لائحة المخازن

لائحة المخازن

القسم الثالث في المخازن

الباب الأول أحكام عامة

الفصل الأول في أنواع المخازن

مادة 213 

مخازن الحكومية إما مخصصة أو عامة. ويقصد بالمخازن المخصصة تلك التي يحتفظ بها بنوع أو أكثر من الأصناف اللازمة المواجهة حاجة وزارة أو مصلحة معينة وتقيد قيمة الأصناف على البند المخصص لذلك في ميزانية تلك الجهة ، ولا تستخدم الأصناف الموجودة بالمخازن المخصصة لأي غرض آخر غير الذي خصصت له إلا بعد موافقة وكيل وزارة الخزانة وإخطار ديوان المحاسبة. أما المخازن العامة فهي التي يحتفظ فيها بأصناف متنوعة لمواجهة الإحتياجات المشتركة للوزارات والمصالح وتقيد قيمة هذه الأصناف بصفة مبدئية على حساب سلفة تفتح لهذا الغرض بإسم المخازن العامة للوزارة أو المصلحة وتقيد لنفس الحساب قيمة الأصناف التي تصرف من تلك المخازن لكل وزارة أو مصلحة خصما على بنود ميزانياتها. ويدرج ضمن تقديرات ميزانية الوزارة المختصة إعتماد أسمى قدره  ألف جنيه مع ملاحظة هامشية تبين الحد الأقصى للمشتريات والمخزونات المسموح بها.

مادة 214

تتبع المخازن العامة والمخازن المخصصة الوزارة أو المصلحة على الخدمة المخصص لمواجهتها الصنف أو الأصناف المخزونة فيها. وتتولى كل وزارة أو مصلحة إدارة مخازنها وذلك مع عدم الإخلال باختصاص مصلحة المخازن والمشتريات.

مادة 215

تقسم المخازن العامة والمخصصة إلى مخازن مركزية وفرعية ويجوز أن يتبع المخزن الفرعي مخازن محلية.وتختص المخازن المركزية بطلب الأصناف وإستلام الوارد منها وحفظها وتوزيعها على المخازن الفرعية. أما المخازن الفرعية فتختص بتوزيع ما تتلقاه من المخزن المركزي على المخازن المحلية في المحافظة أو مجموعة المحافظات التي تتولى في دائرتها.

وتكون تلبية طلبات الإستعمال المصلحي من المخزن المحلي أو المخزن الفرعي إذا لم يكن هناك مخزون محلي. 

ويتم إنشاء المخازن الرعية والمحلية وتحديد دائرة إختصاصها بقرار من رئيس المصلحة المختص حسب مقتضيات حاجة العمل و التقسيم الإداري للمصلحة.

مادة 216

يجوز أن تتولى المخازن الفرعية والمحلية إستلام الأصناف الموردة من المتعهدين مباشرة وذلك في الحدود والأحوال التي يحددها مدير المخازن.

مادة 217

تخضع لأحكام هذه اللائحة الورش والمصانع الحكومية التي تحتفظ لديها بمخزونات لإستخدامها في إنتاجها. 

وتحفظ حسابات الورش والمخازن التابعة لها على النمط المتبع بشأن المخازن العامة ، وتقيد لحساب السلفة التي تفتح لهذا الغرض قيمة الأعمال المعلقة دون إتمام  تحت التشغيل  في نهاية السنة المالية ثم ترحل للسنة المالية التي تليها ، وتتبع بشأن هذه الورش نفس القاعدة المتعلقة بإدراج إعتماد رمزي ضمن تقديرات الميزانية وتحديد الحد الأقصى للمخزونات و المشتريات.

الفصل الثاني في حفظ الأصناف بالمخازن 

مادة 218

تقسم المخزونات بالنظر إلى طبيعتها إلى الأصناف الآتية :

أ- الأصناف المستديمة : وهي التي لا تنفذ بالإستعمال ومن أمثلتها الأسلحة والملبوسات والأثاث ومعدات المستشفيات والمدارس. 

ب- الأصناف الاستهلاكية : وهي التي تنفذ بالإستعمال ومن أمثلتها الصابون والزيوت والأدوية والوقود والأدوات الكتابية  القرطاسية .

ج- الأصناف الخردة : وهي التي تقرر لجنة الفحص عدم صلاحيته للإستعمال وعدم جدوى إصلاحها ومن أمثلتها السيارات الخردة والملابس البالية والأخشاب الكسر. 

وتعد قوائم الأصناف المستديمة و الإستهلاكية مرتبة حسب حروفها الأبجدية ويعطى كل منها مسلسلا يعرف برقم الصنف.

مادة 219

يحفظ كل صنف بالمخازن بطريقة تلائم طبيعته مع الفصل بين كل صنف وآخر على نحو مقبول ويخصص مكان لحفظ الأصناف الجديدة و آخر للإصناف المستعملة.

وتستخدم لحفظ الأصناف بقدر الإمكان أرفف وخانات مقسمة تقسیما يتفق وطبيعة المخزونات وتوضع على كل رف أو خانة بطاقة يبين بها إسم الصنف ورقمه والكمية الموجودة منها. وفيما عدا الحالات التي تقتضيها الضرورة والمصلحة العامة ، والتي يترتب عليها صرف المواد فور استلامها بالمخازن ، لا يجوز طلب أصناف للمخازن تتجاوز إمكانياتها وقدرتها على حفظ المخزونات على النحو الموضح بالفقرة السابقة.

مادة 220

يراعي في حفظ الأصناف أن تتوفر لها أسباب الوقاية التامة وذلك عن طريق إتخاذ الإحتياطات اللازمة لمواجهة العوامل التي تسبب تلفها وتهويتها إن كانت مما تحتاج إلى التهوية وتوفير وسائل مكافحة الحرائق إن كانت من الأصناف القابلة للاحتراق ويجب الاستعانة بخبرة المصالح الفنية المختصة في تنسيق المخازن وحفظ الأصناف الموجودة بها وحمايتها.

مادة 221

على أمناء المخازن أن يبذلوا عناية خاصة فيما يتعلق بالأصناف المحدد لها أجل معين تفسد بإنقضائه دون إستعمال والأصناف القابلة للتلف نتيجة التخزين ، ويسأل أمين المخزن المختص عن الفساد أو التلف الذي يصيب تلك الأصناف ما لم يخطر رئیسه المباشر في الوقت المناسب عما يخشى فساده أو تلفه منها.

مادة 222

على أمناء المخازن إخطار مدير المخازن التابعين له كتابيا عن كل صنف أوشك على النفاذ بوقت كاف يسمح لمدير المخزن أن يزودهم بمقدار منه إذا رأى لزوما لذلك في حدود مقایسات المخازن والإعتماد المالي. ويجب على الأمناء عدم الإحتفاظ بأصناف تزيد عن الحاجة ، وعليهم تقديم كشوف بتلك الأصناف المدير المخازن للتصرف فيها.

الفصل الثالث في موظفي المخازن وواجباتهم 

مادة 223

يتولى إدارة المخازن المركزية التابعة للوزارة أو المصلحة مدير المخازن يعاونه عدد كاف من أمناء المخازن يختارون ممن تتوافر فيهم شروط الخبرة بأنواع الأصناف المخزنة وكيفية حفظها. كما يختص مدير المخازن بالإشراف على المخازن الفرعية والمحلية التابعة للوزارة أو المصلحة وله في سبيل ذلك إصدار التعليمات اللازمة إلى أمناء تلك المخازن لضمان

إنتظام سير العمل ويسأل مدير المخازن عن أعماله أمام وكيل الوزارة المختص وكذلك مع مراعاة أحكام المادة 24 فقرة و من هذه اللائحة. ويعين لكل مخزن فرعي أو محلي أمين أو أكثر ، ويكون أمين المخزن أو قدم الأمناء في حالة تعددهم مسؤولا عن عهدة المخزن ، ويختص بالإشراف على أعمال غيره من الموظفين.

مادة 224

يجب أن تتوافر في أمناء المخازن الشروط الواجب توافرها في ص رافي الخزائن الحكومية كما وردت بالمادتين 37 و 40 من هذه اللائحة.

مادة 225

أمناء المخازن مسؤولون شخصيا عن الأصناف والمخازن التي في عهدتهم وعليهم أن يتحققوا من نوع الأصناف الواردة والمنصرفة وعددها وقياسها أو وزنها ومواصفاتها وأن يحافظوا على نظافة المخازن وصيانة الأصناف من كل ما من شأنه أن يعرضها للتلف أو الفساد ولا يعفون من المسؤولية إلا إذا ثبت أن الفقد أو التلف كان لسبب خارج عن إرادتهم لم يكن في الوسع توقيعه.

مادة 226

يحظر على أمين المخزن أن ينيب عنه أحدا من مساعديه في إجراء عمل من الأعمال التي يختص بإجرائها قبل الحصول على موافقة كتابية بذلك من مدير المخازن ولا تعفى هذه الموافقة في حالة صدورها أمين المخزن من مسؤوليته عما في عهدته وعن أعمال من أسندت إليه بعض أعماله من مساعديه. 

مادة 227

أمناء المخازن مسؤولون شخصيا عن مفاتيح مخازنهم ، ويجب عليهم فتح وإغلاق المخازن بأنفسهم ولا يجوز لهم أن يعهدوا بذلك إلى غيرهم من الموظفين والعمال. وفي حالة تعدد الأمناء في المخزن الواحد ، يجب عليهم تسليم مفاتيحهم عند إنتهاء العمل بالمخزن إلى الأمين المسؤول عن عهدة المخزن الذي يحفظها في خزينة خاصة الديه. وتحفظ النسخ الإضافية من المفاتيح داخل خزانة ذات واجهة زجاجية محكمة الإقفال ، ولا تستعمل هذه النسخ الإضافية إلا في حالة وقوع حادث مفاجئ يهدد سلامة المخزونات في غير أوقات العمل الرسمي أو في حالة فقد أو كسر المفتاح الأصلي.

مادة 228

في حالة فقد أو كسر أحد مفاتيح المخازن يحرر محضر بالواقعة ويعرض على رئيس المصلحة ويجب تغيير القفل والمفاتيح القديمة بقفل ومفاتيح جديدة ، ولا يسمح بأي حال بعمل مفتاح بدل المفقود أو المكسور ويتحمل أمين المخزن تكاليف تغيير القفل والمفاتيح ، كما يكون مسؤولا عن أي فقد في عهدته ما لم يثبت أن فقد المفتاح الأصلي أو كسره كان لسبب خارج عن إرادته وذلك كله مع عدم الإخلال بمساءلته تأديبيا.

مادة 229

عند نقل أحد أمناء المخازن أو غيابه مرخصا له بد يندب مدير المخازن من يحل محله ، ويتم تسليمه العهدة بمحضر تسليم وتسلم بحضور موظف ثالث ينتدبه مدير المخازن ويوقع على المحضر من المسلم والمستلم والموظف المراقب. فإذا كان الأمين المخزن المنقول أو الغائب مساعد يمكن الإعتماد عليه اكتفي بأخذ إقرار عليه بتسليمه عهدة المخزن على أن يعتمد هذا الإقرار من مدير المخازن وترسل منه نسخة لديوان المحاسبة.

مادة 230

في حالة وفاة أمين المخزن أو انقطاعه عن العمل دون مسوغ، يخطر مدير المخازن رئيس المصلحة بذلك ليشكل لجنة لجرد المخزن يشترك في عضويتها مدير المخازن وموظفان أحدهما من المصلحة والآخر من وزارة الخزانة يختاره وكيلها، وتحتفظ اللجنة أثناء الجرد بمفاتيح المخزن لديها ويعهد إلى أحد مساعدي أمين المخزن بالإشراف على استلام وصرف الأصناف من المخزن تحت إشراف اللجنة وذلك حتى يتم الجرد ويسلم المخزن إلى الأمين الجديد ، وترسل نسخة من محضر الإستلام لديوان المحاسبة.

الفصل الرابع في سجلات المخازن

مادة 231

يكون لكل مخزن مركزي دفتر أستاذ نموذج رقم م خ-1 يتولى مسكه وحفظه مدیر المخازن وتقيد بهذا الدفتر جميع البيانات المتصلة بالمخزن المركزي والمخازن الفرعية والمحلية التابعة له التي تخصص لهذا الغرض.

مادة 232

يحتفظ أمين المخزن الفرعي أو المحلي بدفتر أستاذ نموذج م خ-1 للمخزن أو ببطاقات الحركة المخزن تبين مقدار الوارد و المنصرف و الرصيد المتبقي من كل صنف والكميات المطلوبة منه ، وعليه أن يجري القيود اللازمة من واقع فواتير التوريد أو

قوائم الإستلام أو أذونات الصرف من المخازن يوما بيوم وبمجرد إتمام العملية بحيث يستدل من الدفتر أو البطاقات في أي وقت على حركة كل صنف ورصيده ، كما عليه أن يحتفظ بحسابات المخزن وفقا للتعليمات الصادرة إليه في هذا الشأن وتبعا لحركة ونوع الأصناف في المخزن ويستخدم لبطاقة الصنف النموذج رقم م خ -2.

الباب الثاني في تزويد المخازن بالأصناف واستلامها

الفصل الأول في إعداد المقايسات السنوية وتنفيذها

مادة 233

يتولى مدير المخازن إعداد مقايسة سنوية باحتياجات المخازن التابعة له من مختلف الأصناف التي يجري التعامل فيها وذلك بعد ورود مقایسات المخازن الفرعية والمحلية إليه ومراجعتها مع سجلاته. ويكون إعداد المقايسة السنوية على أساس ماتحتاجه الوزارة أو المصلحة من كل صنف ويؤخذ في الاعتبار متوسط الإستهلاك منه في الثلاث السنوات الأخيرة مقارنة بالنسبة الجارية و الرصيد المتبقي من الصنف وقت إعداد المقايسة وما يلزم منه لنهاية السنة المالية الجارية مع إدخال التعديلات التي تتطلبها احتياجات السنة الجديدة ويجب بيان أسباب الزيادة أو النقص الملموس في كل صنف.

مادة 234

تحسب قيمة المقايسة على أساس أسعار الأصناف حسبما وردت في آخر عقد لتوريدها ، فإذا كانت قيمتها في السوق وقت إعداد المقايسة تقل أو تزيد على ذلك ، حسبت القيمة على أساس سعر السوق مع إيضاح ذلك في المقايسة.

مادة 235

تقدم المقايسات على النموذج رقم م خ -3 في موعد يسمح بمراجعتها وإعتمادها قبل إعداد مشروع الميزانية العامة بوقت كاف على ألا يتجاوز ذلك نهاية شهر يونيو من كل سنة . وتخطر الوزارة أو المصلحة بإعتماد المقايسة الخاصة بإحتياجات مخازنها لإدراج التقديرات اللازمة لتنفيذها في مشروع ميزانيتها .

مادة 236

يراعى إعداد مقایسة مستقلة بإحتياجات الوزارة أو المصلحة من كل صنف أو مجموعة أصناف يجري توريدها خصما على كل بند من بنود المصروفات العمومية وتدرج قيمة كل مقایسة ضمن تقديرات بند المصروفات التي تخصم منه.

مادة 237

على المراقب المالي أو مساعده بحسب الأحوال إخطار مدير المخازن عقب اعتماد الميزانية وصدور التفويض المالي بالصرف ، بالاعتمادات التي شملها التفويض وبالمقايسات السنوية المعتمدة والتي اتخذت أساسا لتحديد الاعتمادات المدرجة بالميزانية وأية تعديلات أدخلت عليها ، وعلى مدير المخازن أن يراعى عند طلبه التعاقد على توريد احتياجات المخازن من الأصناف ما ورد بالمقايسات المعتمدة وعدم تجاوز حدود الاعتمادات المسموح بصرفها.

مادة 238

على مدير المخازن أن يراعى دائما تقديم طلبات التعاقد على توريد الأصناف في موعد مناسب بحيث لا تنقص الأصناف الباقية في المخازن عن الحد الأدنى اللازم توافره بإستمرار ، مع مراعاة توفر المكان المناسب للتخزين. وتقدم طلبات التعاقد على التوريد إلى المراقب المالي أو مساعده لإتخاذ إجراءات التعاقد المقررة ، وتقيد هذه الطلبات في سجل الإعتمادات بما يفيد الإرتباط بقيمتها بعد التأكد من توافر الاعتماد المالي اللازم.

مادة 239

يطبق حكم المادة 10 من قانون النظام المالي للدولة إذا تجاوزت قيمة الأصناف المطلوب توريدها اعتماد البند وكانت هناك زيادة تقابلها في بند أو بنود أخرى داخل اعتمادات الباب ذاته.

الفصل الثاني في استلام الأصناف من الموردين

مادة 240 

ترسل أوامر التوريد بالبريد المسجل إلى الموردين بعد إتمام إجراءات التعاقد معهم وتبين بها الأصناف و الكميات و الفئات ومواعيد التوريد. ويجوز في حالات الاستعجال أن يصدر الأمر بالتوريد هاتفيا أو برقيا على أن يعزز هذا الأمر بعد ذلك كتابيا.

مادة 241

لا تقبل أية أصناف بالمخازن ما لم تكن مصحوبة بالمستندات الدالة على سبب إدخالها للمخازن كقائمة الحساب في حالة الأصناف الجديدة أو التي أصلحت خارج المخازن أو رسالة الجهة الحكومية التي أعادت الأصناف في حالة الأصناف المعادة. فإذا وردت أصناف بدون المستندات الخاصة بها وتبين أنه سبق الأمر بتوريدها ، جاز إدخالها بصفة مؤقتة على أن تحفظ على حدة ، ويصدر مدير المخازن أو أمين المخزن الفرعي أو المحلي بحسب الأحوال شهادة إدارية يثبت فيها البيانات المتعلقة بهذه الأصناف كإسم المورد ونوع الأصناف وتاريخ أمر توريدها ورقمه ، وتحفظ هذه الشهادة بعد ترقيمها ترقيما مسلسلا في ملف خاص إلى حين ورود المستندات الخاصة بها، وفي هذه الحالة ترفق بها الشهادة بعد تسطيرها والتأشير عليها بتاریخ ورود المستندات وأرقامها ويجب أن ترفق كل من المستندات والشهادة بمستندات الصرف.

مادة 242

لا تعتبر الشهادة الإدارية المشار إليها في المادة السابقة دليلا على قبول الأصناف أو سندا لصرف المستحقات عنها.

مادة 243

يحرر بالأصناف الواردة إلى المخازن إذن إستلام على النموذج رقم م خ -4 من أصل وعدد كاف من الصور يسجل فيه بيان بالأصناف الواردة وجهة التوريد وسببه إذا كان تنفيذا لعقد أو كانت الأصناف واردة من مخزن آخر أو معادة من جهة حكومية . وترقم أذون الإستلام ترقيما مسلسلا يبدأ من بداية السنة المالية على أن تذكر مع الرقم السنة المالية الجارية ويرفق الأصل وصورتان من الإذن بمستندات الأصناف الواردة وتبقى الصورة الثالثة بدفتر الأذونات. 

مادة 244

تحال مستندات البضاعة الواردة ومعها إذن الإستلام إلى أمين المخزن الإستلام الأصناف إستلاما مؤقتا بموجب إيصال يصدره مبينا به عدد ووزن أو مقاس الطرود الخاصة بها وحالتها من حيث سلامتها ، ويجب أن يرفق المورد بأصل قائمة الحساب الخاصة بالأصناف ثلاث صور منها للاستعانة بها في إجراءات المعاينة والاستلام.

مادة 245

يتولى مدير المخازن معاينة الأصناف الواردة وذلك إذا كان التوريد إلى المخزن المركزي ، أما إذا كانت الأصناف قد سلمت في مخزن فرعي أو محلي فيتولى المعاينة أمين المخزن مع الإستعانة بخبرة مندوب عن الجهة المختصة إذا كانت الأصناف ذات طابع فني خاص.

مادة 246

تفتح طرود الأصناف الواردة في حضور من ذكر بالمادة السابقة وتجري معاينة الأصناف بالمقارنة بالعينات المختومة والمحفوظة لدى المخزن وبتحري المواصفات الواردة بالعقد وتحفظ الأصناف المرفوضة على حدة لحين الفصل في أمرها. ويحرر محضر من نسختين يبين فيه بكل دقة ما أتخذ من إجراءات لمعاينة الأصناف الواردة مع بيان النسب التي أجرى الفحص عليها من مجموع هذه الأصناف إذا كانت العدد أو المقدار ويحال المحضر إلى رئيس المصلحة متضمنا التوصية بالاستلام أو الرفض.

مادة 247

عقود التوريد التي لا تزيد قيمتها على مائة جنيه، يتم قبول الأصناف الواردة تنفيذا لها وفقا للإجراءات التي يضعها مدير المخازن للتأكد من مطابقتها للمواصفات المقررة.

مادة 248

في حالة إعتماد استلام الأصناف ، تجري مراجعتها بالتفصيل على قائمة الحساب من حيث الكمية أو الوزن أو القياس ، ويوقع أمين المخزن على القائمة بما يفيد أن الأصناف وردت صحيحة وسلمت بالمخازن ، وتحال المستندات إلى الموظف المختص بمسك دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن ليقيد أولا بأول الأصناف المسلمة ض من الوارد مع إضافتها إلى الرصيد ويحفظ لديه صورة من القائمة وإذن الإستلام في ملف

خاص كمستند للقيد بعد ختم المستندات بخاتم يحمل عبارة ” قيد بأستاذ المخزن ” والتأشير عليها برقم صحيفة دفتر الأستاذ أو بطاقة حركة المخزن التي سجلت عليها الأصناف. ويجري قيد الأصناف الواردة على بطاقات الأصناف مع ترصيدها وذلك حيث يوجد نظام البطاقات .

مادة 249

ترسل المستندات عقب إنتهاء الإجراءات المشار إليها في المادة السابقة إلى مدير المخازن الذي يحفظ لديه نسخة من الفاتورة ويحيلها مع نسخة من أمر التوريد وأصل إذن الإستلام إلى القسم المالي بالمصلحة لإتخاذ إجراءات الصرف. ويمسك مدير المخازن سجلا لقيد القوائم المقدمة من الموردين والمتعلقة بالأصناف التي سلمت إلى المخازن مبینا به رقم كل قائمة وتاريخها وتاريخ استلام الأصناف وإسم المورد وتاريخ إحالة المستندات إلى القسم المالي للصرف. ويكون مدير المخازن مسؤولا عن حفظ السجل المذكور ومراجعته دوريا، ويتولى متابعة الفواتير التي أحيلت إلى القسم المالي ضمانا لصرفها في الميعاد المقرر.

مادة 250

على المصلحة أن توافي مدير المخازن بصورة من أذونات صرف القوائم المحالة منه للصرف وعليه أن يقيد في السجل المشار إليه في المادة السابقة تاريخ صرف کل قائمة.

مادة 251

يفصل رئيس المصلحة فيما يثار من خلاف بين مدير المخزن والمورد حول مطابقة الأصناف للمواصفات وله أن يستعين في ذلك برأي الفنيين المختصين .

مادة 252

على الوزارات والمصالح مراعاة مطابقة الأصناف الموردة للمواصفات والعينات المعتمدة ، ومع ذلك يجوز بموافقة وكيل الوزارة المختص قبول أصناف غير مطابقة للمواصفات إذا كان ذلك في حدود نسبة معقولة فإذا جاوزت المخالفة في المواصفات النسبة المعقولة وجب الحصول على موافقة الوزير المختص وذلك كله مقابل تخفيض السعر بما يناسب حالة الأصناف ومع إخطار رئيس ديوان المحاسبة بذلك. ويشترط في جميع الأحوال التي يتقرر فيها قبول أصناف غير مطابقة للمواصفات .

1. أن تكون الحاجة ماسة للأصناف رغم ما فيها من مخالفة للمواصفات.
2. أن تكون الجهة الفنية المختصة بالوزارة صلاحية الأصناف المذكورة للغرض الذي طلبت من أجله دون إلحاق ضرر بالمصلحة العامة.
3. أن تقرر الممارسة والعطاءات بالوزارة أن السعر بعد تخفيضه مناسب حسب مستوى الأسعار السائدة في السوق.
4. أن يقبل المورد كتابة محاسبته على أساس الأسعار المخفضة طبقا للمادة التالية

مادة 253

يتم تحديد نسبة مخالفة الأصناف للمواصفات بمعرفة الجهة الفنية المختصة بالحكومة ، ويجري تخفيض السعر ، إذا تقرر قبولها ، بما يعادل نسبة المخالفة ما لم تكن القيمة السوقية لتلك الأصناف أقل من السعر بعد تخفيضه فتكون هذه القيمة هي أساس المحاسبة ، وذلك كله مع عدم الإخلال بتوقيع الغرامات المقررة في العقد.

مادة 254

توريد أصناف تزيد في جودتها عما هو مقرر في المواصفات أو عن العينات المعتمدة ، لا يرتب للمورد حقا في زيادة الأسعار عما هو محدد في العقد.

مادة 255

إذا تبين عند إستلام الأصناف الموردة بمعرفة أمين المخزن بصفة مؤقتة أو عند إجراء معاينتها أو نقص أو تفاوت بين الكميات والمقادير الثابتة في قائمة الحساب وبين ما سلم منها فعلا أثبت ذلك في محضر يوقعه أمين المخزن ومندوب المورد أو الناقل أو في محضر المعاينة بحسب الأحوال وفي حالة الإختلاف في الرأي بين المسلم وأمين المخزن يحال الأمر إلى مدير المخازن للفصل فيه ، وتوضع الأصناف التالفة على حدة تحت طلب المورد أو الناقل وتقيد في سجل خاص لذلك. ويخطر المورد أو الناقل بالنقص أو التلف أو التفاوت إذا كان التوريد محليا ، وتستنزل قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة من الفاتورة ولا يصرف للمورد إلا قيمة الأصناف التي أعتمد استلامها. أما إذا كان التوريد من خارج البلاد فتخطر شركة التأمين المختصة أو الناقل حسب الأحوال وتقيد قيمة الأصناف التالفة أو الناقصة دينا على حساب الشركة أو الناقل إلى حين التصرف نهائيا في قيمة التلف أو النقص.

مادة 256

تتبع فيما يتعلق بتوريدات المواد الغذائية للمدارس والمستشفيات وما شابهها إجراءات الفحص المقررة في هذا الفصل على أن تتولى إجراءه لجنة من بين موظفي المدرسة أو المستشفى أو الجهة التي تسلمت الأصناف تشكل بقرار من رئيسها.

مادة 257

الأصناف التي ترد من الخارج مباشرة يتولى التخليص عليها المكتب المختص بواردات الحكومة بالميناء في حالة وجوده ، على أن تتولى إدارة المخازن المختصة معاينة هذه الأصناف بعد مراجعتها على القوائم الخاصة بها. ولا تقيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن الأصناف التي أعتمد استلامها بالمخزن وفي حالة الأصناف المؤمن عليها تقيد كميتها كاملة بصرف النظر عما قد يكون فيها من تلف أو نقص وتخطر بها شركة التأمين مع قيد قيمتها دينا عليها طبقا لحكم الفقرة الأخيرة من المادة 255.

مادة 258

الأصناف التي تقدم کهبة ولا تكون مقيدة بأي شرط يجوز قبولها بموافقة الوزير المختص ، ويحرر بها كشف تبين به القيمة المقدرة لها معتمدة من رئيس المصلحة المختصة ، وتورد هذه الأصناف إلى المخازن ويسري عليها ما يسري على الأصناف الجديدة من إجراءات على أن يدرج أمامها ملاحظة بأنها بدون مقابل ومع بیان الثمن المقدر لها.

وتسرى في شأن العينات التي ترد مجانا الإجراءات المشار إليها في الفقرة السابقة فيما يتعلق بتقديرات الثمن والتوريد إلى المخازن.

الباب الثالث في صرف الأصناف من المخازن

الفصل الأول في صرف الأصناف للإستعمال المصلحي

مادة 259

تصرف الأصناف من المخازن بناء على طلب صرف تحرره الجهة الطالبة على النموذج رقم م خ -5 في أصل وخمس صور تبين فيه تفصيلا الأصناف المطلوبة وكمياتها أو مقاديرها والغرض من طلبها والطريقة التي تسوى بها قيمتها وتحتفظ الجهة الطالبة بصورة من هذا الطلب في ملفاتها.

مادة 260

عند طلب أصناف متعددة بعضها مستديم والبعض الآخر استهلاكي أو بعضها جديد والآخر مستعمل يجب أن يعد لكل نوع طلب مستقل.

مادة 261

يجب أن يبين في طلب صرف أصناف لأغراض التصنيع في الورش أو المصانع الحكومية ، رقم إذن التشغيل بالورشة أو المصنع الذي تقيد عليه الأصناف.

مادة 262

إذا كان الطلب خاصا بأصناف يراد الحصول عليها بدلا من أصناف أخرى سبق صرفها وتبين عدم صلاحيتها ، فيجب أن ترفق بالطلب صورة من طلب إعادة أصناف للمخزن رقم  م خ-6 مدرج بها البيانات الخاصة بالأصناف المعادة ، ويتم إجراء القيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن من واقع ذلك الطلب.

مادة 263 

يكون صرف الأصناف للإستعمال المصلحي من المخازن الفرعية أو المحلية حسب الأحوال ويتم الصرف بناء على إذن صرف يحرر على النموذج رقم م خ -7 من أصل وثلاث صور مبین به إسم الجهة طالبة الصرف والغرض منه وطريقة تحصيل قيمة الأصناف المصروفة ومفردات تلك الأصناف شاملة أسماءها وأرقامها بالمخزن ومقدارها أو عددها أو وزنها. ويتولى أمين المخزن إعداد إذن الصرف بناء على طلب صرف الأصناف المقدم من الجهة الطالبة في حدود ما هو متوفر لديه من الأصناف ويجب مراعاة الدقة والوضوح في كتابة الإذن ويحتفظ بصورة منه في دفتر الأذونات التي يستخرج منها، وترسل صورة أخرى بعد التنفيذ إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو بطاقات الحركة الإستنزال المقدار المصروف من العهدة وترصيد حساب الصنف ، كما ترسل الصورة الثالثة إلى أمين المخزن للقيد منها على بطاقة الصنف.

مادة 264

يراعى عند صرف الأصناف دائما صرف الأقدم فالأحدث ورودا إلى المخزن ، كما يراعى عند صرف الأصناف التي جرى تعديل في مواصفاتها أن تكون الأولوية في الصرف منها للأصناف التي وردت طبقا للمواصفات السابقة على التعديل.

مادة 265

تقيد الأصناف المستديمة عند صرفها من المخزن عهدة على الجهة التي تتسلمها. وتسلم الأصناف المشار إليها إلى الجهة الطالبة مقابل إقرار بالاستلام وتعهد بإستعمالها في أغراض مصلحية موقع عليها من تلك الجهة . أما إذا كان صرف الأصناف المذكورة لموظف بقصد الاستعانة بها في أداء عمله الرسمي فيجب تحرير استمارة صرف عهدة شخصية تتضمن ذات البيانات الواردة في طلب الصرف على أن يوقع بالاستلام من الموظف المعهود إليه بتلك الأصناف. وعلى أمين المخزن أن يبعث إلى الجهة التي صرفت إليها الأصناف المستديمة مرة كل ستة أشهر على الأقل طلبا للحصول على تأكيد الجهة ببقاء الأصناف في عهدتها وأن الحاجة إليها مازالت قائمة. وتظل الأصناف المستديمة مقيدة عهدة على الجهة التي تسلمتها إلى أن تعاد إلى المخزن

مادة 266

إذا كان طلب صرف الأصناف من المخازن بقصد إصلاحها أو تشغيلها في الورش الحكومية أو غير الحكومية تم التصرف مقابل إيصال بذلك وبعد الحصول على الضمان اللازم في عادتها مع بقاياها بعد انتهاء الإصلاح أو التشغيل ، ويصدر إذن صرف من المخازن عن الجزء من الأصناف التي يتم استهلاكها في أعمال الأصلاح أو التشغيل ، أما الأصناف التي يجري تحويلها بالتشغيل إلى أصناف أخرى ، فتحرر في شأنها شهادة إدارية تثبت حالتها الجديدة وتقيد ضمن عهدة المخزن.

مادة 267

يخضع للأنظمة الخاصة المقررة في هذا الشأن صرف الأصناف من المتاجر و المصانع الحكومية التي تعرض أو تنتج أصنافا للبيع وتسوية قيمتها. أما إذا كان طلب صرف الأصناف بقصد بيعها من مخزن غير معد أصلا لبيع منتجات حكومية فيقدم طلب الصرف من ثلاث نسخ مرفقا به ما يفيد موافقة الجهة المختصة على بيع الأصناف المطلوبة وبعد إستيفاء الإجراءات المقررة للصرف والتأشير على

الطلب بما يفيد ذلك يحال بمرفقاته إلى إدارة الحسابات بالمحافظة الاستيفاء الأصناف من المشتري مقابل إيصال بذلك ، وتوافي إدارة الحسابات مدير المخازن بنسخة من الطلب بعد ختمه بما يفيد سداد القيمة ، وتعيد نسخة أخرى إلى المخزن لصرف الأصناف إلى

المشتري.

الفصل الثاني في تسوية قيمة الأصناف المصروفة للإستعمال المصلحي

مادة 268

الأصناف التي تصرف من المخازن المخصصة لإستعمال الوزارة أو المصلحة التي تتبعها هذه المخازن لا تخضع لأحكام التسوية الحسابية المنصوص عليها في هذه الفصل ، مادامت هذه الأصناف قد سبق أن خصمت قيمتها لدى ورودها إلى المخازن من إعتماد مدرج في ميزانية تلك الجهة ويكتفي في هذه الحالة بقيد الأصناف المصروفة في دفتر الأستاذ أو بطاقات المخزن والتأشير بصرفها مقابل التوقيع بالاستلام.

مادة 269

الأصناف التي تصرف من المخازن المخصصة إلى الوزارات والمصالح الأخرى غير تلك التي تتبعها المخازن تسوى قيمتها دوريا على فترات تتناسب مع حركة

صرف الأصناف على ألا تجاوز شهرا ، وتقدم الجهة التابع لها المخازن إلى الجهة المصروف إليها الأصناف ، توطئة للتسوية كشفا مبينا به هذه الأصناف وقيمتها والمصروفات الإدارية المستحقة عليها ، على أن ترفق بالكشف صور من طلبات صرف الأصناف. وتتم التسوية بإحدى الطرق المنصوص عليها في المادة 158 من هذه اللائحة بحسب الأحوال وبمراعاة الإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 270

على كل وزارة أو مصلحة ترغب في صرف أصناف من المخازن العامة أن تستعلم قبل تقديم طلب الصرف ، عن قيمة ما تكفله مقابل الأصناف المطلوبة بصفة تقريبية ، وأن تتحقق من وجود الاعتماد المالي اللازم لمواجهة هذه التكاليف ، ويقدم الطلب بعد قيد تكاليفه التقريبية كرتيا بسجل الإعتمادات. ويختم الطلب من أمين المخزن بما يفيد صرف الأصناف المطلوبة وتعاد صورتان منه إلى الجهة الطالبة ، كما تحال صورتان أخريان منه إلى مدير المخازن الإرفاق إحداهما بكشف الطلبات الشهري والأخرى لإجراء القيود الحسابية اللازمة. توافي كل جهة من الجهات التي صرفت إليها أصناف من المخازن بکشف شهري متضمن طلباتها وتسوى قيمته بإحدى الطرق المنصوص عليها في المادة 158 من هذه اللائحة بحسب الأحوال وبمراعاة الإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 271

في جميع الحالات التي تجرى فيها المحاسبة بين الجهات الإدارية تحدد قيمة الأصناف المصروفة من المخازن العامة على أساس سعر تكلفتها الفعلي ، أما في حالات المخازن المخصصة فتكون المحاسبة على أساس سعر السوق على أن تضاف في جميع الأحوال المصروفات الإدارية المقررة بما لا يجوز 10 بالمائة من قيمة الأصناف المصروفة.

الفصل الثالث في صرف الأصناف على سبيل الإعارة أو بالإيجار

مادة 272

لا يجوز صرف أي صنف من المخازن على سبيل الإعارة إلا إلى جهة حكومية ويشترط للإعارة ألا تكون الجهة الإدارية المعيرة في حاجة إلى الصنف وألا تشتری بديلا عنه أثناء مدة الإعارة وأن يصدر بالإعارة إذن من وكيل الوزارة المختص.

مادة 273

تصرف الأصناف المعار بناء على طلب صرف يحرر من ثلاث نسخ يحدد فيه تاريخ إعارة الأصناف ويوقع عليه من الجهة المستعيرة ، على أن يؤشر على الطلب بالمداد الأحمر ” أصناف مصروفة على سبيل الإعارة ” وتسجل الأصناف المعارة على مستندات الأصناف المعارة في ملف خاص.

مادة 274

عند إعارة الأصناف تفحص فحصا جيدا بمعرفة أمين المخزن زمن يرى الإستعانة به في هذا الشأن من عدم إساءة إستعمالها فإذا ثبتت سلامتها تتخذ إجراءات إعادتها إلى المخزن وقيدها في الدفاتر والبطاقات. أما إذا ثبت أن الأصناف المذكورة أصبحت غير صالحة بسبب سوء استعمالها فتتحمل الجهة المستعيرة قيمتها.

مادة 275

إذا تخلفت الجهة المستعيرة عن إعادة الأصناف المعارة في الموعد المحدد لذلك اعتبرت تلك الأصناف مصروفة إليها للإستعمال المصلحي ، وتسوى قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعر السوق أي القيمتين أكبر إضافة المصروفات الإدارية المقررة بما لا يتجاوز 10 بالمائة من تلك القيمة ويتبع في التسوية حكم المادة 158. ويرفق المستند الدال على تسوية القيمة بطلب الصرف للإعارة إثباتا لقيد الاصناف نهائيا لحساب الجهة المستعيرة.

مادة 276

لا تصرف أية أصناف من المخازن بالإيجار إلا بعد الحصول على إذن بذلك من وكيل الوزارة المختص وبعد تحديد قيمة الأجرة التي تستحق عن مدة الإيجار بمعرفة المصلحة المختصة ، ويكون صرف الأصناف في هذه الحالة بمقتضی عقد إيجار يراعى في تحديد شروطه توفر جميع الضمانات اللازمة للمحافظة على الأصناف المؤجرة. و تفحص الأصناف عند إعادتها على المنقولات المملوكة للدولة التي تشتري أصلا بقصد تأجيرها للغير كالمعدات الزراعية وإنما تخضع للنظام الخاص بها.

الفصل الرابع في صرف الأصناف إلى المخازن الفرعية والمحلية

مادة 277

يكون الصرف من المخازن المركزية إلى المخازن الفرعية أو من هذه المخازن الأخيرة إلى المخازن المحلية بناء على طلب صرف يحرره أمين المخزن الطالب من أصل وثلاث صور أو بناء على أمر كتابي من مدير المخازن تبين فيه الأصناف المراد صرفها والمخزن المصروف إليه والغرض من الصرف. ويراعى في حالة بناء على طلب بذلك إستيفاء البيانات والإجراءات المقررة في المواد  259،262،260،263

 من هذه اللائحة ، على أن يعرض الطلب على مدير المخازن في حالة الصرف من المخازن المركزية أو على أمين المخزن المسؤول إذا كان الصرف من مخزن فرعي وبإذن المدير أو الأمين على حسب الأحوال ، بالصرف بعد إجراء ما يراه من تعديلات على الطلب ويجب بيان أسباب عدم صرف الأصناف المطلوبة بالكامل في حالة تعديل الطلب ، فإذا كان ذلك لعدم توافر الكميات المطلوبة بالمخزن وجب ذكر التاريخ المتوقع توافرها فيه.

مادة 278

يحتفظ أمين المخزن الذي تصرف منه الأصناف بأصل طلب الصرف وصورة منه للاستعانة بها في إجراء القيود اللازمة بدفتر الأستاذ أو ببطاقات حركة المخزن ، ويجب أن يحمل أصل الطلب التوقيع بالاستلام من مندوب المخزن الطالب إذا كان موجودا أو أن يؤشر عليه بما يفيد شحن الأصناف والطريقة التي شحنت بها ، وتعاد الصورتان الأخريان من الطلب إلى أمين الذي صرفت منه الأصناف ، وتعتبر هذه الصورة هي الدليل على تمام الإستلام وتتخذ أساسا لاستيفاء القيود الدفترية. وعلى أمين المخزن المرسل أن يتابع إجراءات التسليم حتى يتلقى من المخزن الطالب ما يفيد استلامه للأصناف المرسلة إليه.

مادة 279

على أمين المخزن المرسل أن يراجع بكل دقة الأصناف المرسلة إلى المخازن المرسل إليها وأن يعد بها قائمة من أربع نسخ ، وعليه وزن تلك الأصناف قبل التعبئة وبعدها وكتابة الوزن الصافي و الوزن القائم على الطرود من الخارج. ويراعى عند التعبئة اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لحماية الأصناف من التلف أو الكسر. ويراجع الأصناف بعد تعبئتها وقبل إقفال الطرود مراجع بالمخزن ، ويوقع على قائمتها بما يفيد المراجعة ، وتوضع نسختان من هذه القائمة داخل الطرود التي يجب أن تقفل قفلا محكما وتختم بالرصاص إذا دعا الأمر وتسلم على الناقل مقابل إيصال منه بذلك. وترسل المستندات إلى أمين المخزن المرسل إليه بالبريد المسجل العاجل ، على أن يراعى دائما وصول المستندات قبل وصول الأصناف إليه.

مادة 280

يتولى أمين المخزن عند وصول الأصناف إليه معاينة الطرود من الخارج للتحقق من سلامتها وعدم العبث بها أو بمحتوياتها ، فإذا اشتبه في وقوع شيء من ذلك أمر فورا بفتحها في حضور مندوب الناقل ومعاينة محتوياتها والمطابقة بينها وبين قائمة الأصناف الموجودة بداخل الطرود مع إثبات أي اختلاف بينها في محضر موقع عليه منه ومن مندوب الناقل وتقيد قيمة الأصناف أو المفقودة والتي تثبت مسؤولية الناقل عنها دينا عليه إلى حين التصرف نهائيا فيه.

مادة 281 

تفرغ محتويات الطرود وتراجع مفرداتها مع قائمة الأصناف الموجودة بداخلها وبالمستندات المرفقة حيي يتم التحقق من سلامة الأصناف ، کل کسر أو تلف أو إختلاف يحرر بشأنه محضر يوقع عليه أمين المخزن ومساعده ، وتدرج على نسخة من طلب الصرف البيانات الصحيحة من واقع المعاينة وتعاد هذه النسخة بعد توقيعها إلى المخزن المرسلة منه الأصناف لتصحيح قيوده وتحديد أسباب التلف أو الكسر أو الإختلاف.

مر282ادة يحرر بالأصناف المرسلة من مخزن إلى آخر إذن استلام وفقا لأحكام المادة 243 لاستخدامه في إستيفاء القيود الدفترية بالمخازن.

الباب الرابع في إعادة الأصناف إلى المخازن

مادة 283

تعاد الأصناف الآتية إلى المخازن :

1. العهد الشخصية أو المصلحية بعد إنتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
2. الأصناف المستديمة التي لم تعد تصلح للاستعمال في الغرض المخصصة له.
3. الأصناف المعارة و المؤجرة بعد انتهاء الإعارة والإيجار.
4. الأصناف التي صرفت بطريق الخطأ أو بالزيادة أو التي لا تكون مطابقة للمطلوب.

مادة 284

عند إعادة الأصناف للمخزن يحرر طلب إعادة أصناف على النموذج رقم م خ-6 تبين فيه تفاصيل الأصناف وأسباب إعادتها للمخزن مع إعطاء البيانات التي تبين تاريخ صرفها ومستند الصرف.

مادة 285

عند إعادة الأصناف المستديمة للمخزن بسبب عدم صلاحيتها للاستعمال في الأغراض التي صرفت من أجلها يجب معاينتها للتثبت من أنها أصبحت غير صالحة للاستعمال ، وأن ذلك لا يرجع إلى الإهمال أو التلف العمدی. ويجب التأكد من أن الصنف المعاد هو ذات الصنف السابق صرفه ، فإذا تعذر ذلك وجب التأكد على الأقل من أنه من ذات النوع والطراز المستخدم بالمصلحة ولا يجوز إعادة الصنف المستديم إلى المخزن بقصد استبداله بمجرد حلول التاريخ الفرضى لاستهلاكه إلا إذا ثبت بصورة قاطعة من الفحص ألا فائدة ترجى من إصلاحه.

مادة 286

إذا أعيدت الأصناف إلى المخازن قبل حلول التاريخ الفرضي استهلاكها ، وثبت من الفحص أنها أصبحت غير صالحة للإستعمال بسبب الإهمال أو سوء الاستعمال فليزم المسؤول بالفرق بين قيمة الصنف الجديد بالسوق أو الدفاتر أيهما أكبر مخصوما منها مقابل الاستهلاك حسبما يحدده رئيس المصلحة المختصة وبين القيمة المقدرة للصنف بعد إستعماله.

مادة 287

إذا تبين أن الأصناف المعادة تالفة وغير صالحة للإستعمال أو الإصلاح فيجب أن يقدر ثمنها وأن توضع عليها علامة مميزة ، وتقيد في دفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن ” الأصناف الخردة ” مع إثبات وزنها أو عددها أو مقدارها.

مادة 288

الأصناف الجديدة التي تعاد للمخازن بسبب صرفها بطريق الخطأ أو زيادتها عن الحاجة يجب فحصها قبل قبولها وتسلم بمقتضى شهادة إدارية وتضاف إلى عهدة المخازن.

مادة 289

لا يجوز لأمناء المخازن قبول إعادة أي صنف إلى المخازن بصفة نهائية إلا بعد معاينته بمعرفة المختصين وإلا كانوا مسؤولين عن الأضرار التي تحدث بسبب ذلك ، على أنه يجوز لهم قبول الأصناف المعادة بصفة مبدئية ريثما يتم فحصها ويتقرر استلامها.

مادة 290

في جميع الأحوال التي يتقرر فيها إعادة أصناف إلى المخازن ، يجب أن يحرر بها إذن إستلام على أن ترسل نسخة منه مع طلب إعادة الأصناف للجهة الوارد منها الصنف ، ويخصم الصنف من حساب صاحب العهدة.

مادة 291

لا يجوز صرف بديل للصنف المعاد إلا بعد موافقة مدير المخازن إلا إذا اقتضت الحاجة العاجلة أو ضرورة سير العمل صرف الصنف البديل قبل ذلك. ولا يجوز صرف بدل المستهلك من قطع الغيار والمصابيح الكهربائية وما يماثلها إلا بعد إعادة الصنف المستهلك أو بقاياه.

الباب الخامس في الرقابة على المخازن

الفصل الأول في جرد المخازن

مادة 292

يتم جرد المخازن خلال السنة بطريقة الجرد الجزئي ، كما يتم جردها جردا كليا شاملا على مراحل مرة كل سنة وتدون لجنة الجرد في تقريرها النسبة التي راجعتها من كل صنف في كل مرة. ويراعى عند الجرد الجزئي حصر الأصناف وفئاتها وعددها أو مقدارها ووزنها بدقة وعناية ، أما الجرد الكلي فيراعى فيه جرد كل صنف من الأصناف الموجودة بالمخازن

على حدة وبيان قيمتها بعد حساب التكاليف الكلية لها ومقارنتها بالحساب الموجود بدفتر أستاذ المخازن وتحديد العجز أو الزيادة في الموجود فعلا عما هو ثابت في السجلات.

مادة 293

يتم الجرد الجزئي على مدار السنة وذلك بإختيار عينة كل يوم من عدد من الأصناف ، وحصرها ومقارنتها بالأرقام المدونة بدفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن وضبط الفروق سواء بالزيادة أو النقص ، ويشمل الجرد الجزئي جميع الأصناف الموجودة بالمخازن سواء كانت مستديمة أو استهلاكية أو خردة.

مادة 294

تحدد الأصناف التي يجري جردها يوميا بمعرفة الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو البطاقات وذلك بإدراج تلك الأصناف

على النموذج رقم م خ-8 مع بيان تاريخ اليوم ورقم كل صنف و إسمه ، ويحال هذا النموذج إلى الموظف المعين لإجراء الجرد الذي يتولى حصر الموجود الفعلي من كل صنف وتدوينه في النموذج في الخانة المخصصة لذلك ، ويراجع النموذج بعد إنتهاء الحصر موظف أخر بالمخزن. ويوقع النموذج المشار إليه من كل من القائم بالجرد والمراجع بما يفيد إتمام الجرد ومراجعته ثم يعاد إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو البطاقات وعليه أن يقيد في الخانة المخصصة لذلك النموذج مقدار كل صنف من واقع دفتر الأستاذ أو البطاقات مع التأشير على الدفتر أو البطاقات بتاريخ هذا الجرد وصحته إذا كان كذلك ، أما إذا تبين وجود فرق بين الموجود الفعلي و بين ما هو ثابت في السجلات فعلية إخطار مدير المخازن أو أمين المخزن المختص بحسب الأحوال لإجراء التحقيق اللازم للتعرف على أسباب الفرق وتسويته.وتعتمد نتيجة الجرد بتوقيع مدير المخازن أو أمين المخزن المختص على النموذج بما يفيد ذلك ، وتحفظ النماذج الدالة على إجراء الجرد الجزئي في ملف خاص مرتبة حسب تواريخها.

مادة 295

يجري الجرد الكلي الشامل في مواعيد تحدد بالاتفاق بين وكيل وزارة الخزانة ورئيس الجهة الإدارية المختصة. وتتولى الجرد لجان يصدر بتحديدها قرار من وكيل وزارة الخزانة وتشكل كل لجنة من عدد لا يقل عن 3 موظفين وترسل نسخ من تقاريرها لوكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة.

مادة 296

يجب أن تكون جميع المستندات الخاصة بإستلام أو صرف أو شطب أو بيع الأصناف مقيدة بالدفاتر والبطاقات وذلك قبل الموعد المحدد للجرد. ولا يجوز أثناء أعمال الجرد إستلام أو صرف أية أصناف ويجب حفظ الأصناف الواردة خلال تلك في مكان مستقل داخل طرودها ودون أن تفتح ، فإذا كانت هذه الأصناف مستوردة من الخارج وسجلت في الحسابات ، أدخلت في الجرد من واقع مستنداتها دون حصرها فعليا وتدرج في كشف الجرد تحت قسم ” أصناف واردة أثناء الجرد”. ويجوز بالنسبة إلى طلبات صرف الأصناف العاجلة التي يرى مدير المخازن أو أمين المخزن المختص بحسب الأحوال أنها لا تحتمل الإرجاء ، أن يأمر كتابيا بالصرف مع تعديل سجلات وبطاقات الجرد بما يتفق مع ذلك.

مادة 297

يعد مدير المخازن قبل حلول موعد الجرد الكلي بوقت كاف بطاقات ذات أرقام مسلسلة طبقا للنموذج رقم  م خ-9 ليقيد بها رقم كل صنف وإسمه وثمنه ومقدار الموجود الفعلي منها بالمخازن والمقدار المقيد بالسجلات و الفرق بينهما سواء بالزيادة أو النقص.

مادة 298

يدون الموظف المعهود إليه بدفتر أستاذ المخزن إسم كل صنف ورقمه على البطاقات المشار إليها في المادة السابقة بمراعاة تسلسل أرقامها ، على أن يفرغ من ذلك قبل التاريخ المحدد للجرد. وتوزع البطاقات على الأرفف والخانات التي توجد بها الأصناف وتبدأ لجان الجرد عملها بحيث يتولى أحد الأعضاء تحديد المقادير الموجودة من كل صنف وإثباتها في البطاقة الخاصة به والتوقيع عليها بما يفيد ذلك ، ثم يتبعه آخر بمراجعة الإحصاء عن طريق إعادته والتوقيع عليها بما يفيد ذلك ، ثم يتبعه أخر بمراجعة الإحصاء عن طريق

إعادته والتوقيع على البطاقة بما يفيد المراجعة فإذا وجد فرقا طلب من زميله تعديل الأرقام بعد إجراء الإحصاء من جديد في حضورهما. وعلى مدير المخازن بالنسبة إلى المخازن وأمين المخزن المختص في المخازن الفرعية أو المحلية ، الإشراف على أعمال الجرد ، ولا يجوز إسناد ذلك إلى أحد من مساعديهما ويراعي أن تتم أعمال الجرد بكل دقة وسرعة.

مادة 299

تجمع بطاقات الجرد بعد الإنتهاء منه وترتب حسب أرقامها التسلسلية للتحقق من وجودها كاملة ثم تحال إلى الموظف المعهود إليه بدفتر الأستاذ أو بطاقات حركة المخزن لتدوين الموجود من كل صنف من واقع سجلاته على البطاقة الخاصة به. وتحصر الفروق بالزيادة أو النقص من واقع بطاقات الجرد ، ويوافي مدير المخازن بنتيجة الجرد في كل مخزن من المخازن التابعة له ، ويعد کشفا عاما من أربع نسخ بالأصناف الموجودة بالمخازن حسبما هو ثابت في نتائج الجرد تبين به الفروق التي يثبت أنها نتيجة عجز فعلية في الأصناف ويقدم الكشف مرفقا بملاحظات مدير المخازن إلى رئيس المصلحة التي يتبعها الإعتماد على مدير المخازن وموافاة كل من وكيل الخزانة وديوان المحاسبة بنسخة منه.

مادة 300

يتم حصر العجز من واقع كشف الجرد وتسوي قيمته على حساب الموظف المسؤول بعد استبعاد ما يثبت أنه نتيجة خطأ في القيد وذلك إلا إذا كانت هناك زيادة مساوية للعجز في صنف آخر بديل بحيث يحتمل وقوع خلط بينهما في الصرف فيحصل الفرق بين قيمتي الصنفين. ولا يعتد في تسوية العجز بأية زيادة تكون في بعض الأصناف الأخرى وذلك بإستثناء الحالة المشار إليها في الفقرة السابقة. وتتم التسوية بالإصدار إذن صرف أصناف بإسم الموظف المسؤول وتقيد القيمة سلفة عليه تحت التحصيل أو تورد نقدا إذا رغب الموظف في ذلك وتخطر وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بالتسويات التي تتم سدادا لأي عجز.

مادة 301

لا يجوز إجراء مقاصة بين ما يكشف عنه الجرد من عجز أو زيادة وبين أية زيادة أو عجز ظهرت في جرد سابق إلا إذا ثبت على وجه اليقين أن الفرق السابق هو بذاته الفرق الحالي وتعدل القيود في سجلات المخزن على ضوء ذلك بعد اعتماده من رئيس المصلحة التي يتبعها المخزن.

الفصل الثاني في التفتيش على المخازن

مادة 302

مع عدم الإخلال بحق المصلحة التي تتبعها المخازن في التفتيش عليها ، تختص الإدارة العامة للتفتيش بوزارة الخزانة بالتفتيش على المخازن العامة والمخصصة. ويشمل التفتيش مراجعة السجلات الحسابية للمخازن والإجراءات المتبعة في شأن استلام وصرف الأصناف وطريقة حفظها والتحقق من دقة تنفيذ أحكام هذه اللائحة ، وللمفتش في سبيل قيامه بمهمته أن يجرد بعض الأصناف للتأكد من سلامة القيود الدفترية وتطابقها مع الموجود الفعلي من الأصناف. وعلى المفتش أن يطلع على التقارير السابقة وأن يتحقق من أن ما ورد بها من ملاحظات قد أخذ بعين الإعتبار وأن ما ظهر من أوجه النقص قد عولج بطريقة مرضية وعليه أن يشير إلى ذلك في تقريره. ويجب على المفتش كلما كان ذلك ممكنا إسداء النصح والمشورة للمسؤولين عن المخازن لتسيير أعمالهم بما يتفق وأحكام القانون.

مادة 303

يعد المفتش تقريرا بنتائج عمله يضمنه ما تبينه من مخالفات وصعوبات في العمل وما يقترحه في هذا الشأن ، ويقدم التقرير على مدير عام الإدارة العامة للتفتيش الذي يحيله بعد اعتماده على وكيل الوزارة للتصرف مع موافاة وكيل وزارة الخزانة بصورة منه. ولوكيل وزارة الخزانة أن يبعث بصور تقارير التفتيش على المخازن إلى ديوان المحاسبة لاطلاعه عليها.

مادة 304 

على كل جهة إدارية توجه إليها ملاحظات بمناسبة التفتيش على مخازنها أن ترد عليها خلال شهر من ورود الملاحظات إليها بما اتخذته من إجراءات في شأنها.

الفصل الثالث في الأصناف المفقودة والتالفة

مادة 305

إذا أكتشف فقد أية أصناف أو تلفها أثناء وجودها في المخازن أو في عهدة احد الموظفين أو إحدى الجهات الحكومية ، وجب على المسؤول عن عهدة هذه الأصناف أن يبلغ الأمر فورا إلى مدير المخازن الذي يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسؤولية ، وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن.

مادة 306

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة جنيهات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير المخازن. أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها رئيس المصلحة المختص من ثلاثة موظفين أحدهم من موظفي المصلحة ممن لا صلة لهم بالمخزن أو العهدة والآخران من إدارة حسابات المحافظة وإحدى المصالح التي تستعمل الصنف المفقود أو التالف يختارهما رئيس الحسابات ورئيس مصلحة المذكورة وتعد اللجنة تقريرا بما تنتهي إليه تحرياتها ورأيها وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحدث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد ويقدم التقرير على رئيس المصلحة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة لجريمة أو إشتبه في أن يكون كذلك ، وجب عليه إبلاغ الجهات المختصة لإتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن. وعلى رئيس المصلحة في جميع الأحوال إخطار وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات في شأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 307

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التي يثبت أن سبب فقدها أو تلفها يرجع على سوء الاستعمال أو الحفظ على النحو الآتي:

أ- إذا كانت أصنافا مستديمة حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر ويجوز بموافقة رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن إستنزال نسبة معينة من القيمة مقابل الاستهلاك فإذا كان من الممكن إصلاح التلف إكتفى بتحصيل تكاليف الإصلاح. 

ب- إذا كانت أصنافا إستهلاكية حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر.الفصل الثالث في الأصناف المفقودة والتالفة

مادة 308

إذا أكتشف فقد أية أصناف أو تلفها أثناء وجودها في المخازن أو في عهدة احد الموظفين أو إحدى الجهات الحكومية ، وجب على المسؤول عن عهدة هذه الأصناف أن يبلغ الأمر فورا إلى مدير المخازن الذي يجري تحرياته بسرعة لتحديد أسباب الفقد أو التلف وتحديد المسؤولية ، وعليه أن يقدم تقريرا بذلك إلى رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن.

مادة 309

إذا كانت الأصناف المفقودة أو التالفة لا تزيد قيمتها على عشرة جنيهات اكتفى بالتحريات التي يجريها مدير المخازن. أما إذا زادت القيمة عن القدر المذكور فتتولى التحريات لجنة يشكلها رئيس المصلحة المختص من ثلاثة موظفين أحدهم من موظفي المصلحة ممن لا صلة لهم بالمخزن أو العهدة والآخران من إدارة حسابات المحافظة وإحدى المصالح التي تستعمل الصنف المفقود أو التالف يختارهما رئيس الحسابات ورئيس مصلحة المذكورة وتعد اللجنة تقريرا بما تنتهي إليه تحرياتها ورأيها وما تقترحه من وسائل وإجراءات لمنع تكرار الحدث مع بيان مقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها على وجه التحديد ويقدم التقرير على رئيس المصلحة فإذا تبين أن الفقد أو التلف كان نتيجة لجريمة أو إشتبه في أن يكون كذلك ، وجب عليه إبلاغ الجهات المختصة لإتخاذ الإجراءات المقررة في هذا الشأن. وعلى رئيس المصلحة في جميع الأحوال إخطار وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة بصورة من تقرير التحريات مع بيان مفصل بمقدار الأصناف المفقودة أو التالفة وقيمتها وما اتخذ من إجراءات في شأن التحقيق وتسوية الخسارة.

مادة 310

تسوى قيمة الأصناف المفقودة أو التالفة التي يثبت أن سبب فقدها أو تلفها يرجع على سوء الاستعمال أو الحفظ على النحو الآتي:

أ- إذا كانت أصنافا مستديمة حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر ويجوز بموافقة رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن إستنزال نسبة معينة من القيمة مقابل الاستهلاك فإذا كان من الممكن إصلاح التلف إكتفى بتحصيل تكاليف الإصلاح. 

ب- إذا كانت أصنافا إستهلاكية حسبت قيمتها على أساس سعر شرائها أو سعرها في السوق وقت الحادث أي القيمتين أكبر.

ويجب في جميع الأحوال إضافة المصاريف الإدارية بما لا يزيد على 10 بالمائة من قيمة الأصناف وتتم بإصدار إذن صرف بالأصناف المفقودة أو التالفة بإسم المسؤول عن فقدها أو تلفها وقيد قيمتها سلفة شخصية عليه تستوفي نقدا أو بطريق الخصم من المرتب بحسب الأحوال إذا كانت من بين الأصناف الموجودة بالمخازن أو في عهدة أحد الموظفين أو إحدى الجهات غير الحكومية ، أما إذا كانت في عهدة إحدى الجهات الإدارية فتسوي طبقا لأحكام المادة 158 ووفقا للإجراءات المقررة في هذا الشأن.

مادة 311

يتم شطب الأصناف المفقودة أو التالفة وفقا لحكم المادة 25 من قانون النظام المالي للدولة وتسوى قيمة الأصناف التي يتقرر شطبها خصما على البند المخصص لذلك في الميزانية.

الباب السادس في تحديد الأصناف الخردة والتصرف فيها

مادة 312

يجب الإعتبار الأصناف غير قابلة للإستعمال أو للاستفادة بها في أي غرض عام من الأصناف الخردة ، أن يوصي بذلك مدير المخازن وأن تعتمد توصيته من رئيس المصلحة التي تتبعها المخازن. ويجب إخطار وكيل وزارة الخزانة بكل صنف يتقرر اعتباره خردة.

مادة 313

يشكل وكيل وزارة الخزانة لجنة من أحد مفتشي الإدارة العامة للتفتيش ومندوب عن إحدى المصالح الفنية تتولى معاينة الأصناف الخردة للتثبت من عدم صلاحيتها تماما للاستعمال واقتراح طريقة التصرف فيها وتقدم اللجنة تقريرها إلى وكيل وزارة الخزانة ليقرر ما يراه من تصرف في شأن تلك الأصناف ، وإبلاغ ديوان المحاسبة بما يتقرر في هذا شأن .

مادة 314

يكون التصرف في الأصناف الخردة إما ببيعها أو إعدامها ، ويحرر محضر بالإجراءات التي يتقرر اتخاذها في هذا الشأن وتحال نسخ منه إلى وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة والمصلحة التي تتبعها المخازن ويحتفظ منه ضمن مستندات المخازن. وتستنزل قيمة الأصناف المذكورة بعد التصرف فيها من عهدة المخزن .

الباب السابع في بيع الأصناف

مادة 315

لا يجوز بيع الأصناف الجديدة من المخازن للأفراد أو الجهات غير الحكومية ويستثنى من ذلك : –

1. الأصناف التي تعدها الجهات الحكومية بقصد البيع .
2. الأصناف المصرح بشرائها بقصد بيعها للهيئات والأفراد .
3. الكتب المدرسية والمطبوعات والخرائط والنشرات المعدة للبيع .
4. منتجات المزارع والمصانع الحكومية .
5. العينات التي تعتبر من النماذج وتلك التي تعتمد لتوريد مثيلها .
6. الأدوية والمواد الإسعافية التي ترخص وزارة الصحة العامة ببيعها في أحوال خاصة.
7. الأصناف التي تصرح وزارة الخزانة ببيعها لظروف خاصة ويكون بيع الأصناف الأخيرة بناء على طلب يقدم من الوزارة أو المصلحة المختصة تبين فيه الظروف المبررة للبيع ، فإذا كانت تلك الأصناف من بين الأصناف التي يخشى عليها من التلف فيجب إيضاح أسباب بقائها دون إستعمال وتحديد المسؤول عن تخزين كميات كبيرة منها ، أما إذا كانت الأصناف المطلوب التصريح ببيعها زائدة عن الحاجة فيجب أن يرفق بالطلب تعهد بعدم شراء أصناف مماثلة خلال الفترة اللاحقة للبيع ، على انه جدت ظروف طارئة إستثنائية فيجوز شراء أصناف مماثلة خلال تلك الفترة بقرار من وكيل الوزارة المختص بعد إبلاغ وكيل وزارة الخزانة وديوان المحاسبة.

مادة 316

يجب على كل جهة إدارية ترغب في بيع أصناف لديها أن ترسل قبل إتخاذ إجراءات البيع بوقت كاف إلى إدارة المخازن والمشتريات والوزارات والمصالح الأخرى بيانا تفصيليا بالأصناف المرغوب في بيعها وكمياتها وأن تطلب منها إفادتها عما تحتاجه منها مع تحديد موعد مناسب لمعاينتها وإتخاذ إجراءات صرفها ، فإذا لم يصل أي طلب خلال الموعد المحدد ، شرع في اتخاذ إجراءات البيع. ويستثنى من حكم الفقرة الأصناف الخردة والأصناف التي لا تستعملها إلا المصلحة الراغبة في البيع ، والأصناف سريعة التلف بعد الحصول على موافقة وكيل وزارة الخزانة .

مادة 317

يكون ثمن البيع الأساسي للأصناف الجديدة هو سعر شرائها فإذا لم تكن قد دخلت المخازن بطريق الشراء فيكون ثمنها الأساسي هو قيمتها المقدرة بالسجلات.

أما الأصناف المستعملة فيحدد ثمن بيعها الأساسي بسعر الشراء أو الثمن المقدر بالسجلات حسب الأحوال بعد إستنزال نسبة معينة يعتمدها رئيس المصلحة مقابل الاستهلاك. ويكون الثمن الأساسي لبيع الأصناف الخردة هو قيمة التي تحددها لجنة الفحص لها بعد اعتمادها من رئيس المصلحة. ويراعي في جميع الأحوال لإضافة المصروفات الإدارية بما لا يجاوز 10 بالمائة من قيمة الأصناف المراد بيعها ، وفي جميع الأحوال يضاف ثمن بيع الأصناف على الإيرادات.