قرار رقم 11 لسنة 1985 م في شأن اعتماد العمل بلائحة المخازن لجهاز تربية الأبقار

قرار رقم 11 لسنة 1985 م في شأن اعتماد العمل بلائحة المخازن لجهاز تربية الأبقار

اللجنة الشعبية العامة للاستصلاح الزراعي وتعمير الأراضي، 

• بعد الاطلاع على القانون رقم 13 لسنة 1981 م بشأن اللجان الشعبية.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 528 لسنة 1984 م بإنشاء جهاز تربية الأبقار.
• وعلى قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 908 لسنة 1984 م بإعادة تنظيم أمانة الاستصلاح الزراعي وتعمير الأراضي.
• و على قرار اللجنة الشعبية العامة رقم 911 لسنة 1984 م بتشكيل لجنة إدارة جهاز تربية الأبقار.
• وعلى ما عرضه الأخ / أمين اللجنة الادارية لجهاز تربية الأبقار.

قررت

مادة 1

يعتمد العمل بلائحة المخازن – المرافقة – في شأن جهاز تربية الأبقار.

مادة 2

على الجهات المختصة تنفيذ هذا القرار، ويعمل به من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية.

• اللجنة الشعبية العامة للاستصلاح الزراعي وتعمير الأراضي.
• صدر فى 01 أغسطس 1985 م.

لائحة المخـازن لجهاز تربية الأبقار

الباب الأول في موظفى المخازن وواجباتهم وحفظ الأصناف بالمخازن والسجلات

الفصل الأول في موظفي المخازن وواجباتهم

مادة 1

يكون لكل مخزن أمين، ويكون الأمين مسئولا عن عهدة المخزن وتنفيذ أحكام هذه اللائحة.

وعليه، وعلى وجه الخصوص القيام بما يلى:

1. التحقق من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو وزنها ومواصفاتها.
2. المحافظة على نظام المخزن، وصيانة الأصناف من كل ما من شأنه يعرضها للتلف أو الفساد، ولا يعفى من المسئولية إلا اذا ثبت أن الفقد أو التلف، كان السبب خارج عن إرادته ولم يكن في الإمكان توقيه.
3. ألا يبقى في عهدته أصنافاً زائدة عن الحاجة، وعليه أن يقدم كشفاً بذلك من وقت لآخر الى رئيس القسم المسئول للتصرف.
4. أن يقوم من وقت لآخر بتفقد الأصناف التي لها مدة صلاحية معينة والتي تتلف بمضي الوقت لعدم استعمالها، وعليه أن يبذل العناية اللازمة فى طريقة حفظها وصيانتها وأن يرفع مذكرة بشأنها قبل فوات الأوان إلى رئيس القسم المسئول.
5. أن يقوم بطلب توريد الصنف الى رئيس القسم المسئول متى وصل الصنف بالمخزن إلى الحد الأدنى.
6. اخطار رئيس القسم المسئول بالأصناف الزائدة التي أصبحت موقوفة للصرف أو التى مر عليها أكثر من سنة بدون صرف رغم وجودها.
7. امساك السجلات اللازمة لقيد الوارد والمنصرف لكل صنف.

مادة 2

لا يجوز لأمين المخزن أن ينيب أحداً عنه الا بموجب موافقة كتابية من أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية أو من يفوضه بحسب الحال ولا تعفى هذه الموافقة فى حالة صدورها أمين المخزن من مسئولية عما في عهدته وإذا كان لأمين المخزن مساعد جاز أن يحل المساعد محله في حالة غيابه ويوقع المساعد مع الأمين على كشوف عهدة المخزن ويعتبر مسئولا بالتضامن مع أمين المخزن.

مادة 3

1. لا يجوز لأمين المخزن ترك العمل سواء بسبب النقل أو الاجازة أو انتهاء الخدمة إلا بعد تسليم ما في عهدته.
2. يتم تسليم العهدة بمحضر تسليم واستلام بحضور موظف ثالث يندبه رئيس القسم المختص ويوقع على المحضر كلا من المسلم والمستلم والموظف المراقب.
3. فى حالة وفاة أمين المخزن أو انقطاعه عن العمل يشكل رئيس القسم المختص لجنة الجرد المخزن، ويجرى صرف الأصناف من المخزن تحت إشراف اللجنة حتى يتم الجرد ويسلم المخزن الى الأمين الجديد ويكون التسليم بموجب محضر يوقع من اللجنة والأمين.

الفصل الثاني في حفظ الأصناف بالمخازن

مادة 4

تقسم المخزونات بالنظر الى طبيعتها إلى الأصناف الآتية:

• أ. الأصناف المستديمة، وهي التي لا تنفذ بالاستعمال.
• ب. الأصناف الاستهلاكية وهن التي تنفذ بالاستعمال.
• ج. الأصناف الخردة، وهى الناتجة عن الاستعمال المعتاد بحيث أصبحت غير صالحة له ولا يمكن اصلاحها.

وتعد قوائم الأصناف المستديمة والاستهلاكية مرتبة حسب حروفها الأبجدية ويعطى منها مسلسلا يعرف برقم الصنف.

مادة 5

لا يجوز أن تحفظ بالمخزن أصناف لا تخص الجهة التابع لها المخزن.

مادة 6

يحفظ كل صنف بالمخزن بطريقة تلائم طبيعته مع الفصل بين كل صنف و آخر و بحيث يؤدي نظام الحفظ الى سهولة اتباع طريقة ما يرد أولا يصرف أولا.

مادة 7

يراعى فى حفظ الأصناف أن تتوفر لها أسباب الوقاية التامة وذلك عن طريق اتخاذ الاحتياطات اللازمة لمواجهة العوامل الجوية وأية عوامل تسبب تلفها وعن طريق تهويتها ان كانت تحتاج إلى تهوية، وتوفير أسباب مكافحة الحريق إن كانت من الأصناف القابلة للاحتراق.

مادة 8

يراعى بالنسبة لأية مخازن غير مسقوفة ما يلى:

• أ. أن يقتصر استعمال هذه المخازن على بعض الأصناف التي لا تتأثر بالعوامل الجوية، أو زهيدة القيمة أو ذات الأحجام الكبيرة التي يصعب سرقتها أو سريعة الدوران أن لا تتأثر بطول تخزينها في العراء.
• ب. ضرورة تنفيذ هذه المخازن بوسائل تغطية ملائمة وبقواعد أرضية لحماية الموجودات من التلف.
• ج. أن يتم ترتيب الأصناف وتنسيقها بحيث يتيسر جردها واكتشاف فقد أية كمية منها.

وعلى الجهات التي لديها مثل هذه المخازن أن تقدم خطة لتحويلها الى مخازن مغلقة.

الفصل الثالث في السجلات

مادة 9

يمسك أمين المخزن السجلات الآتية:

1. سجلاً لحصر الأصناف المضافة لعدته والمخصوم منها الرصيد أول بأول من واقع أذون الاستلام والصرف مع بيان الكمية ويستعمل هذا السجل لسنة مالية واحدة.
2. سجلاً مستقلا لكل الأصناف المستديمة والمستهلكة والمرتجعات.
3. سجلاً للأصناف المستديمة المسلمة كعهدة شخصية يبين الموجود منها وتوزيعه.
4. ملف لكل صاحب عهدة شخصية يرفق به المستندات الخاصة بالإضافة والصرف.
5. سجلاً خاصاً لمتابعة توريد الأصناف السابق خروجها بقصد إصلاحها أو تشغيلها أو إعارتها أو تأجيرها.
6. بطاقات للأصناف الموجودة بالمخزن تبين مقدار الوارد والمنصرف والرصيد المتبقى أولا بأول مع بيان الحد الأدنى الخطر وحد اعادة الطلب.

مادة 10

يمسك لدى حسابات المخازن سجل مراقبة مماثل للسجل الممسوك بمعرفة أمين المخزن، وتقيد به نفس العمليات المخزنية كمية وقيمة وتطابق شهرياً معه، و تفحص أسباب الاختلاف فوراً لتحديد المسئول عنه ويضع رئيس قسم الشئون المالية والادارية نظام القيد في هذه السجلات.

مادة 11

تختم جميع صفحات السجلات، وكذلك البطاقات، بخاتم الجهاز قبل استعمالها مع ترقيم الصفحات بأرقام مسلسلة، وتحفظ في أماكن أمينة وفى عهدة المسئولين عنها.

الباب الثاني في تزويد المخازن بالأصناف والتوريد والاستلام

الفصل الأول في تزويد المخازن بالاصناف

مادة 12

1. يجب وضع تنظيم لتزويد المخازن بالأصناف يراعى فيه ضرورة تحديد كلا من الحد الأدنى والحد الأعلى وحده، اعادة الطلب لكل صنف بالمخازن.
2. يراعى فى تحديد الحد الأدنى الموقف اللازم للتوريد والفترة اللازمة لإجراء المشتريات محلياً وفي الخارج.
3. يراعى في تحديد الحد الأعلى:

• أ. قابلية المواد للتخزين ومدى تعرضها للتلف.
• ب. عدم زيادة المخزون من الحد المناسب من ناحية التكلفة الاقتصادية وإمكانيات التمويل.
• ج. مدى توفر الأصناف في السوق.
• د. مدى التغير فى المواصفات.
• هـ. تقلبات الأسعار.
• و. إمكانيات التخزين.

4. يراعى بالنسبة لحد اعادة الطلب الحد الأدنى للتخزين مضافاً إليه ما يفي بالاحتياجات خلال فترة زمنية من وقت إعداد الطلب حتى تاريخ استلام المخازن الأصناف نهائياً

ويراعى إثبات هذه الحدود بسجلات المخازن الممسوكة بمعرفة أمناء المخازن وبسجلات المراقبة لدى حسابات المخازن.

مادة 13

يجوز في الظروف الاستثنائية تكوين احتياطيات مخزنية – طبقاً للاعتبارات الخاصة وموطن الاستيراد والظروف الاقتصادية والإمكانيات المالية ويكون تقرير ذلك لأمين الجهاز أو أمين الفرع أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية كلا في دائرة اختصاصه.

مادة 14

لا تقبل أية أصناف بالمخازن ما لم تكن مصحوبة بالمستندات الدالة على مسبب إدخالها.

مادة 15

يحرر بالأصناف الواردة الى المخازن اذن استلام على النموذج المقرر من أصل وصورتين يسجل فيه بيان بالأصناف الواردة وجهة التوريد وسببه اذا كان تنفيذاً لعقد أو كانت الأصناف واردة من مخزن آخر أو من جهة رسمية أو مرتجعة.

وترقم أذونات الاستلام ترقيماً مسلسلا يبدأ من بداية السنة المالية على أن تذكر مع السنة المالية الجارية.

ويحال أصل إذن الاستلام الى الجهة المختصة بالمشتريات لاتخاذ إجراءات الصرف بمقتضاه، وترسل صورة الحسابات المخازن، وتحفظ الصورة الثانية والثابتة لدى أمين المخزن المختص للقيد منها في السجل المخصص لذلك.

مادة 16

عند القيام بتوريد الأصناف المطلوبة منه في الموعد المحدد بأمر التوريد بتسليمها أمين المخزن بعد فحصها.

وعلى أمين المخزن أن يستعين فى فحصها بخبرة مندوب من الجهة المختصة إذا كانت الأصناف ذات طابع فى خاص وفي الحالات التي ينص عقد التوريد على لجنة فنية تختص بفحصها وقبول استلامها فلا يجوز استلامها إلا بمعرفة تلك اللجنة.

وتجرى معاينة الأصناف بالمقارنة بالمعينات المحفوظة لدى المخزن وتجرى المواصفات الواردة بالعقد، وتحفظ الأصناف المرفوضة على حده لحين الفصل في أمرها.

ويحرر محضر من نسختين يبين فيه بكل دقة ما أتخذ من إجراءات لمعاينة هذه الأصناف الواردة مع بيان النسب التى أجرى الفحص عليها من مجموع الأصناف إذا كانت كثيرة العدد أو المقدار، ويحال المحضر إلى أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية أو من يفوضه بحسب الحال.

مادة 17

في حالة اعتماد استلام الأصناف، تجري مراجعتها بالتفصيل على قائمة الحساب من حيث الكمية أو الوزن أو القياس، ويوقع أمين المخزن على قائمة الحساب بما يفيد أن الأصناف وردت صحيحة وسلمت بالمخزن ويتولى قيدها أولا بأول فى السجل المختص لذلك ويحفظ لديه صورة قائمة الحساب بعد التأشير عليها برقم صحيفة السجل التي سجلت عليها الأصناف ويجرى قيد الأصناف الموردة على بطاقات الأصناف.

مادة 18

ترسل المستندات عقب انتهاء الاجراءات المشار اليها في المادة السابقة الى الجهة المختصة بالمشتريات التي تحفظ لديها نسخة قائمة الحساب وتحيلها من طلب الشراء وأمر التوريد وأصل اذن الاستلام الى القسم نسخة المالي المختص لاتخاذ إجراءات الصرف.

مادة 19

يفصل أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية بحسب الحال أو من يفوضه فيما يثور من خلاف بين أمين المخزن والمورد حول مطابقة الأصناف للمواصفات و له أن يستعين في ذلك برأى الفنيين المختصين.

مادة 20

يجوز بموافقة أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز بحسب الحال قبول أصناف غير مطابقة للمواصفات اذا كان فى حدود نسبة معقولة، فإذا جاوزت المخالفة في المواصفات النسبة المعقولة وجب الحصول على موافقة أمين الجهاز ذلك كله مقابل تخفيض السعر بما يناسب حالة الأصناف.

و يشترط في الأحوال التي يتقرر فيها قبول أصناف غير مطابقة جميع للمواصفات:

1. أن تكون الحاجة الماسة للأصناف.
2. أن تقرر الجهة الفنية المختصة صلاحيتها للغرض الذي طلبت من أجله دون إلحاق ضرر بالمصلحة العامة.
3. أن تقرر لجنة الممارسة المختصة أن السعر بعد تخفيضه مناسب حسب مستوى الأسعار السائدة في السوق.
4. أن يقبل المورد كتابة محاسبته على أساس الأسعار المخفضة.

مادة 21

يتم تحديد نسبة مخالفة الأصناف للمواصفات بمعرفة الجهة الفنية المختصة ويجري تخفيض السعر إذا تقرر قبولها بما يعادل نسبة المخالفة ما لم تكن القيمة السوقية لتلك الأصناف أقل من السعر بعد تخفيضه فتكون هذه القيمة على أساس المحاسبة وذلك مع عدم الاقلال بتوقيع الغرامات المقررة في العقد.

مادة 22

يتم توريد الأصناف التى ترد الى المخازن دون مقابل ويسرى عليها كافة إجراءات الأصناف الجديدة المشتراة بمقابل، على أن يدون لها قيمة تقديرية ليتم بمقتضاها تحميل تكلفة الإنتاج بهذه القيمة عند الاستعمال.

الفصل الثاني في إعادة الأصناف إلى المخازن

مادة 23

تعاد الأصناف الآتية الى المخازن:

1. العهد الشخصية أو المصلحية بعد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
2. الأصناف المستديمة التي لم تعد تصلح للاستعمال في الغرض المخصصة له.
3. الأصناف المعارة و المؤجرة بعد انتهاء الاعارة والايجار.
4. الأصناف التي صرفت بطريق الخطأ أو بالزيادة أو التي لا تكون مطابقة للمطلوب.

مادة 24

عند اعادة الأصناف للمخزن يحرر طلب اعادة الأصناف على النموذج المقرر تبين فيه تفاصيل الأصناف وأسباب إعادتها للمخزن مع أعطاء البيانات التي تبين تاريخ صرفها ومستند الصرف.

مادة 25

عند إعادة الأصناف المستديمة للمخزن بسبب عدم صلاحيتها للاستعمال في الغرض الذي صرفت من أجلها يجب معاينتها للتثبت من أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال وأن ذلك لا يرجع الى الاهمال أو التلف العمدى.

ويجب التأكد من أن الصنف المعاد هو ذات الصنف السابق صرفه فإذا تعذر ذلك وجب التأكد على الأقل من أنه ذات النوع والطراز المستخدم ولا يجوز اعادة الصنف المستديم الى المخزن بقصد استبداله بمجرد حلول التاريخ الفرضى لاستهلاكه إلا إذا ثبت بصورة قاطعة من الفحص لا فائدة ترجى من إصلاحه.

مادة 26

إذا أعيدت الأصناف الى المخازن قبل حلول التاريخ الفرضى لاستهلاكه وثبت من الفحص أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال بسبب اهمال أو سوء الاستعمال فيلزم المسئول بالفرق بين قيمة الصنف الجديد بالسوق أو بالدفاتر أيهما أكبر مخصوماً منها مقابل الاستهلاك حسبما يحدده رئيس القسم المختص وبين القيمة المقررة للصنف بعد استعماله.

مادة 27

إذا تبين أن الأصناف المعادة تالفة وغير صالحة للاستعمال أو الاصلاح فيجب أن يقدر قيمتها وأن توضع عليها علامة مميزة وتقيد في السجل وبطاقات حركة الأصناف تحت الأصناف الخردة مع اثبات وزنها أو عددها أو مقدارها.

مادة 28

الأصناف الجديدة التى تعاد للمخازن بسبب صرفها بطريق الخطأ أو زيادتها عن الحاجة فيجب فحصها قبل قبولها وتسلم بمقتضى شهادة ادارية وتضاف الى عهدة المخازن.

مادة 29

لا يجوز لأمناء المخازن قبول اعادة أى صنف الى المخازن بصفة نهائية الا بعد معاينته بمعرفة المختصين والا كانوا مسئولين عن الأضرار التي تحدث ذلك على أنه يجوز لهم قبول الأصناف المعادة بصفة مبدئية ريثما يتم بسبب فحصها ويتقرر استلامها.

مادة 30

في الأحوال التي يتقرر فيها إعادة أصناف الى المخازن يجب جميع أن يحرر بها اذن استلام على أن ترسل نسخة منه طلب إعادة الأصناف مع الجهة الوارد منها الصنف، ويخصم الصنف من حساب صاحب العهدة.

مادة 31

لا يجوز صرف بديل للصنف إلا بعد موافقة رئيس القسم المختص ولا يجوز صرف بدل المستهلك من قطع الغيار وما يماثلها إلا بعد إعادة الصنف المستهلك أو بقاياه.

الباب الثالث

الفصل الأول في صرف الأصناف للإستعمال المصلحي

مادة 32

تصرف الأصناف من المخازن بناء على طلب تحرره الجهة الطالبة على النموذج المقرر فى أصل وصورتين تبين فيه تفصيلا الأصناف المطلوبة وكمياتها أو مقاديرها والغرض من طلبها وتحفظ الجهة الطالبة بصورة من هذا الطلب في ملفاتها.

مادة 33

يجب أن يبين فى طلب صرف أصناف لأغراض التصنيع في الورش أو المعامل رقم إذن التشغيل بالورشة أو المعمل الذي تقيد عليه الأصناف.

مادة 34

إذا كان الطلب خاصاً بأصناف يراد الحصول عليها بدلا من أصناف أخرى سبق صرفها وتبين عدم صلاحيتها، فيجب أن ترفق بالطلب صورة من طلب إعادة أصناف للمخزن على النموذج المقرر مدرج بها البيانات الخاصة بالأصناف المعادة ويتم إجراء القيد فى السجل المختص وبطاقات حركة المخزن من واقع ذلك الطلب.

مادة 35

يتم الصرف من المخازن بناء على إذن صرف يحرر على النموذج المقرر من أصل وثلاث صور يبين به اسم الجهة طالبة الصرف والغرض منه ومفردات الأصناف شاملة أسماءها وأرقامها بالمخزن ومقدارها أو عددها أو وزنها.

ويتولى أمين المخزن إعداد إذن الصرف بناء على طلب صرف الأصناف المقدم من الجهة الطالبة فى حدود ما هو متوفر لديه من الأصناف، ويجب مراعاة الدقة والوضوح في كتابة الاذن، ويحتفظ بصورة منه في دفتر الأذونات الذي يستخرج منه ويستنزل المقدار المصروف من الرصيد، وذلك بالقيد في السجل المختص وبطاقة الصنف، ويرسل الأصل والصورة الى حسابات المخازن.

وتصدر أذون الصرف مرقمة بأرقام مسلسلة.

مادة 36

عند صرف أصناف متعددة بعضها مستديم والآخر استهلاكى أو بعضها جديد والبعض الآخر مستعمل يجب أن يعد لكل نوع اذن صرف مستقل.

مادة 37

يراعى عند صرف الأصناف دائماً صرف الأقدم فالأحدث وروداً الى المخزن كما يراعى عند صرف الأصناف التي جرى تعديل مواصفاتها أن تكون الأولوية فى الصرف منها للأصناف التي وردت طبقاً للمواصفات السابقة على التعديل.

مادة 38

تقيد الأصناف المستديمة عند صرفها من المخزن عهدة على الجهة التي تتسلمها أما إذا كان صرف الأصناف المذكورة لموظف بقصد الاستعانة بها في أداء عمله الرسمى فيجب تحرير استمارة صرف عهدة شخصية تتضمن ذات البيانات الواردة في طلب الصرف على أن يوقع عليها بالاستلام من الموظف المعهود إليه بتلك الأصناف.

وعلى أمين المخزن أن يبعث الى الجهة التي صرفت إليها الأصناف المستديمة مرة كل ستة أشهر على الأقل طلباً للحصول على تأكيد الجهة ببقاء الأصناف في عهدتها وأن الحاجة إليها ما زالت قائمة.

وتظل الأصناف المستديمة مقيدة عهدة على الجهة التي تستلمها إلى أن تعاد الى المخزن.

مادة 39

اذا كان طلب صرف الأصناف من المخازن بقصد اصلاحها أو تشغيلها تم الصرف مقابل إيصال بذلك وبعد الحصول على الضمان اللازم لإعادتها مع بقاياها بعد انتهاء الإصلاح والتشغيل ويصدر إذن الصرف من المخزن عن الجزء من الأصناف الذى يتم استهلاكه فى أعمال الإصلاح والتشغيل أما الأصناف التى يجرى تحويلها بالتشغيل إلى أصنافاً أخرى فتحرر في شأنها شهادة ادارية تثبت حالتها الجديدة وتقيد ضمن عهدة المخزن.

مادة 40

تبلغ الشئون المالية كما يبلغ أمناء المخازن بمن لهم حق اعتماد طلبات صرف الأصناف من المخازن خاصة المستديمة منها.

الفصل الثاني في التصرف في الأصناف الخردة

مادة 41

يجب اعتبار الأصناف غير القابلة للاستعمال أو للاستفادة بها فى أى غرض عام من الأصناف الخردة، أن يوصى بذلك مدير المجمع أو أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز حسب الأحوال وأن تعتمد توصيته من اللجنة الإدارية للجهاز.

مادة 42

تشكل اللجنة الادارية للجهاز لجنة تتولى معاينة الأصناف الخردة للتثبت من عدم صلاحيتها تمام للاستعمال و اقتراح طريقة التصرف فيها وتقدم اللجنة تقريرها الى أمين اللجنة ليقرر ما يراه مناسباً من تصرف في شأن تلك الأصناف.

مادة 43

يكون التصرف في الأصناف الخردة أما ببيعها أو اعدامها أو حسبما تقرره اللجنة الإدارية للجهاز وفقاً لدواعى المصلحة العامة ويحرر محضر بالإجراءات التي يتقرر اتخاذها فى هذا الشأن وتحال نسخ منه إلى الجهة التي يتبعها المخزن ويحتفظ بنسخة منه ضمن مستندات المخزن.

وتستنزل قيمة الأصناف المذكورة بعد التصرف فيها من عهدة المخزن.

الباب الرابع في الرقابة على المخازن وجردها 

مادة 44

يجب أن تجرد جميع الأصناف بالمخازن جرداً شاملا مرة فى نهاية كل سنة مالية ويبدأ الجرد في منتصف آخر شهر من السنة المالية على أن تنتهي بنهايتها.

مادة 45

تتولى إجراء الجرد السنوي لجان تشكل بقرار من أمين فرع الجهاز المختص أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية، بحسب الأحوال على أن تكون اللجنة من ثلاثة أعضاء على الأقل وأن تضم في عضويتها ممثلا عن الشئون المالية والجهة التابع لها المخزن.

مادة 46

يجب أن تكون جميع المستندات الخاصة باستلام أو حذف أو شطب الأصناف مقيدة بالسجلات والبطاقات وذلك قبل الموعد المحدد للجرد ولا يجوز أثناء أعمال الجرد استلام أو صرف أية أصناف ويجب حفظ الأصناف الواردة خلال فترة الجرد في مكان مستقل داخل طرودها ودون أن تفتح فإذا كانت هذه الأصناف مستوردة من الخارج أدخلت في الجرد من واقع مستنداتها دون حصرها فعليا وتدرج في كشف الجرد تحت رقم الأصناف واردة أثناء الجرد. 

على أنه إذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المخازن عدم إيقاف الحركة فيها فإنه يجب مراعاة تحقيق الأرصدة وارجاعها الى ثلاثين من الشهر النهائى بإجراء عمليات الإضافة والخصم نتيجة الحركة بالمخازن خلال فترة الجرد. 

يجوز بالنسبة إلى طلبات صرف الأصناف العاجلة التي يرى أمين المخزن أنها لا تتحمل الارجاء أن يأمر كتابياً بالصرف مع تعديل سجلات المخازن ذلك و بطاقات الجرد بما يتفق مع ذلك.

مادة 47

يعد أمين المخزن قبل موعد الجرد الشامل بوقت كاف بطاقات ذات أرقام مسلسلة طبقاً للنموذج المقرر ليقيد بها رقم كل صنف واسمه ومقدار الموجود الفعلى منه بالمخزن والمقدار المقيد بالسجلات والفرق بينهما سواء بالزيادة أو النقص.

مادة 48

يدون أمين المخزن اسم كل صنف ورقمه على البطاقات المشار إليها في المادة السابقة بمراعاة تسلسل أرقامها على أن يفرغ من ذلك قبل التاريخ المحدد للجرد.

وتوزع البطاقات على الأرفف والخانات التى توجد بها الأصناف وتبدأ لجنة الجرد عملها بحيث يتولى أحد الأعضاء إحصاء المقادير الموجودة في كل صنف وإثباتها في البطاقة الخاصة به والتوقيع عليها بما يفيد ذلك، ثم يتبعه آخر بمراجعة الإحصاء عن طريق اعادته والتوقيع على البطاقة بما يفيد المراجعة فإذا فرقا طلب من زميله تعديل الأرقام بعد الإحصاء من جديد في حضورهما.

مادة 49

تجمع بطاقات الجرد بعد الانتهاء منه وترتب حسب أرقامها التسلسلية للتحقق من وجودها كاملة ثم تحال الى أمين المخزن لتدوين الموجود من كل صنف من واقع سجلاته على البطاقة الخاصة به.

وتحصر الفروق بالزيادة أو النقص من واقع بطاقات الجرد، ويوافق المدير المختص بنتيجة الجرد فى كل مخزن من المخازن التابعة له، ويعد كشف عام من أربع نسخ الأصناف الموجودة بالمخازن حسبما هو ثابت في نتائج الجرد تبين قيمة الفروق التى يثبت أنها نتيجة عجز أو زيادة فعلية في الأصناف ويقدم الكشف مرفقاً بملاحظات رئيس القسم المختص الى أمين الجهاز أو أمين فرع الجهاز بالمنطقة المختص لاعتماده وإعادته إليه، وموافاة كل من أمين الجهاز ورئيس قسم الشئون المالية والإدارية بنسخة منه.

مادة 50

يتم حصر العجز من واقع كشف الجرد وتسوى قيمته على حساب الموظف المسئول بعد استبعادها يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد وذلك إلا إذا كانت هناك زيادة مادية للعجز في صنف آخر بديل بحيث يحتمل وقوع خطأ.

في الصرف فيحصل الفرق بين قيمتى الصنفين ولا يقيد في تسوية العجز بأية زيادة تكون في بعض الأصناف الأخرى وذلك باستثناء الحالة المشار إليها في الفترة السابقة.

وتتم التسوية بإصدار إذن صرف أصناف باسم الموظف المسئول وتقيد القيمة سلفة عليه تحت التحصيل أو تورد نقداً اذا رغب الموظف في ذلك.

مادة 51

يجوز إجراء جرد مفاجيء لبعض الأصناف مرة كل شهر فى مواعيد معينة على أن يوقع بالسجلات أمام بواقى الأصناف التي تحتم جردها مع ذكر التاريخ الذي تم فيه الجرد.

مادة 52

يتعين على كافة لجان الجرد وضع تقارير عن المخازن التي قامت بجردها تتضمن كافة ما عرض لها من مخالفات وعلى الأخص:

1. الاخطاء فى وصف أو تصنيف صرف الأصناف 
2. سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
3. الأخطاء في القيد فى السجلات أو طريقة التخزين أو أية مخالفات أخرى.
4. الأصناف التي تحتاج إلى وقاية خاصة.
5. الفروق التي اكتشفت أثناء الجرد.
6. أية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
7. عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين واقتراح أفضل الوسائل التي تضمن سلامة المخزونات وعدم تعرضها للحريق أو التلف.

مادة 53

إذا أكتشف فقد أية أصناف أو تلفها أثناء وجودها فى المخزن وجب أن يبلغ الأمر فوراً إلى المدير المختص الذى يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسئولية.

وعليه أن يقدم تقريراً بذلك الى أمين الجهاز أو أمين الفرع أو من يفوضه أو الى رئيس قسم الشئون المالية والإدارية بحسب الحال.

مادة 54

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة دينارات اكتفى بالتحريات التي يجريها المدير المختص.

أما إذا زادت القيمة عن النقد المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها أمين فرع الجهاز أو من يفوضه أو رئيس قسم الشئون المالية والادارية بحسب الحال من ثلاثة موظفين، وتعد اللجنة تقريراً بما تنتهي إليه تحرياتها ورأيها وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار ذلك الحادث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد، و يقدم التقرير الى الجهة التى شكلت اللجنة فاذا تبين أن – الفقد أو التلف كان نتيجة الجريمة أو أشتبه أن يكون كذلك وجب إبلاغ الجهات المختصة لاتخاذ الإجراءات المقررة فى هذا الشأن.

ويجب في جميع الأحوال إخطار أمين الجهاز أو أمين الفرع أو رئيس قسم الشئون المالية والإدارية بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما أتخذ من إجراءات بشأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 55

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التى يثبت أن فقدها أو تلفها يرجع الى سوء الاستعمال أو الحفظ بخصمها على حساب المتسبب بسعر الشراء أو بسعر السوق أيهما أكبر ويخصم مبلغ مناسب من الثمن مقابل استهلاك الصنف من مدة استعماله قبل العقد أو التلف، وإذا كان من الأصناف المقرر لها مدة للاستعمال وإذا أمكن إصلاح التلف فيكتفي بتحصيل قيمة الإصلاح من المتسبب.

يتم شطب الأصناف المفقودة أو التالفة وفقاً لحكم المادة 55 من لائحة الميزانية والحسابات الجهاز تربية الأبقار، وتسوى قيمة الأصناف التي يتقرر شطبها خصماً على البند المخصص لذلك في الميزانية•

الباب الخامس أحكام عامة وانتقالية

يصدر بقرار من اللجنة الادارية لجهاز تربية الأبقار بناء على عرض أمين الجهاز أو أمين الفرع بالمنطقة المعنية نظام الدورة المستديمة للمخازن.

مادة 58

يضع رئيس قسم الشئون المالية والإدارية نماذج الاستمارات والسجلات والبطاقات والدفاتر التى تستعمل تنفيذاً لأحكام هذه اللائحة على أن تعتمد من أمين الجهاز.

مادة 59

يستمر العمل بالسجلات والبطاقات و الدفاتر والنماذج المعمول بها حالياً الى حين صدورها ما يحل محلها وفقاً لحكم المادة السابقة.