغ المصرف بفقد الصك وبجميع البيانات المتعلقة به فور إخطاره.

مادة 122

يجوز إصدار صك جديد بدل المفقود، إذا ثبت عدم صرف قيمته حتى تاريخ إبلاغ المصرف بواقعة فقد الصك، وعلى المستفيد أن يقدم تعهدا بضمان ش خص مقبول للجهة المصدرة للصك أو بضمان أحد المصارف بأن يكون مسؤولا عن رد قيمة الصك إذا ما ثبت فيما بعد أنه سبق أن صرف خلال الفترة السابقة على إبلاغ المصرف بالبيانات المتعلقة بالصك المفقود أو كان قد سبق له أن إستوفي بأية طريقة.

مادة 123

إذا فقد الصك قبل تسليمه إلى المستفيد، أو فقد من الموظف المكلف بإجراء مصروف عام والصادر بإسمه الصك، فيجب اتخاذ جميع الإحتياطات العاجلة لإيقاف صرف الصك المفقود، وتتولى الجهة المختصة إصدار صك جديد بدل المفقود فورا وذلك دون الإخلال بالجزاءات المقررة وبحق الحكومة في الرجوع على المسؤول عن فقد الصك بما قد يلحقها من ضرر.

مادة 124

تكون دفاتر الصكوك في عهدة الصراف ويجب حفظها داخل الخزينة.وعليه عند إستلام دفاتر جديدة من المصرف أن يراجع صفحاتها للتحقق من وجود الصكوك التي تضمها الدفاتر كاملة وأنها واردة فيها بحسب ترتيب أرقامها المسلسلة.ويجب عند نفاذ الصكوك بأحد الدفاتر أن يستخدم الدفتر التالي له مباشرة من حيث تسلسل الأرقام.وعلى الصراف أن يحتفظ بالقدر اللازم من دفاتر الصكوك لمواجهة إحتياجات العمل خلال فترة معقولة، كما عليه أن يطلب ما يحتاجه منها قبل نفاذ الموجود لديه بوقت كاف.

الفصل الثالث في تحديد بعض إجراءات الصرف

1- في صرف المرتبات والمهايا

مادة 125

تصرف مرتبات ومهايا الموظفين مؤخرا في نهاية كل شهر، ولا يجوز أن تصرف المرتبات والمهايا قبل اليوم الخامس والعشرين من كل شهر إلا في الأحوال ووفقا للتعليمات التي يصدرها وكيل وزارة الخزانة لشؤون الميزانية والحسابات.ومع ذلك يجوز صرف المرتبات والمهايا مقدما إذا كان ميعاد إستحقاقها يحل أثناء إجازة مرخص بها للموظف أو أثناء قيامه بمهمة رسمية بعيدا عن مقر عمله.

مادة 126

يحتفظ مدير مديرية الشؤون المالية في كل محافظة ببطاقة مرتب تعد وفقا للنموذج م ح – 12 لكل موظف مصنف

أو غير مصنف ممن يعملون في الجهات الحكومية التي تصرف مرتباتها من خزينة المحافظة، وتدون بتلك البطاقة جميع البيانات المتعلقة بوضع الموظف من حيث تاريخ تعيينه ودرجته ومرتبه و الوزارة أو المصلحة التابع لها ومقر عمله وبيان السلف التي في ذمته وغير ذلك من البيانات اللازمة لتحديد مستحقاته الشهرية، كما يحتفظ لدى الجهة التابع لها الموظف بنسخة من بطاقة مرتبة مطابقة للنسخة التي يحتفظ بها مدير مديرية الشؤون المالية.وكل تغيير يطرأ على وضع الموظف أو تعديل في البيانات التي تشملها بطاقة مرتبه يجب إجراؤه على الفور.

مادة 127

تعد كل جهة إدارية كشوف المرتبات الخاصة بموظفيها شهريا على النموذج رقم م ح – 13 من الواقع بطاقات مرتباتهم وذلك في وقت مناسب بحيث لا يجاوز ذلك اليوم العشرين من الشهر ويراعى أن تكون هذه الكشوف مطابقة لكشوف الشهر السابق ما لم يكن قد طرأ تغيير على أوضاع الموظفين المدرجة أسماؤهم فيها وفي هذه الحالة يجب أن يبين على ظهر الكشف التغيير وسببه وتحال الكشوف إلى مديرية الشؤون المالية بالمحافظة لمراجعتها وإعتماد صرفها.

مادة 128

يوقع وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة والمراقب المالي أو مساعده بحسب الأحوال على كشوف المرتبات بما يفيد أن الموظفين المبينة أسماؤهم بهذه الكشوف قد عينوا تعيينا صحيحا في خدمة الحكومة وانهم مازالوا بخدمتها ولهم الحق في استلام مرتباتهم عن المدة المعدة عنها الكشوف وأن كلا منهم شاغل لوظيفة معتمدة في الملاك.

مادة 129

إذا حدثت تعديلات في حالة أي موظف بعد إحالة كشوف المرتبات المديرية الشؤون المالية أدخل التعديل على كشوف الشهر التالي، ويستثنى من ذلك التعديلات الناشئة عن وفاة الموظف أو فصله أو وقفه عن العمل فتبلغ مديرية الشؤون المالية بالمحافظة فورا ويعمل بها في الحال.

مادة 130

إذا نقل موظف من جهة إلى جهة أخرى خلال الشهر، أدرج اسمه في كشف الجهة المنقول منها، وتخطر الجهة المنقول إليها بشهادة صرف آخر مرتب على النموذج رقم م ح -14 متضمنة أخر مدة صرف عنها مرتبه، وتتحمل الجهة المنقول إليها الموظف بمرتبه من تاريخ النقل حسبما يحدد القرار الصادر به، ويجب أن تبين شهادة صرف أخر مرتب جميع البيانات المتعلقة بمرتب الموظف المنقول وما يجري عليه من اقتطاعات.

مادة 131

إذا استحق المرتب عن جزء من الشهر، حسب ما يدفع للموظف بنسبة من المرتب توازي المدة التي يستحق عنها المرتب منسوبة إلى عدد أيام الشهر المذكور.

مادة 132

يقتطع من المرتبات والمهايا ما يستحق أداؤه للخزانة العامة من مبالغ يلتزم بها الموظف كمساهمة في التقاعد وضريبتي الدخل والدمغة والإيجارات وأقساط السلف وغيرها، ويصرف إلى الموظف صافي المستحق له بعد الاقتطاع، ويقيد كل نوع من هذه الاقتطاعات للحساب الخاص به.

مادة 133

يسرى على كشوف المرتبات والمهايا ما يسرى على أذونات الصرف من قواعد في شأن إعدادها ومراجعتها وقيدها بدفتر الإعتمادات و إجازة صرفها.

مادة 134

على مديرية الشؤون المالية بالمحافظة مراجعة كشوف المرتبات والمهايا مراجعة دقيقة للتأكد من صلاحيتها للصرف و اتساقها مع القوانين واللوائح المعمول بها وبعد التحقق من مطابقتها لكشوف الشهر السابق مع مراعاة التغييرات التي تكون قد طرأت على أوضاع الموظفين، ويجب على المديرية المذكورة التأكد من عدم تجاوز اعتماد المرتبات والمهايا المخصص لكل جهة إدارية.

مادة 135

تصدر مديرية الشؤون المالية في حالة تأكدها من سلامة المرتبات والمهايا التي تصرف نقدا في حاضرة المحافظة، صكوكا غير قابلة للتحويل بصافي قيمة تلك المرتبات والمهايا بإسم الموظف المكلف بالصرف، أما بالنسبة إلى المرتبات والمهايا التي تصرف في المناطق الأخرى فتسلم إلى كل صراف كشوف المرتبات التي تصرف في دائرة اختصاصه، مرفقا بها صكوك بصافي القيمة على فرع المصرف في المنطقة، فإذا لم يكن هناك فرع للمصرف صرفت إلى الصراف القيمة نقدا من خزينة المحافظة على أن تقيد سلفة مؤقتة تسوى عند إعادة الكشوف بعد صرف المرتبات، ويراعى في نقل المبالغ الأحكام المقررة في شأن نقل النقود والأموال الحكومية.ولا يجوز أن يوكل الصراف أو الشخص الصادر باسمه صك المرتبات أحدا في قبض قيمته من المصرف.

مادة 136

تصرف المرتبات إلى أصحابها بعد توقيعهم على كشف المرتبات بما يفيد الاستلام، ويجوز الصرف بناء على توكيل عرفي من الموظف وفقا لحكم المادة 103 على أن يرفق التوكيل بكشف المرتبات بعد استيفاء ضريبة الدمغة المقررة.وتحفظ المرتبات التي لم يتقدم أصحابها لاستلامها بالخزينة لمدة عشرة أيام تبدأ من التاريخ المقرر لصرفها، فإذا انقضت هذه المدة ولم تصرف هذه المرتبات قيدت الحساب أصحابها بالأمانات.

مادة 137

يتولى صرف مرتبات موظفي الوزارات، والمصالح الحكومية في حواضر المحافظات محاسبون يكلفون بذلك من بين موظفي تلك الوزارات والمصالح ويكون الصرف في مقار أعمال هؤلاء الموظفين.أما في المناطق الأخرى فيتولى مندوب الخزانة أو صرافها الصرف لجميع موظفي الحكومة في المنطقة.

مادة 138

المرتبات التي يرغب أصحابها في توكيل مصرف في قبضها تصدر بقيمتها صكوك وتدرج أرقامها وتواريخها في المكان المخصص للتوقيع بالاستلام في كشف المرتبات وتحال هذه الصكوك إلى المصارف المعنية مرفقا بها کشف من نسختين بأسماء الموظفين المحولة مرتباتهم إليها وصافي مرتب كل منهم، وعلى كل مصرف أن يعيد نسخة من هذا الكشف موقعا عليها ومختومة بما يفيد استلامه المرتبات و قيدها لحساب أصحابها، وترفق نسخة الكشف الموقعة من المصرف بكشف المرتبات.ويجوز في الحالات التي تكون فيها مرتبات عدد من الموظفين الذين يعملون في جهة إدارية واحدة محولة إلى ذات المصرف، أن يصدر بقيمة هذه المرتبات صك واحد وتتبع في شأنه الإجراءات المنصوص عليه في الفقرة السابقة.

مادة 139

يكون تحويل المرتب على المصرف بناء على طلب بذلك يقدمه الموظف إلى مدير مديرية الشؤون المالية بالمحافظة عن طريق الجهة الإدارية التي يتبعها خلال العشرة الأيام الأولى من الشهر ويخطر مدير الشؤون المالية المصرف بالتحويل مع بيان إسم الموظف ومقر عمله وصافي مرتبه و تاريخ بدء حسابات أصحابها.

مادة 140

لا يجوز أن تصدر الجهات الحكومية تعهدات إلى المصارف بتحويل مرتبات الموظفين إليها.ويجب إخطار المصرف في جميع الحالات التي يلغى أو يوقف فيها التحويل ويعمل بالإلغاء أو الوقف اعتبارا من مرتب الشهر التالي لتاريخ الموافقة عليه.

مادة 141

تعاد كشوف المرتبات بعد تمام صرفها أو إنقضاء المدة المشار إليها في المادة 136 وفي موعد لا يجاوز خمسة عشر يوما من تاريخ بدء الصرف إلى مديرية الشؤون المالية بالمحافظة مرفقا بها بيان المبالغ التي صرفت والمبالغ التي لم تصرف و الإيصالات الدالة على توريدها إلى الخزينة.وتتولى مديرية الشؤون المالية مراجعة الكشوف المذكورة مراجعة دقيقة والتحقق من صحة البيانات المرفقة بها، ويوقع على الكشوف بما يفيد المراجعة وصحة البيانات.

2- في حجز النفقة الشرعية وصرفها

مادة 142

ستدرج النفقات المستحقة على الموظف بكشف المرتبات شهريا و تقتطع من المرتب في حدود الجزء الجائز الحجز عليه قانونا، ويجري قيدها بحساب الأمانات ” نفقات شرعية ” ويصرف مبلغ النفقة إلى مستحقها بموجب إذن صرف مستقل.

مادة 143

إذا كانت النفقة مستحقة لأكثر من شخص ويزيد مقدارها على الجزء من المرتب الجائز الحجز عليه قانونا، قيد منها بحساب الامانات ما يوازي الجزء الجائز حجزه على ألا يصرف إلى مستحقيه ما لم ينفقوا على كيفية تقسيمه بينهم أو يحدد من له الأولوية بحكم

قضائي.

مادة 144

يجوز صرف النفقة بناء على توكيل يصدر من المستحق، وتتبع في هذه الحالة الإجراءات المقررة في المادة 103.

3- في حجز أجور العمال اليوميين

مادة 145

يتولى ملاحظو العمال بالورش والمصانع الحكومية وموظفو الإدارة المكاتب تسجيل حضور العمال يوميا للعمل، وعلى كاتب الأجور مراجعة كشوف تسجيل الحضور للتثبيت من أن العمال الواردة أسماؤهم فيها قائمون بالعمل فعلا، وكل بيان لا يتفق مع الواقع يعرض الموظف المسؤول عنه للمساءلة التأديبية، ويستخدم لتسجيل الحضور النموذج رقم م ح – 15.

مادة 146

تفرغ البيانات المدونة بكشوف تسجيل الحضور في كشف للأجور وذلك عند نهاية المدة التي تصرف عنها الأجور، ويقيد في كشف الأجور إسم كل عامل ورقمه المسلسل ومهنته وفئة أجره اليومي وعدد أيام العمل وجملة الأجر المستحق له والصافي منه بعد اقتطاع الضريبة والتأمين الإجتماعي وأية مبالغ أخرى تكون واجبة الخصم طبقا للبيانات المدونة على بطاقة كل عامل نموذج رقم م ح – 16، وتحال کشوف الأجور إلى مديرية الشؤون المالية بالمحافظة مرفقا بها إذن صرف بإجمالي الأجور والاستقطاعات.ويستخدم لحساب الأجور رقم م ح-17

مادة 147

تتولى وزارة الخزانة مراجعة كشوف الأجور والتحقق من صحة البيانات وسلامة حساب الأجور الواردة بها، ويصدر بعد المراجعة صك بصافي قيم الأجور المستحقة غير قابل للتحويل بإسم الموظف المكلف بالصرف على أن تقيد الاقتطاعات ضمن بنود الإيرادات الخاصة بها.

مادة 148

يكون صرف الأجور مؤخرا مرة أو مرتين في الشهر تبعا لنظام العمل ويجب أن يكون حاضرا عند الصرف رئيس العمال ومندوب المصلحة المختصة، ويوقع العمال بالاستلام قرين اسم كل منهم أو يختمون بأختامهم إذا كانوا لا يجيدون الكتابة،وبعد الإنتهاء من الصرف يوقع رئيس العمال ومندوب المصلحة على الكشف بما يفيد إقرارها رئيس العمال ومندوب المصلحة على الكشف بما يفيد إقرارها بأن الأجور قد صرفت إلى مستحقيها وأنهم وقعوا باستلامها أمامها، ويعتبر رئيس العمال ومندوب المصلحة مسؤولين عن أي خطأ يترتب عليه عدم صرف الأجور أصحابها الحقيقيين.

مادة 149

الأجور التي لا يتقدم أصحابها خلال العشرة الأيام التالية لتاريخ بدء الصرف تورد إلى الخزينة وتقيد لبند المصروفات السابق قيدها عليه ويرفق إيصال التوريد بكشف الأجور.وتعاد الكشوف إلى مديرية الشؤون المالية بمرفقاتها مع بيان بما صرف وما لم يصرف من الأجور.

مادة 150

يتولى صرف الأجور للعمال صراف ممن تتوافر فيهم الشروط المقررة في شأن الصرافين والمشار إليها في المادة 40 ولا يجوز أن تسند مهمة الصرف بأي حال لمن يعد کشوف تسجيل الحضور.

4- المدفوعات للخارج 

مادة 151

يحظر على الوزارات والمصالح إجراء أية مدفوعات وفاء لمستحقات عليها في الخارج إلا عن طريق وزارة الخزانة.

مادة 152

تحال إلى وزارة الخزانة المستندات المتعلقة بالمدفوعات للخارج مرفقا بها إذن صرف مستوف للإجراءات المقررة في شأن أذونات الصرف المحلية و المنصوص عليها في الفصل الأول من الباب الثالث من هذا القسم من اللائحة، مع بيان بالمبلغ المطلوب صرفه مقدرا بالعملة الأجنبية وما يعادله من العملة الليبية.

مادة 153

تطلب وزارة الخزانة إلى المصرف تحويل القيمة المطلوبة على الخارج لصالح المستفيد قيدا على حساب الحكومة، وذلك بعد مراجعتها المستندات المحالة إليها وتحقيقها من وجود الإعتماد المالي في ميزانية الوزارة أو المصلحة المعنية.و بعد ورود إشعار المصرف بما يفيد التحويل تخطر الوزارة أو المصلحة بذلك لإستيفاء قيودها الدفترية.

5- في مصروفات البعثات الدبلوماسية في الخارج

مادة 154

تحدد المبالغ التي تخصص للصرف على أوجه الإنفاق المختلفة للبعثات الدبلوماسية الليبية في الخارج بمقتضى تفويضات مصلحية تصدرها وزارة الخارجية لكل بعثة في حدود الإعتمادات الإجمالية المدرجة لهذه الوزارة في الميزانية.ويجوز أن يسند إلى البعثات الدبلوماسية إجراء مصروفات أخرى لحساب أية وزارة أو مصلحة حكومية وذلك بمقتضى تفويض مصلحي من تلك الوزارة أو المصلحة يصدر وفقا لأحكام المادة 15.وفيما عدا الأحوال المشار إليها في الفقرتين السابقتين، لا يجوز للبعثات الدبلوماسية في الخارج أن تجري أي مصروف أو أن ترتبط بأية نفقة لحسابها أو لحساب جهة حكومية ما لم تكلف بذلك من وزارة الخزانة بناء على تفويض كتابي خاص منها.

مادة 155

تسري على البعثات الدبلوماسية فيما يتعلق باستلام الإيرادات وتوريدها إصدار أذونات الصرف وقيدها ومراجعتها وصرفها الأحكام الواردة في هذه اللائحة.ويختص بالتوقيع على أذونات الصرف أحد أعضاء البعثة ممن لا تقل درجته عن سكرتير أول يصدر بتعيينه قرار من رئيس البعثة، فإذا لم يوجد من هو تلك الدرجة تولى التوقيع أقدم الأعضاء درجة بعد رئيسها.كما يتولى محاسب البعثة إختصاص كل من المراقب المالي فيما يتعلق بمسك سجل للإعتمادات والقيد فيه وإجازة الصرف ورئيس إدارة الحسابات فيما يتعلق بفحص ومراجعة أذونات الصرف ومراقبة أعمال الخزينة.

مادة 156

يتبع في شأن حسابات البعثات الدبلوماسية نظام السلف المستديمة، ويجب على كل بعثة أن ترسل حساباته شهريا إلى الإدارة العامة للخزانة والحسابات بوزارة الخزانة بحيث تصلها في موعد لا يجاوز شهرا واحد تاليا للشهر الذي يقدم عنه الحساب، وعلى وزارة الخزانة أن توقف تحويل مخصصات أية بعثة لاترد حساباتها في الموعد المقرر.

مادة 157

تقييد المصروفات التي تجريها البعثة في دفتر يومية الصندوق مبوبة بنودها المخصصة لها على أنه فيما يتعلق بالمصروفات التي تتم بناء على تفويض خاص من وزارة الخزانة طبقا للمادة 154، فتقيد قيمتها الإجمالية في دفتر اليومية تحت عنوان حسابات السلف – وزارة الخزانة إكتفاء بالتفصيل المبين في مستندات صرفها التي ترسل شهريا داخل مظروف مغلق ومختوم إلى الإدارة العامة للخزانة والحسابات مع الحسابات الشهرية.وعلى البعثة أن توافي كلا من وزارة الخارجية والإدارة العامة للخزانة والحسابات شهريا بنسخة من صفحات دفتر يومية الصندوق والمستندات المتعلقة به وذلك خلال الميعاد المنصوص عليه في المادة السابقة.كما يجب على البعثة أن توافي الوزارة أو المصلحة التي تعهد إليها بإجراء مصروف بمقتضى تفويض مصلحي بالبيان الشهري المشار إليه في المادة 21.

6- في المحاسبة بين الوزارات والمصالح الحكومية

مادة 158

في الأحوال التي تؤدي فيها إحدى الوزارات أو المصالح خدمة إلى وزارة أو مصلحة.أخرى أو توريد إليها مواد، يجري الإتفاق بين الجهتين على مقابل الخدمة أو قيمة المواد وتسوي التكاليف بإحدى الطريقتين الآتيتين:

1. إصدار تفويض مصلحي مسبق لصالح الجهة الدائنة طبقا للمادة 15.
2. قید پومية بناء على إشعار بالخصم من الجهة الدائنة 

فإذا كانت تسوية التكاليف تجري بين ميزانيتين مختلفتين كما هو الشأن بالنسبة إلى الميزانية العامة وأية ميزانية مستقلة عنها، وجب دفعها نقدا بإذن ص رف يصدر طبقا الإجراءات المقررة أو خصما من مبلغ يودع مقدما لدى الخزينة العامة بالمحافظة لحساب أداء الخدمة أو توريد المواد.

مادة 159

تتم التسوية بطريقة قيد اليومية بأن توجه الجهة الدائنة إشعار بالخصم من أربع نسخ على النموذج رقم م ح-18 إلى الجهة المدينة تطالبها فيه بسداد القيمة المدنية بها، وتقيد الجهة المدنية القيمة المطلوب سدادها بسجل اعتمادها مع التأشير على إشعار الخصم بإجراء القيد وتاريخه والبند الذي خصمت منه القيمة المطلوبة، وتحتفظ هذه الجهة بنسخة من الإشعار و تحميل باقي النسخ بعد ختمها إلى الإدارة العامة للخزانة والحسابات بوزارة الخزانة التي تتولى قيد القيمة خصما على بند المصروفات الملائم بميزانية الجهة المدينة ولحساب بند الإيرادات المناسب بميزانية الجهة الدائنة، وترسل الإدارة المذكورة نسخة من الإشعار بعد التأشير عليه بما يفيد إجراء القيد إلى كل من ديوان المحاسبة والجهة الدائنة.وتتولى الجهة الدائنة إرفاق نسخة الإشعار التي أعيدت إليها إجراء القيد لحسابها بمستندات توريد المواد أو إتمام الخدمة واتخاذ ما يلزم لاستيفاء قيودها الدفترية.

مادة 160

أداء الخدمات أو توريد المواد من وزارة أو مصلحة إلى وزارة أو مصلحة أخرى لا يعفي من الإجراءات المقررة في القانون وفي هذه اللائحة في شأن الإرتباط بالمصروف من حيث توافر الاعتماد المالي اللازم والقيد في سجل الإعتمادات.

7- في القيد بحساب الأمانات والصرف منه

مادة 161

تلغى أذونات الصرف التي لا تصرف قيمتها حتى نهاية السنة المالية ومع ذلك يجوز أن تقيد بحساب الأمانات الآتية إذا لم تصرف في المواعيد المقررة:

1. المرتبات والمهايا
2. النفقات.
3.  المبالغ المحجوز عليها تحت يد الحكومة تنفيذا لحجوز قائمة.
4. المبالغ المستحقة تنفيذ للعقود الحكومية.
5. أية مبالغ أخرى تقضى اللوائح بقيدها بهذا الحساب.

يجب في جميع الأحوال التي تقيد فيها مبالغ بحساب الأمانات إخطار الوزارة أو المصلحة المختصة بذلك.

مادة 162

لا يجوز الإحتفاظ في حساب الأمانات بمبالغ لمدة تجاوز ستة أشهر بعد إنتهاء السنة المالية وتضاف المبالغ التي تبقى بعد هذه المدة في الحساب المذكور إلى الإيرادات وتقيد تحت البند المناسب على أن تصرف بعد ذلك من بند المصروفات المخصص لهذا الغرض.

مادة 163

يكون لحساب الأمانات دفتر أستاذ تدون به المبالغ التي تقيد بالحساب المذكور أو تصرف منه ويفرد لكل نوع من هذه المبالغ دفتر أستاذ مساعد.

مادة 164

لا تصرف المبالغ المقيدة بحساب الأمانات إلا بناء على طلب يقدم به ذو الشأن إلی الوزارة أو المصلحة المختصة التي عليها أن تحيل الطلب مشفوعا ببيان منها، إلى مدير الشؤون المالية بالمحافظة، يثبت توافر شروط صرف المبلغ وسابقة قيده بحساب الأمانات لعدم صرفه وتاريخ هذا القيد من واقع الإخطار المبلغ إليها بذلك.ويعرض طلب الصرف على الموظف المعهود إليه بمسك دفتر أستاذ الأمانات ليؤشر عليه بما يفيد بأن المبلغ سبق قيده لعدم صرفه في ميعاد استحقاقه و تاریخ قيده ورقم صحيفة دفتر الأستاذ المقيد بها، وبأنه لم يصرف حتى تاريخ تقديم الطلب ويجب مراجعة الطلب و البيانات المؤشر بها عليه ومرفقاته بمعرفة موظف آخر من موظفي إدارة الحسابات.وتحدد وزارة الخزانة نماذج طلب صرف المبالغ المختلفة من حساب الأمانات.

8- في صرف العهد والتأمينات

مادة 165

تقيد المبالغ النقدية التي يقدمها ذوو الشأن كتأمين أو ضمان للحكومة تنفيذا لحكم القانون أو بناء على إلتزام عقدي، وتحفظ في حساب العهد لحين التصرف فيها، وتدون المبالغ التي تقيد بهذا الحساب أو تصرف منه في دفتر أستاذ يخصص لهذا الغرض.

مادة 166

في الأحوال التي يصادر فيها مبلغ التأمين أو يخصم منه لحساب الحكومة تتم التسوية بطريقة قيد اليومية بناء على إشعار خصم من الوزارة أو المصلحة المختصة يوجه إلى مدير الشؤون المالية بالمحافظة وتتبع في شأنه أحكام المادة 159.

مادة 167

يقدم طلب قيمة التأمين أو الضمان الذي يؤدي نقدا مرفقا به الإيصال الدال على السداد إلى الوزارة أو المصلحة المختصة التي تحيله مشفوعا ببيان منها إلى مدير الشؤون المالية بالمحافظة مثبت لتوافر شروط صرف التأمين، ويعرض الطلب على الموظف المعهود إليه بمسك دفتر أستاذ حساب العهد ليؤشر عليه بما يفيد قيد المبلغ بالحساب المذكور وتاريخ قيده ورقم صحيفة دفتر الأستاذ المقيد بها مع الإقرار بعدم صرفه من قبل ويجب مراجعة الطلب و البيانات المؤشر بها عليه ومرفقاته بمعرفة موظف آخر من موظفي إدارة الحسابات.

مادة 168

تحتفظ كل وزارة أو مصلحة بخطابات الضمان المقدمة إليها، وعليها أن تقيدها في سجل خاص يتضمن بيانات كل خطاب مع موافاة وزارة الخزانة بصورة منه.

مادة 169

على الوزارة أو المصلحة المختصة، إذا رأت تجديد الضمان أو مد مدته أو المطالبة بقيمته كلها أو بعضها كاف مع إخطار كل من المتعهد ووزارة الخزانة بذلك.وكل مخالفة لحكم الفقرة يلتزم المسؤول عنها بتعويض الحكومة عما يلحقها من ضرر دون الإخلال بالمساءلة التأديبية.

مادة 170

على الوزارة أو المصلحة المختصة أن تعيد خطاب الضمان الذي لا تدعو الحاجة إلى الاحتفاظ به إلى صاحبه بعد إنتهاء مدته مع إخطار وزارة الخزانة بذلك.

9- في تنفيذ الأحكام القضائية

مادة 171

وزارة الخزانة هي المختصة دون غيرها بصرف جميع المبالغ المستحقة تنفيذا للأحكام القضائية الصادرة ضد الحكومة، وتصرف هذه المبالغ من الاعتماد المدرج بالميزانية لهذا الغرض.ويجب الإمكان صرف أي مبلغ تنفيذا لحكم قضائي أن يكون هذا الحكم واجب النفاذ، وأن تشير إدارة قضايا الحكومة بتنفيذه.

مادة 172

على الوزارة والمصالح التي تعلن بأحكام قضائية واجبة النفاذ ترتب أعباء مالية على الحكومة أن تحيل هذه الأحكام في أسرع وقت على إدارة قضائيا الحكومة، وعلى هذه الإدارة أن تحيل بدورها هذه الأحكام مشفوعة برأيها إلى وزارة الخزانة، ويراعى في جميع الأحوال أن تتم إحالة الأحكام للتنفيذ فورا وقبل نهاية السنة المالية القائمة بوقت كاف، مع إخطار ديوان المحاسبة.

مادة 173

في الأحوال التي يحكم فيها على أكثر من جهة حكومية في حكم واحد يكون على غدارة قضائيا الحكومة أن تبين بوضوح عند إحالتها الحكم إلى وزارة الخزانة ما إذا كان قد سبق لها أخطرت الوزارة المذكورة بهذا الحكم من قبل وذلك توقيا لتكرار الصرف.

مادة 174

في حالة طلب تنفيذ حكم قضائي بإلزام أحد موظفي الحكومة بالتضامن معها بأداء مبلغ معين ولم يكن الحكم قد نفذ من جانب الموظف فينفذ الحكم كاملا على أن يخصم بحصة الحكومة من الإعتماد المخصص لتنفيذ الأحكام في حين تقيد حصة الموظف المحكوم عليه سلفة شخصية عليه تخصم من مرتبه أو مستحقاته الأخرى طبقا للقانون.

مادة 174 مكررا

 في المحافظات التي يوجد بها مقر المراقب المالي أو مساعد المراقب المالي للوزارة أو الجهة التي تأمر بالصرف، فأنه يكون المختص دون غيره بالأعمال المنوطة برئيس الحسابات وبإدارة الحسابات في المحافظة بموجب الأحكام الواردة في هذا الباب – في إجراءات الصرف والرقابة عليها – وذلك بالنسبة لإجراءات الصرف المتعلقة بالوزارة الجهة التي يقوم بالإشراف عليها.

الفصل الأول في السلف المستديمة

مادة 175

السلفة المستديمة هي عهدة نقدية تصرف للموظف لتمكينه من أداء بعض المصروفات النثرية القليلة القيمة والتي تقتضي بطبيعتها ضرورة أدائها فورا.ويكون الصرف من السلفة المستديمة مقابل مستندات تغطيها، ويمكن بواسطتها تعويض ما صرف من السلفة وإعادتها إلى قيمتها الأصلية في فترات متقاربة.

مادة 176

تحدد قيمة السلفة تبعا لحركة المصروفات النثرية في فترة أقصاها شهر وبحيث يجري تعويضها مرة واحدة على الأقل كل شهر، ويكون الترخيص بصرف سلفة مستديمة أو زيادتها من وكيل وزارة الخزانة بناء على طلب من وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص يبين به الأسباب الداعية لها ومدى ضرورتها.وتخطر مديرية الشؤون المالية بالمحافظة المختصة بكل ترخیص بصرف سلفة مستديمة وذلك لقيده في دفتر الأستاذ الذي يخصص لقيد السلف المستديمة المرخص بها في دائرة المحافظة والذي يمسكه مدير الشؤون المالية لهذا الغرض.

مادة 177

تكون السلفة المستديمة تحت تصرف وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص، وهو مسؤول عن الرقابة على الصرف منها، وعليه دائما إجراء التفتيش والمراجعة اللازمين للتحقق من وجود قيمة السلفة كاملة سواء كانت في صورة نقود أو في صورة مستندات تم الصرف من السلفة بمقتضاها أو فيهما معا.

مادة 178

يعهد بحساب السلفة المستديمة إلى موظف مصنف يحدده وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص ممن تتوفر فيهم شروط صرافي الخزائن الحكومية على أن يبين إسمه في طلب الترخيص بالسلفة ويجب إخطار الإدارة العامة للخزانة والحسابات بكل تغيير لهذا الموظف.

مادة 179

يعتمد الصرف من السلفة المستديمة من وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص أو من يفوضه من الموظفين ممن لهم حق التوقيع على أذونات الصرف وتختم جميع المستندات بما يفيد الصرف مع إدراج تاريخه على كل مستند.ويتم الصرف من السلفة بناء على إذن صرف خاص يعد وفقا للنموذج م ح- 19.

مادة 180

لا يجوز إجراء مدفوعات من السلفة المستديمة تزيد قيمتها في المرة الواحدة على ثلاثين دينارا وتحظر تجزئة العمليات بقصد إجازة صرف ما يجاوز الحد المذكور.كما لا يجوز إستخدام مبلغ السلفة في غير الأغراض التي رخص بها من أجلها.

مادة 181

يمسك للسلفة المستديمة سجل خاص يقيد فيه أصل السلفة وما ينفق منها والرصيد المتبقي، وترقم الأذونات المتعلقة بكل شهر وتقيد بالسجل المذكور أولا بأول تبعا التواريخها،وتوزع المصروفات على بنودها المختلفة، ويتبع في شأن القيد بالسجل المشار إليه الأحكام الخاصة بالقيد في دفتر يومية الصندوق.

مادة 182

يندب وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص مرة كل شهر على الأقل موظفا لجرد ومراجعة حساب السلفة بصورة مفاجئة ومطابقتها بما هو مقيد بسجل السلفة، وتثبت المراجعة بعد فحص السجل والمستندات والتأكد من الرصيد، بالتأشير بما يفيد ذلك عقب أخر قيد بالسجل.

مادة 183

إذا تبين وجود زيادة في مبلغ السلفة وجب تكليف الموظف المعهود إليه بها بتوريد هذه الزيادة فورا وتقيد ضمن الإيرادات المتنوعة أما إذا ظهر عجز فيجب تكليفه بتغطيته فورا وذلك مع عدم الإخلال بالمساءلة التأديبية.

مادة 184

على الموظف المعهود إليه بالسلفة أن يتقدم بكشف إجمالي بالمصروفات التي أجراها مرفقا به مستندات الصرف إلى وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص لإعتماد صرف ما يقابلها لتغطية السلفة وذلك كلما قارب رصيد السلفة على النفاذ وفي جميع الأحوال قبل نهاية كل شهر ويصدر المبلغ اللازم لتغطية إذن صرف بعد قید المصروفات في سجل الاعتمادات ودفتر يومية الصندوق وتراعي في مراجعة مستندات صرف السلفة القواعد العامة المتبعة في الصرف من اعتمادات الميزانية.

مادة 185

في نهاية السنة المالية يوقع الموظف المعهود إليه بالسلفة قرارا يحرر على النموذج رقم م ح-20 بما في عهدته من رصيد السلفة، وتجري مراجعة هذا الإقرار من وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص ويتم التثبت من صحته والتوقيع عليه بما يفيد ذلك ثم يحال إلى وزارة الخزانة مع إبلاغ ديوان المحاسبة بنسخة منه.عدلت بموجب قرار مجلس الوزراء الصادر في أول ربيع الثاني 1393 ه الموافق 15 مايو 1973 م، الجريدة الرسمية رقم 31 السنة 1972.

مادة 186

عند انتقال موظف في عهدته سلفة مستديمة، تجرد عهدته ويثبت ذلك في سجل السلفة وتسلم العهدة إلى خلفه بموجب محضر تسليم وتسلم، وترسل نسخ منه لكل من وكيل وزارة الخزانة ورئيس ديوان المحاسبة.أما إذا انقضى الغرض الذي من أجله رخص بالسلفة فيعاد الرصيد النقدي المتبقي إلى الخزينة مقابل إيصال يصدر لصالح الموظف الذي كان معهود إليه بالسلفة ويسوى حسابه بدفتر أستاذ السلف.

الفصل الثاني في السلفة المؤقتة 

مادة 187

يجوز كلما دعت الحاجة، أن تصرف سلفة مؤقتة لمواجهة مصروف معين لا تكون له صفة الدورية، ويكون صرف السلفة بموافقة وكيل وزارة الخزانة بناء على طلب يقدم إليه من وكيل الوزارة أو رئيس المصلحة المختص.

مادة 188

تقدم مستندات تسوية السلفة إلى الإدارة العامة للخزانة والحسابات في أقرب وقت ممكن وبحيث لا يجاوز ذلك بأي حال شهرا من تاريخ إنفاق السلفة فيما صرفت من أجله وتتم التسوية إما بخصمها من بنود المصروفات الملائمة وإما باسترداد المبلغ السابق صرفه کسلفة مؤقتة.وفي جميع الأحوال يترتب على عدم تسوية السلفة خلال ثلاثة أشهر من تاريخ صرفها اعتبارها دينا في ذمة الموظف المسؤول يستوفي بطريق الخصم من مرتبه في حدود الجزء الجائز حجزه قانونا وذلك مع عدم الإخلال مساءلته تأديبيا.

الباب الخامس في المستندات ذات القيمة وما في حكمها

الفصل الأول في حفظ المستندات ذات القيمة وما في حكمها

مادة 189

يعتبر من المستندات ذات القيمة كل محرر حكومي يباع بمقابل نقدي مهما يكن الغرض منه.كما يعتبر في حكم المستندات ذات القيمة كل نموذج تستعمله الجهات الحكومية لإثبات استلامها أو تلقيها أي مبلغ، أو أي نموذج أخر يصدر به قرار من وزير الخزانة.

مادة 190

 لا يجوز إصدار مستندات ذات قيمة أو ما في حكمها من مستندات أو إستعمالها إلا بعد الحصول مقدما على موافقة وكيل وزارة الخزانة ويستثنى من ذلك طوابع البريد وطوابع الدمغة وأي مستندات أخرى ذات قيمة ينظمها القانون.

مادة 191

فيما عدا طوابع وأوراق الدمغة وأية طوابع أخرى، يكون بيع المستندات ذات القيمة مقابل إيصال يصدر من الخزينة بقيمتها،ويؤشر برقم الايصال وتاريخه على المستند، كما يؤشر على الإيصال برقم المستند إذا كان يحمل رقما.

مادة 192

يجب على كل جهة حكومية تسلم مستندات ذات قيمة أن تتحقق من عددها وفئاتها وقيمتها الكلية وتسجل هذه المستندات في سجلات معتمدة من وزارة الخزانة لهذا الغرض على أن يبين فيها أصل الكمية المسلمة وما صرف منها والرصيد المتبقي.

مادة 193

يتبع في شأن حفظ المستندات ذات القيمة ونقلها والخزائن التي تحفظ فيها أحكام الباب الأول من هذا القسم من اللائحة الخاص بحفظ النقود والخزائن الحكومية.

مادة 194

يتم تسليم واستلام المستندات المعتبرة في حكم المستندات ذات القيمة بإيصالات، وتقيد عهدتها في سجلات وذلك كله وفقا للتعليمات التي تصدرها وزارة الخزانة.وتحفظ المستندات المشار إليها في الفقرة السابقة بعد إستعمالها كاملة ومرتبة حسب أرقامها المسلسلة في ملفات خاصة تدون عليها المدة التي تتعلق بها هذه المستندات ورقم المستند الأول والمستند الأخير في الملف.ويكون حفظ المذكورة في أماكن لا يسهل الوصول إليها ولا تتعرض لمخاطر التلف أو الحريق، وتنظم الملفات في هذه الأماكن بطريقة تيسر الرجوع إليها عند الحاجة.ولا يسمح بنزع المستندات من ملفاتها إلا في حالة الضرورة وبإذن خاص من رئيس الجهة التي تتولى حفظها وبشرط إعادة المستند المنزوع إلى موضعه فور الإنتهاء منه، ويكون نزع المستند من الملف مقابل إيصال به موقع عليه من المستلم ومبين به البيانات الخاصة بالمستند وتوضع في موضع المستند المنزوع إلى حين عودته ببياناته و إسم المستلم والغرض من تسلمه و تاریخ نزعه.

مادة 195

لا يجوز إصدار القرارات أو التعليمات أو النماذج التي تنظم تداول أو حفظ المستندات ذات القيمة وما في حكمها دون الرجوع إلى وزير الخزانة وديوان المحاسبة.

الفصل الثاني في إتلاف المستندات ذات القيمة وما في حكمها

مادة 196

يجوز إتلاف المستندات ذات القيمة إذا أبطل إستعمالها أو لم تعد هناك حاجة إليها أو تلفت على نحو يستحيل معه إستعمالها فيما أعدت له.كما يجوز إتلاف المستندات المعتبرة في حكم المستندات ذات القيمة بعد إتخاذ الإجراءات اللازمة لتسجيل بياناتها أو ملخصها إذا مضى على إستعمالها أو على إجراء آخر قيد فيها خمس سنوات إلا إذا كانت هذه المستندات محل فحص أو مراجعة أو كانت مطلوبة في دعوى قائمة أو كانت القوانين أو اللوائح أو التعليمات وزارة الخزانة تقرر الإحتفاظ بها لمدة أطول.ويكون الإتلاف في جميع الأحوال بالإحراق أو بأية وسيلة أخرى يوافق عليها وكيل الخزانة تضمن إتلاف المستندات إتلافا كليا.

مادة 197

 تتولى إتلاف المستندات إليها في المادة السابقة في كل حالة تشكل بقرار من وكيل وزارة الخزانة من مندوبين عن ديوان المحاسبة و الإدارتين العامتين للتفتيش وللخزانة والحسابات بوزارة الخزانة والجهة الإدارية ذات الشأن.وتحرر اللجنة المذكورة محضرا بجميع ما تتخذه من إجراءات في سبيل أداء مهمتها على أن ترفق به بيانا بالمستندات التي تولت إتلافها.ويقدم المحضر ومرفقاته إلى من وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة والجهة الإدارية ذات الشأن.

الباب السادس أحكام متفرقة

مادة 198

يصدر بتحديد الجهات الحكومية التي تمسك حساباتها بنفسها قرار من وزير الخزانة بعد أخذ رأي ديوان المحاسبة وتتبع تلك الجهات الأنظمة الحاسبية والتعليمات المالية التي تصدر إليها من وكيل وزارة الخزانة.

مادة 199

لا يجوز للجهات الحكومية المشار إليها في المادة السابقة إستخدام الأموال المودعة بحساباتها بالمصرف في إجراء أية مدفوعات تتجاوز الأغراض المقررة بميزانيتها أو تجاوز حدود التفويضات المالية الصادر إليها، ويجوز إستثناء إجراء مدفوعات قيدا على حساب خارج الميزانية بموافقة مسبقة من وكيل وزارة وعلى أن تقدم الجهة المعنية بيانا شهريا بهذه المصروفات لكل من وكيل الخزانة ورئيس ديوان المحاسبة، وذلك مع عدم الإخلال بأحكام قانون النظام المالي للدولة.

مادة 200

على الوزارات والمصالح أن تراعى دائما سرعة إنجاز إجراءات الصرف وأن تستوفي كل ما من شأنه تعطیل الصرف إلى مستحقيه، ومع ذلك لا يجوز أداء دفعات مقدما بقصد استنفاد الإعتمادات المدرجة بالميزانية.

مادة 201

 لا يجوز التأمين على ممتلكات الحكومة الثابتة والمنقولة، ويستثنى من ذلك.

1. المباني والسيارات التي تستعملها البعثات الدبلوماسية في الدول التي توجب تشريعاتها التأمين عليها وتدفع مبلغ التأمين في هذه الحالة خصما على البند المخصص لذلك في ميزانية البعثة.
2. الحالات التي تقتضي ظروف إستثنائية التأمين فيها وفقا لما يقرره وزير الخزانة في كل حالة.
3. الحالات التي تنص فيها القوانين على وجوب التأمين.

مادة 202

لا تتحمل الحكومة نفقات تأمين عدادات إستهلاك المياه أو التيار الكهربائي أو الغاز أو ما في حكمها متى كان المورد هيئة أو مؤسسة عامة.

مادة 203

لا تتحمل الحكومة أجور المكالمات الهاتفية الخارجية و البرقيات ما لم تكن متصلة بالعمل، وكل مكالمة أو برقية لا يثبت إتصالها بالعمل يتحمل أجرها الموظف الموجود في حيازته الهاتف الحكومي أو مرسل البرقية.

مادة 204

لا تجوز إقامة الحفلات على حساب الحكومة إلا بموافقة مسبقة من رئيس مجلس الوزراء.كما لا يجوز الإقامة في الفنادق على حساب الحكومة إلا في الأحوال وبالحدود التي تقررها اللوائح في هذا الشأن.

مادة 205

يجب المبادرة إلى تحصيل ديون الحكومة من قبل الغير فور حلول ميعاد استحقاقها وكل موظف يقصر في ذلك يسأل شخصيا عما يلحق الحكومة من ضرر وذلك دون الإخلال بالمساءلة التأديبية.

مادة 206

تظل الديون التي يتعذر تحصيلها من المدينين بها لفقرهم أو لعدم التعرف على محل إقامتهم مقيدة عليهم إلى أن يتم تحصيلها أو شطبها أو سقوط الحق في المطالبة بها بالتقادم ويجب على الجهة الإدارية الدائنة التحري بالتعاون مع الجهات الحكومية الأخرى عن حالة مدينيها والتنفيذ عليهم وفاء لديونهم كلما سمحت حالتهم المالية بذلك.ويجوز شطب الديون التي يتعذر تحصيلها أو تقل قيمتها كثيرا عن نفقات تحصيلها وتتبع في إجراء الشطب أحكام المادة 25 من قانون النظام المالي للدولة.

مادة 207

على الوزارات والمصالح أن توافي وزارة الخزانة في نهاية السنة المالية وكلما طلب إليها ببيان يشمل المبالغ المستحقة للحكومة من قبل الغير وسنة استحقاقها وما حصل منها وما لم يحصل حتى نهاية السنة وأسباب ذلك، وموافاة ديوان المحاسبة بصورة من هذا البيان.

مادة 208

في الأحوال التي ترى فيها إحدى الوزارات أو المصالح الحكومية إنهاء أي نزاع بينها وبين الغير صلحا مقابل التزامها بأداء مبلغ من المال يجب عرض الأمر على إدارة الفتوى والتشريع ما لم يكن النزاع معروضا على القضاء فيعرض الأمر على إدارة قضايا الحكومة، وذلك قبل صدور قرار في شأن الموافقة على الصلح من الوزير المختص.

مادة 209

يجب على كل موظف يترك وظيفته أن يسلم إلى خلفه ما يكون في عهدته من أموال ومستندات وسجلات وغير ذلك مما يكون مسؤولا عن مسكه أو حفظه وذلك في حضور موظف ثالث يندبه رئيس المصلحة، ويثبت التسليم والتسلم في محضر من خمس نسخ على النموذج رقم م ح -21 يوقعه كل من المسلم والمستلم والموظف الذي حضر أعمال التسليم والتسلم ويحتفظ كل من المسلم والمستلم بنسخة من المحضر وتحال نسخة منه إلى كل من وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة و الجهة الإدارية ذات الشأن.

مادة 210

يجب عند تسليم عهدة النقود أن يقارن المستلم بين الرصيد الموجود فعلا وبين ما هو ثابت في دفتر يومية الصندوق، وأن يراجع القيود بالدفتر المذكور من تاريخ آخر مراجعة له أجراها مدير الشؤون المالية أو رئيس المصلحة إلى تاريخ الإستلام، وعلى كل من المسلم والمستلم أن يوقع على دفتر اليومية عقب أخر قيد فيه.

مادة 211

يجري تسليم عهدة المستندات ذات القيمة وما في حكمها بحصر الرصيد الموجود منها ومقارنته بما هو ثابت في سجلاتها، ويوقع كل من المستلم على ظهور كل صفحة من صفحات السجلات من تاريخ آخر مراجعة لها.

مادة 212

لا يجوز إخلاء طرف أي موظف نقل من عمله أو أنهيت خدمته ما لم يثبت تسليمه جميع ما في عهدته إلى خلفه.

لائحة المخازن

القسم الثالث في المخازن

الباب الأول أحكام عامة

الفصل الأول في أنواع المخازن

مادة 213 

مخازن الحكومية إما مخصصة أو عامة.ويقصد بالمخازن المخصصة تلك التي يحتفظ بها بنوع أو أكثر من الأصناف اللازمة المواجهة حاجة وزارة أو مصلحة معينة وتقيد قيمة الأصناف على البند المخصص لذلك في ميزانية تلك الجهة، ولا تستخدم الأصناف الموجودة بالمخازن المخصصة لأي غرض آخر غير الذي خصصت له إلا بعد موافقة وكيل وزارة الخزانة وإخطار ديوان المحاسبة.أما المخازن العامة فهي التي يحتفظ فيها بأصناف متنوعة لمواجهة الإحتياجات المشتركة للوزارات والمصالح وتقيد قيمة هذه الأصناف بصفة مبدئية على حساب سلفة تفتح لهذا الغرض بإسم المخازن العامة للوزارة أو المصلحة وتقيد لنفس الحساب قيمة الأصناف التي تصرف من تلك المخازن لكل وزارة أو مصلحة خصما على بنود ميزانياتها.ويدرج ضمن تقديرات ميزانية الوزارة المختصة إعتماد أسمى قدره ألف جنيه مع ملاحظة هامشية تبين الحد الأقصى للمشتريات والمخزونات المسموح بها.

مادة 214

تتبع المخازن العامة والمخازن المخصصة الوزارة أو المصلحة على الخدمة المخصص لمواجهتها الصنف أو الأصناف المخزونة فيها.وتتولى كل وزارة أو مصلحة إدارة مخازنها وذلك مع عدم الإخلال باختصاص مصلحة المخازن والمشتريات.

مادة 215

تقسم المخازن العامة والمخصصة إلى مخازن مركزية وفرعية ويجوز أن يتبع المخزن الفرعي مخازن محلية.وتختص المخازن المركزية بطلب الأصناف وإستلام الوارد منها وحفظها وتوزيعها على المخازن الفرعية.أما المخازن الفرعية فتختص بتوزيع ما تتلقاه من المخزن المركزي على المخازن المحلية في المحافظة أو مجموعة المحافظات التي تتولى في دائرتها.

وتكون تلبية طلبات الإستعمال المصلحي من المخزن المحلي أو المخزن الفرعي إذا لم يكن هناك مخزون محلي.

ويتم إنشاء المخازن الرعية والمحلية وتحديد دائرة إختصاصها بقرار من رئيس المصلحة المختص حسب مقتضيات حاجة العمل و التقسيم الإداري للمصلحة.

مادة 216

يجوز أن تتولى المخازن الفرعية والمحلية إستلام الأصناف الموردة من المتعهدين مباشرة وذلك في الحدود والأحوال التي يحددها مدير المخازن.

مادة 217

تخضع لأحكام هذه اللائحة الورش والمصانع الحكومية التي تحتفظ لديها بمخزونات لإستخدامها في إنتاجها.

وتحفظ حسابات الورش والمخازن التابعة لها على النمط المتبع بشأن المخازن العامة، وتقيد لحساب السلفة التي تفتح لهذا الغرض قيمة الأعمال المعلقة دون إتمام تحت التشغيل في نهاية السنة المالية ثم ترحل للسنة المالية التي تليها، وتتبع بشأن هذه الورش نفس القاعدة المتعلقة بإدراج إعتماد رمزي ضمن تقديرات الميزانية وتحديد الحد الأقصى للمخزونات و المشتريات.

الفصل الثاني في حفظ الأصناف بالمخازن 

مادة 218

تقسم المخزونات بالنظر إلى طبيعتها إلى الأصناف الآتية:

• أ- الأصناف المستديمة: وهي التي لا تنفذ بالإستعمال ومن أمثلتها الأسلحة والملبوسات والأثاث ومعدات المستشفيات والمدارس.
• ب- الأصناف الاستهلاكية: وهي التي تنفذ بالإستعمال ومن أمثلتها الصابون والزيوت والأدوية والوقود والأدوات الكتابية القرطاسية.
• ج- الأصناف الخردة: وهي التي تقرر لجنة الفحص عدم صلاحيته للإستعمال وعدم جدوى إصلاحها ومن أمثلتها السيارات الخردة والملابس البالية والأخشاب الكسر.

وتعد قوائم الأصناف المستديمة و الإستهلاكية مرتبة حسب حروفها الأبجدية ويعطى كل منها مسلسلا يعرف برقم الصنف.

مادة 219

يحفظ كل صنف بالمخازن بطريقة تلائم طبيعته مع الفصل بين كل صنف وآخر على نحو مقبول ويخصص مكان لحفظ الأصناف الجديدة و آخر للإصناف المستعملة.

وتستخدم لحفظ الأصناف بقدر الإمكان أرفف وخانات مقسمة تقسیما يتفق وطبيعة المخزونات وتوضع على كل رف أو خانة بطاقة يبين بها إسم الصنف ورقمه والكمية الموجودة منها.وفيما عدا الحالات التي تقتضيها الضرورة والمصلحة العامة، والتي يترتب عليها صرف المواد فور استلامها بالمخازن، لا يجوز طلب أصناف للمخازن تتجاوز إمكانياتها وقدرتها على حفظ المخزونات على النحو الموضح بالفقرة السابقة.

مادة 220

يراعي في حفظ الأصناف أن تتوفر لها أسباب الوقاية التامة وذلك عن طريق إتخاذ الإحتياطات اللازمة لمواجهة العوامل التي تسبب تلفها وتهويتها إن كانت مما تحتاج إلى التهوية وتوفير وسائل مكافحة الحرائق إن كانت من الأصناف القابلة للاحتراق ويجب الاستعانة بخبرة المصالح الفنية المختصة في تنسيق المخازن وحفظ الأصناف الموجودة بها وحمايتها.

مادة 221

على أمناء المخازن أن يبذلوا عناية خاصة فيما يتعلق بالأصناف المحدد لها أجل معين تفسد بإنقضائه دون إستعمال والأصناف القابلة للتلف نتيجة التخزين، ويسأل أمين المخزن المختص عن الفساد أو التلف الذي يصيب تلك الأصناف ما لم يخطر رئیسه المباشر في الوقت المناسب عما يخشى فساده أو تلفه منها.

مادة 222

على أمناء المخازن إخطار مدير المخازن التابعين له كتابيا عن كل صنف أوشك على النفاذ بوقت كاف يسمح لمدير المخزن أن يزودهم بمقدار منه إذا رأى لزوما لذلك في حدود مقایسات المخازن والإعتماد المالي.ويجب على الأمناء عدم الإحتفاظ بأصناف تزيد عن الحاجة، وعليهم تقديم كشوف بتلك الأصناف المدير المخازن للتصرف فيها.

الفصل الثالث في موظفي المخازن وواجباتهم 

مادة 223

يتولى إدارة المخازن المركزية التابعة للوزارة أو المصلحة مدير المخازن يعاونه عدد كاف من أمناء المخازن يختارون ممن تتوافر فيهم شروط الخبرة بأنواع الأصناف المخزنة وكيفية حفظها.كما يختص مدير المخازن بالإشراف على المخازن الفرعية والمحلية التابعة للوزارة أو المصلحة وله في سبيل ذلك إصدار التعليمات اللازمة إلى أمناء تلك المخازن لضمان

إنتظام سير العمل ويسأل مدير المخازن عن أعماله أمام وكيل الوزارة المختص وكذلك مع مراعاة أحكام المادة 24 فقرة و من هذه اللائحة.ويعين لكل مخزن فرعي أو محلي أمين أو أكثر، ويكون أمين المخزن أو قدم الأمناء في حالة تعددهم مسؤولا عن عهدة المخزن، ويختص بالإشراف على أعمال غيره من الموظفين.

مادة 224

يجب أن تتوافر في أمناء المخازن الشروط الواجب توافرها في ص رافي الخزائن الحكومية كما وردت بالمادتين 37 و 40 من هذه اللائحة.

مادة 225

أمناء المخازن مسؤولون شخصيا عن الأصناف والمخازن التي في عهدتهم وعليهم أن يتحققوا من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو وزنها ومواصفاتها وأن يحافظوا على نظافة المخازن وصيانة الأصناف من كل ما من شأنه أن يعرضها للتلف أو الفساد ولا يعفون من المسؤولية إلا إذا ثبت أن الفقد أو التلف كان لسبب خارج عن إرادتهم لم يكن في الوسع توقيعه.

مادة 226

يحظر على أمين المخزن أن ينيب عنه أحدا من مساعديه في إجراء عمل من الأعمال التي يختص بإجرائها قبل الحصول على موافقة كتابية بذلك من مدير المخازن ولا تعفى هذه الموافقة في حالة صدورها أمين المخزن من مسؤوليته عما في عهدته وعن أعمال من أسندت إليه بعض أعماله من مساعديه.

مادة 227

أمناء المخازن مسؤولون شخصيا عن مفاتيح مخازنهم، ويجب عليهم فتح وإغلاق المخازن بأنفسهم ولا يجوز لهم أن يعهدوا بذلك إلى غيرهم من الموظفين والعمال.وفي حالة تعدد الأمناء في المخزن الواحد، يجب عليهم تسليم مفاتيحهم عند إنتهاء العمل بالمخزن إلى الأمين المسؤول عن عهدة المخزن الذي يحفظها في خزينة خاصة الديه.وتحفظ النسخ الإضافية من المفاتيح داخل خزانة ذات واجهة زجاجية محكمة الإقفال، ولا تستعمل هذه النسخ الإضافية إلا في حالة وقوع حادث مفاجئ يهدد سلامة المخزونات في غير أوقات العمل الرسمي أو في حالة فقد أو كسر المفتاح الأصلي.

مادة 228

في حالة فقد أو كسر أحد مفاتيح المخازن يحرر محضر بالواقعة ويعرض على رئيس المصلحة ويجب تغيير القفل والمفاتيح القديمة بقفل ومفاتيح جديدة، ولا يسمح بأي حال بعمل مفتاح بدل المفقود أو المكسور ويتحمل أمين المخزن تكاليف تغيير القفل والمفاتيح، كما يكون مسؤولا عن أي فقد في عهدته ما لم يثبت أن فقد المفتاح الأصلي أو كسره كان لسبب خارج عن إرادته وذلك كله مع عدم الإخلال بمساءلته تأديبيا.

مادة 229

عند نقل أحد أمناء المخازن أو غيابه مرخصا له بد يندب مدير المخازن من يحل محله، ويتم تسليمه العهدة بمحضر تسليم وتسلم بحضور موظف ثالث ينتدبه مدير المخازن ويوقع على المحضر من المسلم والمستلم والموظف المراقب.فإذا كان الأمين المخزن المنقول أو الغائب مساعد يمكن الإعتماد عليه اكتفي بأخذ إقرار عليه بتسليمه عهدة المخزن على أن يعتمد هذا الإقرار من مدير المخازن وترسل منه نسخة لديوان المحاسبة.

مادة 230

في حالة وفاة أمين المخزن أو انقطاعه عن العمل دون مسوغ، يخطر مدير المخازن رئيس المصلحة بذلك ليشكل لجنة لجرد المخزن يشترك في عضويتها مدير المخازن وموظفان أحدهما من المصلحة والآخر من وزارة الخزانة يختاره وكيلها، وتحتفظ اللجنة أثناء الجرد بمفاتيح المخزن لديها ويعهد إلى أحد مساعدي أمين المخزن بالإشراف على استلام وصرف الأصناف من المخزن تحت إشراف اللجنة وذلك حتى يتم الجرد ويسلم المخزن إلى الأمين الجديد، وترسل نسخة من محضر الإستلام لديوان المحاسبة.

الفصل الرابع في سجلات المخازن

مادة 231

يكون لكل مخزن مركزي دفتر أستاذ نموذج رقم م خ-1 يتولى مسكه وحفظه مدیر المخازن وتقيد بهذا الدفتر جميع البيانات المتصلة بالمخزن المركزي والمخازن الفرعية والمحلية التابعة له التي تخصص لهذا الغرض.

مادة 232

يحتفظ أمين المخزن الفرعي أو المحلي بدفتر أستاذ نموذج م خ-1 للمخزن أو ببطاقات الحركة المخزن تبين مقدار الوارد و المنصرف و الرصيد المتبقي من كل صنف والكميات المطلوبة منه، وعليه أن يجري القيود اللازمة من واقع فواتير التوريد أو

قوائم الإستلام أو أذونات الصرف من المخازن يوما بيوم وبمجرد إتمام العملية بحيث يستدل من الدفتر أو البطاقات في أي وقت على حركة كل صنف ورصيده، كما عليه أن يحتفظ بحسابات المخزن وفقا للتعليمات الصادرة إليه في هذا الشأن وتبعا لحركة ونوع الأصناف في المخزن ويستخدم لبطاقة الصنف النموذج رقم م خ -2.

الباب الثاني في تزويد المخازن بالأصناف واستلامها

الفصل الأول في إعداد المقايسات السنوية وتنفيذها

مادة 233

يتولى مدير المخازن إعداد مقايسة سنوية باحتياجات المخازن التابعة له من مختلف الأصناف التي يجري التعامل فيها وذلك بعد ورود مقایسات المخازن الفرعية والمحلية إليه ومراجعتها مع سجلاته.ويكون إعداد المقايسة السنوية على أساس ماتحتاجه الوزارة أو المصلحة من كل صنف ويؤخذ في الاعتبار متوسط الإستهلاك منه في الثلاث السنوات الأخيرة مقارنة بالنسبة الجارية و الرصيد المتبقي من الصنف وقت إعداد المقايسة وما يلزم منه لنهاية السنة المالية الجارية مع إدخال التعديلات التي تتطلبها احتياجات السنة الجديدة ويجب بيان أسباب الزيادة أو النقص الملموس في كل صنف.

مادة 234

تحسب قيمة المقايسة على أساس أسعار الأصناف حسبما وردت في آخر عقد لتوريدها، فإذا كانت قيمتها في السوق وقت إعداد المقايسة تقل أو تزيد على ذلك، حسبت القيمة على أساس سعر السوق مع إيضاح ذلك في المقايسة.

مادة 235

تقدم المقايسات على النموذج رقم م خ -3 في موعد يسمح بمراجعتها وإعتمادها قبل إعداد مشروع الميزانية العامة بوقت كاف على ألا يتجاوز ذلك نهاية شهر يونيو من كل سنة.وتخطر الوزارة أو المصلحة بإعتماد المقايسة الخاصة بإحتياجات مخازنها لإدراج التقديرات اللازمة لتنفيذها في مشروع ميزانيتها.

مادة 236

يراعى إعداد مقایسة مستقلة بإحتياجات الوزارة أو المصلحة من كل صنف أو مجموعة أصناف يجري توريدها خصما على كل بند من بنود المصروفات العمومية وتدرج قيمة كل مقایسة ضمن تقديرات بند المصروفات التي تخصم منه.

مادة 237

على المراقب المالي أو مساعده بحسب الأحوال إخطار مدير المخازن عقب اعتماد الميزانية وصدور التفويض المالي بالصرف، بالاعتمادات التي شملها التفويض وبالمقايسات السنوية المعتمدة والتي اتخذت أساسا لتحديد الاعتمادات المدرجة بالميزانية وأية تعديلات أدخلت عليها، وعلى مدير المخازن أن يراعى عند طلبه التعاقد على توريد احتياجات المخازن من الأصناف ما ورد بالمقايسات المعتمدة وعدم تجاوز حدود الاعتمادات المسموح بصرفها.

مادة 238

على مدير المخازن أن يراعى دائما تقديم طلبات التعاقد على توريد الأصناف في موعد مناسب بحيث لا تنقص الأصناف الباقية في المخازن عن الحد الأدنى اللازم توافره بإستمرار، مع مراعاة توفر المكان المناسب للتخزين.وتقدم طلبات التعاقد على التوريد إلى المراقب المالي أو مساعده لإتخاذ إجراءات التعاقد المقررة، وتقيد هذه الطلبات في سجل الإعتمادات بما يفيد الإرتباط بقيمتها بعد التأكد من توافر الاعتماد المالي اللازم.

مادة 239

يطبق حكم المادة 10 من قانون النظام المالي للدولة إذا تجاوزت قيمة الأصناف المطلوب توريدها اعتماد البند وكانت هناك زيادة تقابلها في بند أو بنود أخرى داخل اعتمادات الباب ذاته.

الفصل الثاني في استلام الأصناف من الموردين

مادة 240 

ترسل أوامر التوريد بالبريد المسجل إلى الموردين بعد إتمام إجراءات التعاقد معهم وتبين بها الأصناف و الكميات و الفئات ومواعيد التوريد.ويجوز في حالات الاستعجال أن يصدر الأمر بالتوريد هاتفيا أو برقيا على أن يعزز هذا الأمر بعد ذلك كتابيا.

مادة 241

لا تقبل أية أصناف بالمخازن ما لم تكن مصحوبة بالمستندات الدالة على سبب إدخالها للمخازن كقائمة الحساب في حالة الأصناف الجديدة أو التي أصلحت خارج المخازن أو رسالة الجهة الحكومية التي أعادت الأصناف في حالة الأصناف المعادة.فإذا وردت أصناف بدون المستندات الخاصة بها وتبين أنه سبق الأمر بتوريدها، جاز إدخالها بصفة مؤقتة على أن تحفظ على حدة، ويصدر مدير المخازن أو أمين المخزن الفرعي أو المحلي بحسب الأحوال شهادة إدارية يثبت فيها البيانات المتعلقة بهذه الأصناف كإسم المورد ونوع الأصناف وتاريخ أمر توريدها ورقمه، وتحفظ هذه الشهادة بعد ترقيمها ترقيما مسلسلا في ملف خاص إلى حين ورود المستندات الخاصة بها، وفي هذه الحالة ترفق بها الشهادة بعد تسطيرها والتأشير عليها بتاریخ ورود المستندات وأرقامها ويجب أن ترفق كل من المستندات والشهادة بمستندات الصرف.

مادة 242

لا تعتبر الشهادة الإدارية المشار إليها في المادة السابقة دليلا على قبول الأصناف أو سندا لصرف المستحقات عنها.

مادة 243

يحرر بالأصناف الواردة إلى المخازن إذن إستلام على النموذج رقم م خ -4 من أصل وعدد كاف من الصور يسجل فيه بيان بالأصناف الواردة وجهة التوريد وسببه إذا كان تنفيذا لعقد أو كانت الأصناف واردة من مخزن آخر أو معادة من جهة حكومية.وترقم أذون الإستلام ترقيما مسلسلا يبدأ من بداية السنة المالية على أن تذكر مع الرقم السنة المالية الجارية ويرفق الأصل وصورتان من الإذن بمستندات الأصناف الواردة وتبقى الصورة الثالثة بدفتر الأذونات.

مادة 244

تحال مستندات البضاعة الواردة ومعها إذن الإستلام إلى أمين المخزن الإستلام الأصناف إستلاما مؤقتا بموجب إيصال يصدره مبينا به عدد ووزن أو مقاس الطرود الخاصة بها وحالتها من حيث سلامتها، ويجب أن يرفق المورد بأصل قائمة الحساب الخاصة بالأصناف ثلاث صور منها للاستعانة بها في إجراءات المعاينة والاستلام.

مادة 245

يتولى مدير المخازن معاينة الأصناف الواردة وذلك إذا كان التوريد إلى المخزن المركزي، أما إذا كانت الأصناف قد سلمت في مخزن فرعي أو محلي فيتولى المعاينة أمين المخزن مع الإستعانة بخبرة مندوب عن الجهة المختصة إذا كانت الأصناف ذات طابع فني خاص.

مادة 246

تفتح طرود الأصناف الواردة في حضور من ذكر بالمادة السابقة وتجري معاينة الأصناف بالمقارنة بالعينات المختومة والمحفوظة لدى المخزن وبتحري المواصفات الواردة بالعقد وتحفظ الأصناف المرفوضة على حدة لحين الفصل في أمرها.ويحرر محضر من نسختين يبين فيه بكل دقة ما أتخذ من إجراءات لمعاينة الأصناف الواردة مع بيان النسب التي أجرى الفحص عليها من مجموع هذه الأصناف إذا كانت العدد أو المقدار ويحال المحضر إلى رئيس المصلحة متضمنا التوصية بالاستلام أو الرفض.

مادة 247

عقود التوريد التي لا تزيد قيمتها على مائة جنيه، يتم قبول الأصناف الواردة تنفيذا لها وفقا للإجراءات التي يضعها مدير المخازن للتأكد من مطابقتها للمواصفات المقررة.

مادة 248

في حالة إعتماد استلام الأصناف، تجري مراجعتها بالتفصيل على قائمة الحساب من حيث الكمية أو الوزن أو القياس، ويوقع أمين المخزن على القائمة بما يفيد أن الأصناف وردت صحيحة وسلمت بالمخازن، وتحال المستندات إلى الموظف المختص بمسك دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن ليقيد أولا بأول الأصناف المسلمة ض من الوارد مع إضافتها إلى الرصيد ويحفظ لديه صورة من القائمة وإذن الإستلام في ملف

خاص كمستند للقيد بعد ختم المستندات بخاتم يحمل عبارة ” قيد بأستاذ المخزن ” والتأشير عليها برقم صحيفة دفتر الأستاذ أو بطاقة حركة المخزن التي سجلت عليها الأصناف.ويجري قيد الأصناف الواردة على بطاقات الأصناف مع ترصيدها وذلك حيث يوجد نظام البطاقات.

مادة 249

ترسل المستندات عقب إنتهاء الإجراءات المشار إليها في المادة السابقة إلى مدير المخازن الذي يحفظ لديه نسخة من الفاتورة ويحيلها مع نسخة من أمر التوريد وأصل إذن الإستلام إلى القسم المالي بالمصلحة لإتخاذ إجراءات الصرف.ويمسك مدير المخازن سجلا لقيد القوائم المقدمة من الموردين والمتعلقة بالأصناف التي سلمت إلى المخازن مبینا به رقم كل قائمة وتاريخها وتاريخ استلام الأصناف وإسم المورد وتاريخ إحالة المستندات إلى القسم المالي للصرف.ويكون مدير المخازن مسؤولا عن حفظ السجل المذكور ومراجعته دوريا، ويتولى متابعة الفواتير التي أحيلت إلى القسم المالي ضمانا لصرفها في الميعاد المقرر.

مادة 250

على المصلحة أن توافي مدير المخازن بصورة من أذونات صرف القوائم المحالة منه للصرف وعليه أن يقيد في السجل المشار إليه في المادة السابقة تاريخ صرف کل قائمة.

مادة 251

يفصل رئيس المصلحة فيما يثار من خلاف بين مدير المخزن والمورد حول مطابقة الأصناف للمواصفات وله أن يستعين في ذلك برأي الفنيين المختصين.

مادة 252

على الوزارات والمصالح مراعاة مطابقة الأصناف الموردة للمواصفات والعينات المعتمدة، ومع ذلك يجوز بموافقة وكيل الوزارة المختص قبول أصناف غير مطابقة للمواصفات إذا كان ذلك في حدود نسبة معقولة فإذا جاوزت المخالفة في المواصفات النسبة المعقولة وجب الحصول على موافقة الوزير المختص وذلك كله مقابل تخفيض السعر بما يناسب حالة الأصناف ومع إخطار رئيس ديوان المحاسبة بذلك.ويشترط في جميع الأحوال التي يتقرر فيها قبول أصناف غير مطابقة للمواصفات.

1. أن تكون الحاجة ماسة للأصناف رغم ما فيها من مخالفة للمواصفات.
2. أن تكون الجهة الفنية المختصة بالوزارة صلاحية الأصناف المذكورة للغرض الذي طلبت من أجله دون إلحاق ضرر بالمصلحة العامة.
3. أن تقرر الممارسة والعطاءات بالوزارة أن السعر بعد تخفيضه مناسب حسب مستوى الأسعار السائدة في السوق.
4. أن يقبل المورد كتابة محاسبته على أساس الأسعار المخفضة طبقا للمادة التالية

مادة 253

يتم تحديد نسبة مخالفة الأصناف للمواصفات بمعرفة الجهة الفنية المختصة بالحكومة، ويجري تخفيض السعر، إذا تقرر قبولها، بما يعادل نسبة المخالفة ما لم تكن القيمة السوقية لتلك الأصناف أقل من السعر بعد تخفيضه فتكون هذه القيمة هي أساس المحاسبة، وذلك كله مع عدم الإخلال بتوقيع الغرامات المقررة في العقد.

مادة 254

توريد أصناف تزيد في جودتها عما هو مقرر في المواصفات أو عن العينات المعتمدة، لا يرتب للمورد حقا في زيادة الأسعار عما هو محدد في العقد.

مادة 255

إذا تبين عند إستلام الأصناف الموردة بمعرفة أمين المخزن بصفة مؤقتة أو عند إجراء معاينتها أو نقص أو تفاوت بين الكميات والمقادير الثابتة في قائمة الحساب وبين ما سلم منها فعلا أثبت ذلك في محضر يوقعه أمين المخزن ومندوب المورد أو الناقل أو في محضر المعاينة بحسب الأحوال وفي حالة الإختلاف في الرأي بين المسلم وأمين المخزن يحال الأمر إلى مدير المخازن للفصل فيه، وتوضع الأصناف التالفة على حدة تحت طلب المورد أو الناقل وتقيد في سجل خاص لذلك.ويخطر المورد أو الناقل بالنقص أو التلف أو التفاوت إذا كان التوريد محليا، وتستنزل قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة من الفاتورة ولا يصرف للمورد إلا قيمة الأصناف التي أعتمد استلامها.أما إذا كان التوريد من خارج البلاد فتخطر شركة التأمين المختصة أو الناقل حسب الأحوال وتقيد قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة دينا على حساب الشركة أو الناقل إلى حين التصرف نهائيا في قيمة التلف أو النقص.

مادة 256

تتبع فيما يتعلق بتوريدات المواد الغذائية للمدارس والمستشفيات وما شابهها إجراءات الفحص المقررة في هذا الفصل على أن تتولى إجراءه لجنة من بين موظفي المدرسة أو المستشفى أو الجهة التي تسلمت الأصناف تشكل بقرار من رئيسها.

مادة 257

الأصناف التي ترد من الخارج مباشرة يتولى التخليص عليها المكتب المختص بواردات الحكومة بالميناء في حالة وجوده، على أن تتولى إدارة المخازن المختصة معاينة هذه الأصناف بعد مراجعتها على القوائم الخاصة بها.ولا تقيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن الأصناف التي أعتمد استلامها بالمخزن وفي حالة الأصناف المؤمن عليها تقيد كميتها كاملة بصرف النظر عما قد يكون فيها من تلف أو نقص وتخطر بها شركة التأمين مع قيد قيمتها دينا عليها طبقا لحكم الفقرة الأخيرة من المادة 255.

مادة 258

الأصناف التي تقدم کهبة ولا تكون مقيدة بأي شرط يجوز قبولها بموافقة الوزير المختص، ويحرر بها كشف تبين به القيمة المقدرة لها معتمدة من رئيس المصلحة المختصة، وتورد هذه الأصناف إلى المخازن ويسري عليها ما يسري على الأصناف الجديدة من إجراءات على أن يدرج أمامها ملاحظة بأنها بدون مقابل ومع بیان الثمن المقدر لها.

وتسرى في شأن العينات التي ترد مجانا الإجراءات المشار إليها في الفقرة السابقة فيما يتعلق بتقديرات الثمن والتوريد إلى المخازن.

الباب الثالث في صرف الأصناف من المخازن

الفصل الأول في صرف الأصناف للإستعمال المصلحي

مادة 259

تصرف الأصناف من المخازن بناء على طلب صرف تحرره الجهة الطالبة على النموذج رقم م خ -5 في أصل وخمس صور تبين فيه تفصيلا الأصناف المطلوبة وكمياتها أو مقاديرها والغرض من طلبها والطريقة التي تسوى بها قيمتها وتحتفظ الجهة الطالبة بصورة من هذا الطلب في ملفاتها.

مادة 260

عند طلب أصناف متعددة بعضها مستديم والبعض الآخر استهلاكي أو بعضها جديد والآخر مستعمل يجب أن يعد لكل نوع طلب مستقل.

مادة 261

يجب أن يبين في طلب صرف أصناف لأغراض التصنيع في الورش أو المصانع الحكومية، رقم إذن التشغيل بالورشة أو المصنع الذي تقيد عليه الأصناف.

مادة 262

إذا كان الطلب خاصا بأصناف يراد الحصول عليها بدلا من أصناف أخرى سبق صرفها وتبين عدم صلاحيتها، فيجب أن ترفق بالطلب صورة من طلب إعادة أصناف للمخزن رقم م خ-6 مدرج بها البيانات الخاصة بالأصناف المعادة، ويتم إجراء القيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن من واقع ذلك الطلب.

مادة 263 

يكون صرف الأصناف للإستعمال المصلحي من المخازن الفرعية أو المحلية حسب الأحوال ويتم الصرف بناء على إذن صرف يحرر على النموذج رقم م خ -7 من أصل وثلاث صور مبین به إسم الجهة طالبة الصرف والغرض منه وطريقة تحصيل قيمة الأصناف المصروفة ومفردات تلك الأصناف شاملة أسماءها وأرقامها بالمخزن ومقدارها أو عددها أو وزنها.ويتولى أمين المخزن إعداد إذن الصرف بناء على طلب صرف الأصناف المقدم من الجهة الطالبة في حدود ما هو متوفر لديه من الأصناف ويجب مراعاة الدقة والوضوح في كتابة الإذن ويحتفظ بصورة منه في دفتر الأذونات التي يستخرج منها، وترسل صورة أخرى بعد التنفيذ إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو بطاقات الحركة الإستنزال المقدار المصروف من العهدة وترصيد حساب الصنف، كما ترسل الصورة الثالثة إلى أمين المخزن للقيد منها على بطاقة الصنف.

مادة 264

يراعى عند صرف الأصناف دائما صرف الأقدم فالأحدث ورودا إلى المخزن، كما يراعى عند صرف الأصناف التي جرى تعديل في مواصفاتها أن تكون الأولوية في الصرف منها للأصناف التي وردت طبقا للمواصفات السابقة على التعديل.

مادة 265

تقيد الأصناف المستديمة عند صرفها من المخزن عهدة على الجهة التي تتسلمها.وتسلم الأصناف المشار إليها إلى الجهة الطالبة مقابل إقرار بالاستلام وتعهد بإستعمالها في أغراض مصلحية موقع عليها من تلك الجهة.أما إذا كان صرف الأصناف المذكورة لموظف بقصد الاستعانة بها في أداء عمله الرسمي فيجب تحرير استمارة صرف عهدة شخصية تتضمن ذات البيانات الواردة في طلب الصرف على أن يوقع بالاستلام من الموظف المعهود إليه بتلك الأصناف.وعلى أمين المخزن أن يبعث إلى الجهة التي صرفت إليها الأصناف المستديمة مرة كل ستة أشهر على الأقل طلبا للحصول على تأكيد الجهة ببقاء الأصناف في عهدتها وأن الحاجة إليها مازالت قائمة.وتظل الأصناف المستديمة مقيدة عهدة على الجهة التي تسلمتها إلى أن تعاد إلى المخزن

مادة 266

إذا كان طلب صرف الأصناف من المخازن بقصد إصلاحها أو تشغيلها في الورش الحكومية أو غير الحكومية تم التصرف مقابل إيصال بذلك وبعد الحصول على الضمان اللازم في عادتها مع بقاياها بعد انتهاء الإصلاح أو التشغيل، ويصدر إذن صرف من المخازن عن الجزء من الأصناف التي يتم استهلاكها في أعمال الأصلاح أو التشغيل، أما الأصناف التي يجري تحويلها بالتشغيل إلى أصناف أخرى، فتحرر في شأنها شهادة إدارية تثبت حالتها الجديدة وتقيد ضمن عهدة المخزن.

مادة 267

يخضع للأنظمة الخاصة المقررة في هذا الشأن صرف الأصناف من المتاجر و المصانع الحكومية التي تعرض أو تنتج أصنافا للبيع وتسوية قيمتها.أما إذا كان طلب صرف الأصناف بقصد بيعها من مخزن غير معد أصلا لبيع منتجات حكومية فيقدم طلب الصرف من ثلاث نسخ مرفقا به ما يفيد موافقة الجهة المختصة على بيع الأصناف المطلوبة وبعد إستيفاء الإجراءات المقررة للصرف والتأشير على الطلب بما يفيد ذلك يحال بمرفقاته إلى إدارة الحسابات بالمحافظة الاستيفاء الأصناف من المشتري مقابل إيصال بذلك، وتوافي إدارة الحسابات مدير المخازن بنسخة من الطلب بعد ختمه بما يفيد سداد القيمة، وتعيد نسخة أخرى إلى المخزن لصرف الأصناف إلى

المشتري.

الفصل الثاني في تسوية قيمة الأصناف المصروفة للإستعمال المصلحي

مادة 268

الأصناف التي تصرف من المخازن المخصصة لإستعمال الوزارة أو المصلحة التي تتبعها هذه المخازن لا تخضع لأحكام التسوية الحسابية المنصوص عليها في هذه الفصل، مادامت هذه الأصناف قد سبق أن خصمت قيمتها لدى ورودها إلى المخازن من إعتماد مدرج في ميزانية تلك الجهة ويكتفي في هذه الحالة بقيد الأصناف المصروفة في دفتر الأستاذ أو بطاقات المخزن والتأشير بصرفها مقابل التوقيع بالاستلام.

مادة 269

الأصناف التي تصرف من المخازن المخصصة إلى الوزارات والمصالح الأخرى غير تلك التي تتبعها المخازن تسوى قيمتها دوريا على فترات تتناسب مع حركة

صرف الأصناف على ألا تجاوز شهرا، وتقدم الجهة التابع لها المخازن إلى الجهة المصروف إليها الأصناف، توطئة للتسوية كشفا مبينا به هذه الأصناف وقيمتها والمصروفات الإدارية المستحقة عليها، على أن ترفق بالكشف صور من طلبات صرف الأصناف.وتتم التسوية بإحدى الطرق المنصوص عليها في المادة 158 من هذه اللائحة بحسب الأحوال وبمراعاة الإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 270

على كل وزارة أو مصلحة ترغب في صرف أصناف من المخازن العامة أن تستعلم قبل تقديم طلب الصرف، عن قيمة ما تكفله مقابل الأصناف المطلوبة بصفة تقريبية، وأن تتحقق من وجود الاعتماد المالي اللازم لمواجهة هذه التكاليف، ويقدم الطلب بعد قيد تكاليفه التقريبية كرتيا بسجل الإعتمادات.ويختم الطلب من أمين المخزن بما يفيد صرف الأصناف المطلوبة وتعاد صورتان منه إلى الجهة الطالبة، كما تحال صورتان أخريان منه إلى مدير المخازن الإرفاق إحداهما بكشف الطلبات الشهري والأخرى لإجراء القيود الحسابية اللازمة.توافي كل جهة من الجهات التي صرفت إليها أصناف من المخازن بکشف شهري متضمن طلباتها وتسوى قيمته بإحدى الطرق المنصوص عليها في المادة 158 من هذه اللائحة بحسب الأحوال وبمراعاة الإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 271

في جميع الحالات التي تجرى فيها المحاسبة بين الجهات الإدارية تحدد قيمة الأصناف المصروفة من المخازن العامة على أساس سعر تكلفتها الفعلي، أما في حالات المخازن المخصصة فتكون المحاسبة على أساس سعر السوق على أن تضاف في جميع الأحوال المصروفات الإدارية المقررة بما لا يجوز 10 بالمائة من قيمة الأصناف المصروفة.

الفصل الثالث في صرف الأصناف على سبيل الإعارة أو بالإيجار

مادة 272

لا يجوز صرف أي صنف من المخازن على سبيل الإعارة إلا إلى جهة حكومية ويشترط للإعارة ألا تكون الجهة الإدارية المعيرة في حاجة إلى الصنف وألا تشتری بديلا عنه أثناء مدة الإعارة وأن يصدر بالإعارة إذن من وكيل الوزارة المختص.

مادة 273

تصرف الأصناف المعار بناء على طلب صرف يحرر من ثلاث نسخ يحدد فيه تاريخ إعارة الأصناف ويوقع عليه من الجهة المستعيرة، على أن يؤشر على الطلب بالمداد الأحمر ” أصناف مصروفة على سبيل الإعارة ” وتسجل الأصناف المعارة على مستندات الأصناف المعارة في ملف خاص.

مادة 274

عند إعارة الأصناف تفحص فحصا جيدا بمعرفة أمين المخزن زمن يرى الإستعانة به في هذا الشأن من عدم إساءة إستعمالها فإذا ثبتت سلامتها تتخذ إجراءات إعادتها إلى المخزن وقيدها في الدفاتر والبطاقات.أما إذا ثبت أن الأصناف المذكورة أصبحت غير صالحة بسبب سوء استعمالها فتتحمل الجهة المستعيرة قيمتها.

مادة 275

إذا تخلفت الجهة المستعيرة عن إعادة الأصناف المعارة في الموعد المحدد لذلك اعتبرت تلك الأصناف مصروفة إليها للإستعمال المصلحي، وتسوى قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعر السوق أي القيمتين أكبر إضافة المصروفات الإدارية المقررة بما لا يتجاوز 10 بالمائة من تلك القيمة ويتبع في التسوية حكم المادة 158.ويرفق المستند الدال على تسوية القيمة بطلب الصرف للإعارة إثباتا لقيد الاصناف نهائيا لحساب الجهة المستعيرة.

مادة 276

لا تصرف أية أصناف من المخازن بالإيجار إلا بعد الحصول على إذن بذلك من وكيل الوزارة المختص وبعد تحديد قيمة الأجرة التي تستحق عن مدة الإيجار بمعرفة المصلحة المختصة، ويكون صرف الأصناف في هذه الحالة بمقتضی عقد إيجار يراعى في تحديد شروطه توفر جميع الضمانات اللازمة للمحافظة على الأصناف المؤجرة.و تفحص الأصناف عند إعادتها على المنقولات المملوكة للدولة التي تشتري أصلا بقصد تأجيرها للغير كالمعدات الزراعية وإنما تخضع للنظام الخاص بها.

الفصل الرابع في صرف الأصناف إلى المخازن الفرعية والمحلية

مادة 277

يكون الصرف من المخازن المركزية إلى المخازن الفرعية أو من هذه المخازن الأخيرة إلى المخازن المحلية بناء على طلب صرف يحرره أمين المخزن الطالب من أصل وثلاث صور أو بناء على أمر كتابي من مدير المخازن تبين فيه الأصناف المراد صرفها والمخزن المصروف إليه والغرض من الصرف.ويراعى في حالة بناء على طلب بذلك إستيفاء البيانات والإجراءات المقررة في المواد 259،262،260،263

 من هذه اللائحة، على أن يعرض الطلب على مدير المخازن في حالة الصرف من المخازن المركزية أو على أمين المخزن المسؤول إذا كان الصرف من مخزن فرعي وبإذن المدير أو الأمين على حسب الأحوال، بالصرف بعد إجراء ما يراه من تعديلات على الطلب ويجب بيان أسباب عدم صرف الأصناف المطلوبة بالكامل في حالة تعديل الطلب، فإذا كان ذلك لعدم توافر الكميات المطلوبة بالمخزن وجب ذكر التاريخ المتوقع توافرها فيه.

مادة 278

يحتفظ أمين المخزن الذي تصرف منه الأصناف بأصل طلب الصرف وصورة منه للاستعانة بها في إجراء القيود اللازمة بدفتر الأستاذ أو ببطاقات حركة المخزن، ويجب أن يحمل أصل الطلب التوقيع بالاستلام من مندوب المخزن الطالب إذا كان موجودا أو أن يؤشر عليه بما يفيد شحن الأصناف والطريقة التي شحنت بها، وتعاد الصورتان الأخريان من الطلب إلى أمين الذي صرفت منه الأصناف، وتعتبر هذه الصورة هي الدليل على تمام الإستلام وتتخذ أساسا لاستيفاء القيود الدفترية.وعلى أمين المخزن المرسل أن يتابع إجراءات التسليم حتى يتلقى من المخزن الطالب ما يفيد استلامه للأصناف المرسلة إليه.

مادة 279

على أمين المخزن المرسل أن يراجع بكل دقة الأصناف المرسلة إلى المخازن المرسل إليها وأن يعد بها قائمة من أربع نسخ، وعليه وزن تلك الأصناف قبل التعبئة وبعدها وكتابة الوزن الصافي و الوزن القائم على الطرود من الخارج.ويراعى عند التعبئة اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لحماية الأصناف من التلف أو الكسر.ويراجع الأصناف بعد تعبئتها وقبل إقفال الطرود مراجع بالمخزن، ويوقع على قائمتها بما يفيد المراجعة، وتوضع نسختان من هذه القائمة داخل الطرود التي يجب أن تقفل قفلا محكما وتختم بالرصاص إذا دعا الأمر وتسلم على الناقل مقابل إيصال منه بذلك.وترسل المستندات إلى أمين المخزن المرسل إليه بالبريد المسجل العاجل، على أن يراعى دائما وصول المستندات قبل وصول الأصناف إليه.

مادة 280

يتولى أمين المخزن عند وصول الأصناف إليه معاينة الطرود من الخارج للتحقق من سلامتها وعدم العبث بها أو بمحتوياتها، فإذا اشتبه في وقوع شيء من ذلك أمر فورا بفتحها في حضور مندوب الناقل ومعاينة محتوياتها والمطابقة بينها وبين قائمة الأصناف الموجودة بداخل الطرود مع إثبات أي اختلاف بينها في محضر موقع عليه منه ومن مندوب الناقل وتقيد قيمة الأصناف أو المفقودة والتي تثبت مسؤولية الناقل عنها دينا عليه إلى حين التصرف نهائيا فيه.

مادة 281 

تفرغ محتويات الطرود وتراجع مفرداتها مع قائمة الأصناف الموجودة بداخلها وبالمستندات المرفقة حيي يتم التحقق من سلامة الأصناف، کل کسر أو تلف أو إختلاف يحرر بشأنه محضر يوقع عليه أمين المخزن ومساعده، وتدرج على نسخة من طلب الصرف البيانات الصحيحة من واقع المعاينة وتعاد هذه النسخة بعد توقيعها إلى المخزن المرسلة منه الأصناف لتصحيح قيوده وتحديد أسباب التلف أو الكسر أو الإختلاف.

مر282ادة يحرر بالأصناف المرسلة من مخزن إلى آخر إذن استلام وفقا لأحكام المادة 243 لاستخدامه في إستيفاء القيود الدفترية بالمخازن.

الباب الرابع في إعادة الأصناف إلى المخازن

مادة 283

تعاد الأصناف الآتية إلى المخازن:

1. العهد الشخصية أو المصلحية بعد إنتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
2. الأصناف المستديمة التي لم تعد تصلح للاستعمال في الغرض المخصصة له.
3. الأصناف المعارة و المؤجرة بعد انتهاء الإعارة والإيجار.
4. الأصناف التي صرفت بطريق الخطأ أو بالزيادة أو التي لا تكون مطابقة للمطلوب.

مادة 284

عند إعادة الأصناف للمخزن يحرر طلب إعادة أصناف على النموذج رقم م خ-6 تبين فيه تفاصيل الأصناف وأسباب إعادتها للمخزن مع إعطاء البيانات التي تبين تاريخ صرفها ومستند الصرف.

مادة 285

عند إعادة الأصناف المستديمة للمخزن بسبب عدم صلاحيتها للاستعمال في الأغراض التي صرفت من أجلها يجب معاينتها للتثبت من أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال، وأن ذلك لا يرجع إلى الإهمال أو التلف العمدی.ويجب التأكد من أن الصنف المعاد هو ذات الصنف السابق صرفه، فإذا تعذر ذلك وجب التأكد على الأقل من أنه من ذات النوع والطراز المستخدم بالمصلحة ولا يجوز إعادة الصنف المستديم إلى المخزن بقصد استبداله بمجرد حلول التاريخ الفرضى لاستهلاكه إلا إذا ثبت بصورة قاطعة من الفحص ألا فائدة ترجى من إصلاحه.

مادة 286

إذا أعيدت الأصناف إلى المخازن قبل حلول التاريخ الفرضي استهلاكها، وثبت من الفحص أنها أصبحت غير صالحة للإستعمال بسبب الإهمال أو سوء الاستعمال فليزم المسؤول بالفرق بين قيمة الصنف الجديد بالسوق أو الدفاتر أيهما أكبر مخصوما منها مقابل الاستهلاك حسبما يحدده رئيس المصلحة المختصة وبين القيمة المقدرة للصنف بعد إستعماله.

مادة 287

إذا تبين أن الأصناف المعادة تالفة وغير صالحة للإستعمال أو الإصلاح فيجب أن يقدر ثمنها وأن توضع عليها علامة مميزة، وتقيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن ” الأصناف الخردة ” مع إثبات وزنها أو عددها أو مقدارها.

مادة 288

الأصناف الجديدة التي تعاد للمخازن بسبب صرفها بطريق الخطأ أو زيادتها عن الحاجة يجب فحصها قبل قبولها وتسلم بمقتضى شهادة إدارية وتضاف إلى عهدة المخازن.

مادة 289

لا يجوز لأمناء المخازن قبول إعادة أي صنف إلى المخازن بصفة نهائية إلا بعد معاينته بمعرفة المختصين وإلا كانوا مسؤولين عن الأضرار التي تحدث بسبب ذلك، على أنه يجوز لهم قبول الأصناف المعادة بصفة مبدئية ريثما يتم فحصها ويتقرر استلامها.

مادة 290

في جميع الأحوال التي يتقرر فيها إعادة أصناف إلى المخازن، يجب أن يحرر بها إذن إستلام على أن ترسل نسخة منه مع طلب إعادة الأصناف للجهة الوارد منها الصنف، ويخصم الصنف من حساب صاحب العهدة.

مادة 291

لا يجوز صرف بديل للصنف المعاد إلا بعد موافقة مدير المخازن إلا إذا اقتضت الحاجة العاجلة أو ضرورة سير العمل صرف الصنف البديل قبل ذلك.ولا يجوز صرف بدل المستهلك من قطع الغيار والمصابيح الكهربائية وما يماثلها إلا بعد إعادة الصنف المستهلك أو بقاياه.

الباب الخامس في الرقابة على المخازن

الفصل الأول في جرد المخازن

مادة 292

يتم جرد المخازن خلال السنة بطريقة الجرد الجزئي، كما يتم جردها جردا كليا شاملا على مراحل مرة كل سنة وتدون لجنة الجرد في تقريرها النسبة التي راجعتها من كل صنف في كل مرة.ويراعى عند الجرد الجزئي حصر الأصناف وفئاتها وعددها أو مقدارها ووزنها بدقة وعناية، أما الجرد الكلي فيراعى فيه جرد كل صنف من الأصناف الموجودة بالمخازن

على حدة وبيان قيمتها بعد حساب التكاليف الكلية لها ومقارنتها بالحساب الموجود بدفتر أستاذ المخازن وتحديد العجز أو الزيادة في الموجود فعلا عما هو ثابت في السجلات.

مادة 293

يتم الجرد الجزئي على مدار السنة وذلك بإختيار عينة كل يوم من عدد من الأصناف، وحصرها ومقارنتها بالأرقام المدونة بدفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن وضبط الفروق سواء بالزيادة أو النقص، ويشمل الجرد الجزئي جميع الأصناف الموجودة بالمخازن سواء كانت مستديمة أو استهلاكية أو خردة.

مادة 294

تحدد الأصناف التي يجري جردها يوميا بمعرفة الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو البطاقات وذلك بإدراج تلك الأصناف

على النموذج رقم م خ-8 مع بيان تاريخ اليوم ورقم كل صنف و إسمه، ويحال هذا النموذج إلى الموظف المعين لإجراء الجرد الذي يتولى حصر الموجود الفعلي من كل صنف وتدوينه في النموذج في الخانة المخصصة لذلك، ويراجع النموذج بعد إنتهاء الحصر موظف أخر بالمخزن.ويوقع النموذج المشار إليه من كل من القائم بالجرد والمراجع بما يفيد إتمام الجرد ومراجعته ثم يعاد إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو البطاقات وعليه أن يقيد في الخانة المخصصة لذلك النموذج مقدار كل صنف من واقع دفتر الأستاذ أو البطاقات مع التأشير على الدفتر أو البطاقات بتاريخ هذا الجرد وصحته إذا كان كذلك، أما إذا تبين وجود فرق بين الموجود الفعلي و بين ما هو ثابت في السجلات فعلية إخطار مدير المخازن أو أمين المخزن المختص بحسب الأحوال لإجراء التحقيق اللازم للتعرف على أسباب الفرق وتسويته.وتعتمد نتيجة الجرد بتوقيع مدير المخازن أو أمين المخزن المختص على النموذج بما يفيد ذلك، وتحفظ النماذج الدالة على إجراء الجرد الجزئي في ملف خاص مرتبة حسب تواريخها.

مادة 295

يجري الجرد الكلي الشامل في مواعيد تحدد بالاتفاق بين وكيل وزارة الخزانة ورئيس الجهة الإدارية المختصة.وتتولى الجرد لجان يصدر بتحديدها قرار من وكيل وزارة الخزانة وتشكل كل لجنة من عدد لا يقل عن 3 موظفين وترسل نسخ من تقاريرها لوكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة.

مادة 296

يجب أن تكون جميع المستندات الخاصة بإستلام أو صرف أو شطب أو بيع الأصناف مقيدة بالدفاتر والبطاقات وذلك قبل الموعد المحدد للجرد.ولا يجوز أثناء أعمال الجرد إستلام أو صرف أية أصناف ويجب حفظ الأصناف الواردة خلال تلك في مكان مستقل داخل طرودها ودون أن تفتح، فإذا كانت هذه الأصناف مستوردة من الخارج وسجلت في الحسابات، أدخلت في الجرد من واقع مستنداتها دون حصرها فعليا وتدرج في كشف الجرد تحت قسم ” أصناف واردة أثناء الجرد”.ويجوز بالنسبة إلى طلبات صرف الأصناف العاجلة التي يرى مدير المخازن أو أمين المخزن المختص بحسب الأحوال أنها لا تحتمل الإرجاء، أن يأمر كتابيا بالصرف مع تعديل سجلات وبطاقات الجرد بما يتفق مع ذلك.

مادة 297

يعد مدير المخازن قبل حلول موعد الجرد الكلي بوقت كاف بطاقات ذات أرقام مسلسلة طبقا للنموذج رقم م خ-9 ليقيد بها رقم كل صنف وإسمه وثمنه ومقدار الموجود الفعلي منها بالمخازن والمقدار المقيد بالسجلات و الفرق بينهما سواء بالزيادة أو النقص.

مادة 298

يدون الموظف المعهود إليه بدفتر أستاذ المخزن إسم كل صنف ورقمه على البطاقات المشار إليها في المادة السابقة بمراعاة تسلسل أرقامها، على أن يفرغ من ذلك قبل التاريخ المحدد للجرد.وتوزع البطاقات على الأرفف والخانات التي توجد بها الأصناف وتبدأ لجان الجرد عملها بحيث يتولى أحد الأعضاء تحديد المقادير الموجودة من كل صنف وإثباتها في البطاقة الخاصة به والتوقيع عليها بما يفيد ذلك، ثم يتبعه آخر بمراجعة الإحصاء عن طريق إعادته والتوقيع عليها بما يفيد ذلك، ثم يتبعه أخر بمراجعة الإحصاء عن طريق

إعادته والتوقيع على البطاقة بما يفيد المراجعة فإذا وجد فرقا طلب من زميله تعديل الأرقام بعد إجراء الإحصاء من جديد في حضورهما.وعلى مدير المخازن بالنسبة إلى المخازن وأمين المخزن المختص في المخازن الفرعية أو المحلية، الإشراف على أعمال الجرد، ولا يجوز إسناد ذلك إلى أحد من مساعديهما ويراعي أن تتم أعمال الجرد بكل دقة وسرعة.

مادة 299

تجمع بطاقات الجرد بعد الإنتهاء منه وترتب حسب أرقامها التسلسلية للتحقق من وجودها كاملة ثم تحال إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن لتدوين الموجود من كل صنف من واقع سجلاته على البطاقة الخاصة به.وتحصر الفروق بالزيادة أو النقص من واقع بطاقات الجرد، ويوافي مدير المخازن بنتيجة الجرد في كل مخزن من المخازن التابعة له، ويعد کشفا عاما من أربع نسخ بالأصناف الموجودة بالمخازن حسبما هو ثابت في نتائج الجرد تبين به الفروق التي يثبت أنها نتيجة عجز فعلية في الأصناف ويقدم الكشف مرفقا بملاحظات مدير المخازن إلى رئيس المصلحة التي يتبعها الإعتماد على مدير المخازن وموافاة كل من وكيل الخزانة وديوان المحاسبة بنسخة منه.

مادة 300

يتم حصر العجز من واقع كشف الجرد وتسوي قيمته على حساب الموظف المسؤول بعد استبعاد ما يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد وذلك إلا إذا كانت هناك زيادة مساوية للعجز في صنف آخر بديل بحيث يحتمل وقوع خلط بينهما في الصرف فيحصل الفرق بين قيمتي الصنفين.ولا يعتد في تسوية العجز بأية زيادة تكون في بعض الأصناف الأخرى وذلك بإستثناء الحالة المشار إليها في الفقرة السابقة.وتتم التسوية بالإصدار إذن صرف أصناف بإسم الموظف المسؤول وتقيد القيمة سلفة عليه تحت التحصيل أو تورد نقدا إذا رغب الموظف في ذلك وتخطر وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بالتسويات التي تتم سدادا لأي عجز.

مادة 301

لا يجوز إجراء مقاصة بين ما يكشف عنه الجرد من عجز أو زيادة وبين أية زيادة أو عجز ظهرت في جرد سابق إلا إذا ثبت على وجه اليقين أن الفرق السابق هو بذاته الفرق الحالي وتعدل القيود في سجلات المخزن على ضوء ذلك بعد اعتماده من رئيس المصلحة التي يتبعها المخزن.

الفصل الثاني في التفتيش على المخازن

مادة 302

مع عدم الإخلال بحق المصلحة التي تتبعها المخازن في التفتيش عليها، تختص الإدارة العامة للتفتيش بوزارة الخزانة بالتفتيش على المخازن العامة والمخصصة.ويشمل التفتيش مراجعة السجلات الحسابية للمخازن والإجراءات المتبعة في شأن استلام وصرف الأصناف وطريقة حفظها والتحقق من دقة تنفيذ أحكام هذه اللائحة، وللمفتش في سبيل قيامه بمهمته أن يجرد بعض الأصناف للتأكد من سلامة القيود الدفترية وتطابقها مع الموجود الفعلي من الأصناف.وعلى المفتش أن يطلع على التقارير السابقة وأن يتحقق من أن ما ورد بها من ملاحظات قد أخذ بعين الإعتبار وأن ما ظهر من أوجه النقص قد عولج بطريقة مرضية وعليه أن يشير إلى ذلك في تقريره.ويجب على المفتش كلما كان ذلك ممكنا إسداء النصح والمشورة للمسؤولين عن المخازن لتسيير أعمالهم بما يتفق وأحكام القانون.

مادة 303

يعد المفتش تقريرا بنتائج عمله يضمنه ما تبينه من مخالفات وصعوبات في العمل وما يقترحه في هذا الشأن، ويقدم التقرير على مدير عام الإدارة العامة للتفتيش الذي يحيله بعد اعتماده على وكيل الوزارة للتصرف مع موافاة وكيل وزارة الخزانة بصورة منه.ولوكيل وزارة الخزانة أن يبعث بصور تقارير التفتيش على المخازن إلى ديوان المحاسبة لاطلاعه عليها.

مادة 304 

على كل جهة إدارية توجه إليها ملاحظات بمناسبة التفتيش على مخازنها أن ترد عليها خلال شهر من ورود الملاحظات إليها بما اتخذته من إجراءات في شأنها.

الفصل الثالث في الأصناف المفقودة والتالفة

مادة 305

إذا أكتشف فقد أية أصناف أو تلفها أثناء وجودها في المخازن أو في عهدة احد الموظفين أو إحدى الجهات الحكومية، وجب على المسؤول عن عهدة هذه الأصناف أن يبلغ الأمر فورا إلى مدير المخازن الذي يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسؤولية، وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن.

مادة 306

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة جنيهات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير المخازن.أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها رئيس المصلحة المختص من ثلاثة موظفين أحدهم من موظفي المصلحة ممن لا صلة لهم بالمخزن أو العهدة والآخران من إدارة حسابات المحافظة وإحدى المصالح التي تستعمل الصنف المفقود أو التالف يختارهما رئيس الحسابات ورئيس مصلحة المذكورة وتعد اللجنة تقريرا بما تنتهي إليه تحرياتها ورأيها وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحدث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد ويقدم التقرير على رئيس المصلحة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة لجريمة أو إشتبه في أن يكون كذلك، وجب عليه إبلاغ الجهات المختصة لإتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن.وعلى رئيس المصلحة في جميع الأحوال إخطار وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات في شأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 307

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التي يثبت أن سبب فقدها أو تلفها يرجع على سوء الاستعمال أو الحفظ على النحو الآتي:

• أ- إذا كانت أصنافا مستديمة حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر ويجوز بموافقة رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن إستنزال نسبة معينة من القيمة مقابل الاستهلاك فإذا كان من الممكن إصلاح التلف إكتفى بتحصيل تكاليف الإصلاح.
• ب- إذا كانت أصنافا إستهلاكية حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر.الفصل الثالث في الأصناف المفقودة والتالفة

مادة 308

إذا أكتشف فقد أية أصناف أو تلفها أثناء وجودها في المخازن أو في عهدة احد الموظفين أو إحدى الجهات الحكومية، وجب على المسؤول عن عهدة هذه الأصناف أن يبلغ الأمر فورا إلى مدير المخازن الذي يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسؤولية، وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن.

مادة 309

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة جنيهات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير المخازن.أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها رئيس المصلحة المختص من ثلاثة موظفين أحدهم من موظفي المصلحة ممن لا صلة لهم بالمخزن أو العهدة والآخران من إدارة حسابات المحافظة وإحدى المصالح التي تستعمل الصنف المفقود أو التالف يختارهما رئيس الحسابات ورئيس مصلحة المذكورة وتعد اللجنة تقريرا بما تنتهي إليه تحرياتها ورأيها وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحدث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد ويقدم التقرير على رئيس المصلحة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة لجريمة أو إشتبه في أن يكون كذلك، وجب عليه إبلاغ الجهات المختصة لإتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن.وعلى رئيس المصلحة في جميع الأحوال إخطار وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات في شأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 310

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التي يثبت أن سبب فقدها أو تلفها يرجع على سوء الاستعمال أو الحفظ على النحو الآتي:

• أ- إذا كانت أصنافا مستديمة حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر ويجوز بموافقة رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن إستنزال نسبة معينة من القيمة مقابل الاستهلاك فإذا كان من الممكن إصلاح التلف إكتفى بتحصيل تكاليف الإصلاح.
• ب- إذا كانت أصنافا إستهلاكية حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر.

ويجب في جميع الأحوال إضافة المصاريف الإدارية بما لا يزيد على 10 بالمائة من قيمة الأصناف وتتم بإصدار إذن صرف بالأصناف المفقودة أو التالفة بإسم المسؤول عن فقدها أو تلفها وقيد قيمتها سلفة شخصية عليه تستوفي نقدا أو بطريق الخصم من المرتب بحسب الأحوال إذا كانت من بين الأصناف الموجودة بالمخازن أو في عهدة أحد الموظفين أو إحدى الجهات غير الحكومية، أما إذا كانت في عهدة إحدى الجهات الإدارية فتسوي طبقا لأحكام المادة 158 ووفقا للإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 311

يتم شطب الأصناف المفقودة أو التالفة وفقا لحكم المادة 25 من قانون النظام المالي للدولة وتسوى قيمة الأصناف التي يتقرر شطبها خصما على البند المخصص لذلك في الميزانية.

الباب السادس في تحديد الأصناف الخردة والتصرف فيها

مادة 312

يجب الإعتبار الأصناف غير قابلة للإستعمال أو للاستفادة بها في أي غرض عام من الأصناف الخردة، أن يوصي بذلك مدير المخازن وأن تعتمد توصيته من رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن.ويجب إخطار وكيل وزارة الخزانة بكل صنف يتقرر اعتباره خردة.

مادة 313

يشكل وكيل وزارة الخزانة لجنة من أحد مفتشي الإدارة العامة للتفتيش ومندوب عن إحدى المصالح الفنية تتولى معاينة الأصناف الخردة للتثبت من عدم صلاحيتها تماما للاستعمال واقتراح طريقة التصرف فيها وتقدم اللجنة تقريرها إلى وكيل وزارة الخزانة ليقرر ما يراه من تصرف في شأن تلك الأصناف، وإبلاغ ديوان المحاسبة بما يتقرر في هذا شأن.

مادة 314

يكون التصرف في الأصناف الخردة إما ببيعها أو إعدامها، ويحرر محضر بالإجراءات التي يتقرر اتخاذها في هذا الشأن وتحال نسخ منه إلى وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة والمصلحة التي تتبعها المخازن ويحتفظ منه ضمن مستندات المخازن.وتستنزل قيمة الأصناف المذكورة بعد التصرف فيها من عهدة المخزن.

الباب السابع في بيع الأصناف

مادة 315

لا يجوز بيع الأصناف الجديدة من المخازن للأفراد أو الجهات غير الحكومية ويستثنى من ذلك: –

1. الأصناف التي تعدها الجهات الحكومية بقصد البيع.
2. الأصناف المصرح بشرائها بقصد بيعها للهيئات والأفراد.
3. الكتب المدرسية والمطبوعات والخرائط والنشرات المعدة للبيع.
4. منتجات المزارع والمصانع الحكومية.
5. العينات التي تعتبر من النماذج وتلك التي تعتمد لتوريد مثيلها.
6. الأدوية والمواد الإسعافية التي ترخص وزارة الصحة العامة ببيعها في أحوال خاصة.
7. الأصناف التي تصرح وزارة الخزانة ببيعها لظروف خاصة ويكون بيع الأصناف الأخيرة بناء على طلب يقدم من الوزارة أو المصلحة المختصة تبين فيه الظروف المبررة للبيع، فإذا كانت تلك الأصناف من بين الأصناف التي يخشى عليها من التلف فيجب إيضاح أسباب بقائها دون إستعمال وتحديد المسؤول عن تخزين كميات كبيرة منها، أما إذا كانت الأصناف المطلوب التصريح ببيعها زائدة عن الحاجة فيجب أن يرفق بالطلب تعهد بعدم شراء أصناف مماثلة خلال الفترة اللاحقة للبيع، على انه جدت ظروف طارئة إستثنائية فيجوز شراء أصناف مماثلة خلال تلك الفترة بقرار من وكيل الوزارة المختص بعد إبلاغ وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة.

مادة 316

يجب على كل جهة إدارية ترغب في بيع أصناف لديها أن ترسل قبل إتخاذ إجراءات البيع بوقت كاف إلى إدارة المخازن والمشتريات والوزارات والمصالح الأخرى بيانا تفصيليا بالأصناف المرغوب في بيعها وكمياتها وأن تطلب منها إفادتها عما تحتاجه منها مع تحديد موعد مناسب لمعاينتها وإتخاذ إجراءات صرفها، فإذا لم يصل أي طلب خلال الموعد المحدد، شرع في اتخاذ إجراءات البيع.ويستثنى من حكم الفقرة الأصناف الخردة والأصناف التي لا تستعملها إلا المصلحة الراغبة في البيع، والأصناف سريعة التلف بعد الحصول على موافقة وكيل وزارة الخزانة.

مادة 317

يكون ثمن البيع الأساسي للأصناف الجديدة هو سعر شرائها فإذا لم تكن قد دخلت المخازن بطريق الشراء فيكون ثمنها الأساسي هو قيمتها المقدرة بالسجلات.

أما الأصناف المستعملة فيحدد ثمن بيعها الأساسي بسعر الشراء أو الثمن المقدر بالسجلات حسب الأحوال بعد إستنزال نسبة معينة يعتمدها رئيس المصلحة مقابل الاستهلاك.ويكون الثمن الأساسي لبيع الأصناف الخردة هو قيمة التي تحددها لجنة الفحص لها بعد اعتمادها من رئيس المصلحة.ويراعي في جميع الأحوال لإضافة المصروفات الإدارية بما لا يجاوز 10 بالمائة من قيمة الأصناف المراد بيعها، وفي جميع الأحوال يضاف ثمن بيع الأصناف على الإيرادات.