قرار رقم 820 لسنة 2022 م بشأن اعتماد اللائحة المالية للمركز الليبي للدراسات الإستراتيجية والأمن الوطني
- تاريخ: 20 سبتمبر 2022
- رقم التشريع: 820
- جهة الإصدار: مجلس الوزراء
- الحالة: ساري
- القطاع: المالية
- ذات الصلة: الأمن
- رقم المُعَرِّف: 820-2022-COM
قرار رقم 820 لسنة 2022 م بشأن اعتماد اللائحة المالية للمركز الليبي للدراسات الإستراتيجية والأمن الوطني
مجلس الوزراء،
- بعد الاطلاع على الإعلان الدستوري الصادر بتاريخ 3 أغسطس 2011م وتعديلاته.
- وعلى الاتفاق السياسي الليبي الموقع بتاريخ 17 ديسمبر 2015م.
- وعلى مخرجات ملتقى الحوار الليبي المنعقد بتاريخ 9 نوفمبر 2020م.
- وعلى قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن وتعديلاتهما.
- وعلى القانون رقم 12 لسنة 2010م بشأن إصدار قانون علاقات العمل ولائحته التنفيذية.
- وعلى ما قرره مجلس النواب الليبي في جلسته المنعقدة بتاريخ 10 مارس 2021م في مدينة سرت بشأن منح الثقة لحكومة الوحدة الوطنية.
- وعلى قرار مجلس وزراء حكومة الوحدة الوطنية رقم 109 لسنة 2021م بشأن إعادة تنظيم مركز البحوث والدراسات الاستراتيجية والأمنية.
- وعلى ما عرضه مدير عام المركز الليبي للدراسات الاستراتيجية والأمن الوطني بموجب كتابه رقم 153 المؤرخ في 2022/4/7م.
- وعلى ما قرره مجلس الوزراء في اجتماعه العادي العاشر لسنة 2022م.
- وعلى كتاب السيد / أمين شؤون مجلس الوزراء رقم 22335 المؤرخ في 2022/09/19م.
مادة 1
تعتمد اللائحة المالية للمركز الليبي للدراسات الاستراتيجية والأمن الوطني المرفقة بهذا القرار.
مادة 2
يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره ويلغى كل حكم يخالفه وعلى الجهات المختصة تنفيذه.
- مجلس الوزراء
- صدر بتاريخ 24 صفر 1444 هـ
- الموافق 20/09/2022 م
المحتويات
اللائحة المالية للمركز الليبي للدراسات الإستراتيجية والأمن الوطني المرفقة بقرار مجلس الوزراء رقم 820 لسنة 2022م
الفصل الأول وأحكام تمهيدية وتعريفات
مادة 1
تسمى هذه اللائحة – اللائحة المالية للمركز الليبي للدراسات الاستراتيجية والأمن الوطني وتسري أحكامها على كافة المعاملات المالية بالمركز وكل ما من شأنه المحافظة على أمواله وإحكام نظام الضبط الداخلي والرقابة الداخلية، كما تنظم قواعد الصرف والتحصيل وقواعد المراجعة الداخلية والحساب الختامي والميزانية التقديرية.
مادة 2
تنظم هذه اللائحة أحكام المعاملات المالية بالمركز والمتعلقة بالإنفاق والموارد والحساب الختامي. في تطبيق أحكام هذه اللائحة تدل العبارات والألفاظ والمصطلحات الآتية على المعاني المقابلة لها ما لم يدل النص أو القرينة على خلاف ذلك:
- المركز: المركز الليبي للدراسات الاستراتيجية والأمن الوطني.
- إدارة المركز: المدير العام ونائبه.
- المدير العام: مدير عام المركز.
- نائب المدير العام: نائب مدير عام المركز.
- الموظف: هو الشخص الذي يتم تعيينه أو التعاقد معه وفقا لأنظمة العمل بالمركز.
- الوحدة التنظيمية: إحدى مكونات الهيكل التنظيمي للمركز وفروعه.
- الوظيفة: هي مجموعة من الواجبات والمسؤوليات الواجب أداؤها من شاغل الوظيفة.
- المجموعة الوظيفية: تقسيم يتضمن تصنيف الوظائف التي تتشابه في أعمالها وإن اختلفت في مستويات الصعوبة والمسؤولية.
- المرتب الأساسي: المرتب الشهري الأساسي الذي يستحقه الموظف ويتقاضاه نظير قيامه بمهام وظيفته التي يشغلها ولا يشمل أي علاوات أو مزايا أخرى.
- المرتب الإجمالي: ما يحصل عليه الموظف من المقابل المالي نظير العمل الذي يؤديه بالمركز مضافا إليه سائر العلاوات والبدلات والمزايا المالية الأخرى المستحقة بموجب القانون واللوائح والقرارات الصادرة.
- المرتب الصافي: هو المبلغ الشهري المدفوع للموظف بعد خصم الاستقطاعات القانونية السارية بموجب القانون واللوائح والقرارات الصادرة.
- المنح المالية المشروطة: الأموال التي يحصل عليها المركز من المانحين مع تحديد أوجه صرفها، وتكون في الغالب لدعم أنشطة الدراسات والأبحاث والأعمال الأخرى التي تطلبها أو تشترك فيها الجهات العامة، وتعد تمويلا لنشاطات المركز من خارج الميزانية.
- المنح المالية غير المشروطة: الأموال التي يحصل عليها المركز من المانحين دون تحديد أوجه صرفها، وتعد تمويلا لنشاطات المركز من خارج الميزانية.
- الإيرادات: جميع ما يحققه المركز من عوائد نتيجة مزاولة نشاطه أو بيع أصوله الثابتة والمنقولة وأية إيرادات أخرى تنسجم مع نشاطه ولا تتعارض مع قرارات إنشائه.
- المصروفات: جميع المبالغ النقدية التي يقوم المركز بإنفاقها على احتياجاتها اللازمة لتسيير نشاطاته الإدارية والخدمية والبحثية والاستثمارية وفي حدود المبالغ المعتمدة بالميزانية.
- مقر العمل: المقر الرئيسي للمركز أو فروعه، أو أي مكان آخر تحدده إدارة المركز أو الإدارة التابع لها الموظف بحسب الأحوال.
- لوائح المركز: مجموعة من الأنظمة والمعايير والمبادئ المكتوبة التي تنظم سير العمل بالمركز وتعتمد من جهات الاختصاص.
مادة 3
المدير العام، ونائب المدير العام، ومدراء الإدارات ومدراء الفروع، ومديرو المكاتب ورؤساء الأقسام مسؤولون كل فيما يخصه عن تنفيذ أحكام هذه اللائحة وإصدار القرارات المنفذة لها.
مادة 4
تبدأ السنة المالية للمركز من اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الحادي والثلاثين من شهر ديسمبر من كل عام.
مادة 5
يصدر المدير العام قرارا تحدد فيه صلاحيات المستويات الإدارية في اعتماد صرف المبالغ المالية والالتزام بها، وذلك بما يتمشى وحجم العمل ويحقق الرقابة الداخلية السليمة.
مادة 6
يعتمد المدير العام بناء على عرض من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية الدورة المستندية اللازمة لتطبيق النظام المحاسبي السليم بحيث تتضمن على قواعد الصرف وتحصيل الموارد، وتحديدا للدورة المستندية، والدفاتر والسجلات المحاسبية وخلافه، وعلى أن يراعى في ذلك المبادئ والأسس المحاسبية المتعارف عليها.
مادة 7
يصدر المدير العام بناء على عرض من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية قرارا بتنظيم وحفظ الوثائق والعقود والمستندات الأخرى المتعلقة بنشاط المركز وضمان سريتها والحفاظ عليها وتحديد المسؤولين عنها.
مادة 8
يكون الاحتفاظ بأموال المركز وفروعه في حساب مصرفي أو أكثر والتي يحددها المدير العام، وتودع في هذه الحسابات المتحصلات بجميع أنواعها أولا بأول بموجب حوافظ إيداع، وله أن يحدد الحد الأقصى للمبالغ الجائز الاحتفاظ بها في الخزائن، ولا يجوز في جميع الأحوال الاحتفاظ في الخزينة إلا بالقدر الضروري من النقدية اللازم لحركة العمل اليومي، ولا يتم الصرف من الأموال المذكورة إلا في الأغراض المخصصة لها وفقا للإجراءات والقواعد المنصوص عليها في هذه اللائحة.
مادة 9
تتولى إدارة الشؤون الإدارية والمالية إعداد تقارير ربع سنوية توضح مدى تنفيذ الميزانية التقديرية في ضوء المستهدف خلال الفترة، وذلك على ضوء تقارير المتابعة الشهرية الواردة من الوحدات التنظيمية بالمركز.
مادة 10
يتم الصرف بموجب صكوك أو حوالات مصرفية وغيرها من مستندات الصرف المتعارف عليها والتي يحددها مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية ويعتمدها المدير العام.
مادة 11
يتم حفظ المبالغ النقدية ودفاتر الصكوك وإيصالات استلام النقدية وخطابات الضمان وغيرها من الأوراق ذات القيمة المالية في الخزائن الحديدية المعدة لهذا الغرض، وتكون في عهدة شخص أو أكثر على أن تتم عمليات التسليم والاستلام بمحاضر تحريرية تعد لهذا الغرض.
مادة 12
يكون للمركز دليل محاسبي وفقا للمعمول به لدى مؤسسات الدولة المتضمن لكافة الحسابات الرئيسية والفرعية ورموزها بما يكفل العمل بنظام الميكنة، وتسهيل استخراج البيانات والمعلومات المالية اللازمة.
الفصل الثاني النظام المحاسبي
مادة 13
يكون للمركز نظام محاسبي يقوم على الأسس التالية:
- العمل على تطبيق دليل الحسابات المعمول به في الدولة.
- تنظيم المعاملات المالية وكل الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال المركز.
- توضيح الحساب الختامي للمركز طبقا للمعايير المحاسبية المتعارف عليها.
- تنظيم قواعد الصرف وتحصيل الموارد وتحديد سلطات الاعتماد.
- تحديد الدورة المستندية للتقسيمات التنظيمية بالمركز، وتحديد علاقة بعضها ببعض بما يسهل سير العمل، ويسهم في تحقيق الرقابة الداخلية.
- العمل على إعداد دليل الإجراءات المالية بالمركز.
- إيجاد نظام للتقارير الدورية المالية عن كافة نواحي نشاط المركز.
- إمساك الأعداد اللازمة من الدفاتر والسجلات المحاسبية لإثبات المعاملات المالية وبحيث يراعى فيها التشريعات السارية، والقواعد المحاسبية المتعارف عليها.
- مسك سجل لمتابعة الأصول الثابتة وبطاقاتها واحتساب أقساط الاستهلاك حسب التشريعات المعمول بها.
- يكون للمركز دليل إجراء خاص بإعداد الميزانية التقديرية والنماذج الخاصة بها.
مادة 14
يمسك المركز حساباته وسجلاته وفقا لقانون النظام المالي للدولة، ولائحة الميزانية والحسابات والمخازن وأحكام هذه اللائحة، على أنه يجوز اتباع نظام محاسبي آخر لغرض توفير البيانات والمعلومات وسرعة انسيابها بالوسائل الحديثة والمتطورة.
مادة 15
يجوز للمدير العام إعداد واقتراح ميزانيات مستقلة لبرامج أو مشروعات بحثية تابعة للمركز أو أي نشاطات أخرى متعلقة بعمل المركز.
مادة 16
يصدر مدير عام المركز بناء على عرض مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية ما يلزم من قرارات وتعليمات بشأن تنظيم حفظ الوثائق والعقود والمستندات ذات الأهمية الخاصة، وذلك بما يكفل سريتها والحفاظ عليها وتحديد الأشخاص المسئولين عنها.
مادة 17
يصدر مدير عام المركز بناء على عرض من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية الدورة المستندية والإجراءات اللازمة لتطبيق النظام المحاسبي، ويجب أن يراعى في ذلك كل ما تقتضيه الأسس والمبادئ المحاسبية ومقتضيات الرقابة الداخلية، وأن تتميز بالبساطة والقدرة على توفير البيانات والمعلومات التي يحتاجها المركز، والجهات الرقابية في التواريخ المحددة لها.
مادة 18
يصدر مدير عام المركز بناء على عرض من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية القواعد والضوابط التي من شأنها إحكام الرقابة الداخلية على إجراءات الصرف وحفظ الأموال والمستندات ذات القيمة.
مادة 19
يصدر مدير عام المركز القرارات اللازمة بشأن إعداد التقارير الدورية التالية وتواريخ تقديمها:
- كشوف تفصيلية بحركة الحسابات وأرصدتها.
- تقرير عن الوضع النقدي وحركة الموارد.
- حركة المشروعات الجاري تنفيذها.
- تقرير مقارنة الإنفاق الفعلي بالمقدر وبيان الانحرافات.
- تقرير متابعة شهرية توضح مدى تنفيذ الميزانية التقديرية في ضوء المستهدف خلال الفترة مع بيان نوع الانحراف وأسبابه والتوصيات الكفيلة بمعالجته، وذلك على ضوء تقارير المتابعة الشهرية من الوحدات التنظيمية بالمركز.
مادة 20
يجوز استخدام مخرجات الميكنة والبرمجيات الخاصة بمنظومة الميزانية ومراقبة المخازن والمرتبات وما في حكمها كأساس لإعداد القيود المحاسبية بالإضافة إلى المستندات المعتمدة بالدورة المستندية.
الفصل الثالث الميزانية التقديرية
مادة 21
يكون للمركز والفروع التابعة له ميزانية تقديرية سنوية مستقلة تتضمن تقديرات الإيرادات حسب مصادرها، وتقديرات المصروفات حسب أوجه إنفاقها وفقا للأسس المتعارف عليها في هذا الخصوص. وتعد هذه الميزانية قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر على الأقل، وتستخدم بمجرد اعتمادها كأداة للرقابة وتقييم الأداء.
مادة 22
يلتزم المركز بإعداد الميزانية التقديرية للسنة المالية المقبلة قبل ثلاثة أشهر على الأقل، على أن تتضمن الميزانية التقديرية كافة أوجه نشاط المركز من مصروفات وإيرادات مالية متوقعة.
مادة 23
تعد الميزانية التقديرية للمركز والفروع التابعة له على ضوء الخطة المقررة من المدير العام والمتضمنة لأنشطة الدراسات الاستراتيجية والأمن الوطني والبرامج والمشروعات المخطط إنجازها أو استكمال إنجازها، وكذلك حجم الإنفاق المقدر للميزانية التسييرية.
مادة 24
تحال تقديرات الميزانية المقترحة من قبل الإدارات والمكاتب والفروع على النماذج المعدة لهذا الغرض لإدارة الشؤون الإدارية والمالية لدراستها، وتجميعها وتبويبها، وفقا لطبيعة أعمال المركز، وإحالتها إلى المدير العام لإقرارها في شكلها النهائي.
مادة 25
يتولى المدير العام عرض مشروع الميزانية التقديرية في شكلها النهائي، مرفقة بالتقارير الموضحة لخطة العمل لاتخاذ ما يلزم من إجراءات نحو اعتمادها.
مادة 26
في حالة تأخر اعتماد الميزانية التقديرية قبل بداية السنة المالية يستمر العمل بمعدلات الميزانية التقديرية للسنة السابقة في حدود (12/1) إلى حين اعتماد الميزانية التقديرية الجديدة، ويتولى المدير العام أو من يخوله التنسيق مع الجهات ذات العلاقة، لتحويل الأموال اللازمة في الحدود المشار إليها إلى حسابات المركز بالمصرف.
مادة 27
تقوم إدارة المركز بإعادة النظر في بنود الميزانية التقديرية عند تقديمها لمقترح الميزانية، ومدى موائمتها للمخصصات المعتمدة، فعلا، وتعتبر أساسا لتقييم الأداء الفعلي للمركز.
مادة 28
يتم التقيد في تنفيذ الميزانية بكافة البنود الواردة بها، ويكون الصرف في حدود المخصصات المدرجة لكل بند من بنود الميزانية المعتمدة.
مادة 29
يجوز للمركز القيام بارتباطات مالية بعد موافقة المراقب المالي، ويجوز أن يزيد مجموع الارتباطات على بنود المخصصات المالية لتلك المشاريع محل الارتباط في خطة المركز.
مادة 30
يجوز للمدير العام عند الارتباط باعتمادات مستندية لمدة تزيد عن سنة ميلادية، عدم تغطية الاعتماد بالكامل والسداد في حدود المستندات المقدمة عند الإنجاز، ووفق شروط الاعتماد المستندي والإجراءات القانونية المتبعة.
الفصل الرابع الموارد المالية
مادة 31
الموارد المالية هي الموارد النقدية، أو غير النقدية الثابتة أو المنقولة وما في حكمها والتي يتم بها دعم نشاطات المركز وفروعه.
مادة 32
تتكون الموارد المالية للمركز وفروعه مما يلي:
- الأموال التي تخصص للمركز وفروعه من الميزانية العامة للدولة.
- التبرعات والهبات والوصايا التي تقرها إدارة المركز، وبما لا يتعارض مع القوانين واللوائح المعمول بها.
- المنح المالية المشروطة وغير المشروطة لدعم أنشطة وبرامج المركز.
- الأموال التي يتحصل عليها المركز مقابل الخدمات التي يقدمها من تنفيذ الدراسات والأبحاث والاستشارات والكتب والمجلات التي يصدرها، وذلك وفقا للتشريعات النافذة.
- الأموال المحصلة من استثمارات المركز الحقيقية في المجالات المختلفة.
- أية مصادر أخرى تخضع للنظم واللوائح والتشريعات النافذة بالخصوص.
مادة 33
يتم إيداع المبالغ الخاصة بالمنح المالية خلال عشرة أيام من تحصيلها في حساب المركز لدى المصرف، وفق الضوابط القانونية واللائحة المعمول بها، وذلك بموجب المستندات المالية الدالة على ذلك.
مادة 34
يجوز للمدير العام الموافقة على تأجير قاعات المركز والمعدات أو تقديم خدمات للغير بما لا يتعارض مع مقتضيات العمل بالمركز، ويتم تحديد فئات التأجير أو قيمة الخدمة بمعرفة الإدارة المختصة والعروض المقدمة لها.
مادة 35
يقوم المدير العام باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لضمان تحصيل أموال المركز من الجهات ذات العلاقة.
الفصل الخامس الإيرادات والمصروفات
مادة 36
تتولى إدارة الشؤون الإدارية والمالية مسؤولية تحصيل واستلام النقدية والصكوك والحوالات وإجراءات قيدها بحسابات المركز.
مادة 37
يتم تسجيل الإيرادات والرسوم المحصلة في سجل خاص يعد لهذا الغرض، ترصد فيه حصيلة الرسوم ومقابل الخدمات، سواء كانت نقدا أو بموجب صكوك، على أن يتم إيداعها في حساب المركز المخصص لهذا الغرض، على النموذج الخاص بذلك، في ذات اليوم الذي تم التحصيل فيه.
مادة 38
يتم توريد جميع الإيرادات، وكافة المقبوضات إلى خزينة المركز، ولا يجوز مقاصة المصروفات منها، إلا بعد قيدها وإثباتها في السجلات المالية للمركز، طبقا للدورة المستندية المعتمدة.
مادة 39
يحدد المدير العام أو من يخوله لذلك من الأشخاص المخولين، باستلام وتحصيل مستحقات المركز لدى الغير، ولا يجوز لغيرهم ممارسة هذا العمل.
مادة 40
يتم توريد المبالغ إلى خزينة المركز أو فروعه بموجب إذن توريد مسلسل من أصل وصورة يثبت به المبلغ المراد توريده، ويعتمد هذا الإذن رئيس القسم المالي أو من يخوله بذلك، ويسلم الأصل إلى أمين الخزينة لاستلام المبلغ، ويمنح إيصال قبض برقم مسلسل من أصل وصورة على الأقل ترفق الصورة بكشف حركة الخزينة اليومي ويسلم الأصل إلى المورد وفقا للإجراءات المنظمة والمتبعة في هذا الشأن.
مادة 41
لا يجوز إعدام أي دين مستحق للمركز بسبب تعذر تحصيله، إلا بعد اتخاذ كافة الوسائل اللازمة للتحصيل مع عدم الإخلال بمسؤولية من تسبب في عدم حصول المركز على مستحقاته من قبل الغير.
مادة 42
يشكل المدير العام بناء على اقتراح مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية، لجنة فنية تتولى معاينة الأصول المستهلكة، لتقديم مقترح بشأن الطريقة المناسبة للتصرف فيها، ولا يجوز استبعاد أي أصل ثابت أو منقول من الاستعمال إلا بعد اعتماد المدير العام.
مادة 43
المدير العام يحدد أسلوب استعمال الأصول الثابتة والمنقولة أو بيعها أو تخريدها التي استنفد عمرها الافتراضي وفق التشريعات المالية.
مادة 44
يتم اتخاذ كافة الإجراءات التي تضمن الصرف على أنشطة المركز خلال السنة المالية في حدود المخصصات المالية المقررة بالميزانية المعتمدة.
مادة 45
يجب أن يتم الصرف بموجب مستندات أصلية بعد التحقق منها، ومراجعتها مع الالتزامات القائمة، وعلى أن يتم مراجعتها من مكتب المراجعة الداخلية قبل صرف قيمتها للتأكد من سلامة وصحة القيمة المالية الواجب سدادها، والتأكد من عدم تكرار الصرف، وكما يجوز الصرف بموجب مستندات بدل فاقد بعد التحقق من واقعة المستندات الأصلية واعتماد نتيجة التحقيق من الشخص المخول وإرفاقها بإذن الصرف.
مادة 46
يتم الصرف من الحسابات الجارية للمركز لدى المصارف بموجب صكوك مصرفية أو ما في حكمها بعد إعداد أذونات الصرف الخاصة بذلك، على أن تكون مراجعة ومعتمدة وفقا للصلاحيات المحددة.
مادة 47
لا يجوز التوقيع على صك ما لم يكن مصحوبا بإذن صرف مرفقا بالمستندات الأصلية المؤيدة للصرف، ومستوفيا لإجراءات المراجعة الداخلية بما فيها مطابقة القيمة للمستندات المالية ذات العلاقة أو العقود المبرمة وما في حكمها، وفي جميع الأحوال لا يجوز صرف هذه المستحقات إلا بإرفاق مذكرة أو تقرير من الوحدة التنظيمية بالمركز، والتي يعنيها هذا الإجراء وتفيد فيه باستكمال جميع الأعمال المنصوص عليها وفق ما تم الاتفاق عليه، وذات الإجراء ينطبق على التأمينات النهائية والاستقطاعات التي تتم بالخصوص.
مادة 48
يجوز للمدير العام أو من يفوضه صرف مبالغ مالية للموردين أو منفذي الأعمال المتعاقد عليها معهم مقابل خطابات ضمان، وذلك في حدود الشروط الواردة في العقود المبرمة معهم، وبما لا يتعارض مع التشريعات النافذة.
مادة 49
في حالة فقدان أحد الصكوك الموقعة يتم إخطار المصرف هاتفيا وكتابيا فورا بالواقعة لإيقاف الصرف، وعلى أن يتم إخطار الجهات ذات العلاقة لاتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة، ويراعى عدم إصدار صك جديد بدلا من المفقود، إلا بموجب خطاب رسمي من المصرف بعدم سابقة الصرف ويتعهد المستفيد عدم تقديم الصك المفقود للصرف إذا عثر عليه مستقبلا.
مادة 50
إذا استدعى الأمر إيقاف صك بعد إصداره وتسليمه للمستفيد، يجب إبلاغ المصرف المسحوب عليه والمستفيد هاتفيا على الفور ببيانات الصك المطلوب إيقاف صرفه، وعلى أن يؤيد ذلك بكتاب رسمي يوجه إلى المصرف في نفس اليوم ومع مراعاة القوانين النافذة.
مادة 51
يتم صرف مستخلصات ومستحقات الجهات المتعاقد معها بعد اعتمادها من قبل الإدارة المختصة طبقا للمواصفات وملحق الشروط المالية والفنية التي يتم التعاقد عليها.
مادة 52
يجوز للمركز استئجار قاعاته أو معدات من الغير في الحالات التي تستدعيها مصلحة العمل بعد اعتماد الإجراء من قبل المدير العام وفي ظل النظم المعمول بها بالمركز.
مادة 53
يجوز الصرف نقدا على بعض المشتريات والمصروفات التي تقتضيها ظروف عمل ونشاطات المركز من خلال عهد مستديمة أو مؤقتة يصدر بشأنها قرار من المدير العام، يحدد قيمتها المالية والمخولين بمسكها وطريقة استعاضتها وتسويتها وفق النظم المعمول بها.
مادة 54
يصدر الإذن بالصرف بعد التوقيع ممن له حق التوقيع، ويجب أن يتم الصرف بعد استيفاء كافة التوقيعات للمخولين بالمراجعة والاعتماد وفقا للأوضاع المنظمة لهذا الإجراء.
مادة 55
تعتبر أذونات الصرف غير قابلة للتحويل ويكون الصرف للمستفيد، ويجوز تسليم قيمة إذن الصرف لمن يحمل توكيلا رسميا عنه، فإذا كان المستفيد شخصا اعتباريا وجب تسمية مندوب عنه لاستلام المستحقات بموجب كتاب رسمي. وفي جميع الأحوال التي يتم فيها الصرف لغير المستفيد، يتم إرفاق التوكيل مع مستندات الصرف بالإضافة إلى ختم الجهة الاعتبارية على إذن الصرف عند الاستلام.
مادة 56
تختم أذونات الصرف وجميع المستندات المرفقة بختم مكتب المراجعة الداخلية وعلى من قام بالصرف أن يوقع بما يفيد ذلك.
الفصل السادس المرتبات والعلاوات والمكافآت المالية
مادة 57
تصرف المرتبات وما في حكمها من مستحقات الموظفين بالمركز في نهاية كل شهر وفقا للإجراءات المتبعة.
مادة 58
تتخذ إجراءات تعيين الموظفين وترقيتهم وتحديد مرتباتهم وعلاواتهم السنوية في إطار الملاك الوظيفي المعتمد للمركز، والقوانين واللوائح النافذة.
مادة 59
تتولى إدارة الشؤون الإدارية والمالية إعداد البيانات الخاصة التي تطرأ على مرتبات الموظفين بالمركز نتيجة العلاوات أو أي تغييرات أخرى.
مادة 60
يتم إعداد كشوف المرتبات وما في حكمها على الاستمارات المخصصة لهذا الغرض، وفقا للأحكام الواردة بالقوانين واللوائح السارية، من حيث خضوعها للاستقطاعات المقررة وأي خصميات أخرى تسمح بها القوانين السارية. تدفع المبالغ لمستحقيها بالطرق القانونية ولا يجوز الاعتراض عليها، وتحال الكشوف إلى مكتب المراجعة الداخلية لفحصها قبل الصرف ثم تحال إلى المسؤولين المخولين للاعتماد، ومنهم إلى الجهة المختصة بالصرف لإتمام صرف المرتبات طبقا للطرق المعمول بها بالمركز.
مادة 61
تحال المرتبات الصافية المستحقة للموظفين بصكوك إلى حساباتهم الشخصية بالمصارف، وترفق بحافظة إيداع من نسختين، تعاد إحداهما مختوما عليها من المصرف بما يفيد استلام القيمة وترفق الكشوف الموقعة بكشوف المرتبات.
مادة 62
ينظم بقرار من المدير العام وبتوصية من مدير الشؤون الإدارية والمالية الضوابط اللازمة لمنح سلف مالية للموظفين بالمركز.
مادة 63
يجوز صرف سلفة على حساب علاوة الإيفاد والمبيت لا تزيد عن قيمة العلاوة المستحقة عن مدة المهمة المسموح بها، بما في ذلك المدة اللازمة للانتقال إليها والرجوع منها، وذلك في حدود المدة المقررة بقرار الإيفاد، على أن تسوى حين عودة المكلف بها.
مادة 64
تعد الصكوك باستقطاعات الضرائب والضمان الاجتماعي وسائر استقطاعات أخرى، وتسلم إلى الجهات المختصة في الأوقات المحددة للتوريد.
مادة 65
تسدد كافة المبالغ التي يتم استقطاعها من المرتبات لحساب جهات أخرى مثل الضمان الاجتماعي والتضامن الاجتماعي والضرائب وغيرها خلال المواعيد المحددة بموجب القوانين أو اللوائح ذات العلاقة.
الفصل السابع حسابات المركز لدى المصارف
مادة 66
يتم الصرف من حسابات المركز بالمصارف بموجب صكوك تحمل توقيع المخولين المدرجة أسماؤهم في قائمة التوقيعات المعتمدة لدى المصارف.
مادة 67
لا يجوز أن تعطى الصكوك الصادرة عن المركز تاريخا سابقا للاعتماد النهائي لإذن الصرف أو أن تترك بدون تاريخ الإنشاء.
مادة 68
يتعين عند إصدار الصكوك وأية أوامر دفع أخرى مراعاة الآتي:
- كتابة اسم المستفيد طبقا لما يرد بأذونات الصرف أو العقود المبرمة، وكذلك عنوان المستفيد إذا كان الصك أو خلافه مرسلا إليه.
- إثبات تاريخ الإصدار.
- كتابة المبلغ بالأرقام والحروف، والتأكد من مطابقته لإذن الصرف والعقود والفواتير المقدمة للدفع ويجب مراعاة عدم ترك مسافات في الكتابة قد تسمح بأية إضافات إليها.
مادة 69
لا يجوز التوقيع على إذن الصرف ما لم يكن مصحوبا بالمستندات المؤيدة للصرف، كما يجب التأكد من استيفاء كافة إجراءات المراجعة الداخلية.
مادة 70
يتم قيد قيمة الصكوك المدفوعة بالسجلات أو الكشوف المعدة لهذا الغرض فور تحريرها.
مادة 71
تطلب كشوف حسابات المركز لدى المصارف بصورة دورية، وتجرى المطابقة اللازمة بين البيانات المالية الواردة في هذه الكشوف، والبيانات المقيدة في سجلات ودفاتر المركز وتعد شهريا مذكرة تسوية تتضمن الفروق الواجب تسويتها.
مادة 72
في حالة فقدان صك أو دفتر صكوك، يقوم مسؤول الخزينة بمجرد اكتشاف الواقعة بإخطار مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية، الذي بدوره يقوم بإخطار المصرف بأرقام الصكوك واتخاذ إجراءات إلغائها، والتحقيق العاجل في الواقعة وتعرض نتيجته على المدير العام.
مادة 73
يمسك مسؤول الخزينة أو من ينوب عنه سجلا يوضح حركة استلام وإرجاع دفاتر الصكوك، وتتم مراجعة هذا السجل دوريا، ويتطلب منه المحافظة على كعوب الصكوك المستعملة.
مادة 74
يتولى قسم الشؤون المالية حفظ الصكوك غير المستعملة، ويراعى عند صرفها تتابع التسلسل الرقمي، وتحفظ الصكوك داخل خزينة واقية ضد الحريق والأخطار، ويمسك القسم المختص سجلا يوضح استلام وإرجاع دفاتر الصكوك.
مادة 75
يقوم رئيس قسم الشؤون المالية بتقديم تقرير شهري إلى مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية يبين وضع السيولة الفعلي والدفتري بحسابات المركز لدى المصارف، ويجب أن يقدم التقرير إلى المدير العام.
مادة 76
في حالة فقدان صك غير مستعمل أو مسحوب من المركز، يقوم المدير العام فورا بإخطار المصرف بالواقعة لوقف الصرف، ويقوم بإجراء التحقيق في الواقعة والإخطار بنتيجة التحقيق ويراعى عدم إصدار صك إلا بعد انقضاء الفترة اللازمة لإخطار المصرف وثبوت عدم تقديمه.
مادة 77
تختم السجلات والدفاتر المتعلقة بالنقدية والصكوك وخطابات الضمان وغيرها من المستندات ذات القيمة بختم المركز قبل استعمالها مع ترقيم صفحاتها بأرقام مسلسلة، وتحفظ تلك الدفاتر والسجلات في مكان آمن وتكون في عهدة الموظفين المسؤولين عنها.
الفصل الثامن الخزائن والعهد
مادة 78
يتم استلام كافة المبالغ الموردة للمركز عن طريق الصراف المختص أو أمين الخزينة بموجب سندات القبض وفق الإجراءات المالية المعتمدة بالمركز.
مادة 79
لا يجوز أن يحتفظ في الخزائن إلا بالمبالغ الضرورية اللازمة لأعمال المركز، ويصدر بتحديد ذلك قرار من المدير العام بناء على اقتراح مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية وبشرط ألا تتجاوز المبالغ المحفوظة قيمة التأمين على النقدية بالخزائن.
مادة 80
على أمين الخزينة مسؤولية إيداع جميع المبالغ المستلمة في حساب المركز بالمصرف المخصص لهذا الغرض.
مادة 81
يعتبر أمين الخزينة مسؤولا عن محتويات الخزينة من نقود، وصكوك وكوبونات، وأختام وطوابع ومستندات ذات قيمة، وعليه أن يفحص بدقة ما يسلم إليه من نقود وصكوك، والتأكد من أن المبالغ والصكوك المسلمة إليه غير مزيفة أو مشوهة. ولا يجوز له الاحتفاظ في الخزينة إلا بالنقود أو الصكوك أو المستندات الخاصة بالمركز، كما لا يجوز له التصرف في الأموال الموجودة في عهدته إلا بعد استيفاء إجراءات الصرف. كما يجب عليه التأكد من سلامة وصحة رصيد الخزينة في نهاية كل يوم عمل.
مادة 82
في حال خروج أمين الخزينة في إجازة أو مهمة، يتم تكليف من يحل محله واستلام مهمة الخزينة بموجب محضر موقع من المسلم والمستلم وذلك بعد مطابقة الرصيد الفعلي بالمستندات وسجل الخزينة، وعلى أن يعتمد المحضر من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية أو من يكلفه.
مادة 83
في حالة التغيب المفاجئ لأمين الخزينة، يكلف مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية، أمين خزينة بديل بشكل مؤقت تسلم إليه متطلبات العمل من سندات قبض، وختم، بعد إجراء جرد للخزينة على أن يعتمد هذا الإجراء من المدير العام.
مادة 84
تتمثل العهد المالية بالمركز في العهد المستديمة والعهد المؤقتة، والتي يصدر بها قرار من المدير العام بناء على عرض مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية. يتضمن القرار قيمة كل عهدة مستديمة وموضوعها واسم الشخص المكلف بمسكها وحدود الصرف منها وكيفية استعاضتها وأقفالها.
مادة 85
يتم استعاضة العهد المستديمة، كلما قاربت على النفاد، ويجب أن تتم تسوية العهد وتوريد النقدية المتبقية منها إلى الخزينة أو المصرف في نهاية كل سنة مالية، وأن يعاد صرفها في اليوم الأول من بداية كل سنة مالية.
مادة 86
يجوز كلما دعت الحاجة أن تصرف عهدة مالية مؤقتة تنتهي بانتهاء الغرض الذي صرفت من أجله لمواجهة مشتريات أو مصروفات معينة وتكون بقرار من المدير العام تحدد فيه قيمة العهدة وموضوعها واسم الشخص الذي يعهد إليه بها والمدة التي يجب أن تتم التسوية خلالها.
مادة 87
يتم جرد النقدية بالخزائن والعهد المستديمة بصورة دورية أو مفاجئة ويتم اختيار أعضاء لجنة الجرد من قبل مكتب المراجعة الداخلية، وتثبت نتيجة الجرد مقارنة بالرصيد الدفتري في محضر موقع عليه من قبل أعضاء اللجنة وأمين الخزينة أو مستلم العهدة حسب الأحوال.
مادة 88
إذا تبين وجود عجز في الخزينة أو العهد النقدية يقوم مدير الشؤون الإدارية والمالية أو مدير مكتب المراجعة الداخلية بإبلاغ المدير العام، ويجب أن يتخذ المدير العام على وجه السرعة الإجراءات التحفظية اللازمة تمهيدًا للتحقيق في الواقعة وتقيد قيمة العجز دينا على أمين الخزينة أو مستلم العهدة حسب الأحوال انتظارا لما تسفر عنه نتيجة التحقيق.
مادة 89
يختص المدير العام أو من يخوله بتشكيل اللجنة التي تتولى التحري وبحث واقعة العجز وفي جميع الأحوال يراعى ألا يقل عدد أعضاء اللجنة عن ثلاثة وألا تكون لأي منهم علاقة بفحص وتدقيق حسابات أو أعمال أمين الخزينة أو العهدة.
مادة 90
ترفع اللجنة تقريرها للمدير العام في أسرع وقت ممكن وبما لا يجاوز المدة المحددة بقرار تشكيلها على أن يتضمن التقرير بصفة خاصة ما يلي:
- أسباب العجز وكيفية حصوله.
- تحديد مبلغ العجز.
- تحديد المسؤول عن الواقعة مع بيان ما إذا كان وقوعها نتيجة إهمال أو تقصير أو كان نتيجة فعل متعمد.
- بيان ما إذا كان هناك قصور في الأنظمة المتبعة أو تراخ في التفتيش أو الرقابة على أعمال الموظف المسؤول عن العجز.
- اقتراح الوسائل التي من شأنها أن تحول دون تكرار الواقعة أو تمكن من اكتشافها فور وقوعها.
مادة 91
إذا اتضح أن أمين الخزينة أو مستلم العهدة قد أخل بواجباته عمدا يجوز للمدير العام أن يعهد إلى اللجنة المذكورة بالمادة السابقة أو لجنة غيرها القيام بفحص أعماله خلال مدة عمله السابقة لكشف ما يكون قد ارتكبه من مخالفات أخرى.
مادة 92
على المسؤول القيام بجرد الخزينة أو العهدة، وفي حال وجود زيادة يتعين قيد هذه الزيادة في حساب معلق إلى حين التحقق من أسبابها وفي جميع الأحوال لا يجوز الاحتفاظ بهذه الزيادة في حساب معلق لمدة تزيد عن (3) أشهر، فإذا انقضت هذه المدة دون نتيجة يتم إضافتها إلى بند إيرادات أخرى ببنود الميزانية.
الفصل التاسع المشتريات والعقود
مادة 93
تسري أحكام لائحة العقود الإدارية الصادرة بموجب قرار اللجنة الشعبية العامة (سابقا) رقم (563) لسنة 2007م وتعديلاتها، على جميع العقود والمشتريات من الداخل والخارج، وعلى تنفيذ كافة الأعمال ذات العلاقة بنشاط المركز أيا كان نوعها.
مادة 94
يكون إبرام العقود المشار إليها في المادة السابقة باتباع إحدى طرق التعاقد التالية:
- المناقصة العامة:
وهي التي يعلن عنها إعلانا عاما بقصد الوصول إلى أصلح عرض وتكون المناقصة العامة محلية يعلن عنها في الداخل أو عالمية يعلن عنها في الخارج ويجوز تغيير المناقصة العامة إلى ممارسة بين أفضل الأسعار. - المناقصة المحدودة:
وهي التي يقتصر الاشتراك فيها على المقاولين المقيدة أسماؤهم بالمركز أو من يتم الاتصال بهم. - الممارسة:
وتكون بطريقة المناقصة بين جهات أو أشخاص متخصصين في مجال الأعمال أو الأصناف المطلوب التعاقد عليها من المقيدة أسمائهم بالسجلات المعدة لهذا الغرض بالمركز أو يتم الاتصال بهم وممارستهم للوصول إلى أفضل الشروط والأسعار للتعاقد. - التكليف المباشر:
ويكون بإصدار أمر الشراء أو التكليف بأداء الأعمال مباشرة من قبل المركز في الحالات العاجلة. - المزايدة:
وهي التي تتم في حالة رغبة المركز في بيع بعض من أصوله أو مخزونه فيطرح الأمر للمعاينة وتقديم عروض للوصول إلى أعلى الأسعار.
مادة 95
تبرم عقود الأشغال والإنشاءات العامة وعقود توريد المواد بطريق المناقصة العامة غير أنه يجوز التعاقد بطريق المناقصة المحدودة أو الممارسة أو بالتكليف المباشر في الأحوال التالية:
- تقديم الخدمات الفنية كاختيار المكاتب الاستشارية وذوي الخبرة ومكاتب الإشراف والتفتيش والمساعدة الفنية لإنجاز بعض الأعمال ضمن نشاطات المركز.
- الأعمال والمواد المحتكرة صنعا أو مناولة وما في حكمها أو غير المتوفرة إلا لدى أشخاص أو شركات معينة.
- المواد والأعمال التي تتم عن طريق شركات أو مؤسسات عامة.
- وفي الأحوال التي لا تسمح فيها طبيعة العقد الخاصة أو ظروف إبرامه باتباع طريق المناقصة العامة.
مادة 96
يجوز التعاقد بطريق التكليف المباشر في الحالات التالية:
- الحالات التي تقتضيها متطلبات الظروف الطارئة أو حالات الضرورة العاجلة.
- التعاقد مع شركات أو مؤسسات عامة أو مع جهات حكومية أو أجنبية تنفيذًا لاتفاقيات بينها وبين الدولة الليبية.
- الحالات التي لم يتقدم فيها أحد في المناقصات العامة أو المحدودة أو الممارسات.
- المواد المسعرة والمواد المحتكرة أو التي لا توجد إلا لدى شخص أو جهة بذاتها أو الأعمال التي يثبت أن جهة واحدة هي التي تستطيع تنفيذها.
مادة 97
يجوز للمركز التعاقد على استئجار العقارات والآلات والمعدات والسيارات من الغير في الحالات التي يستدعيها صالح العمل، ويحدد وينظم المدير العام الأحوال والإجراءات الخاصة باستئجار الآلات والمعدات والسيارات بناء على توصية من الوحدات الإدارية المختصة.
مادة 98
لا يجوز إبرام أي عقد إلا بعد المراجعة المالية والفنية والقانونية ولا يجوز إدخال أي تعديل على شروط العقد بعد إبرامه إلا بعد أخذ موافقة الجهات المعنية بالمركز.
مادة 99
يجوز للمدير العام القيام بتشكيل لجنة للمشتريات بقرار يتألف من رئيس وعدد من الأعضاء من ذوي الخبرة والكفاءة، ويبين القرار اختصاصاتها وأسلوب عملها وكيفية تدوين محاضرها واعتمادها، وذلك بالنسبة لأعمال المشتريات والتعاقد على الأعمال والخدمات التي لا تزيد قيمتها عن (50000) خمسين ألف دينار ليبي.
مادة 100
يكون للمركز لجنة عطاءات تتألف من رئيس ونائب للرئيس وعدد من الأعضاء من ذوي الخبرة والكفاءة، ويبين القرار اختصاصاتها وأسلوب عملها وكيفية تدوين محاضرها واعتمادها، وفقا للتشريعات النافذة، وتختص بإجراء المناقصات العامة والمحدودة والممارسات العامة وفحص العطاءات، واتخاذ الإجراءات اللازمة للبت فيها، وذلك بالنسبة للعقود التي يبرمها المركز، وخاصة فيما يتعلق بما يلي:
- دراسة العروض فيما يطلبه المركز من توريدات أو خدمات خاصة بنشاطه.
- دراسة العروض في مجال الاستشارات الفنية المطلوبة لعمل المركز.
- تتولى اللجنة إعداد محاضر الترسية للعطاءات وفقا للقواعد والضوابط المحددة بلائحة العقود الإدارية.
مادة 101
على لجنة العطاءات عند ممارستها لمهامها، التأكد مما يلي:
- وجود إذن بمباشرة الإجراءات من المدير العام ومن الجهة المختصة بذلك إذا لزم الأمر.
- توفر الشروط والمواصفات ووثائق العطاء على النحو المحدد بلائحة العقود الإدارية.
- أن يكون المشروع مدرجا ضمن خطة المركز وفي الميزانية المعتمدة أو ما يكلف به المركز من مشاريع أخرى من جهات الاختصاص.
- الإعلان عن المشروع أو مسوغات العدول عنه بحسب الأحوال واستلام العروض، وفض المظاريف، والتقييم، والترسية، وفق أحكام لائحة العقود الإدارية، وتوثيق ذلك في محاضر اللجنة التي يجب توقيعها من رئيسها وأعضائها.
- على اللجنة اتباع جميع الإجراءات والقواعد المحددة في لائحة العقود الإدارية فيما يتعلق بأعمالها.
مادة 102
لا يكون اجتماع لجنة العطاءات صحيحًا إلا إذا حضره أغلبية أعضائها بمن فيهم رئيسها أو نائبه، ويجب أن تدون في محاضر الاجتماع، وفي محاضر الترسية أسماء الغائبين وأسباب غيابهم، وأسباب عدم التأجيل حتى حضورهم. ويحل نائب الرئيس محل الرئيس في حالة غيابه أو وجود مانع لديه.
مادة 103
تجتمع لجنة العطاءات بدعوة من رئيسها أو نائبه، على أن يخطر مقرر اللجنة الأعضاء بموعد الاجتماع قبل انعقاده بأسبوع على الأقل، وتوقع محاضر اجتماعات اللجنة من قبل رئيسها وأعضائها الحاضرين ومقررها.
مادة 104
للجنة العطاءات أن تدعو لحضور جلساتها من ترى لزوم الاستعانة بمعلوماته أو خبرته، دون أن يكون له صوت معدود في المداولات، على أن تكون مداولات ومحاضر اللجنة سرية، وأن تحفظ المستندات المتعلقة بها في أرشيف خاص.
مادة 105
تصدر لجنة العطاءات قراراتها بأغلبية الأصوات، وعند التساوي يرجح الجانب الذي منه رئيس اللجنة، ويجب إثبات رأي الأقلية من الأعضاء، والأسباب التي بني عليها، كما يجب إثبات رأي من رؤي الاستعانة بهم، والأوجه التي استندت عليها اللجنة في حالة مخالفة رأيهم.
مادة 106
تعتبر لجنة العطاءات مستقلة في أدائها لمهامها، ولا يجوز مباشرة أي وجه من أوجه التوجيه عليها أو التأثير على أعمالها.
مادة 107
لا يجوز أن تكون لرئيس وأعضاء لجنة العطاءات علاقة مباشرة أو غير مباشرة بأي مرحلة من مراحل استقطاب العروض أو الترسية أو التعاقد، ولا يجوز لرئيس لجنة العطاءات أو نائبه أو أي من أعضائها حضور اجتماعات اللجنة إذا كانت له مصلحة فيها أو إذا كانت أدوات التنفيذ المتقدمة للعطاء مملوكة له أو لأحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة.
مادة 108
يتم التوقيع على نتائج أعمال لجنة العطاءات من قبل رئيس اللجنة أو نائبه وتحال إلى المدير العام للاعتماد، واستكمال الإجراءات المطلوبة للتعاقد وفقا لما تقضي به التشريعات النافذة.
مادة 109
يحظر على التقسيمات التنظيمية بالمركز مباشرة إجراءات التعاقد على تنفيذ أي مشروع يدخل في اختصاص لجنة العطاءات، وعليها أن تخاطب اللجنة بمذكرة عن طريق المدير العام تتضمن ملخصا وافيا عن موضوع التعاقد وشروطه المالية والفنية وغير ذلك من البيانات اللازمة لمباشرة اللجنة لأعمالها، وأن تكون مرفقة بموافقة المدير العام المبدئية على المشروع أو مدرجة بخطة المركز المعتمدة.
مادة 110
تمنح مكافأة مالية مقطوعة لرئيس وأعضاء لجنة العطاءات يصدر بشأنها وفقا للقرار الصادر لها والإجراءات المنصوص عليها في لجان العطاءات.
مادة 111
يجوز للجنة العطاءات الاستعانة بمن ترى ضرورة الاستعانة بهم من الخبرات المحلية، أو تشكيل لجان فرعية متخصصة للقيام ببعض الأعمال التخصصية، وتمنح لمن يتم الاستعانة بهم مكافأة مالية تكون بقرار من المدير العام بناء على اقتراح رئيس لجنة العطاءات.
الفصل العاشر تنظيم المخازن
مادة 112
تحتفظ بمخازن المركز المواد اللازمة لنشاطه وتحقيق أغراضه على أن تتم عمليات الحفظ بطريقة تلائم مواصفات وطبيعة المخزون وبحيث تكفل وقايته من التلف والضياع والسرقة.
مادة 113
يصدر المدير العام قرارا ينظم عمل المخازن بحيث يحدد نوعها وتبعيتها وكيفية الاستلام والصرف والتخزين والتسجيل بالسجلات والبطاقات مع تحديد المسؤولين المكلفين بالاستلام والصرف.
مادة 114
لا يجوز الاحتفاظ في المخازن بالمواد والبضائع غير المملوكة للمركز إلا بإذن من المدير العام، وفي هذه الحالة يجب إثبات نوعها وعددها وأسباب الاحتفاظ بها في سجل خاص باعتبارها أمانة مع تحديد كيفية صرفها أو تسليمها.
مادة 115
ينظم بقرار يصدره المدير العام يبين الحد الأدنى والأقصى لما يمكن تخزينه من كل مادة وتحديد مستوى المخزون الذي عند بلوغه يلزم الشراء وتقسيم أصناف المواد إلى الآتي:
- مستلزمات صيانة.
- أثاث.
- أجهزة وآلات مكتبية.
- وسائل نقل.
- كهرباء.
- مياه.
- هواتف.
- مواد مقهى.
- مواد تنظيف.
- مطبوعات وقرطاسية.
- مواد دعائية.
- أجهزة ومعدات مكتبية.
- وغيرها.
مادة 116
على أمين المخازن تطبيق قاعدة الوارد أولا يصرف (أولا) بالنسبة للكميات المخزنة من كل صنف، ومتابعة أرصدة مخزون المواد القابلة للتلف والعمل على صرفها للاستعمال قبل انتهاء مدة صلاحيتها.
مادة 117
تحدد الدورة المستندية للمخازن وسجلات ونماذج استلام وصرف الأصناف من المخازن وتقارير المتابعة وكل ما يتعلق بها بقرار من المدير العام.
مادة 118
يراعى عند استلام المواد بالمخازن أن تكون مطابقة للكميات والمواصفات المحددة بأوامر الشراء أو العقود المبرمة وفواتير البيع وأنها بحالة جيدة، وأن يتم استلامها بموجب سند استلام وفق النموذج المعتمد بالخصوص.
مادة 119
يتم الصرف عن طريق طلب صرف مواد معتمد من المخولين على أن يراعى عند الصرف تاريخ انتهاء الصلاحية بالنسبة للمواد القابلة للتلف.
مادة 120
لا يجوز صرف أي معدات أو آلات أو مواد من المخازن إلى جهات غير تابعة للمركز إلا بعد موافقة المدير العام.
مادة 121
يتم إجراء جرد فعلي وشامل لمحتويات المخازن في نهاية كل سنة مالية، كما يتم إجراء جرد مفاجئ لبعض أجزاء محتويات المخازن، وفي كل مرة يسجل ما تسفر عنه نتيجة الجرد في سجلات تمسك لهذا الغرض، وينبغي تعديل الأرصدة وفقا للجرد بعد اعتماد أية فروقات من قبل المدير العام وعلى الإدارة المختصة، بحث أسبابها ومساءلة المتسبب فيها.
مادة 122
على أمين المخزن حصر الفروق الناجمة عن مقارنة رصيد الجرد الفعلي بالرصيد الدفتري، وتوضيح أسباب الزيادة أو النقص في المخزون بتقرير يعرض على المدير المختص ويتم اعتماده من المدير العام لإجراء التسوية الدفترية اللازمة.
مادة 123
في حالة ضياع أو تلف أو كسر أية مواد في المخازن يجب على أمين المخازن أو من بعهدته هذه المواد إبلاغ الأمر فورا إلى رؤسائه المختصين بقصد تحديد أسباب الضياع أو التلف أو الكسر وتحديد المسؤول عن ذلك ويرفع تقرير مفصل إلى المدير العام لتقرير ما يتطلبه اتخاذه من إجراء بالخصوص.
مادة 124
يقوم أمين المخزن بإحالة كشوف بكمية وقيمة المواد المستلمة والمصروفة خلال ثلاثة أشهر إلى مدير إدارة الشؤون الإدارية المالية وذلك في موعد أقصاه ثاني يوم عمل من الشهر التالي.
مادة 125
تجرى مطابقة ربع سنوية بين قيمة المواد المخزنة كما هي بسجلات المخازن وبين قيمة المخزون بدفاتر الشؤون المالية.
الفصل الحادي عشر التأمين على ممتلكات المركز
مادة 126
يتم التأمين على ممتلكات المركز ضد جميع الأخطار التي تتعرض لها مثل أخطار السطو والسرقة وخيانة الأمانة والمسؤولية المدنية ونقل النقدية وخلافه.
مادة 127
تحدد مبالغ التأمين الممتلكات المركز عند التأمين بالقيمة الدفترية، ومع ذلك يجوز التأمين بقيمة أعلى بناء على تقرير مسبب يرفعه مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية إلى المدير العام.
مادة 128
تطلب إدارة الشؤون الإدارية التغطيات التأمينية من الإدارة الفنية المختصة بموجب كتاب رسمي يصدر عن مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية يحدد فيه نوع التغطية ووصف موضوع التأمين مع بيان قيمة التأمين ومدته.
مادة 129
عند وقوع الخطر المؤمن ضده تقوم إدارة الشؤون الإدارية والمالية بإبلاغ الإدارة الفنية المختصة بتفاصيل الحادث إضافة إلى اتخاذ كافة الإجراءات والتدابير المتعلقة بالحماية والمتطلبات القانونية لدرء وتفادي المزيد من الأخطار والمسؤوليات.
مادة 130
يجب أن تقوم إدارة الشؤون الإدارية والمالية بمتابعة تسوية المطالبات المبلغ عنها بشكل مستمر حتى يتم الوصول إلى تحديد مبلغ التعويض المناسب.
الفصل الثاني عشر الجرد السنوي
مادة 131
يصدر المدير العام قبل شهر من نهاية كل سنة مالية قرارا بتشكيل لجان الجرد السنوي، بناء على اقتراح من مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية، على أن يتضمن القرار أسماء رؤساء وأعضاء لجان الجرد ومواقع عملهم والأسس والإجراءات التي ينبغي مراعاتها عند إجراء الجرد وتاريخ بداية، ونهاية عمل اللجان على أن يشمل الجرد كافة موجودات المركز، وعلى الأخص ما يلي:
- الأصول الثابتة.
- محتويات المخازن.
- النقدية بالخزائن وخطابات الضمان.
- العهد المستديمة والمؤقتة للتأكد من إقفالها قبل 12/31 من السنة، واتم توريد المتبقي منها.
- أية أوراق أو مستندات ذات قيمة مالية.
ويراعى عند تشكيل اللجان أن يكون من بين أعضائها أحد الفنيين كلما دعت الحاجة الخاصة بالنسبة لجرد الآلات وقطع الغيار والأصول الأخرى التي يتطلب جردها خبرة فنية لتحديد أنواعها ومدى صلاحيتها.
مادة 132
تدون على وجه الدقة نتائج الجرد في الكشوف والنماذج المعدة لهذا الغرض على أن يراعى ما يلي:
- ضرورة توقيع أعضاء اللجان على جميع صفحات كشوف الجرد بعد إقفالها.
- ذكر تاريخ الجرد على كل كشف من كشوف الجرد.
- استيفاء كافة البيانات والملاحظات التي تساعد على تسوية الفروق الجردية.
- إقفال بطاقات الصنف وصفحات سجلات أستاذ المخازن بمعرفة رئيس لجنة الجرد وأمين المخزن المختص بالتأشير بما يفيد ذلك.
- حصر الأصناف الراكدة والتالفة والمستعملة والأصناف التي قارب انتهاء صلاحيتها في كشوف مستقلة.
مادة 133
تتولى لجان الجرد السنوي إجراء المطابقات اللازمة بين الأرصدة الدفترية لكافة الأصناف بالمركز من واقع البيانات المثبتة بالدفاتر وبطاقات وسجلات أستاذ المخازن وأرصدة الجرد الفعلي وحصر الفروقات، وإعداد كشوفات العجز والزيادة لغرض التسوية اللازمة بعد اعتمادها من المدير العام.
مادة 134
يتم تسجيل نتائج الجرد السنوي الفعلي في الكشوفات والنماذج المعدة لهذا الغرض، ويقوم مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية بتقييم الجرد الفعلي بعد إجراء كافة التسويات الدفترية اللازمة في نهاية السنة المالية تمهيدًا لإعداد الحسابات الختامية والميزانية.
الفصل الثالث عشر الحساب الختامي والميزانية
مادة 135
على مدير إدارة الشؤون الإدارية والمالية إعداد مشروع الحسابات الختامي للمركز خلال شهرين على الأكثر من انتهاء السنة المالية، وذلك وفقًا للأسس والقواعد المحاسبية المتعارف عليها، مع مراعاة ما يصدر من قرارات وتعليمات من الجهات المختصة، ويرفع الحساب الختامي إلى المدير العام لدراسته وإحالته للاعتماد من جهات الاختصاص.
مادة 136
يعد الحساب الختامي للمركز طبقًا للأسس والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها، على أن يراعى على وجه الخصوص ما يلي:
- إتباع أساس الاستحقاق المعدل فيما يتعلق بتحميل السنة المالية بما يخصها من مصروفات.
- التحقق من سلامة إجراءات الجرد السنوي وصحته بالنسبة لكافة الموجودات الثابتة والمنقولة.
ويراعى عند إعداد الحساب الختامي إظهار الأصول الثابتة بسعر التكلفة بسجل الأصول، وإعداد سجلات خاصة لمتابعة الديون المستحقة للمركز.
الفصل الرابع عشر المراجعة الداخلية
مادة 137
تكون تبعية مكتب المراجعة الداخلية مباشرة للمدير العام حسب الهيكل التنظيمي المعتمد.
مادة 138
أن يقوم مكتب المراجعة الداخلية بكافة الأعمال التي تضمن المحافظة على أصول وموجودات المركز حسب المعايير الخاصة بعملية المراجعة مع الأخذ في الاعتبار سلوك المهنة وبيئة العمل بالمركز عند قيامه بواجباته.
مادة 139
يجب أن تحدد بوضوح أعمال ومهام واختصاصات ومسؤوليات الوظائف بكل وحدة تنظيمية من الوحدات المبينة بالهيكل التنظيمي للمركز، وبشكل دقيق ومكتوب في صورة دليل إجراءات الوظائف والقائمين عليها.
مادة 140
يتوجب تقسيم العمل بين موظفي كل وحدة إدارية بشكل واضح ومكتوب بحيث يكون عمل كل موظف محل مراقبة ومراجعة من قبل موظف آخر أو أكثر على مستوى المركز تحديدا للمسؤولية وتحقيقًا للرقابة بحيث لا ينفرد موظف واحد بإتمام عملية من بدايتها إلى نهايتها.
مادة 141
يعتمد المدير العام نطاق وخطوات المراجعة الداخلية ومسؤولية موظفيها في كافة الأعمال بالمركز بما يكفل أحكام الرقابة الداخلية على النقدية والتعويضات والمصروفات والمشتريات والمخزون والعقود بمختلف مواضيعها.
مادة 142
يجب مشاركة مكتب المراجعة الداخلية وخاصة في المهام التالية:
- أعمال الجرد السنوي.
- أعمال الجرد المفاجئ.
- أعمال الفحص والاستلام.
- أعمال التخريد.
- أعمال التحقيق والمطابقة.
- متابعة الدورة المستندية واقتراح طرق تطويرها.
- أية أعمال لها صلة بالمحافظة على أصول المركز.
مادة 143
يكون توقيع أوامر الدفع من صكوك، وخلافه من مسؤولين إثنين أو أكثر بالمركز لهما سلطة التوقيع على أن ينظم ذلك قرار يصدر عن المدير العام.
مادة 144
يقدم مكتب المراجعة الداخلية تقريرًا شهريًا إلى المدير العام متضمناً أهم الملاحظات المدونة خلال الشهر، ويقوم المدير العام بمراجعته وإحالته إلى مجلس الوزراء للمصادقة عليه.
الفصل الخامس عشر أحكام ختامية
مادة 145
يصدر المدير العام القرارات اللازمة لتنفيذ هذه اللائحة، كما يصدر التفويضات في اختصاصاته وفقًا لما تقتضيه الإجراءات اللازمة لتنفيذ أحكام هذه اللائحة، وفي حدود الصلاحيات التي نصت عليها اللائحة مع إبلاغ الجهات المختصة بصورة من تلك القرارات لأغراض الرقابة والمتابعة.
مادة 146
تطبق أحكام لائحة العقود الإدارية الصادرة بقرار اللجنة الشعبية العامة (سابقًا) رقم (563) لسنة 2007م وتعديلاتها، فيما لم يرد بشأنه نص في هذه اللائحة.مادة 147
تسري أحكام قانون النظام المالي للدولة ولائحة الميزانية ولائحة الحسابات والمخازن واللوائح المعمول بها بالمركز فيما لم يرد بشأنه نص خاص في هذه اللائحة.