قرار رقم 1 لسنة 1968 م بإنشاء قسم للمراجعة والمراقبة الداخلية بمؤسسة الخطوط الجوية للمملكة الليبية
وزير المواصلات،
- بعد الاطلاع على المادة 10 من المرسوم بقانون رقم 22 لسنة 1964 بإنشاء الخطوط الجوية للمملكة الليبية،
- وعلى قرار مجلس ادارة مؤسسة الخطوط الجوية للمملكة الليبية الصادر بجلسته المنعقدة في 13 و 14 و 15 من أكتوبر 1968 بشأن إنشاء قسم للمراجعة والمراقبة الداخلية بالمؤسسة،
قرر
مادة 1
ينشأ بمؤسسة الخطوط الجوية للمملكة الليبية قسم خاص يسمى قسم المراجعة والمراقبة الداخلية، يكون تابعاً لرئيس مجلس الإدارة مباشرة.
مادة 2
يختص قسم المراجعة والمراقبة الداخلية دون مساس باختصاصات الأقسام التنفيذية بعمليات المراجعة والمراقبة الداخلية وفقاً لأحكام هذا القرار والتعليمات الصادرة من رئيس مجلس الإدارة ويتولى بصفة خاصة ما يلى:
- أولا: مراقبة تنفيذ الانظمة المقررة من الناحية المالية والمحاسبية والقيام بما يلي:
- التحقق من سلامة تنفيذ نظم الرقابة الذاتية ودراسة خطوات العمل بالنسبة إلى عمليات المؤسسة المختلفة وإخطار رئيس مجلس الإدارة بها بغية الاطمئنان على حسن سير العمل وانتظامه.
- دراسة اللوائح والأنظمة المالية والمحاسبية المعمول بها والتأكد من سلامة تطبيقها، والتحقق من صحة وسلامة تنفيذ الدورات المستديمة
- اقتراح التعديلات اللازمة فى اللوائح المالية والنظم المحاسبية والدفترية والاحصائية وذلك بموجب تقارير تفصيلية ودورية مبنية على دراسات دقيقة لطبيعة أعمال المؤسسة وتطوراتها
- العمل بوجه عام على أحكام الرقابة على كافة أوجه نشاط المؤسسة وتطبيق أفضل الأنظمة في عملياتها المختلفة.
- ثانياً: مراجعة عمليات الصرف قبل إتمامها والرقابة على المصروفات وذلك وفقاً لما يلى: –
- التحقق من أن عمليات الصرف معززة بالمستندات اللازمة ومعتمدة من الموظف المسئول، والاستيثاق من مطابقة المستندات والقسائم للارقام المدرجة بالحسابات·
- مراقبة عملية الصرف بشيكات وعمليات الصرف نقداً ومراجعة العهد النقدية والتحقق من تحرير اذن الصرف وتوقيعه من الموظف المسئول ودعمه بالمستندات اللازمة، والاستيثاق من أن عمليات الصرف تتم وفقاً للوائح المالية المعمول بها.
- فحص نظم صرف الرواتب والأجور والتأكد من سلامتها ومطابقتها للوائح نافذة المفعول، والتحقق من صحة حساب الرواتب والأجور وتنفيذ العلاوات وخصم الاستقطاعات ومن تحميل شركات الطيران بمبالغ الرواتب المدفوعة لموظفيها العاملين بالمؤسسة طبقاً للنظم والاتفاقيات النافذة.
- مراقبة مصروفات المحطات الخارجية والتأكد من أنها تتم وفقاً للنظم المقررة والاتفاقيات المعمول بها
- مراقبة المدفوعات للموردين وعن المشتريات الخارجية أو المحلية والتحقق من وجود طلب شراء مع الفاتورة ومن استلام المواد وأن رصيد المورد يسمح بالصرف.
- ثالثاً: مراقبة إيرادات المؤسسة وذلك وفقاً لما يلى:-
- مراقبة تحصيل الإيرادات والتأكد من أن جميع المبالغ التي حصلت قد تم توريدها وأنها قد أدرجت في الحسابات الخاصة بها.
- التثبت من وجود نظام مراقبة فعال على تذاكر المؤسسة المستعملة وغير المستعملة وإجراء جرد سنوي او مفاجئ لارصدة التذاكر غير المستعملة لدى المؤسسة او الوكلاء.
- فحص كشوف المبيعات بمكاتب المؤسسة أو لدى الوكلاء والتأكد من تحصيل ايرادات التذاكر أولا بأول وعدم تراخي الوكلاء في سداد التزاماتهم قبل المؤسسة.
- التثبت من مطالبة شركات الطيران بقيمة وثائقها المستعملة على طائرات المؤسسة والاستيثاق من صحة المطالبات المقدمة إلى المؤسسة من هذه الشركات.
- مراقبة اعداد فواتير المبيعات بالاجل والتثبت من سداد ارصدة المدينين والحصول من العملاء على مصادقات في فترات دورية.
- إجراء جرد مفاجئ بغرض التحقق من الأرصدة النقدية.
- رابعاً: مراقبة الدفاتر والسجلات الحسابية والقيام بما يلي: –
- فحص كافة دفاتر وسجلات المؤسسة والتحقق من سلامة القيود الحسابية و تنفيذها أولا بأول.
- مراجعة التوجيه الحسابى
- العمل على تسوية الحسابات المعلقة وطلب التفصيلات الخاصة بها أولا بأول.
- مراجعة موازين المراجعة الشهرية ومذكرات تسوية البنوك والتحقق من انتظام العمل بقسم الحسابات
- العمل على جرد وتحقيق أصول وخصوم المؤسسة في فترات دورية
- التثبت من حفظ جميع المستندات المالية بطريقة تيسر الرجوع إليها وتكفل سلامتها من العبث.
- خامساً: مراقبة المشتريات والمخازن وذلك على الوجه الاتى:
- مراقبة ودراسة نظم المشتريات والعمل على إحكام الرقابة على جميع المشتريات.
- مراقبة تحرير طلبات الشراء من القسم الطالب واعتمادها من الموظف المسئول.
- التحقق من ورود فاتورة المورد ومطابقتها لطلب الشراء
- التثبت من استلام المواد بالمخازن واضافتها الى العهدة
- الاستيثاق من سلامة اجراءات عمليات الصرف بالمخازن
- مراقبة انظمة العهد بالمخازن وجردها من وقت إلى آخر مراقبة نظام التخزين وعمل تقرير دوري عن البضائع التالفة.
- سادساً: الرقابة على الأصول وذلك على الوجه الاتى:-
- العمل على حماية أصول المؤسسة المختلفة والتحقيق من أنه لا يساء استعمالها و من التأمين عليها وفقاً للنظم المقررة.
- التثبت من الاحتفاظ بسجل للأصول الثابتة شامل لجميع التفصيلات المطلوبة عنها ومراجعته على الطبيعة من وقت الى آخر.
- جرد أصول المؤسسة وفروعها فى نهاية كل سنة مالية وتقديم تقرير بنتيجة الجرد
- إعداد تقرير عن الأصول الهالكة أو التالفة والتأكد من التصرف فيهما وفقاً للنظم المقررة.
- سابعاً: مراقبة تنفيذ العقود والالتزامات وذلك على الوجه الآتى: –
- الاحتفاظ بنسخة من كل عقد او التزام ترتبط به المؤسسة
- متابعة تنفيذ العقود والالتزامات بما فى ذلك عقود الخبرة الفنية والتحقق من صحة الوثائق والمستندات المتعلقة بصرف أي مبلغ مترتب عليها.
- كشف أية مخالفة تترتب في تنفيذ العقود والالتزامات سواء من جانب المؤسسة او الطرف الآخر والابلاغ عنها.
- ثامناً: إجراء البحوث وإعداد الاحصائيات ومراجعتها وذلك وفقاً لما يلى:
- إعداد مختلف البحوث والإحصائيات التي يطلب اعدادها
- التحقق من صحة وسلامة البيانات والاحصائيات التي تقدم للإدارة بغرض مراقبة مختلف الأعمال.
- فحص جميع الشكاوى المتعلقة بالنواحي المالية والمحالة من رئيس مجلس الادارة او المدير العام.
- التعاون مع قسم الحسابات وتزويده بكافة البحوث والاحصائيات بغية الوصول بالعمل إلى المستوى اللائق.
مادة 3
يلتزم قسم المراجعة والمراقبة الداخلية بالتعاون مع مراجع حسابات المؤسسة وتقديم كافة البيانات والاحصائيات والمعلومات اللازمة عند الطلب
مادة 4
على رئيس مجلس إدارة مؤسسة الخطوط الجوية للمملكة الليبية تنفيذ هذا القرار ويعمل به من تاريخ صدوره.
- صدر في 30 رجب سنة 1388.
- الموافق 23 أكتوبر سنة 1968
- عمر بن عامر
- وزير المواصلات