قرار مجلس الوزراء بلائحة تنظيم المخازن والمشتريات بمعرض طرابلس الدولي

مجلس الوزراء

بعد الاطلاع

على المادة 4 فقرة 4 من القانون رقم 3 لسنة 1959 بشأن معرض طرابلس الدولى المعدلة بالمرسوم بقانون الصادر في 8 أغسطس سنة 1962.
وبناء على ما عرضه وزير الاقتصاد الوطني.
وعلى اقتراح مجلس إدارة المعرض.

قرر

المحتويات

الفصل الأول احكام عامة

مادة-1-

أ- يعين لمخازن المعرض امين تكون في عهدته جميع المخزونات التي تدخل المخازن وفقا لأحكام هذه اللائحة.
ب- يجب على أمين المخازن أن يمسك سجلا خاصا تسجل فيه جميع المخزونات بأرقام متتابعة بمجرد دخولها الى المخازن..ويؤشر على المستندات الخاصة بها بما يدل على اجراء هذا التسجيل مع بيان الصفحة التي سجلت فيها وتاريخ ذلك.
ج- يجب المحافظة على المخزونات في المخازن إلى أن يتم التصرف فيها وفقا لأحكام هذه اللائحة ·
د- لا يجوز شطب أى مادة سجلت في السجل الا باذن خاص يصدر من مدير عام المعرض بعد موافقة لجنة خاصة يشكلها مجلس ادارة المعرض لهذا الغرض.

مادة 2

المواد التي تصرف من المخازن وفقا لأحكام هذه اللائحة تصبح في عهدة الموظف الذي استلمها بعد توقيعه على المستند الخاص بذلك وتتخذ الإجراءات التالية في حالة صرف الأثاث والمعدات المكتبية

تسجل الأشياء المذكورة في كشف يحرز من نسختين.
يرسل الكشف إلى الموظف المختص لمراجعة محتويات الاثاث والمعدات على ما سلم إليه للتحقق من مطابقة ما سجل فيه لما هو موجود والديه فعلا.
يؤشر الموظف على هذا الكشف ويرسل احدى نسختيه الى امين المخازن بملاحظاته ان وجدت وتعلق النسخة الثانية بالمكان الذي يوجد به الأشياء المذكورة بالكشف.

مادة 3

يناط بالمراقب المالي وبرئيس قسم المحاسبة الإشراف على المخازن ومراقبتها وعليهما التفتيش عليها بصفة مستمرة ومرة على الأقل كل شهر مع تقديم تقرير عن هذا التفتيش يرفع الى مدير عام المعرض وترسل صورة منه الى رئيس اللجنة المنصوص عليها في الفقرة «د» من المادة الأولى من هذه اللائحة.

مادة 4

يحتفظ أمين المخازن بمفاتيح المخازن ويحظر عليه تسليمها للغير پای حال من الاحوال و تحفظ مجموعة من هذه المفاتيح لدى المدير العام.

مادة 5

مع عدم الاخلال باحكام المادتين 3 و 7 من هذه اللائحة يعتبر أمين المخازن مسئولا امام مدير عام المعرض وعليه تنفيذ ما يصدره إليه من تعليمات.

مادة 6

تناط بامين المخازن المسئوليات الاتية:

أ- تدوين أذونات الاستلام والصرف في سجل المخازن اولا باول.
ب- فحص جميع المخزونات التي تسلم إليه ومراجعتها على المستندات التي تسلم بمقتضاها.
ج- إخطار المدير العام بكل ما يكشفه من تلف او نقص او حریق اور سرقة او تبديد في المخزونات·
د- اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة للمحافظة على المخزونات من التلف او النقص او السرقة أو الضياع أو الحريق.
ه- العمل على عدم نقل اى مادة من المخزونات الا بإذن كتابي يصدر وفقا لأحكام هذه اللائحة.
و- العمل على عدم إعادة أي شيء مما في عهدته لاستعماله فى أغراض خاصة مهما كان الأمر.
ز- العمل على عدم صرف المواد الموجودة في عهدته إلا بناء على طلب رسمي يوقع عليه الموظف طالب المادة والذي يجب ألا تقل درجته عن الثانية.
ح- العمل على عدم شطب أية مادة من المواد المسجلة في سجل المخازن إلا بعد اتخاذ الإجراءات المنصوص عليها في الفقرة «د» من المادة الأولى من هذه اللائحة.
ط- التأكد من أن ما يوجد بالمخازن من مخزونات هو في حدود حاجة المعرض.
ى- جرد المواد الفائضة عن الحاجة وتقديم تقرير عنها الى المدير العام واقتراح بيعها بالمزاد العلني عن طريق لجنة العطاءات الخاصة بمعرض طرابلس الدولي.
س- مسك سجل خاص للمواد القديمة او المستهلكة او التالفة أو المتروكة من قبل العارضين أو التي قد يعثر عليها والمحافظة عليها الى أن يتم بيعها بالمزاد العلني عن طريق لجنة العطاءات بمعرض طرابلس الدولي مع مراعاة ألا هذا البيع إلا بعد تجمع كمية يتم مناسبة منها وبعد الانتهاء من إجراءات البيع يعد أمين المخازن أذون صرف بها ويؤشر في السجل بما يدل على بيعها بحيث يصبح رصيد كل مادة من هذه المواد « لا شيء».
ع- العمل على تدارك النقص فى المخزونات وزيادتها إلى القدر الذى يجب الاحتفاظ به دائما بالمخازن.

مادة 7

مع عدم الإخلال بحكم المادة «3» من هذه اللائحة تختص اللجنة المنصوص عليها في الفقرة «د» من المادة الأولى من هذه اللائحة بما ياتى وذلك بالاضافة الى اختصاصها المنصوص عليه في الفقرة المذكورة

أ- التحقق من قيام أمين المخازن بمسؤولياته المنصوص عليها في هذه اللائحة.
ب- التحقق من أن ما أصدره مدير عام المعرض الى أمين المخازن من تعليمات وأوامر وفقا لحكم المادة الخامسة من هذه اللائحة يتفق مع أحكام هذه اللائحة.
ج- التحقق من جدية إشراف ومراقبة المراقب المالي ورئيس قسم المحاسبة على المخازن والتفتيش عليها وفقا لما هو منصوص عليه في المادة (3) من هذه اللائحة.

وللجنة في سبيل القيام بهذه المسئوليات سلطة التفتيش على المخازن و مراجعة سجلاتها ومستنداتها مرتين في العام على الأقل وكلما دعت الحاجة إلى ذلك.

مادة 8

الفصل الثاني استلام وتسليم المخازن

يجب اتباع الاجراءات الاتية فى حالة انتقال عهدة المخازن من امين مخازن سابق الى أمين مخازن لا حق بسبب الانتقال أو القيام فى اجازة او لاى سبب اخر:

تحرر شهادة تسمى شهادة الاستلام والتسليم يثبت فيها انتقال العهدة من أمين المخازن السابق إلى أمين المخازن اللاحق والتوقيع عليها من الموظفين المذكورين.
يكون تحرير هذه الشهادة من أربع نسخ يحتفظ كل من الموظفين المذكورين بواحدة منها وتسلم النسختان الأخريتان للمدير العام.
عمل كشف يثبت فيه كل زيادة أو نقص يظهر فى المخزونات أثناء عملية الاستلام والتسليم وعلى أمين المخازن السابق ان يبين فى هذا الكشف أسباب الزيادة أو النقص مع توقيعه على ذلك.

ويحرر هذا الكشف من أربع نسخ ترفق بنسخ شهادة الاستلام والتسليم.

مادة 9

يجب اتخاذ الإجراءات الاتية عند ظهور زيادة او نقص في المخزونات-

أ- إذا اكتشفت الزيادة فى المواد عن الأوجه الظاهرة فى السجل نتيجة للتفتيش او عند الاستلام والتسليم ففى هذه الحالة يجب على أمين المخازن إعداد اذن استلام للمواد الزائدة وتسجيلها فورا في سجل المخزن.
ب- إذا كان اكتشاف الزيادة نتيجة للتفتيش الذي يجريه المراقب المالي ورئيس قسم المحاسبة وفقا لحكم المادة (3) من هذه اللائحة ففى هذه الحالة يجب عليهما ابلاغ المدير العام بذلك وعلى المدير العام دعوة اللجنة المنصوص عليها في الفقرة «د» من المادة الأولى من هذه اللائحة للتحقيق في الموضوع وعلى هذه اللجنة بحث الأمر وتحقيقه ورفع تقريرها لمجلس الادارة في اسرع وقت ممكن مع ارسال صورة من هذا التقرير للمراجع العام
ج-.إذا تبين للجنة أن النقص راجع إلى أسباب جنائية كالسرقة او الاختلاس أو الإتلاف المتعمد وجب إبلاغ النيابة العامة بذلك فورا.
د- إذا أجرت النيابة العامة تحقيقا في الموضوع ففي هذه الحالة لا يجوز شطب المواد من سجل المخازن إلا بإذن کتابی منها والى ان يصل هذا الإذن بسجل النقص في سجل المخازن بالمداد الأحمر مع الإشارة الى الإجراءات التي اتخذت في شأنه.

الفصل الثالث صرف البضائع من المخزن

مادة 10

لا يجوز صرف المواد من المخزن إلا بناء على طلب رسمي يقدمه رئيس القسم أو الموظف المختص ممن لا تقل درجتهم عن الثانية إلى أمين المخازن.

ومتى تم صرف المواد يحرر بها اذن صرف من ثلاث نسخ يوقع عليها الموظف عند استلامه للمواد ويحتفظ أمين المخازن بالنسخة الثانية أما الثالثة فترسل لرئيس قسم المحاسبة.

الفصل الرابع المشتريات

مادة 11

يحظر في الشهر الأخير من السنة المالية للمعرض شراء أصناف لا تقتضي بها ضرورة العمل العاجلة..

ويجب أن ترافق مستندات الصرف بالنسبة الى جميع المشتريات التي لم يرتبط بها إلا في غضون الشهر الأخير من السنة المالية مذكرات معتمدة من رئيس المحاسبة يبين فيها الاسباب التي دعت الى عدم الشراء في وقت مبكر من السنة والضرورة التي تدعو لاجرائه في الشهر الاخير منها بحيث يثبت من هذه المبررات أن القصد لم يكن استنفاد اعتمادات الميزانية.

مادة 12

يجب توخى العناية في تحديد مواعيد التوريد وتحدد هذه المواعيد حسب احتياجات المعرض مع إعطاء مهلة كافية للمتعهدين بما لا يتعارض ومصلحة المعرض.

مادة 13

يجب تقليل عدد دفعات التوريد بقدر الإمكان.

مادة 14

في حالة شراء أصناف من مصانع أو متعهدين في الخارج ليس لهم وكلاء في ليبيا.

يراعى أن يتم ذلك عن طريق الملحقين التجاريين الليبيين أو رؤساء المراكز التجارية الليبية في الخارج.

مادة 15

إذا استلزم الأمر عند التعاقد النص على جواز تعديل الأثمان المتعاقد عليها بنسبة ما قد يطرأ أثناء التنفيذ على أسعار بعض المواد من ارتفاع يراعى أن ينص في العقد على حد أقصى لنسبة الزيادة ويجب أن يحتفظ المعرض بحق المحاسبة على ما قد تتعرض له الاسعار من انخفاض.

وعلى المعرض في جميع الاحوال ان يحتفظ من الاعتماد المخصص للمشتريات بمبلغ احتياطي يكفي لمواجهة الحد الأقصى للزيادة المحتملة في الأسعار.

مادة 16

قبل طرح توريد الأصناف في مناقصات عامة تقدم لجنة ذات خبرة بالأصناف المطلوب توريدها بوضع مواصفات تفصيلية وافية البيان عن كل صنف، على ان تتجنب الإشارة الى النوع او الوصف او الرقم الوارد في قوائم (كتالوجات الشركات) أو ذكر علامات تجارية

معينة او وضع مواصفات مما تنطبق على علامات تجارية خاصة.

وتشكل هذه اللجنة بقرار من مدير عام المعرض ويجب على هذه اللجنة أن تحرر محاضر تدون بها المواصفات للرجوع إليها عند الاقتضاء وكل نقص أو خطأ فى المواصفات يترتب عليه خسارة المعرض يعرض المسئولين للجزاءات التأديبية فضلا عن مسئوليتهم عن الخسائر المادية.

مادة 17

يجب النص في مناقصات الأصناف التي يطلب تقديم عينات منها على زنة ومقاس أو حجم العينات التي تقدم مع العطاءات بحيث تكون وافية بالغرض اذا ما اريد فحصها او تحليلها وأن توضع عليها بطاقة موقعة من صاحب العطاء بطريقة لا يسهل نزعها منها.

وإذا كان التوريد حسب العينة التى يتخذها المعرض نموذجا للتوريد فيجب أن يقر صاحب العطاء في عطائه كتابة انه اطلع على العينة المعتمدة وأنه يقبل التوريد على موجبها.

مادة 18

يجب الإعلان عن شراء الأصناف المطلوبة في الوقت المناسب دون تأخير.

مادة 19

يجب ألا يطرح في المناقصات من الأصناف إلا ما تدعو إليه الضرورة وإذا وجدت بالمخازن أصناف من أنواع مماثلة سواء كانت جديدة أم مستعملة يمكن الانتفاع بها.فلا يجوز شراء كميات جديدة منها إلا بقدر ما يكمل حاجة الاستهلاك.

مادة 20

على المعرض أن يتبع أفضل الطرق التي تكفل له الحصول على المشتريات اللازمة له من المصنوعات والمنتجات المحلية ويجوز له- تحقيقا لهذا الغرض- أن يتبع طريقة التجزئة في العطاءات وذلك بان يضمن الإعلان عن المناقصات أنه يقبل عطاءات عن الكمية كلها أو عن جزء منها كما يجوز التساهل في إعطاء مهلة كافية للمصانع المحلية لتوريد إذا لم يتعارض ذلك مع صالح العمل.

مادة 21

يخول مدير عام المعرض سلطة إبرام عقود شراء الأشياء التي لا تزيد قيمتها عن مائة جنيه ليبي اما الاشياء التي تزيد قيمتها على هذا المبلغ فلا يجوز التعاقد على شرائها إلا عن طريق لجنة العطاءات الخاصة بمعرض طرابلس الدولي والمشكلة بموجب قرار وزير الاقتصاد الوطني الصادر في 8 نوفمبر سنة 1962.

مادة 22

تتبع الاجراءات التالية في الأحوال التي يخول فيها مدير عام المعرض سلطة الشراء:

أ- يجب على الموظف الذى اقترح الشراء ان يقدم للمدير العام مذكرة يبين فيها الاشياء المطلوبة والضرورة التي تدعو لشرائها.
ب- يقوم المدير العام بإبداء رأيه في شأن هذه المذكرة بالقبول أو الرفض وفي حالة القبول تحول المذكرة إلى أمين مخازن لتسجيلها في سجل خاص ثم يحيلها بدوره إلى رئيس قسم المحاسبة للتأشير عليها بما يفيد وجود الاعتماد المالي اللازم ثم تعاد بعد ذلك إلى أمين المخازن.
ج- على أمين المخازن بعد اعادة المذكرة إليه مؤشرا عليها من رئيس قسم المحاسبة بما يدل على وجود الاعتماد المالي اللازم.أن يطلب عدة عروض مكتوبة موقع عليها من مقدميها وبحيث لا تقل هذه العروض عن ثلاثة.
د- ترفع العروض الى المدير العام ليختار انسبها وعليه التأشير على العرض المقبول بما يدل على ذلك.
ه- بعد اختيار أنسب العروض يقوم أمين المخازن بإعداد أمر الشراء ويوجهه الى الشخص الذي تقرر التعاقد معه بعد التأشير عليه بما يدل على موافقة المدير العام وتاريخها·
و- على أمين المخازن بمجرد استلامه للمواد المشتراة أن يعدلها اذن استلام ويسجلها في سجل المخازن ثم يحيل صورة من هذا الاذن الى رئيس قسم المحاسبة لسداد الثمن.

مادة 23

يعمل بهذه اللائحة اعتبارا من تاريخ صدورها ويلغى كل ما يخالفها من أحكام.

صدر في البيضاء في 27 ربيع الثاني سنة 1383هـ.
الموافق 15 سبتمبر 1963 م.
منصور قدارة
رئيس مجلس الوزراء بالوكالة